Selezionare il tuo prossimo sistema software ERP può diventare una decisione complessa. L’adozione di un approccio ad hoc nel processo di selezione ERP può comportare notevoli costi inutili e interruzioni della produttività aziendale. In molti casi, le aziende si trovano a valutare i sistemi ERP in base alla reputazione del mercato, al rinvio da un amico o alle esperienze passate di un collega con un sistema ERP, ma ciò che tende a verificarsi sono; raccolta incompleta dei requisiti, demo generiche dei fornitori, eccessiva enfasi sui costi totali, pregiudizi dei dipendenti, tentativo di auto-implementazione e incomprensione dei requisiti da parte del fornitore ERP.
Abbiamo tutti sperimentato almeno uno o più di questi eventi e l’impatto finanziario può essere significativo, quindi la probabilità di una selezione di software ERP di successo può diminuire in modo significativo. L’importanza di adottare un approccio strutturato aumenterà la probabilità di successo – ecco alcuni punti da considerare:
1. Eseguire una revisione del processo di business e analisi
Per evitare le principali insidie in un software ERP selezione richiede un approccio strutturato. Il primo e più importante compito che una società deve intraprendere è un Business Process Review (BPR) e Needs Assessment/Analysis (NAA). Eseguendo da BPR e NAA, internamente o impegnando uno studio di servizi professionali, sarete in grado di definire il business specifico e il requisito dell’utente finale e determinare l’impatto del processo di business. Troverete opportunità per aumentare l’efficienza, ridurre i costi generali e raccogliere avvisi e requisiti di reporting nelle fasi chiave del flusso di lavoro aziendale. Definendo chiaramente il tuo processo aziendale e i requisiti di sistema, sarai in grado di condividere la tua ricerca con il fornitore per eseguire una presentazione della soluzione pertinente alla tua attività piuttosto che una demo generica del loro software.
Eseguendo una valutazione/analisi completa delle esigenze, sarai in grado di calcolare l’impatto finanziario di ciascun processo aziendale per determinare i costi duri e morbidi per la tua attività. Quando si seleziona un nuovo software ERP, sarà molto più facile determinare un ritorno sull’investimento (ROI) dalla quantità di sforzo necessario per affrontare le inefficienze e le lacune nel sistema attuale.
2. Valutare le piattaforme tecnologiche ERP supportate
Poiché le offerte di piattaforme tecnologiche variano come servizi on-premise, cloud e gestiti, la scelta di una soluzione ERP giusta per la tua azienda dovrebbe essere prima di tutto nel processo decisionale. Le piattaforme tecnologiche sono una parte importante del software ERP, ma ogni offerta ha i suoi pro e contro. L’adozione di sistemi ERP basati su cloud è diventata oggi più accettabile nelle nostre culture aziendali, ma le soluzioni cloud detengono ancora una percentuale molto piccola dei sistemi ERP totali venduti in Nord America. Managed Services fornisce servizi di outsourcing di server e backup e tendono ad essere utilizzati da aziende più grandi per controllare i costi di capitale e si basano su un modello di noleggio. On-premise è il metodo tradizionale in cui si acquista il sistema ERP da installare sui server di proprietà dell’azienda. Dovrai valutare il sistema ERP che meglio si adatta alla tua azienda e adottare la piattaforma tecnologica supportata dal sistema ERP.
3. Comprensione del TCO
Come fanno tutti i proprietari di aziende, enfatizziamo eccessivamente il costo di un nuovo sistema ERP e delle piattaforme tecnologiche associate. Molte aziende rivalutano i loro requisiti ERP tra cinque e sette anni a seconda dei cambiamenti nel contesto aziendale. Tuttavia molte aziende hanno mantenuto lo stesso sistema ERP per oltre 10 anni, quindi comprendere il costo totale di proprietà (TCO) è un fattore importante nella vostra decisione. Tendiamo a guardare l’investimento del primo anno come l’impatto sul business, ma guardando l’investimento iniziale più costi di supporto aggiuntivi su un periodo di 5, 7 e 10 anni vi darà un senso migliore del costo totale di un nuovo software ERP. Oggi, ci sono diversi editori di software ERP che offrono un modello di prezzo basato su abbonamento. L’investimento iniziale totale è molto più basso, ma i costi futuri totali possono diventare sufficienti più alti. In un modello di prezzi di sottoscrizione, è necessario determinare il costo totale di proprietà su 5, 7 e 10 anni rispetto ad altri modelli di prezzi, incluse le opzioni di leasing.
4. Determinare i potenziali vantaggi di business del nuovo sistema
Comprendere i potenziali vantaggi di business di un nuovo sistema ERP per la vostra azienda deve essere misurata in modo quantitativo, qualitativo e finanziario. Il vantaggio può essere facilmente definito valutando le aree funzionali chiave della tua attività per determinare l’impatto che avrà su tutte le parti interessate, inclusi clienti, fornitori e dipendenti. Molti imprenditori credono di avere una sensazione intuitiva dell’impatto a tutte le parti interessate, ma per comprendere veramente i benefici misurabili un’analisi dei bisogni dovrebbe essere eseguita per convalidare e confermare l’investimento necessario per massimizzare un ritorno.
5. Determinare l’impatto sul personale
Non sottovalutiamo l’impatto che un nuovo sistema ERP avrà sul personale, specialmente se non sono coinvolti nel processo decisionale. I tuoi dipendenti hanno una comprensione dettagliata dei requisiti necessari per aiutarli a svolgere le loro responsabilità lavorative quotidiane e potenziare quelli nel processo di selezione aiuterà sicuramente a raggiungere l’impegno necessario durante il processo di implementazione per raggiungere il successo.
6. Selezionare il partner commerciale giusto
Coinvolgere una società di servizi professionale specializzata nel sistema ERP che meglio si adatta alla tua azienda contribuirà ad accelerare l’implementazione della soluzione. È necessario determinare i servizi e le competenze offerte dal business partner oltre al sistema ERP poiché molte tecnologie hanno un impatto sull’intera infrastruttura IT. Dovresti collaborare con una società di servizi professionali che offre un approccio one stop shop che include soluzioni CRM, gestione dei contenuti aziendali, soluzioni infrastrutturali e soluzioni Web per citarne alcuni. L’azienda di servizi professionali può aiutarti a determinare le migliori piattaforme su più offerte che meglio supportano il sistema ERP selezionato e può lavorare direttamente con fornitori ed editori per tuo conto quando necessario.
La selezione di un nuovo software ERP per la vostra azienda può essere un compito arduo e dispendioso in termini di tempo. Collaborando con una società di servizi professionale con esperienza e conoscenza nel settore nella selezione dei sistemi ERP, minimizzerai l’impatto della tua azienda e dei tuoi dipendenti massimizzando al contempo i guadagni di efficienza e il ritorno sull’investimento.
