minőségirányítási rendszer megvalósítása: legjobb gyakorlat

a minőségirányítási rendszer (QMS) megvalósítása éppúgy művészet, mint tudomány. Adatokat, módszertani megközelítést és az emberek bevonásának képességét igényli.

ez a cikk a QMS bevezetését tárgyalja, és megválaszolja a témával kapcsolatos Gyakran feltett kérdéseket.

itt, az Ideagennél több mint 25 éve segítünk a szervezeteknek a minőség és a működési kiválóság elérésében. Tapasztalatunk van a különböző méretű szervezetekkel való megvalósításban és konzultációban, ezért szakértői perspektívát tudunk nyújtani egy új minőségirányítási rendszer sikeres megvalósításához.

tudja meg:

• mi a minőségirányítási rendszer
• miért fontos, hogy minden szervezet, aki szeretné, hogy sikeres
• az előnyök végrehajtási mir
• a követelmények a MIR
• a logisztika működő mir egy erősen szabályozott környezetben
• annak fontosságát, hogy a hierarchikus kultúra
• a megvalósítás kritikus lépései

mi az a minőségirányítási rendszer (QMS)?

a minőségirányítási rendszer egy összehangolt érték-és folyamatkészlet, amelyet egy szervezet hajt végre annak biztosítására és bizonyítására, hogy megfelel az ügyfelek igényeinek és elvárásainak kielégítéséhez szükséges szabványoknak. A nemzetközi ISO 9001:2015 szabvány a minőségirányítási rendszer átfogó követelményeinek elfogadott nyilatkozata.

miért fontos a MIR?

a teljes mértékben működőképes minőségirányítási rendszer segíti a szervezetet abban, hogy teljesítsen és bizonyítsa, hogy elért bizonyos célokat:

1. következetesen megfelel az ügyfelek igényeinek.
2. a belső követelmények következetes kezelése.
3. a külső követelmények következetes kezelése. pl. az erőforrások hatékony elosztása

milyen előnyökkel jár a minőségirányítási rendszer bevezetése?

a minőségirányítási rendszer bevezetése számos hosszú távú kereskedelmi nyereséget eredményez. Íme néhány előnye a QMS hatékony megvalósításának:

1. szervezeti célok elérése
2. csökkentse a költséges hibákat és pazarlást
3. növelje az ügyfelek elégedettségét
4. hatékonyabban értékesítse vállalkozását
5. hatékonyabban kezelje a növekedést
6. javítsa a dokumentáció elérhetőségét
7. javítsa a problémákat a termékek és szolgáltatások folyamatos fejlesztése érdekében
8. növekvő piaci részesedés az új területeken és piaci ágazatokban
9. minőségi kultúra létrehozása
10. vízió beágyazása minden projektbe
11. jobb belső kommunikáció
12. következetes termékek
13. hatékonyan egyének és csapatok teljesítményének mérése
14. a megfelelés javítása

hogyan támogatja a Mir egy szervezetet a kulturális kérdések kezelésében?

a minőségirányítási rendszer bevezetése felboríthatja az alkalmazottak tollát. Ki tudja őket venni a komfortzónájukból, és el tudja távolítani őket az intézményesített folyamatoktól. Ez az oka annak, hogy a minőségirányítási rendszer bevezetéséhez elengedhetetlen az operatív és a végrehajtó irányítás támogatása a kezdetektől.

az Ideagen több száz minőségmenedzserrel dolgozott együtt, és mindig úgy találta, hogy a legjobb gyakorlat a menedzsment megszerzése a minőség előmozdítása érdekében. A vezetőknek tanácsos a pozitív megerősítés rutinjába kezdeni a rendszerek életének korai szakaszában. Ez nem csak elősegíti a rendszer használatát, hanem motiválja a személyzetet.

töltse le az érdekelt felek elkötelezettségi sablonját, hogy lépésről lépésre megtervezhesse a belső érdekelt felek buy-in-jét.

a hatékonyság érdekében a minőségirányítási rendszernek robusztusnak, intuitívnak és rugalmasnak kell lennie. Az alábbi ábra bemutatja, hogy az Ideagen szoftvermoduljai hogyan hatnak egymásra a holisztikus QMS megerősítésére.

a QMS alatt a folyamatokat szigorúbb irányításnak kell alávetni. Bölcs dolog változásokat várni a személyzet interakciójában, valamint a felelősség és az elszámoltathatóság megoszlásában. Fontolja meg a személyzet észlelését, és ismerje el a meglévő munkavállalói attitűdöket, és eloszlatja az esetleges aggályokat, amelyek a vezetői stratégia létfontosságú részét képezik a QMS végrehajtása során.

a személyzet kommunikációjának témájára építve a MIR bevezetésekor a szervezetnek nem szabad befognia a fülét a munkavállalók javaslatai előtt. Az alkalmazottak azok, akik használni fogják a minőségirányítási rendszert, így van értelme minden szükséges módosításnak, hogy megfeleljen az igényeiknek és javítsa a használhatóságot.

azt is tanácsos, hogy egy szervezet engedélyezzen egy kezdeti lag fázist, mielőtt a fejlesztések normává válnak. A QMS biztosítja a nyugalmat, hogy a szabályozási követelményeket betartják, és hogy a szervezet folyamatosan ügyfélközpontú megközelítést alkalmaz.

mit igényel a QMS?

a minőségirányítási rendszer számos alapvető elemet igényel. Itt van hat közülük:

1. a kommunikáció keretrendszere és eszköze, általában qms szoftver.
2. minőségpolitika és minőségcélok. Ezeket az állításokat dokumentálni kell.
3. minőségi kézikönyv, amely tartalmazza a hatókört, a kizárások indoklását, a dokumentált eljárásokat és a folyamat interakcióinak leírását. Ez meghatározza, hogyan kell a MIR-t betartani, és hangsúlyozza a vállalat elkötelezettségét mind a folyamatos fejlesztés, mind a minőség iránt.
4. a megfelelőségi szabvány által előírt dokumentált eljárások.
5. minden olyan dokumentum, amely a vállalati folyamatok hatékony működéséhez, tervezéséhez és ellenőrzéséhez szükséges.
6. a megfelelőségi szabvány előírja az olyan nyilvántartásokat, mint például a követelményeknek való megfelelőség és a minőségirányítási rendszer hatékony működésének igazolása.

ellenőrzött környezetben való működés:

számos szervezet minőségirányítási rendszert alkalmaz a szabályozási követelményeknek való megfelelés igazolására. A QMS számos módon támogathat egy ellenőrzött környezetben működő szervezetet:

• a megfelelőségi előírások betartásának biztosítása érdekében minden vállalati dokumentumnak meg kell felelnie a MIR-folyamatoknak.
• ez biztosítja a személyzet megfelelő magatartását feladataik ellátása során, egységes adatrögzítési módszert és következetességet a személyzet képzésében.
• nyilvántartások vezetése, mint például az ellenőrzési megállapítások, az adatok nyomon követése, a nem megfelelőségi jelentések és a korrekciós intézkedések stb. használható a QMS használatának és hatékonyságának bizonyítékaként.
• a MIR használható a dokumentumok és nyilvántartások szükséges jóváhagyásának és megsemmisítésének kikényszerítésére.
• fontos, hogy a vállalati felhasználók számára csak a legfrissebb dokumentumok álljanak rendelkezésre. A megfelelőség érdekében a dokumentumoknak egyedi azonosítóval és verzióvezérléssel kell rendelkezniük, amikor módosításra kerülnek.
• szükség lehet A dokumentum szerzőinek és jóváhagyóinak aláírására.
• szükség lehet A dokumentum előzményeinek összefoglalására, amely bemutatja a változásokat és a felülvizsgálat dátumát.

annak biztosítása érdekében, hogy minden rekord nyomon követhető és visszakereshető legyen, a rekordokat a dokumentumokhoz hasonló módon kell kezelni és ellenőrizni. Célszerű egyedi azonosítókat rendelni hozzájuk, amelyeket egy elektronikus QMS eszköz szolgáltat.

a hierarchikus szervezet fontossága:

a szervezet létfontosságú az ellenőrzött dokumentumok kezelésekor. A javasolt hierarchia kezelésére QMS dokumentáció:

1. minőségi kézikönyv
2. Irányelvek
3. eljárások
4. munka utasítások
5. listák
6. űrlapok

bármely további dokumentumtípus a vállalat belátása szerint használható.

végrehajtási lépések:

a QMS megvalósítása sokrétű kihívás. Itt van egy durva terv a QMS megvalósítására:

1. a vállalat által használni kívánt összes ellenőrzött dokumentum általános sablonjait a QMS-dokumentumok megírása előtt kell elkészíteni. A sablonoknak következetes stílusokkal és formátumokkal kell rendelkezniük, így könnyen olvashatók és navigálhatók. Minden sabloneljárásnak és utasításnak rendelkeznie kell cél -, hatókör-és felelősségi szakaszokkal. A sablonoknak meg kell felelniük az ellenőrzött dokumentumkövetelményeknek is, pl. egyedi azonosító stb. Nem kötelező, hogy a vállalati logó szerepeljen a dokumentum fejlécében.
2. sok vállalat már rendelkezik írásbeli eljárásokkal; ezek a jelenlegi eljárások azonban nem feltétlenül naprakészek, vagy hiányosak stb. Lehetnek olyan üzleti területek, mint például a pénzügyek, amelyek nem tartoznak a minőségirányítási rendszer hatálya alá, és a meglévő eljárások tekinthetők a megfelelés elérésének legjobb lehetőségének. A vállalatoknak biztosítaniuk kell, hogy ezek a területek ne befolyásolják az Általános minőségirányítást.
3. a vállalatoknak folyamatábra stílusú feltérképezést kell végezniük a minőségirányítási folyamatokról. Ez elősegíti az összes érdekelt fél bevonását a folyamatba, kiemeli a meg nem felelés és a hiányzó dokumentumok területeit, és kiváló módszer azon területek azonosítására, ahol változásra van szükség.
4. hasznos a MIR-dokumentumok és a struktúra hierarchia szerinti leképezése folyamat – /dokumentumtérképek és szervezeti diagramok segítségével.
5. a dokumentumokat a dokumentumtérképekben szereplő előírásoknak megfelelően kell elkészíteni; legyen tisztában a közönséggel, és ennek megfelelően használja a megfelelő nyelvet. Előfordulhat, hogy egy kétnyelvű személyzettel rendelkező nagy nemzetközi vállalatnak több nyelven kell közzétennie a dokumentációt.
6. az elektronikus tervezeteket megfelelően kell kezelni. Ezeket dokumentálni és iktatni kell, hogy könnyen azonosíthatók, visszakereshetők, felülvizsgálhatók, nyomon követhetők és kezelhetők legyenek. A dokumentumellenőrzési mechanizmusban alkalmazott eljárásnak összhangban kell lennie a szövegezési folyamatban alkalmazott eljárással.
7. fontos, hogy az összes dokumentumot a dokumentum hatálya által érintett valamennyi terület szakértői vizsgálják felül. A dokumentumok felülvizsgálatának elmulasztása csökkentheti a megfelelést, növelheti a minőségirányítási rendszertől való eltérés kockázatát, és súrlódást okozhat a személyzet/osztályok között.
8. fontos a kiadott dokumentum megfelelő jóváhagyási szintjének megszerzése, amelyet a megfelelőségi szabvány előír. Miután kiadták és jóváhagyták, a dokumentum nyomtatott példányát biztonságos helyen kell benyújtani. A dokumentumok közzététele után a személyzet kiképezhető azok használatára.

összefoglalva

• értékelje a meglévő üzleti
• győződjön meg arról, hogy a QMS végrehajtása szükséges
• győződjön meg arról, hogy a folyamatok működnek
• szükség esetén vizsgálja felül ezeket a folyamatokat, és folytonos felülvizsgálatokat végezzen
• vizsgálja meg az elektronikus minőségirányítási megoldásokat (EQMS), mint a folyamat automatizálása és egyszerűsítése

mi a következő lépés?

tudja meg, hogyan segítheti az Ideagen vállalkozását egy minőségirányítási rendszer bevezetésében. A Q-Pulse QMS a világ több mint 2000 vállalatának választott szoftvere, egy rendszer, amelyet 25 éves innováció támogat egy megalapozott és megbízható gyártótól.