Pensa alla tua storia d’avventura preferita. Che sia Il Signore degli Anelli o Spirited Away, tutti condividono una cosa in comune: una missione generale — con compiti lungo la strada e (si spera) un piano per guidare l’eroe fino al loro obiettivo.
Allo stesso modo, quando si intraprende un nuovo progetto — che si tratti di ristrutturare una casa o progettare una nuova app — lo stesso senso di struttura e slancio aiuterà a mantenere le cose in pista. Questo è dove un piano di lavoro è utile.
Un piano di lavoro è un documento che traccia il percorso verso il tuo obiettivo. Include cose come budget e risorse, oltre a orari e vincoli. È uno sforzo condiviso tra te, spesso i membri del tuo team e quasi sempre le parti interessate, di cui avrai bisogno per il buy-in.
Ecco tutto quello che devi sapere sulla creazione del tuo primo piano di lavoro, incluso come ottenerlo approvato e cosa fare dopo che il tuo progetto è completo. Tuffiamoci.
- Che cos’è un piano di lavoro?
- Perché utilizzare un piano di lavoro?
- Come creare un piano di lavoro
- Elaborare il ‘perché’
- Dai il contesto del tuo progetto
- Stabilisci la tua strategia e gli obiettivi
- Definire e coordinare le risorse
- Definire i rischi e creare un piano di emergenza
- Crea il tuo piano di lavoro
- Check-in e follow-up
- Valuta il progetto
Che cos’è un piano di lavoro?
Un piano di lavoro è un documento formale che contiene passaggi chiave che ti spingono verso il raggiungimento di un obiettivo. Include budget, risorse, scadenze, pietre miliari e una linea temporale. Di solito è riservato a progetti più grandi, ma è possibile utilizzare una versione ridotta per attività più piccole.
È un documento guida che aiuta tutti a collaborare per raggiungere l’obiettivo finale. Prima di dare un’occhiata a come crearne uno, corriamo rapidamente attraverso alcuni termini chiave.
L’obiettivo descrive la cosa che si desidera raggiungere. Ad esempio, rinomina la tua attività, crea un’app o aumenta i profitti.
La strategia è la strada che intraprenderai per raggiungere il tuo obiettivo. Ad esempio, se il tuo obiettivo era quello di rebrand, potrebbe includere la progettazione di un nuovo logo, la definizione di un nuovo tono di voce e la creazione di una nuova dichiarazione di missione.
I tuoi obiettivi sono deliverable definiti nella tua strategia. Dovrebbero essere definiti chiaramente, con scadenze e fattori misurabili. Impostazione questi fuori aiuta a rimanere in pista e misurare i progressi.
Le tattiche sono tecniche che userai per aiutarti a raggiungere obiettivi specifici. Ad esempio, se il tuo obiettivo è aumentare il numero di visitatori del tuo sito web, le tattiche potrebbero includere ricerca di parole chiave, post di blog SEO, pubblicità PPC e così via.
Perché utilizzare un piano di lavoro?
Un piano di lavoro può aiutarti a rimanere in pista e organizzarti. È anche utile per lo slancio: Avere un documento che traccia ogni fase del tuo progetto tiene te e gli altri membri del team responsabili delle pietre miliari chiave, il che è inoltre utile per le riunioni intermedie quando devi spiegare i tuoi progressi alle parti interessate e al senior management.
Esempio di piano di lavoro
Come creare un piano di lavoro
La creazione di un piano di lavoro può richiedere un po ‘ di tempo. Ma conosci il trapano: più tempo investi in anticipo, più agevole sarà il tuo progetto, quindi vale la pena dedicare un po ‘ di tempo a farlo bene.
Elaborare il ‘perché’
Prima di iniziare il foglio di lavoro, è necessario stabilire il proprio obiettivo. O, in altre parole, definisci perché stai facendo quello che stai facendo.
Il perché è centrale per tutto. Questo è il tuo obiettivo, la tua ricerca, la ragione per cui il tuo progetto esiste in primo luogo. Prova a condensare questo in una frase in stile elevator pitch o due, che puoi mettere all’inizio (o in alto) del tuo piano di lavoro. Dà a chiunque lo legga (incluso te stesso) un promemoria scattante di cosa si tratta. E ‘ anche utile per le parti interessate e senior management, che spesso non hanno un sacco di tempo e vogliono solo il riassunto topline di quello che sta facendo.
Per capire il perché, probabilmente dovrai iniziare con alcuni incontri iniziali con le parti interessate. Questo ti aiuterà a stabilire i tuoi obiettivi, ambito e vincoli. Prima di andare in questa riunione, si consiglia di fare qualche lavoro preliminare da soli. Se stai lottando per iniziare, prova a impostare i tuoi obiettivi INTELLIGENTI. Questi possono aiutare a organizzare i vostri pensieri e superare l’ostacolo iniziale di lavorare fuori che cosa è che si vuole raggiungere.
Dai il contesto del tuo progetto
Si spera che ci abbia pensato durante il primo passaggio, quindi questa fase dovrebbe essere più semplice. Arricchisci il contesto del tuo progetto, comprese le informazioni sui concorrenti, sul mercato attuale e su come il tuo progetto si adatta agli obiettivi aziendali più ampi.
Ecco alcune domande da porsi (e, heads-up, domande che probabilmente ti verranno poste dalle parti interessate):
- Qual è lo scopo del tuo progetto e in che modo supporta obiettivi aziendali più ampi?
- In che modo il vostro progetto soddisferà meglio le richieste dei clienti?
- Come si confronta il tuo progetto con le cose che stanno facendo i concorrenti? Questo potrebbe anche alimentare il tuo “perché” (forse hai bisogno di rilasciare una nuova versione di qualcosa per rimanere competitivo).
Stabilisci la tua strategia e gli obiettivi
Usando pennellate larghe, inizia a tracciare il percorso per raggiungere il tuo obiettivo, inclusi gli obiettivi, che dovrebbero essere misurabili. Se non l’hai già fatto, crea un diagramma INTELLIGENTE per aiutarti a risolvere questo problema. Oppure, se hai già fatto questo, si consiglia di rimpolpare con maggiori dettagli.
Definire e coordinare le risorse
Quindi, elaborare le risorse. Domande e risposte più dettagliate possono coprire quanto segue:
- Quanto tempo ci vorrà per il tuo progetto?
- Qual è il tuo budget e da dove verrà?
- Ci sono dei vincoli?
- Quali strumenti utilizzerai per aiutarti (strumenti di gestione del progetto, software di diagrammi…)
- Chi sarà assegnato a quale ruolo?
- Quali sono le tappe e le scadenze?
- Come sarà il successo e quali sono le tue metriche per misurarlo?
Dovresti anche conoscere il triplo vincolo. Avere una comprensione di questo può aiutarti a destreggiarti tra portata, tempo e costi in modo più efficiente. Può anche aiutare a pianificare e prepararsi per le cose che non sono l’ideale, ma sono anche inevitabili — come giorni di malattia del personale, crash del software, o sponsor tirando fuori.
Definire i rischi e creare un piano di emergenza
Pianificare il peggio non significa essere pessimisti: è solo un buon senso. Ciò significa che se qualcosa accade, sarete più propensi a sapere cosa fare dopo.
I rischi si presentano in tutte le forme — dalle emergenze del personale agli incidenti che incidono su budget e orari. Parlare con quante più persone possibile per ottenere il più ampio di un quadro possibile, quindi creare un piano di emergenza per avere in atto, per ogni evenienza. È anche una buona idea nominare qualcuno che si assuma la responsabilità qui, nel caso in cui uno di questi rischi diventi realtà. Con ogni potenziale problema affrontato, avrai risposte migliori per i tuoi stakeholder e sarai in grado di rassicurarli che non hai lasciato nulla di intentato.
Crea il tuo piano di lavoro
Una volta raccolte tutte queste informazioni, è il momento di creare un modello di piano di lavoro e riempirlo. Dovrebbe includere il tuo obiettivo, le metriche per il successo, i tuoi obiettivi, le scadenze, i rischi e altre informazioni utili. È possibile utilizzare un foglio di calcolo Excel o optare per il software di gestione del progetto, che di solito include modelli e grafici predefiniti, oltre ad altri strumenti che semplificano la collaborazione.
Immergersi in altri diagrammi può aiutarti in questa fase. Alcuni project manager amano usare i grafici di Gantt (come quello qui sotto) per mappare le loro linee temporali.
Creato in Cacoo
Check-in e follow-up
Una volta che hai dato il via, è importante tenere traccia dei progressi e follow-up con ogni membro del team per assicurarsi che tutti di far fronte al carico di lavoro e completando i loro obiettivi.
Ancora una volta, il software di gestione del progetto può aiutarti a rimanere in cima alle cose e individuare i problemi presto, senza dover girovagare per l’ufficio e chiedere a tutti di persona o inviare centinaia di e — mail-qualcosa che il tuo team apprezzerà tanto quanto te. È anche una buona idea programmare check-in regolari, che possono assumere la forma di uno o tutti i seguenti: stand-up giornalieri, riunioni rapide del team una volta alla settimana, incontri con il management e/o le parti interessate a tappe chiave.
Più comunichi e collabori, meno è probabile che le cose scivolino attraverso le fessure. È anche una buona opportunità per rivedere la qualità del lavoro e fornire feedback e apportare modifiche man mano che vai.
Valuta il progetto
Infine, scopri quanto bene hai fatto. Un incontro post-mortem (non così morboso come sembra) è essenziale qui perché dà a tutti i membri della squadra la possibilità di riunirsi, fare un passo indietro e celebrare le vittorie (oltre a risolvere costruttivamente eventuali fallimenti).
La valutazione è importante per tre motivi: in primo luogo, ti aiuta a capire se hai raggiunto il tuo obiettivo o meno. In secondo luogo, ti aiuta a spiegare il successo (o i problemi) del progetto alle parti interessate. E in terzo luogo, stabilisce un precedente utile per i progetti futuri, con preziose lezioni apprese lungo la strada.
