gondoljon a kedvenc kalandtörténetére. Legyen az A Gyűrűk Ura vagy a Spirited Away, egy dolog közös bennük: egy átfogó küldetés — feladatokkal az út mentén, és (remélhetőleg) egy terv, amely végigvezeti a hőst a céljukig.
hasonlóképpen, amikor új projektbe kezd — akár egy ház felújítása, akár egy új alkalmazás tervezése—, ugyanez a struktúra és lendület segít a dolgok nyomon követésében. Ez az, ahol a munkaterv jól jön.
a munkaterv olyan dokumentum, amely leképezi a célhoz vezető útvonalat. Olyan dolgokat tartalmaz, mint a költségvetés és az erőforrások, valamint az ütemtervek és korlátok. Ez közös erőfeszítés az Ön, gyakran a csapattagok és szinte mindig az érdekeltek között — akikre szüksége lesz a buy-inhez.
itt van minden, amit tudnia kell az első munkaterv elkészítéséről, beleértve azt is, hogyan kell jóváhagyni, és mit kell tennie a projekt befejezése után. Merüljünk bele.
- mi a munkaterv?
- miért érdemes munkatervet használni?
- munkaterv létrehozása
- dolgozza ki a ‘miért’
- adja meg a projekt kontextusát
- határozza meg stratégiáját és céljait
- határozza meg és koordinálja az erőforrásokat
- határozza meg a kockázatokat és hozzon létre egy készenléti tervet
- készítse el munkatervét
- bejelentkezés és nyomon követés
- értékelje a projektet
mi a munkaterv?
a munkaterv olyan hivatalos dokumentum, amely kulcsfontosságú lépéseket tartalmaz, amelyek a cél elérése felé vezetnek. Ez magában foglalja a költségvetéseket, az erőforrásokat, a határidőket, a mérföldköveket és az idővonalat. Általában nagyobb projektekre van fenntartva, de kisebb feladatokhoz használhat egy pared-back verziót.
ez egy útmutató dokumentum, amely segít mindenkinek együttműködni a végcél elérése érdekében. Mielőtt megnézzük, hogyan lehet létrehozni egyet, gyorsan futtassunk át néhány kulcsfontosságú kifejezést.
a cél leírja az elérni kívánt dolgot. Például márkázza újra vállalkozását, hozzon létre egy alkalmazást vagy növelje a nyereséget.
a stratégia az az út, amelyet a cél eléréséhez vezet. Például, ha a cél az volt, hogy rebrand, ez magában foglalja a tervezés egy új logó, meghatározó egy új hangszín, és egy új küldetésnyilatkozat létrehozása.
az Ön célkitűzései a stratégiában meghatározott teljesítmények. Ezeket világosan, határidőkkel és mérhető tényezőkkel kell meghatározni. Ezek beállítása segít a pályán maradni és mérni a haladást.
a taktika olyan technikák, amelyeket a konkrét célok eléréséhez használ. Például, ha a cél a webhely látogatóinak számának növelése, a taktika magában foglalhatja a kulcsszókutatást, a SEO blogbejegyzéseket, a PPC-hirdetéseket stb.
miért érdemes munkatervet használni?
a munkaterv segíthet a pályán maradni és megszervezni magát. Hasznos a momentum számára is: Ha van egy dokumentum, amely feltérképezi a projekt minden szakaszát, akkor Ön és a csapat többi tagja elszámoltatható a legfontosabb mérföldkövekért, ami szintén hasznos az időközi értekezleteknél, amikor el kell magyaráznia az előrehaladást az érdekelt feleknek és a felső vezetésnek.
munkaterv példa
munkaterv létrehozása
munkaterv létrehozása kissé időigényes lehet. De ismeri a fúrót: minél több időt fektet be előre, annál simább lesz a projektje-ezért érdemes egy kis időt félretenni a megfelelő helyre.
dolgozza ki a ‘miért’
Mielőtt elkezdené a munkalapot, meg kell határoznia a célját. Vagy más szavakkal, határozza meg, miért csinálja azt, amit csinál.
a miért mindennek központi eleme. Ez a célod, a küldetésed, az oka annak, hogy a projekted létezik. Próbálja meg sűríteni ezt egy vagy két lift hangmagasság – stílusú mondatba, amelyet a munkaterv elejére (vagy tetejére) tehet. Ez ad bárki olvasás (beleértve magát) egy szellemes emlékeztető, hogy mi ez az egész. Hasznos az érdekelt felek és a felső vezetés számára is, akiknek gyakran nincs sok idejük, és csak azt akarják, hogy a topline összefoglalja, mit csinál.
a miért kidolgozásához valószínűleg el kell kezdenie néhány kezdeti kezdő találkozót az érdekelt felekkel. Ez segít meghatározni céljait, hatókörét és korlátait. Mielőtt elindulna erre a találkozóra, érdemes maga elvégeznie néhány előzetes munkát. Ha küzd az induláshoz, próbálja meg meghatározni intelligens céljait. Ezek segíthetnek megszervezni a gondolatait, és leküzdeni a kezdeti akadályt, hogy kitaláljuk, mit akarsz elérni.
adja meg a projekt kontextusát
remélhetőleg erre gondolt az első lépés során, tehát ennek a szakasznak könnyebbnek kell lennie. Töltse ki a projekt kontextusát, beleértve a versenytársakra vonatkozó információkat, a jelenlegi piacot és azt, hogy a projekt hogyan illeszkedik a szélesebb üzleti célokhoz.
Íme néhány kérdés, amit feltesz magának (és, heads-up, kérdések, amelyeket valószínűleg az érdekeltek fognak feltenni):
- mi a projekt célja, és hogyan támogatja a szélesebb üzleti célokat?
- hogyan fogja a projekt jobban megfelelni az ügyfelek igényeinek?
- hogyan viszonyul a projekt a versenytársak dolgaihoz? Ez a ‘miért’ – be is táplálkozhat (talán ki kell adnia valaminek egy új verzióját, hogy versenyképes maradjon).
határozza meg stratégiáját és céljait
széles ecsetvonásokkal kezdje el feltérképezni a cél eléréséhez vezető utat, beleértve a mérhető célokat is. Ha még nem tette meg, hozzon létre egy intelligens diagramot, amely segít megoldani ezt. Vagy, ha ezt már megtette, érdemes részletesebben kifejteni.
határozza meg és koordinálja az erőforrásokat
ezután dolgozza ki az erőforrásokat. Részletesebb kérdések és válaszok a következőkre terjedhetnek ki:
- mennyi ideig tart a projekt?
- mi az Ön költségvetése,és honnan származik?
- vannak-e korlátozások?
- milyen eszközökkel segít (projektmenedzsment eszközök, diagramkészítő szoftver…)
- ki lesz hozzárendelve milyen szerephez?
- mik a mérföldkövek és határidők?
- hogyan fog kinézni a siker, és milyen mérőszámok vannak ennek mérésére?
meg kell tanulnia a hármas korlátozást is. Ennek megértése segíthet a hatókör, az idő és a költség hatékonyabb zsonglőrzésében. Segíthet megtervezni és felkészülni olyan dolgokra, amelyek nem ideálisak, de elkerülhetetlenek is — például a személyzet betegnapjai, a szoftver összeomlása vagy a szponzorok kivonása.
határozza meg a kockázatokat és hozzon létre egy készenléti tervet
a legrosszabb tervezés nem azt jelenti, hogy pesszimista vagy: ez csak jó, józan ész. Ez azt jelenti, hogy ha valami történik, akkor nagyobb valószínűséggel tudja, mit kell tennie.
a kockázatok minden formában megjelennek — a személyzet vészhelyzeteitől a balesetekig, amelyek befolyásolják a költségvetést és az ütemtervet. Beszéljen a lehető legtöbb emberrel, hogy a lehető legszélesebb képet kapja, majd hozzon létre egy készenléti tervet, amely a helyén van, csak abban az esetben. Az is jó ötlet, ha kinevezünk valakit, aki itt felelősséget vállal, ha ezek a kockázatok bármelyike valósággá válik. Minden lehetséges probléma megoldásával jobb válaszokat kap az érdekelt felek számára, és képes lesz megnyugtatni őket, hogy nem hagyott követ megfordítani.
készítse el munkatervét
miután összegyűjtötte ezeket az információkat, itt az ideje, hogy hozzon létre egy munkatervsablont, és töltse ki. Tartalmaznia kell a célt, a siker mutatóit, a célokat, a határidőket, a kockázatokat és más hasznos információkat. Használhat Excel-táblázatot, vagy választhat projektmenedzsment szoftvert, amely általában előre elkészített sablonokat és diagramokat, valamint más eszközöket tartalmaz, amelyek megkönnyítik az együttműködést.
más diagramokba merítés segíthet ebben a szakaszban. Néhány projektmenedzser szívesen használja a Gantt-diagramokat (például az alábbiakat) az idővonaluk feltérképezéséhez.
létrehozva a Cacoo-ban
bejelentkezés és nyomon követés
miután elindult, fontos nyomon követni a haladást, és nyomon követni a csapat minden tagját, hogy megbizonyosodjon arról, hogy mindenki megbirkózik a munkaterheléssel és teljesíti a céljait.
ismét a projektmenedzsment szoftver segíthet abban, hogy a dolgok tetején maradjon, és korán észrevegye a problémákat, anélkül, hogy az irodában kellene járnia, és mindenkit személyesen meg kellene kérdeznie, vagy több száz e — mailt kellene küldenie-amit a csapata ugyanúgy értékelni fog, mint te. Szintén jó ötlet a rendszeres bejelentkezések ütemezése, amelyek az alábbiak közül egy vagy mindegyik formáját ölthetik: napi stand-upok, hetente egyszer gyors csapattalálkozók, találkozók a vezetőséggel és/vagy az érdekelt felekkel a legfontosabb mérföldköveken.
minél többet kommunikálsz és együttműködsz, annál kevésbé valószínű, hogy a dolgok átcsúsznak a repedéseken. Ez is egy jó lehetőség, hogy vizsgálja felül a munka minőségét, és visszajelzést és kiigazításokat, ahogy megy.
értékelje a projektet
végül dolgozza ki, milyen jól sikerült. A halál utáni találkozó (nem olyan morbid, mint amilyennek hangzik) elengedhetetlen itt, mert lehetőséget ad mindenkinek a csapatban, hogy összejöjjön, visszalépjen, és megünnepelje a győzelmeket (valamint konstruktív módon kezelje az esetleges kudarcokat).
Az értékelés három okból fontos: először is segít eldönteni, hogy elérte-e a célját vagy sem. Másodszor, segít megmagyarázni a projekt sikerét (vagy kérdéseit) az érdekelt feleknek. Harmadszor, hasznos precedenst teremt a jövőbeli projektek számára, értékes tanulságokkal az út során.
