Una guida completa per pianificare una conferenza o una convenzione di successo

La pianificazione della conferenza può essere uno sforzo eccitante mentre non vedi l’ora di creare un evento appagante per tutti coloro che frequentano. Ci sono in genere un sacco di compiti da destreggiarsi, con un’attenta pianificazione contribuendo a rendere l’intero processo più semplice e, quindi, più piacevole per tutti coloro che sono coinvolti nella pianificazione.

Scegli il miglior centro congressi per il tuo tipo di evento

Ci sono un’ampia varietà di conferenze e convegni, che vanno da quelli mirati per una specifica azienda o industria a quelli aperti a un pubblico più ampio. Ci sono convenzioni che si svolgono privatamente e aperte al pubblico, in uno spettro di dimensioni—anche se questi tipi di eventi, in generale, sono più grandi di un tipico incontro aziendale.

Indipendentemente dalle specifiche della tua conferenza o convention, la cosa più importante è creare un evento che soddisfi o superi i tuoi obiettivi per l’evento aziendale e soddisfi i partecipanti alla conferenza.

Lista di controllo per la pianificazione delle conferenze

La pianificazione di questo tipo di evento inizia spesso con almeno un anno di anticipo con i seguenti elementi che si trovano in genere vicino all’inizio del processo:

• Scopo generale: si tratta, ad esempio, di una convenzione educativa per le persone del tuo settore? Speri di utilizzare questo evento per creare pubblicità per la tua azienda? L’obiettivo è generare entrate o pareggiare i conti? Cos’altro dovrebbe essere chiarito sullo scopo della conferenza fin dall’inizio? Durante tutto il processo di pianificazione, come si prendono decisioni, mantenere questo scopo davanti della mente.
• Budget: Quanti soldi hai da investire nella conferenza up-front? Vuoi cercare sponsor? Quale percentuale delle spese speri di coprire attraverso le tasse pagate dai partecipanti? Quanto potrebbe essere necessario modificare i piani se le vendite dei biglietti sono inferiori al previsto? Quanto spazio di manovra c’è nel tuo budget? Quanto si può mettere da parte per le spese impreviste?
• Struttura complessiva: Ad esempio, organizzerai un evento ricco di relatori specifici del settore? Ci saranno gruppi di discussione breakout tenuti in sale riunioni conferenze separate? I partecipanti riceveranno certificazioni o crediti di formazione continua dopo aver partecipato al tuo evento?
• Data e orari dell’evento: sarà una conferenza di un giorno? Uno che dura tutto il fine settimana, o forse anche un’intera settimana? Ci sono date specifiche in cui questo deve avvenire? Altrimenti, quali sono alcune date preferite? Sarà un evento da 9 a 5 o sono coinvolte serate? Hai bisogno di aiutare i partecipanti a prenotare camere d’albergo nella zona?
• Centro congressi: Per un evento di dimensioni significative, come molte conferenze e convention sono, potrebbe non essere facile trovare una sede che soddisfi tutte le vostre esigenze. Quante persone prevedete saranno presenti? Hai già in mente una sede specifica? Quante sale conferenze sono necessarie? Le date di cui hai bisogno sono disponibili? Cosa devi fare per proteggere quella sede?

Un altro elemento chiave della pianificazione della conferenza è il cibo che i partecipanti mangeranno. Quali pasti fornirai, se ce ne sono? Colazione, pranzo e cena? I pasti saranno serviti o lo stile a buffet è la tua preferenza? I buffet possono spostare il pasto più rapidamente e dare alle persone la possibilità di alzarsi e allungare, mentre i pasti seduti danno alle persone l’opportunità di rilassarsi e chiacchierare con i compagni di tavolo.

Forse durante la tua conferenza o expo avrebbe più senso portare i venditori di cibo per i tuoi partecipanti a mangiare a loro piacimento intorno agli eventi e alle attività programmate durante il giorno.

Per maggiori dettagli, consulta la nostra lista di controllo completa per la pianificazione delle conferenze.

Come i pianificatori di conferenze rimangono organizzati

Il metodo migliore dipenderà dalla struttura del comitato di pianificazione, anche se ci sono fattori comuni tra questi comitati. In generale, elaborerai un piano che contiene attività chiaramente definite che vengono assegnate a individui o gruppi con scadenze specifiche associate a loro. Ogni attività avrebbe bisogno di venire con un intervallo di budget per realizzare ciò che è necessario. Gli strumenti di collaborazione possono essere semplici come Google Docs e Google Sheets o qualcosa di più high-tech, magari utilizzando il software aziendale della tua azienda.

Assicurarsi di suddividere le attività di grandi dimensioni in sotto-attività e assegnare date di scadenza per ciascuno dei componenti. L’obiettivo è quello di mantenere il processo in movimento lungo in modo costante in modo che non ci sia un panico dell’ultimo minuto o fretta quando la data della conferenza si avvicina, e per contribuire a garantire che non perdere nulla di importante.

Oltre a pianificare l’evento stesso, può avere senso creare anche un piano di marketing che viene implementato in più fasi durante il processo. Vuoi, per esempio:

• Pubblicare comunicati stampa o altre informazioni sul tuo sito web e altre pubblicazioni pertinenti?
• Utilizza l’email marketing per fornire messaggi a un pubblico probabile per la tua conferenza?
• Sfruttare il potere dei social media per attirare nuovi partecipanti?

Inoltre, indica i tempi durante il processo in cui esegui i controlli di bilancio. Le spese fino ad oggi sono in linea con le entrate? Se no, perché no? Potrebbe essere che una squadra sia più avanti nel processo di pianificazione del previsto e abbia utilizzato i fondi prima del previsto. Oppure, potrebbe significare che le spese di marketing sono state più alte del previsto. In alcuni casi, queste possono essere discrepanze abbastanza minori dal piano. Altre volte, potrebbe essere necessario dare un’altra occhiata al bilancio e prendere decisioni per riportarlo in equilibrio.

Se il tuo comitato è composto da persone impiegate dalla stessa azienda o appartenenti alla stessa organizzazione, potresti avere riunioni di persona per il check-in l’una con l’altra. Oppure, se il comitato è più geograficamente sparsi, si potrebbe utilizzare sistemi basati su cloud per condividere documenti e utilizzare la tecnologia come Zoom o Skype per avere chiamate.

Come aumentare la partecipazione alla conferenza

Non è insolito per alcuni partecipanti aspettare fino all’ultimo minuto per iscriversi a una conferenza. Ciò può creare sfide per i pianificatori, tuttavia, inclusa l’incertezza sulle entrate disponibili e su quanto cibo e altri materiali sarebbero necessari. E, se si dispone di spazio limitato nelle sale riunioni della conferenza, l’evoluzione dei numeri di partecipazione può significare che dovrai abbassare le persone (cosa che non vuoi fare) o fare una corsa dell’ultimo minuto per regolare il layout della conferenza.

Idealmente, ovviamente, i partecipanti si iscriverebbero prima nel processo-e la domanda può diventare come incoraggiare le iscrizioni per portare la tua presenza a livelli ottimali.

In primo luogo, può aiutare a valutare i pro ei contro di offrire uno sconto per le persone che si iscrivono e pagano in anticipo per la conferenza. I vantaggi di sconti early-pay includono come questo può:

• Fornire il comitato con una prima infusione di denaro, che può aiutare a fondo gli elementi che avete bisogno di pagare prima della conferenza
• Creare un ronzio come presenze aumento, che può aiutare ad aumentare la partecipazione ulteriormente
• Ringraziare le persone che si iscrivono e pagano precoce

aspetti Negativi, come questo può ridurre il vostro reddito complessivo, che possono avere un impatto negativo sul vostro budget e la capacità di creare una fantastica esperienza. Inoltre, può creare la percezione indesiderata che il tuo evento potrebbe non valere il prezzo intero-e talvolta può portare alla situazione imbarazzante in cui i partecipanti che non si sono registrati presto chiederanno di pagare il prezzo più basso.

Oltre a decidere i tuoi livelli di prezzo, la tua capacità di aumentare la partecipazione alla conferenza può essere in gran parte legata alla profondità e all’efficacia delle tue campagne di marketing e pubbliche relazioni. Inizia presto con il tuo marketing, incluse entrambe le strategie più ampie, come i comunicati stampa, a tecniche di nicchia, come la coltivazione di gruppi e individui specifici.

Come lavorare con i pianificatori di eventi

La pianificazione di una conferenza può richiedere molto tempo e attenzione. Quindi, se stai lavorando alla pianificazione della conferenza mentre gestisci anche il tuo carico di lavoro regolare, questo può diventare piuttosto impegnativo. Questo è spesso il motivo per cui le persone che scelgono di lavorare con un organizzatore di eventi prendono questa decisione e spesso sperimentano ulteriori vantaggi.

Oltre a liberare il tuo tempo, i pianificatori di eventi possono aiutare il tuo comitato a dare la priorità alla tua spesa per massimizzare il budget della conferenza. Inoltre, i pianificatori esperti sanno quali insidie evitare, proteggendoti da sorprese indesiderate, mentre si prendono cura dei dettagli di pianificazione che non sono sempre ovvi. Questi possono variare dalla verifica delle specifiche WiFi alla gestione di richieste dietetiche speciali.

Inoltre, il tuo organizzatore di eventi può aiutarti a procurarti fornitori che si adattano alle tue esigenze di conferenza o convenzione nel tuo budget, negoziando offerte migliori che potresti essere in grado di fare da solo. Con tutti questi problemi gestiti da un pianificatore, puoi concentrarti sul goderti la conferenza e beneficiare del networking, della condivisione delle conoscenze e altro ancora.

Se decidi di assumere un organizzatore di eventi, ecco alcuni suggerimenti per semplificare il processo:

• Comunica chiaramente ciò che vuoi e di cui hai bisogno e, quando non sei sicuro delle opzioni, chiedi. Il vostro pianificatore può venire con idee creative che non aveva considerato prima, se questo è in connessione con la configurazione della stanza, come i pasti sono serviti, o qualcos’altro interamente.
• Ascolta le idee presentate dal tuo pianificatore e pesale attentamente. In definitiva, è la vostra conferenza, in modo da ottenere l’ultima parola tra le opzioni disponibili—ma si potrebbe anche sfruttare appieno la preziosa consulenza professionale della persona quando si analizzano i pro ei contro delle scelte.
• La flessibilità è fondamentale. Ci sono alcune cose che potrebbero essere già fissate. Ad esempio, potresti aver scelto la data della conferenza un anno fa e aver ampiamente promosso quella data. Ma, ogni volta che c’è qualche spazio per considerare le opzioni, rimanendo aperti alle possibilità può aiutare ad avere un congresso che sarà ricordato per gli anni a venire.

Si noti che, quando si sceglie Thrasher-Horne Conference Center, il nostro Coordinatore noleggio sarà a disposizione per offrire supporto, tra cui lavorare con il vostro organizzatore di eventi, se si sceglie di noleggiare uno. Se decidi di non assumere un professionista per pianificare la tua conferenza, saremo lieti di aiutarti a creare un’esperienza unica per i tuoi relatori e partecipanti.

Tipi di Expo& Sale conferenze

I centri congressi possono includere, ad esempio, hotel, college e centri commerciali. Spesso hanno spazi dedicati per riunioni, con tavoli e sedie, funzionalità WiFi e altro ancora. Quando si sceglie un hotel, gli ospiti possono anche pernottare lì, se necessario. Le sfide possono includere avere abbastanza sale riunioni per conferenze se stai tenendo più sessioni contemporaneamente o vuoi avere spazi di breakout. Potrebbe essere necessario utilizzare il loro catering designato, pure.

Per creare un evento da ricordare, puoi anche considerare una location con attrazioni uniche. Thrasher-Horne Center, ad esempio, dispone di uno spazio galleria disponibile per eventi a noleggio—e le esposizioni artistiche nelle nostre gallerie possono rendere la tua conferenza davvero eccezionale.

Scegliendo Thrasher-Horne Conference Center
A Thrasher-Horne, riceverai un servizio a cinque stelle presso la nostra sede moderna a prezzi accessibili. Le nostre cinque sale personalizzabili possono ospitare il layout di cui hai bisogno per dare vita alla tua visione della conferenza. Più specificamente, abbiamo più di 6.135 piedi quadrati, che comprende una grande sala per grandi eventi, insieme a sale multiuso con pareti divisorie mobili per il massimo della flessibilità.

Ulteriori vantaggi della scelta del nostro centro conferenze includono:

• Salotto opzione di flessibilità, con le impostazioni personalizzate e guasti
• la Vostra scelta di tabella, di forme e dimensioni e confortevoli sedie imbottite
• Significativo parcheggio GRATUITO
• Indipendentemente luci controllate e temperature in ogni camera
• On-site di sicurezza disponibilità

È possibile noleggiare una vasta gamma di attrezzature, eliminando la necessità per il trasporto di da un servizio di noleggio per il vostro sale conferenze. Questo include lenzuola bianche, microfoni, carrelli A/V, podi e molto altro. Siamo in grado di fornire raccomandazioni per i fornitori, compresi i fornitori di cibo e alcol, e i nostri esperti coordinatori di eventi sul personale saranno a vostra disposizione.

Potete trovare ulteriori informazioni sulla nostra bella struttura situata nel campus scenico di St. Johns River State College a Orange Park. La sede è convenientemente situato da numerose città e comunità nord-est della Florida, tra cui essere:

• 35 minuti dal centro di Jacksonville
• 48 minuti dalle spiagge di Jacksonville
• 58 minuti da St. Augustine
• a meno di 90 minuti dalla spiaggia di Fernandina
• vicino ai famosi ristoranti e hotel di Fleming Island per gli ospiti che necessitano di pernottamento

Vi invitiamo a contattarci al numero 904-276-6815, extension 2, per programmare un tour e discutere di come possiamo aiutarti con la tua prossima conferenza o convention.