Effektiv Sporing Av Innkjøpsordrer gjennom Automatisering Av Arbeidsflyt

Innkjøpsordrer spiller en viktig rolle i anskaffelsesprosessen. Kjøperen genererer en innkjøpsordre (PO) som inneholder detaljer om varene eller tjenestene som kreves og vilkårene for kjøpet. Når leverandøren aksepterer PO, blir det et juridisk bindende dokument som brukes som referanse i tilfelle problemer som kan oppstå mens du oppfyller innkjøpsordren. Sporing av en innkjøpsordre er viktig for å sikre rettidig levering av varer. En kjøpssporing er en viktig del av innkjøpsordrehåndteringssystemet.

Hva er kjøpsordre sporing?

Sporing Av Innkjøpsordrer er avgjørende for en effektiv anskaffelsesprosess. Som nevnt ovenfor er innkjøpsordren et viktig dokument i anskaffelsesprosessen. Kjøpere og selgere anser PO som et juridisk bindende dokument som veileder dem gjennom hele anskaffelsesprosessen. En innkjøpsordre beskytter kjøper og selger og gir kritiske innganger for inventar sporing programvare. Vedlikehold AV EN PO-logg gjør det mulig for innkjøpsteamet å holde oversikt over innkjøpsordrer effektivt.

Sporing Av Innkjøpsordre betyr ganske enkelt å spore livssyklusen til en innkjøpsordre.
Utstedt: Dette er det første trinnet i livssyklusen der den godkjente bestillingen sendes til leverandøren med et unikt PO-nummer.

en innkjøpsordre kan opprettes i Et Excel-regneark eller ved hjelp av et digitalt innkjøpsordre system.

Bekreftet: når en PO er utstedt til leverandøren, innebærer bekreftelsen fra leverandøren at de kan oppfylle innkjøpsordrekravene. Når akseptert PO blir et juridisk bindende dokument. Bekreftelse fra leverandøren betyr overholdelse av leveringstidslinjer og kvalitet på leveranser.

Levert: når leverandøren oppfyller ordren og leverer den, endres STATUSEN til PO til levert. En varekvitteringsnotat (GRN) er opprettet av kjøperen for å notere leveransen av bestillingen og fange dataene.

Lukket: EN PO i lukket status innebærer at PO ikke krever mer handling. Lukket status tildeles når bestillingen er levert, eller når ordren er levert og relaterte fakturaer er betalt.

Innkjøpsordresporing gjøres enten i et excel-regneark eller på EN PO-sporingsmal som leveres i et elektronisk po-styringssystem.

sporing Av Innkjøpsordrer hjelper bedrifter med å administrere HELE PO-livssyklusen, helt fra opprettelse til godkjenning. Små bedrifter eller oppstart kan ikke kreve et innkjøpsordresporingssystem, men etter hvert som virksomheten vokser og omfanget av operasjonene øker, er innkjøpsordrestyringsprogramvare et must for en jevn funksjon av bedrifter. Et innkjøpsordresystem bidrar til å eliminere datafeil og duplikater i innkjøpsordrer.

redundansene og ineffektivitetene i arbeidsflyten for innkjøpsordrer kan elimineres av et system for sporing av innkjøpsordrer.

her er 5 måter som kjøpsordre sporing hjelper bedrifter:

• Sparer tid og krefter for innkjøpsteamet ved å automatisere oppretting, ruting og godkjenning av en innkjøpsordre
• Tilbyr en effektiv måte å lagre og få tilgang til innkjøpsordre
• bidrar til å optimalisere organisasjonsutgifter ved å forbedre nøyaktigheten og konsistensen av innkjøpsordre
• Standardiserer PO-behandlingen
• Forbedrer forskriftssamsvar og revisjon av PO-behandling

behov for sporing av innkjøpsordrer

innkjøpsordren er en viktig del av anskaffelsesprosessen. Den inneholder fullstendige detaljer om bestillingen, dato og klokkeslett for levering og vilkårene som skal overholdes mens du oppfyller bestillingen. Sporing av status for bestillinger er like viktig.

her er hvorfor bedrifter trenger å spore innkjøpsordrer:

1) for å sikre at PO rutes til rett person og godkjenning skjer innen tidsfrister. Sporing av STATUS for PO gjennom hele livssyklusen eliminerer forsinkelser og flaskehalser i po-godkjenningsprosessen.

2) for å forbedre åpenhet og synlighet i organisasjonsutgifter. Innkjøpsteamet kan holde en fane på organisasjonskostnadene til enhver tid ved å spore bestillingen.

3) for å gi sentralisert tilgang Til POs. Et innkjøpsordresporingssystem gir sentralisert tilgang Til POs og relaterte data.

4) for å spore endringene I PO-data. Informasjonen på innkjøpsordren endres ofte under behandlingen. Grunner til å endre data kan variere fra en endring i varer kjøpt på grunn av en endring i krav, til en endring i antallet som kreves. Sporing av innkjøpsordrer sikrer at innkjøpsteamet er på toppen av disse endringene.

5) for å forbedre overholdelse og revisjon av innkjøpsordrebehandling. Sentralisert tilgang TIL PO-data og sanntidssporing av endringer i PO-data forbedrer overholdelse og revisjonsevne av prosessen.

6) for å spare tid og krefter for innkjøpsteamet. Automatisering av opprettelse, ruting og godkjenning av innkjøpsordren eliminerer forsinkelser og sparer tid for innkjøpsteamet.

hvordan spore innkjøpsordrer og holde oversikt over kundekjøp? Kjøpsordre sporing ved hjelp av et regneark mal er en av de mest populært fulgt PO sporing metoder. Bruke Et Excel-regneark som en innkjøpsordresporing er en manuelt administrert prosess der et innkjøpsteammedlem angir og validerer dataene. Kjøpssporing ved hjelp av regneark er ideell for bedrifter som administrerer lave PO-volumer, begrensede endringer I POs og begrensede personer som administrerer innkjøpsordrer.

det andre alternativet for å spore innkjøpsordrer er gjennom en innkjøpsordreapp. Et automatisert innkjøpsordrehåndteringssystem sikrer effektiv behandling og bedre overholdelse. Det er spesielt nyttig for bedrifter med høye PO-volumer, hyppige og flere endringer I PO-data, flere kontaktpunkter i å administrere POs og en stor leverandørdatabase.

det tredje alternativet for sporing av innkjøpsordrer er bruk av regnskapssystemer som ERP og Hurtigbøker. Selv om dette er en nyttig og effektiv måte å spore POs på, er dette alternativet egnet for PO-volumer på 10-20 per måned og et forutsigbart og enkelt lagerstyringssystem.

Konvensjonell Sporing Av Innkjøpsordrer

manuell sporing av innkjøpsordrer administreres av innkjøpsteamet. Fra opprettelse til godkjenning AV PO, gjøres alt manuelt ved Hjelp Av Excel-regneark for å registrere data. Detaljene i bestillingssporingsskjemaet fylles manuelt av de ansatte. Purchase tracker excel er opprettet for å holde styr på hver innkjøpsordre og dens status. Ansatte fra innkjøpsteamet registrerer statusen for hver bestilling i et bestemt format. Data på innkjøpsordren håndteres av ansatte.

Tradisjonell sporing av innkjøpsordrer var helt papirbasert. To kopier av en innkjøpsordre opprettes, en sendes til leverandøren og den andre lagres for intern referanse. I tilfeller der det var flere kopier AV PO, hver kopi ble farget annerledes slik at papirene kan være riktig festet og arkivert.

Fordelene ved konvensjonelle kjøpssporingsmetoder:

Lett å komme I gang: Manuelle innkjøpsordresporingsmetoder som Excel-regneark er ekstremt enkle å bruke og forstå. Dataregistrering og validering er enkle å utføre for bedrifter som arbeider med et lavt Volum POs.

Lite eller ingen opplæring kreves: Arbeid På Excel-regneark krever svært lite eller ingen opplæring for de ansatte. Tilgjengelighet av data på excel er raskt og enkelt i et excel innkjøpsordresporingssystem.

Ulemper med konvensjonelle kjøpssporingsmetoder:

Tilfeller av feilplassering og skade:

Flere kopier av innkjøpsordren kreves for manuell behandling. Disse kopiene kan lett forskyves eller skadet mens de håndteres av de ansatte. Holde styr på flere kopier, feste dem til høyre sett med dokumenter, og filing dem er en tungvint prosess som er utsatt for mishandling.

Manglende nøyaktighet og konsistens:

Tradisjonell sporing av innkjøpsordrer håndteres av mennesker, fra dataregistrering til validering til PO-godkjenning utføres alle prosessene av ansatte. Hver person har sin egen arbeidsmetodikk. Som et resultat er det mangel på konsistens og nøyaktighet i PO-data.

Samsvar og revisjon:

Tradisjonell sporing av innkjøpsordrer er ikke standardisert. Menneskelig skjevhet og feil er dominerende i en manuelt styrt prosess. Som et resultat viser arbeidsflyter for manuell sporing av kjøp dårlig samsvar og revisjon.

manglende synlighet:

Manuelle kjøpssporingsprosesser gir ikke synlighet i bestillingsstatusen. På grunn av manglende synlighet har anskaffelsen ingen anelse om årsaken til forsinkelser og flaskehalser i prosessen.

basert på ovennevnte diskusjon oppveier ulemper ved et manuelt kjøpssporingssystem proffene. Voksende bedrifter må vedta mer effektive kjøpssporingsmetoder som kan håndtere høyere volumer av innkjøpsordrer.

Effektiv Sporing Av Innkjøpsordrer

Elektroniske innkjøpsstyringssystemer kan generere innkjøpsordrer og spore dem effektivt og integrere dem med annen leverandørordrehåndteringsprogramvare. Skybaserte kjøpssporingssystemer muliggjør sanntidsopprettelse og sporing av POs fra hvor som helst og hvilken som helst enhet. Digitale innkjøpsordresystemer gir høye nøyaktighetsnivåer av data og eliminerer risikoen for betalingsforstyrrelser ved å koble POs til tilsvarende fakturaer.

Vedta elektroniske innkjøpsordresporingsmetoder forbedrer effektiviteten og produktiviteten til prosessen. Disse systemene kutte ned på menneskelig innsats og papirarbeid som er forbundet med tradisjonelle PO sporing arbeidsflyter. Innkjøpsordresporingsprogramvare gir en standardisert mal som teamet kan bruke til å opprette en innkjøpsordre. Ordresporingsdatabasen opprettholder en nøyaktig OG oppdatert PO-logg som kan nås fra hvor som helst, når som helst.

et system for sporing av innkjøpsordrer genererer POs automatisk og varsler godkjenneren når PO er logget inn i systemet. Å ha en kundeordresporingsmal standardiserer PO-opprettingsprosessen og forbedrer overholdelse og revisjonsevne. Innkjøpsteamet er frigjort fra oppgaven med å sile gjennom hundrevis av e-poster og regneark for å spore innkjøpsordren. Alle viktige detaljer SOM PO nummer, ordredato, og leverandørinformasjon er lett tilgjengelig i databasen. Et automatisert innkjøpsordresporingssystem kan håndtere store mengder innkjøpsordrer effektivt. Feilmarginen i automatisert bestilling sporing er nesten ubetydelig. Et system for sporing av innkjøpsordrer støtter også flere redigeringer fra flere steder av flere personer. Sporingsprogramvaren konsoliderer alle endringene og presenterer en oppdatert versjon av bestillingen.

et elektronisk bestillingssystem forbedrer leverandørstyringen. Automatisert sporing og godkjenning av innkjøpsordrer eliminerer forsinkelser og flaskehalser i PO-behandlingen. Når godkjent POs rutes til leverandøren for ordreoppfyllelse. Når STATUSEN til PO endres til «levert», genereres den tilsvarende fakturaen automatisk og rutes til godkjenning. Rettidig godkjenning og betaling av leverandørfakturaer bidrar til å opprettholde sunne og sterke leverandørforhold.

Digitale sporingssystemer for bestilling gir en samlet visning av bestillingsstatus og-data. Tilgang TIL PO-data er enklere med et automatisert sporingssystem. Synlighet og gjennomsiktighet forbedres kraftig av det sentraliserte depotet for alle innkjøpsordrer. Innkjøpsansvarlig og godkjennere får sanntidsoppdateringer om STATUSEN TIL PO, og unngår dermed forsinkelser eller flaskehalser i prosessens arbeidsflyt. Ved å integrere sporingssystemet med andre finans-og innkjøpsapper, kan den totale effektiviteten i prosessen forbedres betraktelig.

den samlede produktiviteten til innkjøpsteamet kan forbedres ved å ta i bruk et automatisert po-sporingssystem. Ansatte får mer tid til å fokusere på høyverdige, strategiske oppgaver i stedet for verdslige administrative oppgaver. Medarbeidertilfredsheten øker også ettersom de føler seg viktigere når de jobber med strategiske initiativer.