今日の市場では、中小企業は大企業と競争しなければなりません。 適切なツールとソフトウェアを使用してプロセスを改善し、ワークフローを最適化し、生産性を向上させることが、彼らが追いつくことを確実にする1つの方法です。 ビジネス内のすべての主要なプロセスに強力で効率的なワークフローを導入することで、より短い時間でより多くの収益をもたらすことが可能です。
しかし、それがそんなに簡単だったら、すべての企業がそれをやっているでしょう。 あなたのビジネスニーズに最適なプラットフォームを見つけることは、あなたが研究し、可能なオプション、そしてほとんどの場合、潜在的に重要な金融投
これだけでなく、人々は習慣の生き物であり、それらの習慣は変更することは困難です。 あなたのチームはすでに特定の方法で物事を行うことに慣れているかもしれませんし、その方法が彼らのためにうまくいくならば、ビジネスプロセスを完全に変更することは彼らの抵抗を変える可能性があります。 この抵抗は、会社全体にとって有害である可能性があります。
答え：まず計画を立てる。
ソフトウェア実装計画とは何ですか？ なぜあなたはそれが必要なのですか？
ソフトウェア実装計画は、企業がビジネスニーズに適したソフトウェアを見つけて展開するのに役立ちます。 新しいソフトウェアを採用することは時間がかかり、財政および人的資源の点では高価である場合もある。 プロセスが開始される前に計画がなければ、ソフトウェアの採用は失敗する可能性があります。
適切に開発された計画を立てることで、性急な意思決定を避け、正しい人々が実装に関与していることを確認し、システムを正しく構成し、従業員がソフ
多くの企業にとって、新しいソフトウェアを採用することは深刻な仕事です。 実装プロセスを混乱させると、運用上のダウンタイムが発生し、収益が失われる可能性があります。 一方、研究を行い、事前に準備するのに時間がかかると、成長の加速、コスト削減、プロセス効率の向上、可視性の向上など、多くの利点を得ることができま
ソフトウェア実装計画：5つの重要なステップ
ステップワン：ビジネスケースの構築
ビジネスの規模や規模にかかわらず、新しいソフトウェアを実装することは、あなたがそれを感じているからといって何かをすることではありません。
中小企業は大規模な競合他社よりも軽快ですが、あらゆる種類のミスは高価であり、特に限られた予算の企業を傷つける可能性があります。
現在のソフトウェアのアップグレードや新しいものの展開などの変更は、企業が成長するにつれて意思決定プロセスが複雑になるため、大規模な組織 調査によると、上級幹部の約72％は、悪い戦略的決定が”良いものと同じくらい頻繁であったか、組織内の支配的な規範であったと考えています。”
どのようにあなたのケースを作るのですか？
- あなたの痛みのポイントを考えてみましょう：あなたの会社はどのような課題に直面していますか？ どのような側面が改善が必要ですか？ あなたのスタッフおよび他の関連した係争物受寄者に答えを得るために話しなさい。 組織の効率が低く、会社が収入を失っていることが分れば、それの努力を焦点を合わせなさい。 あなたの目的とあなたの経営目標を一直線に並べるために働きなさい。
- : たとえば、新しい調達ソフトウェアや新しいプロジェクト管理ソフトウェアがチームの効率と生産性の両方を向上させる方法や、見つけた問題点に対
- コストと便益分析を実施する：強力なビジネスケースを構築する主な理由は、投資を正当化することです。 会社が巧妙な実施と達成するために立つ有形および無形利益と共に有形および無形費用を分析しなさい。
- タイムラインを開発する: ソフトウェアを評価し、新しいシステムを実装し、投資収益率を実現するのにかかる時間の周りに合理的な時間の期待値を設定します。
- 変更をどのように管理するかを計画する：研究は、組織変革プログラムの70％が失敗することを示しています。 提案を断ることがより少なく危険なときエグゼクティブはそれを支持することを決定するより堅い時間を過すかもしれない。 これらの苦痛ポイントに演説しない費用を強調し、あなたが他の組織が過去に作った同じ間違いの明確な操縦するために取ろうとしているステップと同様、危険を知っていることを理解することを確かめなさい。 変更管理は、円滑な実施段階のために重要です。
ステップ2：適切なベンダーを選択する
必要なサポートが得られたら、最も適したソフトウェアベンダーを見つける必要があります。 どちらのベンダーを選択すると、あなたのビジネスの戦略的パートナーになりますので、選択プロセスに時間を取ることが重要です。
オプションを絞り込むときに質問する質問は次のとおりです:
- それはあなたが必要とするものは何ですか？ 機能、価格、クラウドベースとオンプレミスとハイブリッドなどを考慮してください。
- ベンダーはどのくらいの期間営業していますか？ 彼らの資格情報は何ですか？
- ソフトウェアはスケーラブルですか？
- 隠されたコストはありますか？
- 彼らの顧客は彼らについて何を言わなければならないのですか？
- ソフトウェアは既に設置されているシステムと統合されていますか？
- ベンダーはソフトウェアトレーニングを提供していますか？
- 実装コストにはアフターサポートが含まれていますか？
- 更新とアップグレードはクラウドベースですか？
ステップスリー：スコープのクリープから保護
あなたが注意していない場合は、異なるソフトウェアオプションが提供する追加機能は、トラックをオフ ソフトウェア市場はさまざまなオプションとカスタマイズを提供しているため、探しているすべてのものを概説するニーズ文書を準備することは、ソ
理想的には、この文書はベンダーに、組織の特定のニーズが何であるかを明確に把握する必要があります。 使用可能なすべての機能を設定するか、一度にすべての機能をカスタマイズすることを決定した場合、これはスコープのクリープが発生するときです。 それはあなたがその結果に陥る罠です:
- 指数関数的にコストを増加させる
- 興味を失う利害関係者
- 実装プロセスを引きずり出す
プロジェクトは期待どおりになることはめったになく、ソフ プロジェクトのライフサイクルの間の変更はビジネスの自然な部分であるが、規模のクリープを防ぐために、一定量の制御を行使しなければならない。
このため、実装チームがプロジェクト管理のベストプラクティスを適用し、誰もが協力して部門のソフトウェア使用量を最大化することが重要です。
チームの規模にかかわらず、共同プロジェクト管理ツールを使用すると、ソフトウェア実装プロセス計画をフラッシュすることができます。 いくつかのオプションは次のとおりです:
- Wrike: これは、ガントチャートやかんばんボードなどのプロジェクト追跡機能に適しています。
- Asana:このオプションは、ワークロードの監視などの作業や中心的な機能に最適です。 これは、組み込みのプロジェクトテンプレートの数が含まれており、ユーザーフレンドリーです。
- Basecamp:タスクの優先順位付け、スケジュール機能、ドキュメントの保存に最適です。
- Trello:これは、任意のワークフローやプロセスに適応することができる高度にカスタマイズ可能なプラットフォームです。 ボードは、個人に割り当てられ、必要に応じて移動することができ、カードで構成されています。 これは、同様に、他のツールの数と統合されています。
ステップ4:実装チームをまとめる
プロジェクトを成功させるには、ソフトウェア実装チームが不可欠です。 それは二人のように小さくすることができ、あなたが仕事を得るために必要なだけ多くの人々に成長することができます。 一般的に、ソフトウェアを必要とする部門が多くなればなるほど、実装チームは大きくなります。 各部門は、新しいソフトウェアのチャンピオンとして機能する代表者を持つ必要があります。 この代表者はまた、質問に答え、同僚を訓練するのに役立ちます。
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- プロジェクト所有者:これは通常、新しいシステムを実装しているビジネスまたは部門の長です。 それはまた、一人ではなく、幹部のチームであってもよいです。
- プロジェクトマネージャー：予算を含む実装プロセスを整理する責任者です。
- システム管理者:この人は、システムセットアップと技術管理を監督します
- コミュニケーション-リエゾン:この人は、プロジェクト-チームとエンド-ユーザーの間のリエゾンとして機能します。
- コア部門メンバー: これらは、組織内の各部門から、ソフトウェアのために擁護する人々です。
あなたが実装チームに割り当てた人々のタイプは、イニシアチブの成功へのあなたのコミットメントを反映していることを覚えておいてください。 そのため、非常に才能があり、チーム指向であり、プロジェクトの成功に均等にコミットしているチームメンバーのみを含めることをお勧めします。
ステップファイブ：
を使用するためにそれを置くあなたが望む最後のものは、誰も使用したくないソフトウェアです。 もちろん、あなたが上司であれば、彼らが好きかどうかにかかわらず、あなたのチームに新しいシステムを採用するように要求することができます。 しかし、これを行う場合は、プッシュバックと従業員の不満の増加のために準備する必要があります。
チームに新しいソフトウェアを強制的に使用させないようにするには、いくつかできることがあります:
- 早くすることができますように、スイッチのためにあなたのチームを準備します：早くあなたが従業員が変更について知っているように、より多くの
- 変更マネージャの割り当て: この人は変更を先鋒とし、質問、訓練、フィードバック、および他の情報に関してはアプローチするために従業員に明確な人を与える。
- 利点を明確に伝える：ソフトウェアが提供する利点を誰もが理解すると、採用率が高くなる可能性が高くなります。
- 適切なトレーニングを提供する：従業員がソフトウェアを使用して利益を得るためには、それがどのように動作するかを知っている必要があります。
- サポートを継続して提供します: 実装プロセス自体がスムーズに動いても、特に初期段階で問題が発生することを期待することが重要です。 可能な限りスムーズに物事を実行し続けるために、私はヘルプデスクや技術サポートチームが必要なときに支援するために利用可能であることを確認
ADKAR Changeモデルを使用して、持続的な採用を確保できます。 さらに良いことに、この方法論を使用して、組織内のあらゆる種類の変更を管理することができます。
- 意識：誰もが問題を認識していることを確認してください。
- : 利点と結果を使用してインセンティブ
- 知識:変更を作成し、維持する方法を知っている
- 能力:変更を制限するスキルのギャップを埋めるために働く
- 強化:測定と報酬の勝利
組織内の各チームの実装プロセスについて同じメッセージングとコミュニケーションを使用するのは魅力的かもしれませんが、時間をかけてすべてをパーソナライズすると、より良い運が得られますチーム。 各チームは、新しいシステムが達成するのに役立つさまざまな目標を持っている可能性があります。 これらのチーム固有の目標に磨きをかけることで、採用を推進することができます。
新しいシステムで全員をフルスピードにするには時間がかかるかもしれないし、それは大丈夫だ。 限り、あなたは毎日のソフトウェアでより良い仕事を続けるように、あなたはそこに着くでしょう。 新しいソフトウェアの長期的な実装をサポートするには、最初に習得する必要がある機能に優先順位を付けます。 これにより、トレーニングに影響を与え、チェックインのベンチマークを提供します。
継続的な改善に努力を集中します。 トレーニングは、このプロセスの中心的な部分です。 システムを使用する方法の訓練のスタッフの後で必要とされるに応じて付加的な学習の機会を提供しなさい。 主要なシステム更新があるとき、皆が変更を理解することを保障するために別の訓練の会議を催すことを考慮しなさい。
ソフトウェアの実装を成功させるためには、通信が鍵です。 ITリーダー、システムチャンピオン、および実装チームは、プロセスを共有し、すべての関与と採用に役割を果たしています。
