Hvordan Bedrifter Kan Holde Oversikt Over Betalinger

Enten du er en eneste handelsmann eller voksende e-handelsforhandler, bør en av de første ordrene for virksomheten bestemme hvordan du holder oversikt over fakturaer og betalinger. Her er noen tips for å hjelpe deg å holde orden.

viktigheten av bokføring

å holde oversikt over betalinger har en direkte innvirkning på bedriftens kontantstrøm, så det er viktig å effektivisere denne prosessen med et organisert bokføringssystem. Hvis du ikke mottar kundebetalinger i tide, vil du ikke ha de nødvendige midlene til å betale dine egne utgifter. I tillegg kan kreditt lide som følge av redusert kontantstrøm.

det beste bokføringssystemet vil avhenge av flere faktorer:

• type virksomhet

• Forretningsmodell

• Kortsiktige og langsiktige mål

• Skattestruktur

slik holder du oversikt over mottatte betalinger

det virker enkelt i teorien – du sender en faktura til en klient og mottar en betaling i retur.

så hvorfor er det så vanskelig å holde oversikt over betalinger til tider? Det koker ofte ned til timing. Hvis du bruker den tradisjonelle regnskapsmetoden for å sende ut fakturaer og vente på svar, spore alle betalinger manuelt, kan det være lange lags mellom hvert trinn. Du må ikke bare vente på at kunden skal motta fakturaen, men da må du vente på betalingen. Det tar tid for betalingen å rydde inn på bankkontoen din, og på denne tiden kan det være en helt ny regnskapsperiode.

når du bestemmer hvordan du skal holde oversikt over mottatte betalinger, må du jobbe denne tidsforsinkelsen i ligningen. Ideelt sett, hvis du har en internett-bedrift, kan du bare motta betalinger elektronisk via nettstedet ditt. For de bedrifter som må sende faktura, men er her noen enkle trinn for å forenkle prosessen:

1. Bruk en enhetlig mal for fakturaer og kontroller all betalingsinformasjon for å unngå behandlingsforsinkelser.

2. Sett et oppfølgingssystem på plass for sene fakturaer. Ikke vent til fakturaene er 60 dager forfalt. For å unngå ytterligere forsinkelser, må du ringe kunden så snart betalingen er forsinket.

3. Hold orden på dine økonomiske rapporter. Spor betalinger mottatt i et regneark, oppdatere resultatregnskapet regelmessig for å vise eventuelle endringer.

4. bruk regnskap programvare for å automatisere prosessen. En god programvare kan automatisk utstede fakturaer, spore betalinger, og varsle deg om eventuelle avvik mellom de to.

slik holder du oversikt over regninger og betalinger som skyldes

Når du har funnet ut kundefordringer eller hvordan du holder oversikt over kundebetalinger, må du tenke på å spore dine utgifter og utgifter. Å sette et sterkt system på plass sikrer at du ikke går glipp av noen regninger, men det hjelper også med budsjettering fordi du kan analysere og forutse vanlige kostnader.

1. det første trinnet i å bestemme hvordan å holde styr på regninger og betalinger skyldte er å plassere alle månedlige innbetalinger i kategorier. Disse bør deles av betalingstype. For eksempel kan du betale noen regninger med din brukskonto, og andre med ditt kredittkort.

2. Lag et regneark som beskriver alle dine utgående betalinger hver måned, og fremhev forskjellige betalingstyper etter farge for å sette dem fra hverandre. Du kan også organisere dem etter forfallsdato, factoring i bank behandlingstider.

3. Bruk betalingssporingsprogramvare for å sikre at betalingene dine sendes ut automatisk. De beste regnskapsprogrammene gir deg en klar visuell oversikt over alle kontroll – og kredittkontoer fra et sentralt dashbord.

4. Oppdater regnearket ditt når betalinger forlater kontoene dine og regninger betales.

Vurder å gå digital

bruker du fortsatt papirfakturaer? Vurder å gå papirløs på kontoret for å holde oversikt over betalinger mer effektivt. Digitalisere alle dine fakturaer, regninger, kontoutskrifter, ansattes filer, og andre årsregnskap.

ved å digitalisere økonomien din, har du rask tilgang til alt du trenger på et øyeblikk. Skannede dokumenter er enklere å sende TIL IRS eller din personlige regnskapsfører, og du kan kontrollere om kundefakturaer er betalt eller ikke.

hva du skal se etter i regnskapsprogramvare

et regnskapsprogramvaresystem er et must-ha for bedrifter i dag. Men ikke all programvare er skapt likt. Se etter følgende funksjoner for å holde oversikt over regninger og betalinger mer effektivt:

• Kompatibel med flere brukere: Ideelt sett bør hver ansatt kunne legge inn egne utgifter og registrere fakturaer.

• Skybasert system: Du bør kunne bruke regnskapsprogrammet fra hvor som helst.

• Kostnadseffektiv prisstruktur: Større bedrifter vil trenge en mer omfattende plan, men småskala handelsmenn kan ha minimal regnskapsbehov for en håndfull kunder.

• Sikkerhet: hvis du lagrer sensitive økonomiske data, må du sørge for at de er beskyttet med riktig krypteringsnivå.

Vi kan hjelpe

GoCardless hjelper deg med å automatisere betaling samling, kutte ned på mengden admin teamet ditt trenger å håndtere når jage fakturaer. Finn ut hvordan GoCardless kan hjelpe deg med ad hoc-betalinger eller regelmessige betalinger.