hvordan skrive et anbud: Den Komplette Veiledningen

Sist oppdatert: 17. Desember 2021 @ 9: 44

det er trygt å si at anbud på kontrakter er en flott mulighet til å utvikle virksomheten din og tilby tjenester til offentlig sektor. Med over 150 anbud lastet opp til våre 11 portaler hver dag, er det en mulighet for enhver bedrift-inkludert din.

Når du har funnet muligheten din, vil du sørge for at du maksimerer den. Så, i denne bloggen, vi kommer til å kjøre gjennom hvordan å skrive et anbud riktig.

ikke bare hopp i

En av de mer uttømmende, men viktige prosessene før du skriver et anbud, er å sørge for at du vet hva du skriver om – for ikke å nevne denne prosessen blir ofte oversett av mange som tar på anbud for første gang.

Ja, Det er lett å raskt hoppe inn og prøve å svare på spørsmålet foran deg uten et øyeblikks nøling, men dette kan raskt snøball inn i ubesvarte krav og utarbeide noe som ikke svarer på spørsmålet.

oftere enn ikke, de som er nye til anbud kan ofte ende opp forskanset i sin egen ekko kammer-å sette ned svaret på spørsmålet de tror evaluator bør spørre, ikke hva de egentlig leter etter.

denne tilnærmingen til å skrive et anbud vil, oftere enn ikke, score dårlig.

Vit hva du skriver om

før du begynner å skrive bud – sørg for at du faktisk kan oppfylle kriteriene som er angitt i spesifikasjonen, unngå bortkastet tid. Vurdere:

• oppfyller du minimumskravene?
• kan du feasibly møte kravene til kjøperen?
• har du de nødvendige akkrediteringer og medlemskap?
• har du relevant erfaring til å gjennomføre kontrakten?

Herfra kan du ta en bud/nei-budbeslutning – Hvis du ikke kan møte slike som ovenfor, vil du sannsynligvis bli ekskludert fra prosessen helt eller ende opp med å score dårlig.

PQQs / SQs

så nå kan vi komme inn i grunnleggende om hvordan du skriver et anbud. Så, vi har vurdert spesifikasjonen, og nå er vi klare til å takle innsending.

pqqs eller prekvalifiseringsspørreskjemaer (eller noen ganger referert til som utvalgsspørreskjemaer) stiller vanligvis spørsmål om hva du har gjort tidligere tidligere og brukes som første fase av utvelgelsen, som en del av den begrensede anbudsprosedyren – åpne prosedyreanbud bruker sjelden PQQs.

som omtalt i forrige punkt, vil vi forklare hvordan vår erfaring gjør oss egnet til å levere kontrakten.

vanligvis innebærer å fullføre EN PQQ:

• Fylle ut grunnleggende selskapsinformasjon, for eksempel registreringsnummer
• Bekrefter at du ikke har brutt lovgivningen, Eller ble En James Bond – skurk over natten
• Teknisk og profesjonell evne-eller casestudier (se neste avsnitt)
• en erklæring og kontaktinformasjon

Noen Pqqer er imidlertid forskjellige enn andre, dette er den typiske prosessen. Noen PQQs, Som PAS91s i byggebransjen, består av flere tilleggsavsnitt, noe som ofte innebærer en langt mer detaljert, bevisbasert tilnærming.

Casestudier

vanligvis inkludert I pqq-delen Under ‘Teknisk Og Profesjonell Evne’, ber casestudier deg om å beskrive 2-3 kontrakter av lignende art som du har fullført, eller er i ferd med å gjennomføre, de siste fem årene.

disse casestudiene er en mulighet til å selge deg selv og demonstrere tidligere suksesser, og hvordan du kan få lignende resultater for kjøpere.

med ordtellinger vanligvis innenfor 500-ordmerket, kan du vurdere:

• Hva er omfanget av kontrakten? For eksempel, hvor mange eiendommer renoverer du innen en gitt periode?
• hva er forholdet? Hvordan startet dette?
• hvordan mobiliserte og leverte vi kontrakten?
• har du hatt noen viktige utfordringer, og hvordan har vi lært av dem?
• for å oppsummere, hva er resultatene? Har du fullført på tid og innenfor budsjett, og har kontrakten blitt fornyet eller utvidet?

itt-delen

nå flytter Vi Til itt-delen. Det er her å vite hvordan du skriver et anbud, vil komme til nytte, da dette er forslagsseksjonen. Dette ER hva vi skal gjøre.

vanligvis kan spørsmål i et anbud dekke slike som:

• kvalitetsstyring
• Helse og sikkerhet
• Miljø og bærekraft
• Sosial verdi
• Mobilisering
• tjenesteleveranse
• Erfaring
• klagebehandling
• kontinuerlig forbedring
• supply chain and subcontractor management

dekonstruere spørsmålet

anbudsspørsmål består ofte av flere viktige punkter som en kjøper vil At du Skal Adressere, Med Merker Fordelt Likt Over Hver Seksjon. Derfor, for å maksimere dine karakterer, bør du alltid dekonstruere spørsmålet på en slik måte at alle punkter er adressert. Du kan ikke vite hvordan du skriver et anbud uten først å bryte ned de enkelte elementene i anbudsspørsmålene. La oss se på dette eksemplet:

hovedentreprenøren må gi detaljer om hvordan du foreslår å administrere underentreprenørene og forsyningskjeden (inkludert plassering av ordrer for å sikre passende ledetider).

i ditt svar, vennligst ta med detaljer om nedenfor:

• Gi 2 eksempler på et problem som oppstod fullføre lignende arbeid og hvordan fikk du overvinne dette?
• Gi 2 eksempler på problemer du har møtt med underleverandører i det siste, og hvordan fikk du overvinne dette?

Så-la oss dekonstruere denne. De dristige delene er mini-spørsmålene, skal vi si, som skal informere vår struktur. Merk, kjøperen har vært snill mot oss på denne også, med noen punkter for å påpeke noen andre punkter de vil se dekket.

Vi kunne derfor vedta følgende overskrifter og underoverskrifter:

• Styring av våre underleverandører og forsyningskjede
• Plassering av ordrer for å sikre passende ledetider
• Problemer som oppstår under lignende arbeid
• Problemer med underleverandører

som sådan, fremhever dette klart for kjøperen at vi har adressert hvert punkt i spørsmålet, noe som gjør livet enklere. For ikke å nevne det gjør at vi dekker de punktene de spør!

Gjør livet enklere for kjøperen: vær kortfattet

Kjøpere vil potensielt ha hundrevis av anbudsinnleveringer å evaluere, og som sådan vil du skrive innhold som er lettlest og tydelig fremhever samsvar med spesifikasjonen. Noen tips for å gjøre innleveringer som enkel lesing som mulig inkluderer:

• Bruk overskrifter tilpasset de dekonstruerte delene av spørsmålet
• ikke bruk fyllstoff eller fluffinnhold, dette legger ikke til noe av verdi, og i stedet kan frustrere en evaluator
• på et lignende notat, vær til poenget – hvis du kan si noe i færre ord, gjør det
• Kulepunkter er din venn – de er enkle å lese, og kan ofte tillate deg å si mye mer med stramme ordtall

du vil fortsatt sørge for at, selv Når du Er Kortfattet, at det du skriver begge:

1. er sammenhengende, gir mening og svarer på spørsmålet
2. er grammatisk korrekt, fri for colloquialisms og feil

ovennevnte vil gi et negativt inntrykk hos evaluatoren; vi er alle menneskelige, så vi ønsker ikke å sette dem i dårlig humør. En ulykkelig evaluator er en som er mer sannsynlig å trekke karakterer.

Unngå fyllstoffinnhold

denne ideen om å være til poenget er spesielt viktig når vi vurderer ordtelling. Det er ikke uvanlig å se disse begrenset til så lite som 200 ord, for eksempel, mens du ber om flere ting som skal dekkes i et svar. Se eksemplet nedenfor:

‘Her På Tendering Company Ltd er vi lidenskapelige om kvalitet og streber etter å implementere kvalitet i alt vi gjør’

Dette er en spesielt tom setning som ikke svarer på spørsmålet, spesielt i sammenheng med et kort svar. Tenk på det-dette er 19 bortkastede ord, nesten 10% av ordtellingen sier absolutt ingenting. Ingen selskap kommer til å si at de ikke bryr seg om kvalitet, ikke sant?

Gjennomgå og korrekturlese

så når du har skrevet svaret ditt, bør du alltid sørge for at det har blitt korrekturlest. Tross alt reflekterer stavemåte og grammatiske feil dårlig på innsendingen din, og fremhever mangel på oppmerksomhet på detaljer.

Spør en kollega, en leder eller regissør – et ekstra par øyne vil alltid være nyttig når:

• Identifisere feil, for eksempel setninger som ikke gir mening
• Motsetninger eller Punkter som kan komme over negativt
• Tilleggsinnhold eller punkter som kan mates i

For Eksempel, her På Hudson Succeed, bruker Vi en tretrinns kontrollprosess for alle anbudssvar:

• forfatteren vil gjennomføre en egenvurdering før den sendes til korrekturlesing
• dette vil bli sendt til et annet medlem av vårt budteam for gjennomgang
• Vår Leder For Budadministrasjon, Eller Budadministrator, vil gjennomgå innholdet før sluttføring

Innsending

anbudsinnsendinger kan forespørres av kjøpere gjennom en rekke midler:

• E-post innsending

• Postforsendelse

• Opplasting til en innkjøpsportal

sistnevnte er langt den vanligste. For å redusere sjansen for potensielle IT-feil, er det alltid best å sikre at du håndterer innsendingen på forhånd-vanligvis dager – for å eliminere sjansen for eventuelle feil i siste øyeblikk og stress. Sene innleveringer – selv etter 1 sekund – blir ofte ignorert og vil ikke bli vurdert. Så, planlegge fremover, og få det sendt i god tid. Vi prøver alltid å få tilbud sendt inn minst en dag før innleveringsfristen.

Sett deg ned med Vår Administrerende Direktør, Jill Hudson

Jill har over 20 års erfaring med Anbudsskriving. Hun vet hvor ensom det kan bli når du ser avvisning i de tidlige dager.

jeg gikk ganske raskt fra en suksessrekord på < 15% i mine veldig tidlige dager med anbudsskriving til > 70% bare ved å bruke tiden som trengs for å fordøye tilbakemelding og eliminere dumme feil. Feil jeg syntes å være å gjøre hele tiden uten kveld innser jeg gjorde det.»

det du må innse veldig tidlig er at tilbakemelding er veien til suksess.

Ingen liker virkelig å lese tilbakemeldingene om hvordan de har savnet poenget med anbudsdokumentet. Svaret traff ikke merket-i det hele tatt – eller du har glemt å korrekturlese og ditt svar på et spørsmål er full av feil. Kø-spark deg selv under bordet og sett kjelen på. Det er viktig å komme tilbake til ‘Tender Basics’ hver gang du skriver et bud.

men uten denne tilbakemeldingen vil du fortsette å gjøre disse feilene. Den vanligste feilen du vil gjøre er ikke å forstå tiden det tar å svare på et bud riktig. Forutsatt at du skriver en vinnende innsending om 2 timer, er urealistisk mens ABC Ltd bruker alle sine ressurser.

Grunnleggende Om Anbud:

du må raskt innse at den eneste måten du vil begynne å vinne på er å komme tilbake til grunnleggende om anbud:

1. Tro at du kan vinne det-sikre at du har de riktige legitimasjonene.
2. gjør leksene dine-forskning er nøkkelen.
3. Bruk tiden som trengs for å skrive et vinnende bidrag.
4. ikke la det gå til siste øyeblikk – slik skjer feil. Tidsstyring når anbud er nøkkelen.
5. Sørg for at du forstår poengsummene for å sikre at du maksimerer svarene på de spurte spørsmålene.
6. Svar på spørsmålet med informasjonen de har bedt om, ikke informasjonen du mener de bør vite om virksomheten din.

Vi er sikker på At du har fastslått at vårt viktigste råd over de mange bloggene vi har skrevet, er å være fornuftig med dine forventninger. Hvis du omsetter rundt £100.000 per år, kommer du ikke til å vinne en £2.000.000 kontrakt. Du bør heller ikke legge alle eggene dine i en kurv slik. Så, hvis dette er løpet av handlingen du tar vil du fortsette å motta avvisning brev.

Tender skriving er en kunstform. Det er ikke for alle, men du vil høste belønningene hvis du bruker tid på å lære og vurdere hva du trenger for å vinne.

Jill sier » jeg er en fast tro på at den eneste personen du noensinne bør være i konkurranse med er deg selv. På den måten vil du alltid bli bedre.»

Eliminer støy og … fokus!

de 6 vanligste feilene ved anbud

Gjennom vår 60 års erfaring med budgivning har vi sett mange feil gjort av leverandører som ikke forstår hvordan man skriver et anbud. Vi ønsker å dele disse med deg for å sikre at du aldri faller inn i disse fellene.

1. ikke svar på spørsmålet som blir spurt

Mange selskaper svarer på et spørsmål basert på hvilken informasjon de tror anbudsfirmaet bør vite om sin virksomhet, sine prosesser og deres erfaring. I stedet for hva de faktisk har bedt om. Hvis du blir bedt om å sende inn et svar på et spørsmål, dobbeltsjekke du har besvart hva de har bedt deg.

1. Ikke gjør din forskning

Forskning er konge! Anbudsorganisasjonen vil ønske å se at du har tatt deg tid til å gjøre leksene dine. Ditt ømme svar vil bli sterkere for det.

1. Ikke tar deg tid til å sende inn ditt beste svar

Hvis du ikke skal gi alt, er det meningsløst å sende inn et bud. Noen andre vil sette alle sine selskapets innsats i å vinne dette arbeidet, og er det virkelig inntrykk du vil forlate for din bedrift? Vi har alle vært der når vi har sett anbudsresponsen 24 timer før den forfaller, men noen ganger er det virkelig best å passere enn å skrive inn et svar som ikke er ditt beste arbeid.

1. Mangler fristen, men sender den likevel

Dette viser mangel på respekt for anbudsprosessen, slik at det ser ut som om du ikke kan eller ikke vil oppnå tidsfrister. Ditt anbud svar ville bli ignorert uansett, så hvis du har gjort en feil og savnet fristen, ikke send inn svaret ditt og bruk det som en lærerik opplevelse.

1. Ignorerer kravene I Invitasjonen Til Anbud

Mange anbudsdokumenter vil be deg om å fullføre anbudsdokumentene på en bestemt måte. Ikke ignorere disse forespørslene. Hvis ITT ber deg om å sende inn svaret ditt ved hjelp av deres forhåndsdefinerte spørreskjema, ikke ignorere dette, bruk det. Klienten kan mislykkes svaret ditt for ikke å følge retningslinjene som er gitt. Det er mye arbeid å få anbudet avvist.

1. Budgivning for absolutt alt

Så mange bedrifter gjør feilen i anbud for absolutt hvert stykke for arbeid og lurer på hvorfor de ikke vinner noe. Du er så mye bedre å svare på fem anbud ekstremt bra, så 15 anbud raskt og rushed. Lag en anbuds sjekkliste som gir deg en forståelse av anbudene du ønsker å vinne, kan levere godt, og hold deg til det.

Trenger Du Støtte?

ved hjelp av disse tipsene og pekerne, bør du være godt på vei til å finne ut hvordan du skriver et anbud riktig og ta kontroll over Budhåndteringen. Hvis du sliter med å skrive anbud og trenger litt hjelp-tilbyr vi fire anbudstjenester.

Vår Suksess

Budgivning for anbud er en viktig prosess for å sikre nye kontrakter og utvide virksomheten din. Avhengig av din bransje, er det sannsynlig at konkurrentene byr på kontraktene de sikrer. I tillegg til andre strategier som markedsføring, er anbud en av de mest effektive måtene å utvide organisasjonen på.

Hudson Succeed Er Et Durham – basert forretningsutviklingsrådgivning. Vi ble grunnlagt av mann og kone team, Jill Og John Hudson. Jill har støttet globale organisasjoner med sin virksomhet vekst innsats for nesten to tiår. Hudson ble grunnlagt basert på hennes erfaringer med anbud og innkjøp.

I Hele Hudson-Konsernet er Vårt oppdrag å gjøre anbud til et mer rettferdig og mer gjennomsiktig spillfelt for alle bedrifter.

mens vi jobbet med de 700 + bedriftene som vi støtter, la vi merke til en vanlig misforståelse fra Små Og Mellomstore bedrifter spesielt. Det ser ut til at noen Små Og Mellomstore bedrifter er under inntrykk av at de er for små til å anbud for arbeid. Dette er ikke tilfelle.

Vår Leder For Budstyring, Daniel Hall, sa:

» Du må være realistisk når du gjør bud/no-bud beslutning. Du bør alltid vurdere kontraktsverdien og vurdere erfaringskravene før budgivning.

det er imidlertid fordeler med å være EN SMB ved anbud på arbeid. For EKSEMPEL har den BRITISKE regjeringen et mål om å bruke £1 i £3 med Små og Mellomstore bedrifter. Dette betyr at offentlige organisasjoner ønsker å jobbe med mindre selskaper.

Smb har også fordelen av å ikke konkurrere med industrigiganter på mindre prosjekter. Større bedrifter har en tendens til ikke å by på kontrakter med mindre verdier, og øker dermed sjansene dine for å vinne.»

siden Lanseringen Av Vår Hudson Succeed-pakke med budskrivingstjenester, har vi vært begeistret for å jobbe med bedrifter over hele verden. Men som et selskap med sterke røtter I Nordøst, er det alltid en glede å støtte lokale bedrifter.

Sikre 4 års inntekt For Imagine You Can UK

Imagine You Can UK ER en ledende leverandør Av National Citizen Service (NCS) I Redcar Og East Cleveland. De jobber også Over Hele Nord-England, og leverer muligheter for personlig utvikling og ansettelsesevner for unge mennesker.

Selskapets Direktør kontaktet Hudson Succeed-teamet og spurte om våre budskrivingstjenester. De krevde støtte med innlevering av et anbud for levering av ytterligere leveringspartnere for å gi kapasitet til å levere ET NCS-program.

Utfordringer

når du byr på anbud, vil det uunngåelig være utfordringer du ikke forutså. Med erfaring blir disse hindringene lettere å redusere. På grunn av dette anbudet visste vi at vi ville møte utfordringer med sensitiv informasjon. Arbeidet krevde detaljert informasjon om Imagine You Can STORBRITANNIAS beskyttelses-og datahåndteringsprosedyrer.

Stramme tidsfrister utgjorde også et problem for vår tidsstyring. Da selskapet var en ny kunde, hadde vi ikke en bank med informasjon for hånden, som vi gjør med returorganisasjoner. Dette betydde at teamet måtte trekke ut nødvendig informasjon på kort tid for å sikre maksimal kvalitetsmerker.

en detaljert kommunikasjonsprosedyre ble derfor opprettet for å få den informasjonen som trengs. Teamet gjennomgikk deretter en grundig budplan, som skisserte den nødvendige aktiviteten for begge parter.

på grunn av anbudsfristen ble arbeidet tildelt på tvers av vårt team av budforfattere. De tok proaktivt ansvar for hvert svar og produserte høykvalitets, godt undersøkte og detaljerte anbudsresponser.

Resultater

vårt team produserte 5000 ord i løpet av litt over 24 timer etter at arbeidet ble bestilt.

Som et resultat, Tenk DEG AT DU KAN UK var vellykket med deres innsats, og de ble akseptert på rammen. Dette sikret dem bærekraftig, løpende inntekt for de neste fire årene. På grunn av denne suksessen har vi utviklet et utmerket forhold til selskapet, og vi ser frem til å jobbe med dem i fremtiden.

» Daniel og teamet ga meg gode instruksjoner om innholdet de trengte for å fullføre dette anbudet. Hele prosessen var sømløs, og jeg er glad for å si at vi ble akseptert på rammen. Det var en glede å jobbe Med Hudson, og vi ser frem til å samarbeide i fremtiden.»- Dave King, Regissør På Imagine You Can UK.

Finn flere casestudier.

Å Vinne ET dps-sted FOR APM Cleaning Ltd

APM Cleaning tilbyr kommersielle og innenlandske rengjøringstjenester på nasjonal skala. Selskapet kontaktet Hudson Lykkes for støtte etter å identifisere en anbudsmulighet. De uttrykte bekymring for å utvikle kvalitetsresponsene og gi bevisene som kreves for å vinne et sted på rammen.

Etter vår første konsultasjon MED APM Cleaning, Fant Hudson-teamet en annen kontraktsmulighet ved hjelp av Anbudsportalen Vår. Teamet gjorde kunden oppmerksom på den andre åpningen som var En Facilities Management DPS Med Prosper Housing.

når arbeidet ble avtalt, begynte teamet vårt å jobbe med begge anbud for klienten.

Utfordringer

tidsfristene var svært tett sammen, noe som medførte at begge innleveringer måtte utvikles i tandem, noe som nødvendiggjorde å dele arbeidsbelastningen mellom to budforfattere. Dette, kombinert med pågående anbud vi allerede samlet for andre kunder, utgjorde en utfordring for vår tidsstyring.

APM var også en ny klient Med Hudson Succeed som betydde at nødvendige bedriftsdetaljer måtte hentes ut.

Gjennom Etableringen Av Hudson ‘ s staple bid plan, ble en kommunikasjonsprosedyre implementert mellom oss og klienten. De to tildelte budforfatterne samarbeidet effektivt for å sikre at ingen overlapping i forespørsler om informasjon fra APM.

når anbudsresponsen Var fullført, gjennomgikk den en grundig, intern gjennomgangsprosess. Vår Head Of Bid Management tok ledelsen på alle stadier av innholdsutvikling.

Resultater

begge anbud ble signert og levert fire dager før fristen.

SOM et resultat av lagets samlede innsats, sikret VI APM en plass på den andre DPS. Vi var vellykket i Alle Tomter brukes til.

vi venter fortsatt på resultatene av den første anbudsmuligheten.

på grunn av denne suksessen er vi glade for å si at vårt samarbeid med APM Cleaning har fortsatt. Vi har siden støttet innlevering av fire flere anbud. En har vært vellykket. Vi venter på resultatene for de andre. Vi ser også frem til å jobbe med kunden på et fremtidig bud, senere i år.

» Hudson-teamet var svært reaktive i sine måter å jobbe på og håndterte all kommunikasjon veldig effektivt og effektivt. Dette partnerskapet er kreditt til den siste seier For Prosper DPS For Facilities Management, som vi var vellykket på Alle Tomter brukt. Vi vil anbefale Hudson til ethvert selskap som krever budstøtte av noe slag!»- Samantha Reid, Direktør VED APM Cleaning Ltd.

Finn flere attester.

Råd For Smb

vi forstår at budgivning for kontrakter kan virke skremmende under en pandemi. Det er imidlertid viktig å huske at bedrifter fortsatt aktivt søker leverandører.

Forståelig, noen Små Og Mellomstore bedrifter vet Ikke hvordan de skal anbud for arbeid. Praksisen er mer utbredt i enkelte bransjer enn i andre. I konstruksjon, for eksempel, er de fleste bedrifter enten aktivt anbud eller har vært involvert i prosessen før.

budgivning for anbud har imidlertid fordeler. Eksempelvis:

1. offentlige kontrakter garanti lønn

Det kan virke rart å signere en kontrakt og ikke garanteres lønn. Dessverre hører vi om dette skjer i privat sektor oftere enn vi ønsker.

Crown Commercial Service ‘ S Prompt Payment Code betyr at dette ikke vil skje i offentlig sektor. Koden fastsetter at fakturaer må betales innen 60 dager. Dette gir leverandørene trygghet, og vet at inntektene er garantert, og fortjenesten kan regnskapsføres.

1. Bygg din opplevelse

Hvis du er en relativt ny bedrift, er det viktig å bygge en portefølje av erfaring før du går etter de store kontraktene. Ved å sikre mindre verdiprosjekter kan du demonstrere relevant og imponerende erfaring når tiden kommer til å «by større».

også å bygge en portefølje av erfaring betyr å bygge en kontaktbank. Budgivning for anbud bidrar til å koble deg med kjøpere som du kanskje ikke har hatt tilgang til tidligere.

1. Rammer kan hjelpe din bærekraft

Å Vinne steder på langsiktige rammer øker sjansene dine for å sikre kontrakter bærekraftig. Noen rammer kan vare opptil 10 år eller mer. Du vil ikke gå glipp av muligheten til å by på dette arbeidet når prosjektene publiseres.

så, tid til å få sprekker

vårt team av erfarne bud forfattere og ledere er på hånden for å gi uansett nivå av støtte du trenger med kvalitative innleveringer, fra å skrive bud, for å hjelpe til med tending prosessen.