Non essere infelice circa i vostri fatturabili: Una guida

Nei servizi professionali, alcune delle discussioni più fondamentali ruotano intorno tariffe orarie, fermi mensili, e le tasse di progetto-based. Soddisfare con successo le esigenze del cliente finisce per coinvolgere tanto la conversazione intorno al costo quanto il lavoro effettivo richiesto-e di conseguenza, i termini contrattuali devono essere attentamente e meticolosamente concordati prima di iniziare. Ciò rende particolarmente importante chiarire esattamente quali attività costituiscono fatturabili vs. ore non fatturabili.

Più facile a dirsi che a farsi, tuttavia, come determinare quale compito appartiene a quale categoria può presentare una bella sfida. Successivamente, il processo di fatturazione deve essere sottoposto sia all’invio di fatture che alla ricezione del pagamento su una tempistica ragionevole.

Ma c’è una buona notizia: l’adozione di best practice intorno fatturabili può contribuire a rendere l’intero processo più facile. Con una chiara comprensione di ciò che può essere fatturato ai clienti e come meglio fattura, le aziende possono semplificare le operazioni, migliorare l’efficienza complessiva, e sperimentare una maggiore redditività. Continua a leggere per imparare tre strategie intelligenti per aiutare la tua azienda ad aumentare le ore fatturabili, diminuire le ore non fatturabili e navigare nella fatturazione dei progetti con sicurezza.

Ma andiamo con ordine: cosa è fatturabile e cosa no?

Quali sono le ore fatturabili?

Le ore fatturabili non sono semplicemente “ore lavorate”, sfortunatamente. Ci sarà sempre una certa percentuale di attività che devono essere completate e non sono fatturabili. In breve: le attività fatturabili sono “puro lavoro di progetto che può essere fatturato al cliente”, come la pianificazione del progetto, la comunicazione con il cliente e le riunioni (pianificate e non pianificate), la ricerca, il lavoro di produzione, l’ingegneria e le revisioni.

Che cosa è fatturabile vs. ore non fatturabili?

Le ore non fatturabili comprendono le attività che l’organizzazione farebbe anche se il client non esistesse. Queste attività includono riunioni interne, networking e prospezione per nuovi clienti, marketing e pubblicità, attività amministrative come documenti, archiviazione, fatturazione, monitoraggio delle spese, correzione di bug o refactoring del codice, formazione, ecc.

Qual è l’importanza del monitoraggio delle ore fatturabili e non fatturabili?

Sappiamo tutti che i fornitori di servizi amano fatturare al cliente per molte ore fatturabili, ma non possiamo negare che è anche necessario giustificare il tempo speso per un’attività o un progetto. Ore di monitoraggio correttamente non è solo necessario in modo da poter rendere i vostri progetti più successo in futuro, ma anche perché dà visione realistica in diverse statistiche aziendali come:

• Quanto tempo i vostri dipendenti trascorso un determinato compito o progetto
• Quanto profitto o la perdita di vostro business fatto
• qual è la tua squadra produttive, e qual è la sua performance
• Come è possibile pianificare in modo più efficiente
• Come si dovrebbe rendere il futuro migliore di fatturazione stime
• Quanto costo-efficace il progetto è stato per il tuo business
• Come fare progetti più fecondo in futuro

buon Suono? Quindi passiamo a quelle best practice:

1. Investire in software di monitoraggio del tempo di qualità

Qualità genera qualità. Ma i singoli dipendenti faticosamente catturare ore in un foglio di calcolo, Word doc – o anche con carta e penna – non esattamente misurare. Altri devono ancora aggregare questi dati in qualcosa di significativo, tenendo conto dei diversi tassi di paga e di più – e anche allora, il potenziale di errore umano è quasi garantito. Senza un monitoraggio preciso e in tempo reale del progetto, un’organizzazione non ha gli strumenti adeguati per misurare con precisione le ore fatturabili, con conseguente perdita costante di entrate. Investire in un software di monitoraggio del tempo che registra diligentemente e prontamente le ore dei dipendenti con facilità e convenienza è l’unico modo per garantire la vera qualità. I benefici sono immediati:

• Risparmia tempo e sforzi sprecati dai dipendenti e dal personale finanziario quando tutto ciò che è associato al tempo e alla fatturazione è automatizzato.
• Comprendere i contributi di un dipendente-sia per i singoli progetti e la salute generale e il successo del business-visualizzando il suo tasso di utilizzo e la produttività.
• Valuta lo stato di salute e lo stato di un progetto in tempo reale osservando lo stato di avanzamento del progetto rispetto alle ore trascorse dai dipendenti.
• Alloca (o rialloca) le tue migliori risorse in base ai clienti che contribuiscono maggiormente alle tue entrate.
• Acquisire il costo effettivo dei progetti e utilizzare i dati aggregati per garantire che le stime future dei progetti siano più accurate.

2. Tieni traccia di tutto, comprese le ore non fatturabili

Il monitoraggio delle ore fatturabili è un’impresa importante, ma meno i vantaggi derivanti dal monitoraggio e dall’esame dei non fatturabili. In questo modo, le aziende hanno l’opportunità di scoprire alcune tendenze interessanti nel “quadro generale”, nonché i punti fini. Con una panoramica accurata della situazione, è possibile iniziare a spostare le priorità e impostare le linee guida per diverse attività come riunioni, formazione e attività di squadra. Ad esempio, quanto tempo di riunione è necessario per i progetti dei clienti? Quanto tempo dovrebbe essere dedicato alla formazione? Il tuo team lavora bene insieme? Con ogni intuizione arriva la capacità di migliorare la situazione per tutti.

3. Automatizza le attività di fatturazione

I compiti amministrativi non saranno mai attività fatturabili, quindi perché non ridurre al minimo il loro impatto? Il modo migliore per raggiungere questo obiettivo è attraverso l’automazione. Una soluzione facilmente implementata e scalabile può fornire tutto ciò di cui un’organizzazione ha bisogno per avere successo:

• I dipendenti possono riprendere il tempo prezioso speso per tenere traccia delle loro ore e attività, il che significa che le potenziali ore fatturabili aumentano man mano che la frustrazione dei dipendenti diminuisce.
• I manager hanno una visibilità in tempo reale sullo stato di avanzamento del progetto e sulla redditività fino ad oggi, il che consente di apportare modifiche.
• Finanza e fatturazione non hanno più bisogno di aggregare meticolosamente fonti di dati disparate al fine di fatturare i clienti e sono sulla stessa pagina con il team di consegna.
• I clienti ricevono fatture automatiche coerenti e informative. Bonus: i clienti hanno meno probabilità di opporsi ai costi del progetto quando possono vedere chiaramente come sono state assegnate le ore.
• L’azienda beneficia di ridurre al minimo le ore non fatturabili e di inviare fatture in tempo ogni mese.

Con una soluzione software che centralizza l’acquisizione del tempo, elimina le sfide di un sistema manuale, semplifica la fatturazione e la fatturazione, risparmia tempo, migliora il morale e delizia i clienti, ti chiederai come hai mai funzionato senza una soluzione software automatizzata.