文書管理は、情報が効率的かつ適切な方法で作成、共有、整理、保存されるプロセスです。 文書管理システムを作成する方法を知ることは、企業にとって不可欠です。
多くの企業にとって、文書管理システムの焦点は文書の整理と保管にあります。 彼らは、文書を見つけることが容易になり、組織的かつ安全な方法で文書を格納したいです。
任意の検索エンジンに”文書管理システム”を入力すると、文書管理”ソリューション”の長いリストが表示されます。
文書管理システムの作成方法
ソフトウェアを使用するかどうかにかかわらず、会社の文書管理を効果的に機能させるには、いくつかのベストプラクティスに従う必要があります。
ドキュメントを作成するためのルールは何ですか？
請求書、支払い通知、販売契約、電子メール、貸借対照表、スプレッドシート、レポート–すべての企業は、ビジネスの通常の操作中にさまざまな文書を作成します。 物事を整理するために、企業は文書を作成するためのルールを確立する必要があります。例えば
:
- 手紙や請求書などの標準的なビジネス文書の一部には、内部テンプレートがありますか？ 彼らはどこにありますか？
- 従う必要がある内部スタイルガイドはありますか？
- 新しい文書に日付と時刻を含める必要がありますか？
- これらの文書を共有または改訂するためには、どのような手順を実行する必要がありますか？
一部の中小企業では、文書作成で重要なのは、異なるビジネス文書のテンプレートがどこにあり、どのように使用されるべきかだけです。 ただし、社内の文書作成にさまざまな人が協力したり、文書を改訂したり、更新したりする場合は、効率性と一貫性を確保するためにこれらのことをど
どのように文書を保存するのですか？
実際、この質問には2つの側面があります。 最初のものは、ストレージの物理的側面を含みます。 あなたの小さい会社がファイリングキャビネットで文書を貯えていても、貯蔵と関連付けられる費用がある-ファイルのちょうど費用が、あなたまた 実際には、ほとんどの中小企業のために、ストレージに関連する最大のコストは、おそらく人々が文書を検索しているときに無駄な時間のコストです。
ドキュメントストレージの第二の側面は組織的です。 文書はどのようにアーカイブされますか？ 文書をアーカイブするための鍵は、優れたファイル管理慣行に従うことです。 どのように古いまたはあなたの文書管理システムに処分する準備ができているファイルに対処するのだろうか？
たとえば、毎年の初めに、私は自分のコンピュータ上のさまざまな仕事関連のファイルを調べ、現在ではなくなったものを削除し、年やトピックでラベル付けされた新しいフォルダを作成し、必要に応じてファイルを移動します。
紙のファイルでも同じことができます。 フォルダから古い文書を削除し、タイトルに”old”を含む新しいラベルを作成することは難しくありません。 ソフトウェアソリューションの中には、自動ファイリングオプションを提供するものもあります。 たとえば、Microsoft Outlookでは、古い電子メールをアーカイブすることができます。
文書の取得をどのように簡略化できますか？
この質問はあなたの文書管理システムの中核になります。 研究は、重要な文書や情報を検索する時間を無駄にすることは非常に高いコストを持っていることを示しています。
もう一度、良いアーカイブの実践は問題を解決するのに役立ちます。 厳密な命名規則に一貫して従うなどのことを行うと、文書を見つけるのがはるかに簡単になります。
あなたが自分で働く唯一の所有者であるか、従業員とのビジネス所有者であるかにかかわらず、特定のファイルタイプがどこに行くのか、特定のドキ ファイルがコンピュータシステムにあるか、内部サーバーにあるか、クラウドにあるか、紙の場合は物理的な場所にアーカイブされているかどうかを忘れな
たとえば、会社で画像、ビデオ、または紙の写真を使用しているとしましょう。 ファイルの場所リストのエントリは次のようになります:
- デジタル画像/ビデオ：コンピュータ（またはサーバー）-ドライブE: /photos–適切なトピックフォルダ内のファイル
Paper photos:filing cabinet3–Photos-by topic
共有ネットワークまたはクラウドフォルダは、ファイリングキャビネットの引き出しと同様に、内容に応じてラベル付けする必要があります。
どのようにして文書を安全に保つことができますか？
文書セキュリティにおける第一の防衛線は、会社の施設を物理的に保護することである。 すべての企業には、警報システムなどのセキュリティシステムがインストールされている必要があります。
企業はまた、バーや防犯カメラの設置、セキュリティサービスの採用など、他のセキュリティ対策に投資することを望む（または必要とする）場合があります。 あなたは、パスワードを作成し、あなたの電子ファイルを保護するためにファイルを暗号化する世界ですべての時間を過ごすことができますが、誰かが
すべてのファイリングキャビネットには鍵があり、営業時間後に鍵をかけておく必要があります（誰もいない場合は昼食時に鍵をかけてください）。
電子文書の一般的なセキュリティ手順には、文書を定期的にバックアップしたり、元の文書があるハードディスクとは異なる場所に文書のバッ オフサイトストレージは、自然災害からデータを保護するのに理想的です（クラウドが優れた選択肢であるもう一つの理由）。
同じコンピュータネットワークを共有している従業員を持つ中小企業は、一部のユーザーのアクセスを制限して、ネットワークリソースの一部のみを使用または表示できるようにすることもできます。 たとえば、管理専用のアクセス権を持つ”Accounting”という名前の共有ネットワークまたはクラウドフォルダがあるとします。 ユーザーがアプリケーションなどのリソースにアクセスする権限を持っていても、特定のドキュメントをパスワードで保護できます。 文書の内容も暗号化することができ、暗号化キーを持っている人だけがアクセスできるようになります。
従業員による情報の盗難は、データセキュリティに対するもう一つの脅威です。 内部方針の問題として、小さい会社は従業員を獣医し、素性調査を得るべきである。
ドキュメント管理システムの実装
上記の質問に答えてドキュメント管理計画を作成したら、それを実装する準備ができているので、チーム全体が会社のドキュメント管理システムの詳細を知っており、ドキュメントの作成、保存、取得のための適切な手順に従っていることを確認します。
また、組織内のドキュメントにアクセスして使用するすべてのユーザーが同期し、ドキュメントに適切な名前を付けて保存していることを確認する必 これを確実にするには、特定のファイルが簡単に見つかるかどうか、およびファイリングエラーがあるかどうかを定期的に確認します。
中小企業向けソフトウェアソリューション
中小企業は、文書を管理するためのソフトウェアソリューションの利点を享受することができます。 Saas（software-as-a-service）やeラーニングによるトレーニングなどのオプションは、コストを最小限に抑え、実装を容易にします。
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