zarządzanie dokumentami to proces, w którym informacje są tworzone, udostępniane, organizowane i przechowywane w wydajny i odpowiedni sposób . Wiedza o tym, jak stworzyć system zarządzania dokumentami jest niezbędna dla firm.
dla wielu firm system zarządzania dokumentami koncentruje się na organizacji i przechowywaniu dokumentów. Chcą przechowywać dokumenty w zorganizowany i bezpieczny sposób, co ułatwia ich wyszukiwanie.
jeśli wpiszesz „system zarządzania dokumentami” w dowolną wyszukiwarkę, otrzymasz długie listy „rozwiązań do zarządzania dokumentami”, wiele z nich z Oprogramowaniem lub aplikacjami, które wykorzystują zalety biura bez papieru.
jak stworzyć system zarządzania dokumentami
niezależnie od tego, czy używasz oprogramowania, czy nie, aby zarządzanie dokumentami w Twojej firmie działało skutecznie, musi przestrzegać pewnych najlepszych praktyk. Odpowiedź na te cztery pytania pomoże Ci opracować system zarządzania dokumentami:
jakie są zasady tworzenia dokumentów?
faktury, przypomnienia o płatnościach, umowy sprzedaży, e – maile, bilanse, arkusze kalkulacyjne, raporty-wszystkie firmy tworzą różnorodne dokumenty podczas normalnej działalności. Aby wszystko było zorganizowane, firmy muszą ustalić zasady tworzenia dokumentów.
na przykład:
- Czy istnieją wewnętrzne szablony niektórych standardowych dokumentów biznesowych, takich jak listy i faktury? Gdzie się znajdują?
- czy istnieje wewnętrzny przewodnik po stylu, którego należy przestrzegać?
- czy nowe dokumenty powinny zawierać datę i godzinę?
- jakie procedury należy stosować w przypadku udostępniania lub zmiany tych dokumentów?
w przypadku niektórych małych firm jedyną rzeczą, która ma znaczenie w tworzeniu dokumentów, jest miejsce, w którym znajdują się szablony różnych dokumentów biznesowych i sposób ich wykorzystania. Jeśli jednak tworzenie dokumentów w Twojej firmie wiąże się z różnymi osobami współpracującymi, weryfikującymi lub aktualizującymi dokumenty, musisz poświęcić trochę czasu na podjęcie decyzji, w jaki sposób należy to zrobić, aby zapewnić wydajność i spójność.
jak przechowywać dokumenty?
w rzeczywistości są dwa aspekty tego pytania. Pierwszy obejmuje fizyczne aspekty przechowywania. Nawet jeśli twoja mała firma przechowuje dokumenty w szafach na dokumenty, z przechowywaniem wiążą się koszty – nie tylko koszty plików, ale czas, który ty lub Twoi pracownicy poświęcacie na składanie lub odzyskiwanie dokumentów. W rzeczywistości dla większości małych firm największym kosztem związanym z przechowywaniem jest prawdopodobnie koszt zmarnowanego czasu, gdy ludzie szukają dokumentów.
drugim aspektem przechowywania dokumentów jest organizacja. Jak będą archiwizowane dokumenty? Kluczem do archiwizacji dokumentów jest przestrzeganie dobrych praktyk zarządzania plikami. Jak poradzić sobie z plikami, które są nieaktualne lub gotowe do usunięcia w systemie zarządzania dokumentami?
na przykład na początku każdego roku przeglądam Różne pliki związane z pracą na moim komputerze, usuwając te, które nie są już aktualne, tworząc nowe foldery oznaczone rokiem i/lub tematem, przenosząc pliki zgodnie z wymaganiami.
to samo można zrobić z plikami papierowymi. Nie jest trudno usunąć stare dokumenty z folderu i utworzyć nową etykietę z „Starym” w tytule. Niektóre rozwiązania programowe oferują opcje automatycznego archiwizowania. Na przykład Microsoft Outlook umożliwia archiwizowanie starych wiadomości e-mail.
jak można uprościć pobieranie dokumentów?
to pytanie trafia do rdzenia systemu zarządzania dokumentami. Badania pokazują, że czas zmarnowany na poszukiwanie ważnych dokumentów i informacji wiąże się z bardzo wysokimi kosztami.
po raz kolejny dobre praktyki archiwizacji mogą pomóc rozwiązać problem. Jeśli zrobisz takie rzeczy, jak konsekwentne przestrzeganie surowych praktyk nazewnictwa, dokumenty będą znacznie łatwiejsze do znalezienia.
niezależnie od tego, czy jesteś jedynym właścicielem pracującym samodzielnie, czy właścicielem firmy z pracownikami, Utwórz listę lokalizacji plików, która przypomni użytkownikom, gdzie znajdują się określone typy plików i gdzie znajdują się określone dokumenty. Pamiętaj, aby uwzględnić, czy plik znajduje się w systemie komputerowym, na wewnętrznym serwerze, w chmurze lub, jeśli jest na papierze, zarchiwizowany w fizycznej lokalizacji.
Załóżmy na przykład, że używasz obrazów, filmów, a nawet zdjęć papierowych w swojej firmie. Wpis na liście lokalizacji pliku może być:
- cyfrowe obrazy / wideo: komputer (lub serwer) – dysk E: / photos – plik w odpowiednim folderze tematycznym
papierowe zdjęcia: szafka na dokumenty 3 – zdjęcia – według tematu
foldery udostępniane w sieci lub chmurze powinny być oznaczone zgodnie z treścią, tak jak powinny być Szuflady Szafki na dokumenty.
jak możemy zabezpieczyć nasze dokumenty?
pierwszą linią obrony w ochronie dokumentów jest fizyczna ochrona obiektów firmy. Wszystkie firmy powinny mieć zainstalowane systemy bezpieczeństwa, takie jak system alarmowy – nawet domowe biura.
firmy mogą również chcieć (lub potrzebować) zainwestować w inne środki bezpieczeństwa, takie jak instalacja krat lub kamer bezpieczeństwa lub wynajęcie usług ochrony. Możesz spędzić cały czas na świecie tworząc hasła i szyfrując pliki, aby chronić swoje pliki elektroniczne, ale nie będzie to bardzo skuteczne, jeśli ktoś może po prostu włamać się i ukraść komputer i dysk twardy w nim.
wszystkie szafki na dokumenty powinny mieć zamki i być zamykane po godzinach pracy (i zamykane w porze lunchu, jeśli nikogo nie ma w pobliżu).
ogólne procedury bezpieczeństwa dokumentów elektronicznych obejmują regularne tworzenie kopii zapasowych dokumentów i przechowywanie kopii zapasowych dokumentów w innym miejscu niż dysk twardy, na którym znajdują się oryginalne dokumenty. Pamięć masowa poza siedzibą firmy jest idealna do ochrony danych przed klęskami żywiołowymi (innym powodem, dla którego chmura jest świetnym rozwiązaniem).
małe firmy, w których pracownicy korzystają z tej samej sieci komputerowej, mogą również chcieć ograniczyć dostęp niektórych użytkowników, aby mogli korzystać lub przeglądać tylko niektóre zasoby sieciowe. Na przykład możesz mieć udostępniony folder sieciowy lub chmurowy o nazwie „Księgowość”, który ma dostęp tylko do zarządzania. Nawet jeśli użytkownik ma uprawnienia dostępu do zasobu, takiego jak aplikacja, określone dokumenty mogą być chronione hasłem. Zawartość dokumentu może być również szyfrowana, dzięki czemu jest dostępna tylko dla tych, którzy mają klucz szyfrowania.
kradzież informacji przez pracowników jest kolejnym zagrożeniem dla bezpieczeństwa danych. W ramach polityki wewnętrznej małe firmy powinny sprawdzać pracowników i sprawdzać ich przeszłość.
wdrażanie systemu zarządzania dokumentami
po udzieleniu odpowiedzi na powyższe pytania i utworzeniu planu zarządzania dokumentami jesteś gotowy do jego wdrożenia, zapewniając w ten sposób, że cały zespół zna szczegóły systemu zarządzania dokumentami w Twojej firmie i przestrzega odpowiednich procedur tworzenia, przechowywania i pobierania dokumentów.
musisz również upewnić się, że wszyscy użytkownicy, którzy uzyskują dostęp do dokumentów i korzystają z nich w Twojej organizacji, są zsynchronizowani oraz odpowiednio nadają im nazwy i przechowują dokumenty. Aby to zapewnić, okresowo sprawdzaj, czy można łatwo znaleźć określone pliki i czy występują błędy w plikach.
rozwiązania programowe dla małych firm
małe firmy mogą również korzystać z zalet oprogramowania do zarządzania dokumentami, bez konieczności wydawania na nie fortuny. Opcje takie jak software-as-a-service (SaaS) i szkolenia za pośrednictwem e-learningu minimalizują koszty i ułatwiają wdrożenie.
dowiedz się więcej o SoftExpert ECM i odkryj korzyści, jakie to rozwiązanie może zaoferować Twojej firmie. Gwarantujemy, że zaoszczędzi ci pieniądze i zapewni szybki zwrot z inwestycji.
dowiedz się więcej o SoftExpert ECM
