En Komplett Guide Til Å Planlegge En Vellykket Konferanse Eller Konvensjon

Konferanseplanlegging kan være en spennende oppgave som du ser frem til å lage en oppfylle hendelse for alle som deltar. Det er vanligvis mange oppgaver å sjonglere, med nøye planlegging som bidrar til å gjøre hele prosessen mer sømløs og derfor morsommere for alle som er involvert i planleggingen.

Velg Det Beste Konferansesenteret For Din Type Arrangement

det er et bredt utvalg av konferanser og konvensjoner, alt fra de som er målrettet for et bestemt selskap eller bransje til de som er åpne for et bredere publikum. Det er konvensjoner som holdes privat så vel som åpne for publikum, i et spekter av størrelser—selv om disse typer hendelser, generelt, er større enn en typisk bedriftens samvær.

uansett hva spesifikkene til konferansen eller konvensjonen kan være, er det viktigste å skape et arrangement som oppfyller eller overgår målene dine for bedriftsarrangementet og tilfredsstiller konferansedeltakere.

Sjekkliste For Konferanseplanlegging

Planlegging av denne typen arrangement starter ofte minst ett år i forveien, med følgende elementer som vanligvis finnes nær begynnelsen av prosessen:

• Overordnet formål: Er dette for eksempel en pedagogisk konvensjon for folk i din bransje? Håper du å bruke denne hendelsen til å skape publisitet for din bedrift? Er målet å generere inntekter eller å bryte selv? Hva annet bør avklares om konferansens formål fra begynnelsen? Gjennom planleggingsprosessen, som du ta avgjørelser, holde dette formålet foran tankene.
• Budsjett: Hvor mye penger må du investere i konferansen på forhånd? Vil du søke sponsorer? Hvilken prosentandel av utgiftene håper du å dekke gjennom avgifter betalt av deltakere? Hvor mye må du kanskje justere planene hvis billettsalget er lavere enn forventet? Hvor mye wiggle room er det i budsjettet ditt? Hvor mye kan du sette av til uventede utgifter?
• Samlet struktur: Vil du for eksempel ha et arrangement som er fullpakket med bransjespesifikke høyttalere? Vil det være breakout diskusjonsgrupper holdt i separate konferanse møterom? Vil deltakerne motta sertifiseringer eller videreutdanningskreditter etter å ha deltatt på arrangementet ditt?
• Hendelsesdato (r) og tider: Vil dette være en dagskonferanse? En som varer hele helgen, eller kanskje til og med en hel uke? Er det spesifikke datoer når dette må skje? Hvis ikke, hva er noen foretrukne datoer? Vil dette være en 9-til-5-hendelse eller er kvelder involvert? Trenger du hjelp til å bestille hotellrom i området?
• Konferansesenter: for et arrangement av betydelig størrelse, som mange konferanser og konvensjoner er, kan det ikke være lett å finne et sted som tilfredsstiller alle dine behov. Hvor mange mennesker forventer du vil være til stede? Har du et bestemt sted allerede i tankene? Hvor mange konferanserom er nødvendig? Er datoene du trenger tilgjengelig? Hva må du gjøre for å sikre dette stedet?

Et annet viktig element i konferanseplanlegging er maten deltakerne vil spise. Hvilke måltider vil du gi, hvis noen? Frokost, lunsj og middag? Vil måltider bli servert eller er buffet stil din preferanse? Buffeer kan flytte måltidet sammen raskere og gi folk en sjanse til å stå opp og strekke, mens sit-down måltider gi folk en mulighet til å slappe av og prate med bordkamerater.

kanskje under konferansen eller expo ville det være mer fornuftig å ta med mat leverandører for deltakerne å spise på deres bekvemmelighet rundt planlagte arrangementer og aktiviteter i løpet av dagen.

for mer informasjon, sjekk ut vår komplette sjekkliste for konferanseplanlegging.

Hvordan Konferanseplanleggere Holder Seg Organisert

den beste metoden vil avhenge av strukturen i planleggingskomiteen, selv om det er felles faktorer blant disse komiteene. Generelt vil du utarbeide en plan som inneholder klart definerte oppgaver som er tildelt enkeltpersoner eller grupper med bestemte tidsfrister knyttet til dem. Hver oppgave må komme med et budsjettområde for å oppnå det som trengs. Samarbeidsverktøy kan være så enkelt Som Google Dokumenter Og Google Regneark eller noe mer høyteknologisk, kanskje ved hjelp av bedriftens bedriftsprogramvare.

sørg For å bryte store oppgaver ned i deloppgaver, og tilordne forfallsdatoer for hver av komponentene. Målet er å holde prosessen beveger seg på en jevn måte, slik at det ikke er en siste øyeblikk panikk eller rush når konferansen dato nærmer seg, og for å sikre at du ikke går glipp av noe viktig.

i tillegg til å planlegge selve arrangementet, kan det være fornuftig å også lage en markedsføringsplan som rulles ut i etapper gjennom hele prosessen. Vil du for eksempel:

• Publisere pressemeldinger eller annen informasjon på nettstedet ditt og andre relevante publikasjoner?
• Bruk e-postmarkedsføring for å gi meldinger til sannsynlige publikum for konferansen din?
• Utnytt kraften i sosiale medier for å tiltrekke seg nye deltakere?

angi også tider gjennom hele prosessen der du gjør budsjettkontroller. Er utgiftene til dags dato i tråd med inntektene? Hvis ikke, hvorfor ikke? Det kan være at ett lag er videre langs planleggingsprosessen enn forventet og har brukt midler før planen. Eller det kan bety at markedsføringskostnadene har vært høyere enn forventet. I noen tilfeller kan disse være ganske små avvik fra planen. Andre ganger må du kanskje ta en titt på budsjettet og ta beslutninger for å bringe det tilbake i balanse.

hvis komiteen din består av personer ansatt i samme firma eller tilhører samme organisasjon, kan du ha personlige møter for å sjekke inn med hverandre. Hvis utvalget er mer geografisk spredt, kan du bruke skybaserte systemer til å dele dokumenter og bruke teknologi som Zoom eller Skype til å ringe.

Hvordan Øke Konferansedeltakelsen

det er ikke uvanlig at noen deltakere venter til siste minutt med å melde seg på en konferanse. Det kan imidlertid skape utfordringer for planleggerne, inkludert usikkerhet om tilgjengelige inntekter og om hvor mye mat og annet materiale som trengs. Og hvis du har begrenset plass i konferansemøtelokalene dine, kan utviklende fremmøtetall bety at du enten må slå folk ned (som du ikke vil gjøre) eller gjøre en siste liten scramble for å justere konferanseoppsettet.

ideelt sett, selvfølgelig, deltakere ville registrere seg tidligere i prosessen—og spørsmålet kan bli hvordan å oppmuntre registreringer å bringe din deltakelse til optimale nivåer.

For Det Første kan det bidra til å veie fordeler og ulemper ved å tilby rabatt for folk som registrerer seg og betaler tidlig for konferansen. Fordeler med tidlig lønn rabatter inkluderer hvordan dette kan:

• Gi komiteen din en tidlig infusjon av kontanter, noe som kan bidra til å finansiere elementer du må betale for før konferansen
• Lag buzz som oppmøte tall øker, noe som kan bidra til å øke oppmøte ytterligere
• Takk folkene som registrerer seg og betaler tidlig

Ulemper inkluderer hvordan dette kan redusere din samlede inntekt, noe som kan ha en negativ innvirkning på budsjettet ditt og evne til å skape en førsteklasses opplevelse. I tillegg kan det skape den uønskede oppfatningen at arrangementet ditt kanskje ikke er verdt full pris—og kan noen ganger føre til den vanskelige situasjonen der deltakere som ikke meldte seg tidlig, vil be om å betale den lavere prisen.

i tillegg bestemmer på din priser nivåer, din evne til å øke konferansen frammøte kan i stor grad være knyttet til dybden og effektiviteten av markedsføring og pr-kampanjer. Start tidlig med markedsføringen din, inkludert både bredere strategier, for eksempel pressemeldinger, til nisjeteknikker, for eksempel dyrking av bestemte grupper og enkeltpersoner.

Hvordan Arbeide Med Arrangementsplanleggere

Planlegging av en konferanse kan ta betydelig tid og oppmerksomhet. Så hvis du jobber med konferanseplanlegging samtidig som du administrerer din vanlige arbeidsbelastning, kan dette bli ganske utfordrende. Det er ofte grunnen til at folk som velger å jobbe med en arrangementsplanlegger, tar denne beslutningen—og de opplever ofte flere fordeler.

i Tillegg til å frigjøre tid, kan arrangementsplanleggere hjelpe komiteen med å prioritere utgiftene dine for å maksimere konferansebudsjettet. I tillegg vet erfarne planleggere hvilke fallgruver som skal unngås, beskytter deg mot uønskede overraskelser, mens du tar vare på planleggingsdetaljer som ikke alltid er åpenbare. Disse kan variere fra å verifisere WiFi-detaljer til å håndtere spesielle diettforespørsler.

i tillegg kan arrangementsplanleggeren hjelpe deg med å finne leverandører som passer dine konferanse-eller konferansebehov innenfor budsjettet ditt, og forhandle bedre avtaler som du kanskje kan klare på egen hånd. Med alle disse problemene blir håndtert av en planlegger, kan du fokusere på å nyte konferansen og dra nytte av nettverk, kunnskap deles, og mer.

hvis du bestemmer deg for å leie en arrangementsplanlegger, er det noen tips for å strømlinjeforme prosessen:

• klart kommunisere hva du ønsker og trenger, og når du ikke er sikker på om alternativer, spør. Din planlegger kan komme opp med kreative ideer du ikke hadde vurdert før, enten det er i forbindelse med romoppsettet, hvordan måltider serveres, eller noe helt annet.
• Lytt til ideer presentert av planleggeren din og vei dem nøye. Til slutt er det konferansen din, så du får det siste ordet blant tilgjengelige alternativer – men du kan også dra full nytte av personens uvurderlige faglige råd når du analyserer fordeler og ulemper ved valg.
• Fleksibilitet er avgjørende. Det er visse ting som kanskje allerede er løst. For eksempel, du kan ha valgt konferansen dato for et år siden, og har mye fremmet denne datoen. Men, hver gang det er noen plass til å vurdere alternativer, gjenværende åpen for muligheter kan hjelpe deg å ha en konvensjon som vil bli husket i årene som kommer.

Merk at Når Du velger Thrasher-Horne Konferansesenter, Vil Vår Leiekoordinator være til stede for å tilby deg støtte, inkludert å jobbe med arrangementsplanleggeren din, hvis du velger å ansette en. Hvis du bestemmer deg for ikke å ansette en profesjonell til å planlegge konferansen, vil vi gjerne hjelpe deg med å skape en unik opplevelse for høyttalere og deltakere.

Typer Expo & Konferanselokaler

Konferansesentre kan for eksempel omfatte hoteller, høyskoler og forretningssentre. De har ofte plasser dedikert for møter, med bord Og stoler, WiFi evner, Og mer. Når du velger et hotell, kan gjestene også overnatte der etter behov. Utfordringer kan omfatte å ha nok konferanserom hvis du holder flere økter på en gang eller ønsker å ha avslapnings mellomrom. Du må kanskje bruke deres utpekte caterer, også.

for å opprette en hendelse å huske, kan du også vurdere et sted med unike attraksjoner. Thrasher-Horne Center, for eksempel, har galleri plass som er tilgjengelig for utleie hendelser – og kunstneriske skjermer i våre gallerier kan gjøre konferansen virkelig skiller seg ut.

Velge Thrasher-Horne Konferansesenter
På Thrasher-Horne, vil du motta fem-stjerners service på vår rimelige moderne arena. Våre fem tilpassbare rom kan romme oppsettet du trenger for å bringe din konferanse visjon til liv. Mer spesifikt har vi mer enn 6,135 kvadratmeter, som inkluderer et stort rom for store arrangementer, sammen med flerbruksrom med bevegelige veggpartisjoner for optimal fleksibilitet.

Ytterligere fordeler ved å velge vårt konferansesenter inkluderer:

• sittealternativ fleksibilitet, med tilpassede oppsett og sammenbrudd
• Ditt valg av bordstørrelser og former og komfortabelt polstrede stoler
• Betydelig GRATIS parkering
• uavhengig kontrollerte lys og temperaturer i hvert rom
• sikkerhetstilgjengelighet på stedet

du kan leie en bred rekke utstyr, eliminerer behovet for å transportere den fra en leie anlegget til din konferanse Møterom. Dette inkluderer hvitt sengetøy, mikrofoner, a/V-vogner, podier og mye mer. Vi kan gi anbefalinger til leverandører, inkludert mat-og alkoholleverandører, og våre erfarne arrangementskoordinatorer vil være til din disposisjon.

Du finner mer informasjon om vår vakre anlegget ligger på den naturskjønne campus Av St. Johns River State College I Orange Park. Lokalet er beleilig plassert ved mange Nordøst Florida byer Og lokalsamfunn, inkludert å være:

• 35 Minutter Fra Sentrum Jacksonville
• 48 minutter fra Jacksonville strender
• 58 minutter Fra St. Augustine
• mindre enn 90 minutter fra Fernandina Beach
• i nærheten av Populære Restauranter og hoteller På Fleming Island for gjester som trenger overnatting

vi inviterer deg til å kontakte oss på 904-276-6815, extension 2, for å planlegge en tur og diskutere hvordan vi kan hjelpe deg med din kommende konferanse eller konferanse.