7 Modi per convincere la gente a partecipare a una riunione virtuale

Ripensa ai tuoi incontri virtuali questa settimana. Quanti di loro erano produttivi? E quanti di loro hanno partecipato al gruppo?

Non ti conosco, ma ho corso e mi sono seduto in molte riunioni in cui le persone erano sui loro laptop e non impegnate. Sembrava una perdita di tempo.

Convincere le persone a partecipare ed essere coinvolti prende la giusta comunicazione e la leadership, soprattutto per un incontro virtuale.

Segui questi 7 suggerimenti in modo da eseguire riunioni virtuali produttive che le persone non vedono l’ora di ottenere il meglio dalla tua squadra.

Suggerimento # 1: Invita le persone necessarie alla riunione

“Perché esattamente sono qui?”

Se non sei consapevole di chi inviti alla riunione, questo è ciò che alcune persone potrebbero pensare se non hanno bisogno di essere lì. Più non è meglio è.

Prima della riunione, prendere il tempo di pensare attraverso le persone che hanno davvero bisogno di essere lì per le decisioni, brainstorming o team-building. Se non hanno bisogno di partecipare e solo bisogno di un aggiornamento, considerare se una e-mail dopo la riunione sarebbe abbastanza buono.

Se non lo fai, il caso peggiore è che una persona non essenziale prende il sopravvento sull’incontro e fa deragliare la conversazione!

Certo, devi invitare certe persone per ragioni politiche e va bene così. Vuoi calibrare la cultura aziendale e assicurarti che le persone si sentano incluse. Finché tutti gli altri hanno bisogno di essere lì, hai preparato il terreno giusto per la partecipazione.

Suggerimento n.2: Incoraggia le persone a utilizzare il video

Se vuoi più partecipazione alle tue riunioni, accendi la fotocamera e chiedi ai partecipanti di accendere anche le loro telecamere.

Accendere la fotocamera vi farà un presentatore più coinvolgente. La fotocamera ti consentirà di sfruttare la modalità visiva del tuo pubblico e coinvolgerlo a un livello più profondo rispetto al semplice utilizzo dell’audio. Inoltre, se riescono a vedere la tua faccia, si sentiranno più socialmente obbligati a rispondere alle tue domande e discussioni. Così aprire la strada e accendere la fotocamera durante la presentazione e poi chiedere agli altri di fare lo stesso.

Quando gli altri nella riunione accendono le loro telecamere, allora saranno meno propensi a multi-task e più propensi a partecipare. Multi-tasking è il killer partecipazione.

Immagina di essere in una riunione in cui altri rispondono alle e-mail, fanno il bucato, sfogliano articoli di notizie e altro ancora. Quante probabilità hanno quelle persone di partecipare al tuo incontro virtuale? Sì, è un grande Zero!

Quindi, se si desidera che le persone a fare meno multitasking ed essere più impegnati nella riunione, li hanno accendere le telecamere. Quindi sfrutta il tuo video per connetterti con loro e attirare la loro attenzione.

Tip# 3 Benvenuti persone per nome come vengono in

Molto tempo fa, un mio insegnante ha detto: “Se si vuole massimizzare la partecipazione, allora avete bisogno di massimizzare la sicurezza.”

Pensaci. Se ti senti minacciato o a disagio, solleveresti la tua preoccupazione o condivideresti la tua opinione a un’adunanza? Molto probabilmente no.

Uno dei modi migliori che ho trovato per aumentare la sicurezza nell’incontro è iniziare con un cordiale benvenuto ai partecipanti mentre entrano. Immaginate di accedere a una riunione virtuale, e si vede l’host in video con un sorriso, spalle rilassate, e dice, ” Hey Jack, benvenuto!”

Ti sentirai benissimo in quel momento. Questo è quello che facciamo nelle nostre lezioni settimanali online di parlare in pubblico. Otteniamo professionisti di aderire da tutto il paese. Ci assicuriamo che tutti siano accolti per nome. Quando abbiamo iniziato a fare questa pratica, abbiamo notato un enorme miglioramento nel livello di comfort dei partecipanti.

Se riusciamo a convincere le persone a rilassarsi e partecipare a una lezione di parlare in pubblico, allora sono sicuro che questo suggerimento funzionerà come per magia nei tuoi incontri virtuali.

Suggerimento # 4: Assicurati che il team Comprenda lo scopo della riunione

Come partecipante, se non sei chiaro su cosa sia la riunione, lo scopo più grande, è confuso e diminuirà la probabilità che tu parli.

So che questo mi è successo in passato, dove vengo a una riunione e qualcuno inizia andando dritto nelle erbacce su un aspetto del progetto senza dare un contesto adeguato. Si può sentire come aprire un libro al centro e cercando di seguire quello che sta succedendo.

Parte di spiegare lo scopo è identificare l’argomento, perché è importante, quindi anche spiegare il risultato: si tratta di una riunione decisionale, riunione di brainstorming, aggiornamento? Dare alle persone un’idea di cosa aspettarsi aumenterà le possibilità che partecipino perché hanno quella lungimiranza.

Ora il vostro team comprende lo scopo di questo particolare incontro, e si può elevare il loro impegno ancora di più ricordando loro come questo incontro si riferisce alla visione complessiva del progetto. Qual è l’obiettivo finale? Ricordando alle persone ciò per cui stanno lavorando o la visione più grande, può rivitalizzare l’energia e dare alle persone una spinta di ispirazione. Questa energia aggiunta può essere particolarmente utile in un ambiente virtuale.

Suggerimento # 5: Crea un’aspettativa di partecipazione

Dopo aver impostato lo scopo, è necessario impostare le regole di ingaggio. Questo sta creando una” aspettativa di partecipazione ” proprio in anticipo.

Fai sapere a tutti che vuoi e valuti il loro input e che è sicuro entrare. Spesso, le persone non parlano perché hanno paura di sembrare stupide o di avere un’idea “cattiva”, non perché non gli importa.

Se si tratta di un brainstorming, dì loro che vuoi tutte le idee possibili qui. Se si tratta di una riunione decisionale, menziona i criteri (tutti devono essere d’accordo?).

E se si desidera una sessione focalizzata, chiedere per i computer portatili verso il basso e telefoni di distanza. Mostra la leadership e comunica che ci si aspetta che l’incontro sia coinvolgente.

Nel corso del tempo, i collaboratori assoceranno incontri coinvolgenti al tuo stile di leadership. Quindi imposta le regole!

Suggerimento # 6: Pausa per consentire alle persone di digerire e riflettere.

A Magnetic Speaking, parliamo della pausa in molti contesti perché è uno strumento poliedrico e potente. Uno dei vantaggi della pausa è che permette alle persone di capire meglio cosa stai dicendo perché rallenta il ritmo, dando al cervello degli ascoltatori una pausa per digerire le informazioni. Questo può essere particolarmente utile se l’argomento è complesso o tecnico.

Molte persone lottano per mettere in pausa in generale e sostengono che anche una pausa di 1 secondo può sembrare un’eternità! Mettere in pausa può sembrare ancora più impegnativo in un ambiente virtuale, ma è ancora più critico qui perché nello spazio virtuale, abbiamo meno segnali visivi intorno a noi. Quindi è sicuramente bisogno di mettersi a proprio agio con la pausa in una riunione virtuale.

Innanzitutto, vuoi assicurarti di aggiungere pause naturali a ciò che stai dicendo in generale. Prova una pausa tra le idee, dando alle persone l’opportunità di assorbire le informazioni. Saranno più propensi a parlare se capiscono appieno quello che stai dicendo!

Quindi, quando si chiede direttamente alle persone una domanda, la pausa è un MUST. Se solo ronzio attraverso quello che stai dicendo e poi chiedere, “OK cosa ne pensi”might si potrebbe ottenere grilli. È normale che le persone impieghino più tempo per partecipare a un ambiente virtuale perché si sentono meno viste che in una stanza reale, quindi non sentirti costretto a riempire immediatamente il silenzio da solo. Lascia stare e fai anche una domanda di follow-up come: “ha senso?”o” sei con me?”per sollecitare la gente.

Puoi anche dare direttamente alle persone il permesso di fermarti e pensare dicendo qualcosa del tipo: “Mi piacerebbe sentire il tuo feedback, prenderti un momento e fammi sapere cosa ne pensi.”

Infine, in una riunione virtuale, c’è spesso un ritardo naturale. All’inizio potrebbe sembrare per sempre, e di nuovo potresti sentire l’impulso di riempire il silenzio, ma mettiti a tuo agio e vedrai che la pausa aggiunta può consentire ancora più spazio per la partecipazione.

#7 Chiamare le persone per nome

Se hai gettato le basi, impostare le aspettative e ha fatto tutto elencato nei suggerimenti precedenti vedrete più partecipazione che mai.

Se è stata una lunga riunione e l’attenzione sta iniziando a vacillare, puoi utilizzare questo metodo per iniettare energia immediata nella riunione. Il metodo è quello di chiamare le persone per nome in modo da tenerli attenti e sulle loro punte.

Quando inizi a chiamare le persone per nome, le orecchie delle persone inizieranno a ravvivare. Questo accade perché nessuno vuole essere chiamato e apparire all ” oscuro di quello che sta succedendo e chiedere, “scusa, ho perso che what qual è stata la domanda?”

Ecco un esempio:

Facilitatore: “quindi cosa ne pensate?”

*silenzio*

Facilitatore: “qualcuno?”

Non è una situazione divertente. Ma se hai una bassa partecipazione è possibile chiamare qualcuno per nome per ottenere i loro pensieri per iniziare la conversazione. È quindi possibile chiamare qualcuno per mantenere viva la conversazione.

Questo si chiama ‘avere uno stile di facilitazione provocante’. Questo provocherà una conversazione per far girare la palla perché ora Brian deve commentare ciò che ha detto Sarah.

Non solo questo mantiene le persone sulle spine, ma aiuta anche a incoraggiare le persone più introverse o timide a parlare nell’incontro ed esprimere i loro pensieri al gruppo. Poiché le persone introverse non condividono apertamente i loro pensieri con la stessa facilità delle persone estroverse, è utile offrire questa spinta in più. Questo è quello che stai dando loro quando li chiami per nome, l’incoraggiamento a parlare.

Iniziare con persone che conosci aperte alla condivisione e poi espandersi a poco a poco è una buona strategia per costruire fiducia come squadra.

Utilizzando questi suggerimenti vi aiuterà a ottenere il massimo impegno nel vostro prossimo incontro virtuale. Nel tempo, questi metodi danno il tono per avere conversazioni vivaci, energiche e produttive.