Il metodo essenziale per definire un processo è senza dubbio la mappa del processo. La mappa dei processi aiuta a comprendere un processo e le fasi dei suoi componenti. Le mappe di processo aiutano a determinare dove e come un processo inizia e finisce, nonché tutti i passaggi e le decisioni intermedie. Imparando le basi della mappatura dei processi si può diventare abili a:
- Informazioni su come documentare un processo esistente
- Informazioni su come rappresentare “così com’è” o lo stato corrente di un processo
- Identificare le aree di inefficienza in un processo
Esistono diversi tipi di mappe di processo (di alto livello, dettagliate, funzionali, ecc.). Nella fase di misura di Six Sigma tocchiamo anche tipi più avanzati di mappatura dei processi come le mappe di flusso di valore e SIPOC. In questo articolo, tuttavia, ci concentriamo su come definire un processo imparando le basi della mappatura dei processi e su come utilizzare una mappa dei processi di alto livello.
Una mappa di processo è una rappresentazione grafica di un flusso di processo. Una mappa del processo illustra come viene realizzato un prodotto o come viene eseguita una transazione. Le mappe di processo rappresentano queste attività in modo graduale. Le mappe di processo aiutano anche a rappresentare il flusso sequenziale di materiali o informazioni da un’entità aziendale all’altra. Alcune mappe di processo aiutano anche a dimostrare chi è responsabile di ogni passaggio.
Come faccio a creare una mappa di processo?
I simboli di mappatura dei processi più comunemente utilizzati sono elencati nella seguente mappa dei processi. Questi sono i quattro simboli essenziali. È improbabile che qualsiasi mappa di processo venga mai realizzata senza utilizzare tutti e quattro questi simboli. Rappresentano gli elementi grafici più basilari e comuni necessari per disegnare la tua prima mappa di processo, e anche quella più avanzata. Le mappe di processo iniziano e terminano con il simbolo ovale etichettato sopra come “inizio/fine”. Tutte le mappe hanno quindi passaggi di processo e la maggior parte ha decisioni. Per disegnare la prima mappa di processo è necessario identificare il processo che si desidera mappare e iniziare etichettando il primo passo con l’ovale. Il passo successivo di un processo dovrebbe quindi essere rappresentato con un quadrato. Se seguono passaggi di processo successivi, continuare a utilizzare un quadrato. Se si incontra un posto nel processo in cui deve essere presa una decisione, rappresentare quella domanda/decisione con un simbolo di diamante. Tutte le decisioni hanno più di un risultato possibile. Pertanto, la maggior parte dei diamanti ha 2 connettori che puntano a fasi di processo separate. In genere questi puntatori rappresentano risposte” Sì “e” No ” alla domanda o alla decisione. Di seguito è riportato un semplice esempio di mappa dei processi generici:
Come regola generale suggerisco che le mappe di processo di alto livello siano limitate a 4-6 passaggi. La chiave è essere in grado di condensare un processo in gruppi logici di categorie facilmente descrittive. Se non riesci a condensare un processo nella sua forma più semplice e lo rappresenti in 4-6 passaggi, probabilmente non capisci abbastanza bene il processo o sei vittima di troppe complicazioni.
Sarà senza dubbio necessario perfezionare ulteriormente il livello di informazioni e dettagli rappresentati dalla mappa del processo, ma il primo passo dovrebbe essere sempre quello di mapparlo nella sua forma più elementare. Abbiamo tecniche di mappatura dei processi che ti aiuteranno ad aggiungere dettagli in modo strutturato e organizzato, ma quella lezione è per un altro giorno. Oggi, accetta la sfida di mappare il tuo processo in 4-6 passaggi Can Puoi farlo?
