Il successo di un progetto viene solitamente calcolato con parametri di valutazione tradizionali che tengono conto solo del fatto che il progetto ha rispettato il budget e il programma. Molto spesso, tuttavia, questo non è sufficiente.
Alcune organizzazioni considerano parametri più ampi di quelli tradizionali – costo, pianificazione e funzionamento – e determinano il successo del progetto valutando gli indicatori chiave di performance, i cosiddetti KPI.
Questo approccio genera valutazioni più pertinenti, eque ed equilibrate delle prestazioni del progetto.
Alcune organizzazioni, tuttavia, non hanno un modo coerente per determinare i parametri che dovrebbero essere applicati per determinare come un progetto ha raggiunto i suoi obiettivi e come ha influenzato l’azienda in modo tangibile e non tangibile.
Vediamo quindi in questo articolo quali sono i possibili parametri di valutazione per quantificare il successo del progetto.
Perché misurare il successo di un progetto?
Questa può sembrare una domanda stupida, ma qual è il punto principale per misurare il successo del progetto?
Dopo tutto, una volta che un progetto è finito, non c’è molto di più che si possa fare al riguardo, che si tratti di un successo o di un fallimento, giusto?
Questa è stata la filosofia primaria per lungo tempo, ma con lo sviluppo del concetto di apprendimento e best practice, il valore di registrare informazioni sul passato di un’organizzazione per guidare la sua strategia futura è diventato più prevalente.
Oggi si riconosce il valore del miglioramento continuo basato sui dati del passato e si basa su questo che le aziende possono capire cosa è andato storto durante un determinato progetto in modo da non cadere negli stessi errori durante i progetti successivi.
Integrando nuove conoscenze, in particolare su successi e fallimenti, in nuovi processi, si commettono meno errori e si possono ottenere prestazioni più elevate.
Ecco perché misurare il successo del progetto è diventato fondamentale per ogni project manager.
Il problema con la misurazione del successo del progetto è che non è così facile come sembra.
Cosa c’è di così difficile nella misurazione del successo di un progetto?
Sembra logico che misurando il successo di un progetto, sarà possibile raccogliere dati su ciò che è andato particolarmente bene o male e che si sarà in grado di individuare quei fattori di successo da applicare ai progetti futuri.
Cosa succede se il progetto viene consegnato in tempo e in base al budget ma due mesi dopo il cliente non beneficia del risultato? O non sei assolutamente soddisfatto?
Al contrario, alcuni clienti possono essere completamente soddisfatti del risultato di un progetto che è stato quasi un disastro in termini di gestione con, ad esempio, ritardi imprevisti, risorse eccessive, perdite finanziarie per l’azienda, ecc.
Per anni il project management ha cercato di fornire un’idea più precisa di cosa si intenda per “successo del progetto” e per anni abbiamo cercato di identificare ciò che è necessario per garantire il successo del progetto.
Molte ricerche sono state condotte su questo argomento e molti studi sono stati pubblicati.
Tuttavia, i risultati non sono stati così omogenei: nonostante migliaia e migliaia di testi scritti sulla gestione del progetto, nonostante decenni di esperienza individuale e collettiva e nonostante un notevole aumento della quantità di lavoro basato sul progetto, i dati hanno portato a evidenziare che il successo di un progetto è anche in parte molto soggettivo e varia a seconda delle situazioni, organizzazioni, settori e stakeholder.
Infatti, ognuno potrebbe avere una percezione diversa del progetto e del suo risultato.
Fortunatamente, tuttavia, sono emerse anche alcune buone pratiche che dovrebbero aiutare un project manager a misurare il successo dei suoi progetti utilizzando processi semplici.
Criteri per la gestione del progetto di successo
In questi criteri troveremo tutti quelli riguardanti il progetto stesso e la sua attuazione.
Questi in particolare aiutano a misurare l’efficienza interna dell’organizzazione per implementare i progetti e qui troviamo gli elementi “classici” della gestione del progetto:
- Il progetto, che sarà completato entro pianificazione
- Il progetto, che sarà completato entro il budget
- Il progetto soddisfa gli obiettivi di qualità
Altri criteri di project management può essere aggiunto, come:
- Il progetto prevede che tutti i punti che rientrano nel campo di applicazione
- Il progetto soddisfa gli obiettivi commerciali in termini di fatturato e di profitti
E di nuovo in questa categoria è possibile prevedere i criteri relativi ai diversi portatori di interesse:
- Soddisfazione del team di progetto
- Soddisfazione dell’utente finale
- Soddisfazione del fornitore
La soggettività del successo è quindi ridotta al minimo attraverso l’uso di criteri di successo predefiniti.
Tutti sapranno su cosa stanno lavorando e quando sarà il momento di misurare il successo, saranno disponibili benchmark stabiliti.
Il paradigma “define, align and approve”
Per garantire che i criteri di successo stabiliti siano soddisfacentemente realistici, lo sviluppo dei criteri deve seguire il paradigma “define, align and approve”.
In breve, i criteri di successo devono essere adeguatamente definiti in termini misurabili, devono essere allineati alle esigenze e ai vincoli del progetto e devono essere approvati da tutte le parti coinvolte nel processo decisionale.
Vediamo ogni punto più in dettaglio:
1. I criteri di successo devono essere esplicitamente indicati
I criteri di successo devono essere indicati in termini specifici relativi all’esecuzione del processo di gestione del progetto, alle attività del progetto e ai loro risultati. Ad esempio: è un successo se il progetto è completato entro la fine del Q4.
2. I criteri di successo devono essere adeguatamente “allineati”.
I criteri di successo devono essere adeguatamente allineati con la visione, l’ambito e lo sforzo del progetto, considerando lo scopo generale, i benefici da raggiungere, la capacità organizzativa, le priorità, i rischi e i vincoli operativi. Biru: è un successo se il progetto porta a una riduzione del 5% delle segnalazioni di problemi relativi all’accesso remoto al sistema.
3. I criteri di successo devono essere debitamente approvati
I criteri di successo devono essere sviluppati e definiti utilizzando un processo strutturato e collaborativo, in cui tutte le parti coinvolte nel processo decisionale hanno l’opportunità di fornire input, contestare ipotesi, negoziare e infine fornire accettazione e approvazione.
Qualunque sia il progetto in questione, quando sarà possibile misurare il successo attraverso parametri di valutazione ottimali, si otterranno informazioni critiche che, forse, non porteranno al miglioramento del progetto stesso, ma contribuiranno a creare una banca dati di conoscenze per lo sviluppo di futuri programmi e progetti di successo.
