Una delle competenze chiave di cui sentiamo parlare nella gestione dei progetti sta guadagnando una maniglia su più progetti e visualizzando l’integrazione tra di loro. Questo può essere un punto dolente per i project manager che non hanno accesso a un sistema aziendale come Microsoft Project Server o Microsoft Project Online, ma che desiderano comunque creare viste, report e istantanee o collegare i file di progetto insieme (essenzialmente, legando le attività da un progetto a un altro file).
Trovo che il modo migliore per creare attività integrate e un rapporto di snapshot del lavoro nel tempo sia quello di sfruttare il “master project” in Microsoft Project.
In questo articolo, ho intenzione di darvi alcune best practice intorno alla creazione di un progetto master. E nel caso in cui vi state chiedendo, sì, queste tecniche sarà sicuramente scala se ne avete bisogno di; la mia azienda ha gestito programmi e portafogli di $500.000.000 e verso l’alto utilizzando progetti master.
I vantaggi di un progetto Master
Perché utilizzare un progetto master?
- Master progetti per darvi la possibilità di creare una collezione permanente di progetti che possono essere visualizzati in qualsiasi momento;
- Durante la visualizzazione dell’elenco dei progetti, un progetto di master consente di visualizzare il progetto principale e sottoprogetti tutto in una volta in una lista;
- Un progetto di master consente di creare consolidato rapporto di progetto;
- Master progetti forniscono un modo per collegare diversi file di progetto insieme, il significato è anche possibile collegare diversi tra le attività di progetto attraverso il progetto master; e
- È possibile stabilire istantanee (pianificazioni non collegate) in modo da poter rivedere storicamente i progressi nel tempo rispetto al tentativo di avere più colonne di date e ore all’interno di un singolo file.
Introduzione ai progetti master
Prima di iniziare a creare il progetto master, è necessario determinare se si desidera che il sito SharePoint di ciascun sottoprogetto sia disponibile nel sito SharePoint del progetto master. Se sì, non pubblicare il sottoprogetto finché non viene pubblicato il progetto principale. Una volta che i sottoprogetti sono stati salvati, registrati e chiusi, ma non pubblicati, sei pronto per creare il tuo progetto principale. Ecco come:
1. Utilizzando Microsoft Project Pro, creare un nuovo progetto vuoto e selezionare la scheda sottoprogetto.
2. Passare al primo sottoprogetto e fare clic su di esso una sola volta. Quindi fare clic sul cerchio accanto alla modalità appropriata e selezionare Inserisci.
Per aggiungere ulteriori sottoprogetti, selezionare una nuova riga vuota all’interno del progetto master e ripetere i passaggi 1 e 2.
3. Dopo aver selezionato tutti i sottoprogetti che si desidera includere nel progetto master, fare clic sulla scheda file per salvare il progetto master e le eventuali modifiche ai sottoprogetti in base alle esigenze
4. Apparirà la finestra di dialogo qui sotto, dove puoi nominare e salvare il tuo progetto principale. Seleziona “No a tutti” se hai inserito i sottoprogetti in sola lettura.
Ora sei pronto per pubblicare o salvare il tuo progetto principale e creare il sito SharePoint.
5. Selezionare la scheda File dalla barra multifunzione Progetti.
6. Fai clic su” Pubblica ” se sei connesso a Project Online o Project Server. Se si sta lavorando su un file locale, selezionare Salva con nome e salvare il file di progetto principale in una directory locale. Si noti che i file del sottoprogetto devono anche essere accessibili dal file che si sta utilizzando come master, il che significa che è necessario salvarli in una directory a cui si ha accesso.
Se sei connesso a una versione Enterprise del Progetto, pubblicherai le modifiche. Si noti che è possibile scegliere di non salvare le modifiche ai file locali che sono stati inseriti.
7. La finestra di dialogo qui sotto apparirà; Seleziona “No a tutti” se hai inserito i tuoi sottoprogetti in sola lettura o “Sì a tutti” se vuoi aggiornare i tuoi file locali con le tue modifiche.
Una delle parti interessanti sul salvataggio e la pubblicazione di file in una versione Enterprise di Project è che è possibile che Project Server o Project Online creino automaticamente un intero sito SharePoint connesso al progetto. Quindi, se si decide di collegare file, documenti, risultati finali, problemi e rischi, è possibile averli collegati e disponibili per la visualizzazione o assegnarli alle attività effettive nel progetto.
8. Apparirà la seguente finestra di dialogo. Seleziona “Pubblica” se sei connesso alla versione Enterprise del Progetto.
Vedrai la seguente finestra di dialogo per salvare tutti i file locali che hai inserito.
Una volta completata la pubblicazione, è possibile chiudere e controllare il progetto master. Ora sei pronto per pubblicare i sottoprogetti. Per fare ciò, avrai bisogno delle informazioni sull’URL dal passaggio 8.
9. Aprire il sottoprogetto e quindi fare clic su Estrai / File & Pubblica. Oppure, se stai salvando una versione locale del progetto, scegli File Salva con nome.
10. Apparirà la finestra di dialogo sottostante; seleziona Pubblica. Chiudi e controlla il progetto. Ripetere questi passaggi per tutti i sottoprogetti.
Creazione di istantanee di progetti
Un modo per creare istantanee storiche di progetti singoli e multipli è utilizzare il progetto master; ma invece di avere file collegati, scegliere di non collegarli. Questo è un ottimo modo per scattare istantanee e — nel progetto 2007 o superiore-ottenere la possibilità di confrontare i file di progetto l’uno contro l’altro per identificare le differenze.
Diamo un’occhiata ad un esempio. Fare clic sulla scheda Progetto e selezionare sottoprogetto.
Una volta selezionato questo, si aprirà la finestra di dialogo Inserisci progetto. Assicurati di disattivare la casella di controllo per “Link al progetto.”
Con Link to project disattivato, tutti i progetti verranno semplicemente inseriti come attività regolari con un’attività di riepilogo per la riga di livello superiore del progetto.
Si noti che l’icona del file di progetto standard non è presente.
Ognuno di questi file è incorporato come se li avessi copiati e incollati; non sono collegati al file originale.
Se si desidera confrontare una versione di un file di progetto con un’altra, è sufficiente utilizzare il pulsante Confronta progetti trovato sulla barra multifunzione. Se sei nel Progetto 2010, sarà trovato nella scheda Progetti. Se sei nel Progetto 2013 o nel Progetto 2016, lo troverai nella scheda Rapporti. Questa schermata mostra Progetto 2013.
