Durante il ciclo di vita dello sviluppo dei sistemi, l’analista, il management e gli utenti hanno valutato i sistemi informativi e le reti in evoluzione per fornire un feedback per il loro eventuale miglioramento. La valutazione è anche chiamata a seguire l’implementazione del sistema.
Tecniche di valutazione
Riconoscendo l’importanza della valutazione continua dei sistemi e delle reti di informazione, sono state elaborate molte tecniche di valutazione. Queste tecniche includono l’analisi costi-benefici (come discusso nel capitolo “Gestione del progetto”); modelli che tentano di stimare il valore di una decisione basata sugli effetti delle informazioni riviste utilizzando la teoria dell’informazione, la simulazione o le statistiche bayesiane; valutazioni degli utenti che enfatizzano i problemi di implementazione e il coinvolgimento degli utenti; e approcci di utilità del sistema informativo
Ogni tipo di valutazione ha uno scopo diverso e presenta inconvenienti intrinseci. L’analisi costi-benefici può essere difficile da applicare, poiché i sistemi informativi forniscono per la prima volta informazioni sugli obiettivi, rendendo impossibile confrontare le prestazioni prima e dopo l’implementazione del sistema o della rete distribuita. L’approccio di valutazione delle decisioni riveduto presenta difficoltà, poiché tutte le variabili coinvolte nella progettazione, nello sviluppo e nell’implementazione del sistema informativo non possono essere calcolate o quantificate. L’approccio al coinvolgimento dell’utente fornisce alcune informazioni sui nuovi progetti fornendo una lista di controllo del comportamento potenzialmente disfunzionale da parte di vari membri dell’organizzazione, ma sottolinea l’implementazione rispetto ad altri aspetti del design IS. L’approccio di utilità del sistema informativo alla valutazione può essere più completo degli altri se viene ampliato e applicato sistematicamente.
L’approccio Information System Utility
L’approccio information system utility per la valutazione dei sistemi informativi può essere una tecnica completa e fruttuosa per misurare il successo di un sistema sviluppato. Può anche servire da guida nello sviluppo di eventuali progetti futuri che l’analista potrebbe intraprendere.
Le utilità delle informazioni includono possesso, forma, luogo e ora. Per valutare il sistema informativo in modo completo, queste utilità devono essere ampliate per includere l’utilità di attualizzazione e l’utilità obiettivo. Quindi le utilità possono essere viste per affrontare adeguatamente le domande su chi (possesso), cosa (forma), dove (luogo), quando (tempo), come (attualizzazione) e perché (obiettivo). Un esempio di questo approccio di utilità delle informazioni può essere visto nella valutazione di un sistema di inventario del sangue nella figura seguente.
Un sistema informativo può essere valutato come valido se possiede tutte e sei queste utilità. Se il modulo di sistema viene giudicato “povero” nel fornire una delle utilità, l’intero modulo sarà destinato a fallire. Un raggiungimento parziale o “equo” di un’utilità si tradurrà in un modulo parzialmente riuscito. Se il modulo del sistema informativo è giudicato “buono” nel fornire ogni utilità, il modulo è un successo.
Possession utility risponde alla domanda su chi dovrebbe ricevere l’output o, in altre parole, chi dovrebbe essere responsabile delle decisioni. Le informazioni non hanno alcun valore nelle mani di qualcuno che non ha il potere di apportare miglioramenti nel sistema o qualcuno che non ha la capacità di utilizzare le informazioni in modo produttivo.
Form utility risponde alla domanda su quale tipo di output viene distribuito al decisore. I documenti devono essere utili per un particolare decisore in termini di formato del documento e il gergo utilizzato. Acronimi e intestazioni di colonna devono essere significativi per l’utente. Inoltre, l’informazione stessa deve essere in una forma appropriata. Ad esempio, l’utente non dovrebbe dover dividere un numero per un altro per ottenere un rapporto. Invece, un rapporto dovrebbe essere calcolato e ben visibile. All’altro estremo è la presentazione di troppi dati irrilevanti. Il sovraccarico di informazioni diminuisce certamente il valore di un sistema informativo.
Place utility risponde alla domanda su dove vengono distribuite le informazioni. Le informazioni devono essere consegnate al luogo in cui viene presa la decisione. Rapporti più dettagliati o precedenti rapporti di gestione dovrebbero essere archiviati o archiviati per facilitare l’accesso futuro.
Time utility
risponde alla domanda su quando vengono fornite le informazioni. Le informazioni devono arrivare prima che venga presa una decisione. Le informazioni tardive non hanno utilità. All’altro estremo è la consegna di informazioni troppo in anticipo rispetto alla decisione. I rapporti possono diventare imprecisi o possono essere dimenticati se consegnati prematuramente.
L’utilità di attualizzazione comporta il modo in cui le informazioni vengono introdotte e utilizzate dal decisore. Innanzitutto, il sistema informativo ha valore se possiede la capacità di essere implementato. In secondo luogo, l’utilità di attualizzazione implica che un sistema informativo ha valore se viene mantenuto dopo la partenza dei suoi progettisti o se un uso una tantum del sistema informativo ottiene risultati soddisfacenti e duraturi.
Utilità obiettivo risponde al “perché” dei sistemi informativi chiedendo se l’output ha valore nell’aiutare l’organizzazione a ottenere i suoi obiettivi. L’obiettivo del sistema di informazione non deve essere solo in linea con gli obiettivi dei decisori, ma deve anche riflettere le loro priorità.
