A sikeres konferencia vagy konferencia tervezésének teljes útmutatója

a konferencia tervezése izgalmas törekvés lehet, mivel várakozással tekint arra, hogy teljesítsen egy rendezvényt mindenki számára, aki részt vesz. Általában rengeteg feladat van a zsonglőrködéshez, gondos tervezéssel, amely segít az egész folyamat zökkenőmentesebbé tételében, ezért élvezetesebb mindenki számára, aki részt vesz a tervezésben.

válassza ki az esemény típusának legmegfelelőbb konferenciaközpontot

konferenciák és konferenciák széles választéka létezik, kezdve az adott vállalat vagy iparág számára megcélzottaktól a szélesebb közönség számára nyitottakig. Vannak olyan egyezmények, amelyeket magántulajdonban tartanak, valamint nyitottak a nyilvánosság számára, méretek spektrumában—bár az ilyen típusú események általában nagyobbak, mint egy tipikus vállalati Összejövetel.

nem számít, milyen a konferencia vagy a konferencia sajátosságai, a legfontosabb az, hogy olyan eseményt hozzon létre, amely megfelel vagy meghaladja a vállalati esemény céljait, és kielégíti a konferencia résztvevőit.

konferencia tervezési ellenőrzőlista

az ilyen típusú események tervezése gyakran legalább egy évvel korábban kezdődik, a következő elemekkel, amelyek általában a folyamat kezdete közelében találhatók:

• általános cél: ez például oktatási egyezmény az Ön iparágának emberei számára? Szeretné használni ezt az eseményt, hogy reklámot hozzon létre a cége számára? A cél a bevétel generálása vagy a nullszaldó elérése? Mit kell még tisztázni a konferencia céljáról a kezdetektől fogva? A tervezési folyamat során, amikor döntéseket hoz, tartsa szem előtt ezt a célt.
• költségvetés: mennyi pénzt kell előre befektetnie a konferenciába? Keres szponzorokat? A költségek hány százalékát reméli fedezni a résztvevők által fizetett díjak révén? Mennyit kell módosítania a terveket, ha a jegyeladások alacsonyabbak a vártnál? Mennyi mozgástér van a költségvetésben? Mennyit lehet félretenni a váratlan kiadásokra?
• általános felépítés: lesz például olyan rendezvénye, amely tele van iparág-specifikus hangszórókkal? Lesznek-e kitörő vitacsoportok, amelyeket külön konferencia-tárgyalókban tartanak? Kapnak-e a résztvevők tanúsítványokat vagy továbbképzési krediteket, miután részt vettek az eseményen?
• esemény dátum(ok) és időpontok: ez egynapos konferencia lesz? Az egyik, hogy tart az egész hétvégén, vagy talán még egy egész héten? Vannak konkrét időpontok, amikor ennek meg kell történnie? Ha nem, mi a néhány preferált dátum? Lesz ez egy 9-5 esemény vagy esténként részt? Segítenie kell a résztvevőket abban, hogy szállodai szobákat foglaljanak a környéken?
• konferencia központ: egy jelentős méretű eseményhez, mint sok konferencia és konferencia, nem könnyű megtalálni az összes igényt kielégítő helyszínt. Ön szerint hány ember lesz jelen? Van már konkrét helyszíned? Hány konferenciateremre van szükség? Rendelkezésre állnak a szükséges dátumok? Mit kell tennie, hogy biztosítsa a helyszínt?

a konferencia tervezésének másik kulcsfontosságú eleme az étel, amelyet a résztvevők megesznek. Milyen ételeket fog biztosítani, ha van ilyen? Reggeli, ebéd és vacsora? Az ételeket felszolgálják, vagy a svédasztalos stílus az Ön preferenciája? A büfék gyorsabban mozgathatják az étkezést, és lehetőséget adnak az embereknek arra, hogy felkeljenek és nyújtsanak, míg az ülő étkezések lehetőséget adnak az embereknek arra, hogy pihenjenek és csevegjenek az asztali társakkal.

talán a konferencia vagy az expo során több értelme lenne, ha az élelmiszer-értékesítőket a résztvevők számára a napi ütemezett események és tevékenységek körül kényelmesen fogyasztanák.

további részletekért tekintse meg a teljes konferencia-tervezési ellenőrzőlistát.

hogyan szerveződnek a konferencia-tervezők

a legjobb módszer a Tervezési Bizottság felépítésétől függ, bár ezek között a bizottságok között vannak közös tényezők. Általában olyan tervet készít, amely egyértelműen meghatározott feladatokat tartalmaz, amelyeket egyénekhez vagy csoportokhoz rendelnek, konkrét határidőkkel. Minden feladatnak költségvetési tartományt kell tartalmaznia a szükséges célok eléréséhez. Az együttműködési eszközök lehetnek olyan egyszerűek, mint a Google Dokumentumok és a Google Táblázatok, vagy valami high-tech, esetleg a vállalat vállalati szoftverét használva.

ügyeljen arra, hogy a nagy tevékenységeket altevékenységekre bontsa, és az egyes összetevőkhöz esedékességi dátumokat rendeljen. A cél az, hogy a folyamat folyamatosan haladjon, hogy ne legyen utolsó pillanatban pánik vagy rohanás, amikor a konferencia dátuma közeledik, és annak biztosítása, hogy ne hagyjon ki semmi fontosat.

az esemény megtervezése mellett érdemes lehet létrehozni egy marketing tervet is, amelyet a folyamat során szakaszosan vezetnek be. Fogsz, például:

• sajtóközlemények vagy egyéb információk közzététele a webhelyén és más releváns kiadványokban?
• használja az e-mail marketinget, hogy üzenetküldést biztosítson a konferencia valószínű közönségének?
• használja ki a közösségi média erejét új résztvevők vonzására?

a folyamat során jelölje meg azokat az időpontokat is, amikor költségvetési ellenőrzéseket végez. Az eddigi kiadások összhangban vannak-e a bevételekkel? Ha nem, miért nem? Lehetséges, hogy az egyik csapat a vártnál tovább halad a tervezési folyamatban, és az ütemterv előtt felhasználta a forrásokat. Vagy ez azt jelentheti, hogy a marketing költségek magasabbak voltak a vártnál. Bizonyos esetekben ezek meglehetősen kisebb eltérések lehetnek a tervtől. Más esetekben előfordulhat, hogy újra meg kell vizsgálnia a költségvetést, és döntéseket kell hoznia annak egyensúlyba hozása érdekében.

ha a Bizottság ugyanazon vállalatnál alkalmazott vagy ugyanazon szervezethez tartozó emberekből áll, személyes találkozókat tarthat egymással. Vagy ha a Bizottság földrajzilag jobban el van osztva, felhőalapú rendszereket használhat dokumentumok megosztására, és olyan technológiákat használhat, mint a Zoom vagy a Skype a hívások kezdeményezéséhez.

Hogyan növelhető a konferencia látogatottsága

nem szokatlan, hogy egyes résztvevők az utolsó pillanatig várnak, hogy feliratkozzanak egy konferenciára. Ez azonban kihívásokat jelenthet a tervezők számára, beleértve a rendelkezésre álló bevételekkel kapcsolatos bizonytalanságot, valamint azt, hogy mennyi élelmiszerre és egyéb anyagokra lenne szükség. És ha korlátozott hely van a konferencia tárgyalótermeiben, a növekvő látogatottsági számok azt jelenthetik, hogy vagy le kell utasítania az embereket (amit nem akar megtenni), vagy egy last-minute tülekedést kell tennie a konferencia elrendezésének beállításához.

ideális esetben természetesen a résztvevők korábban regisztrálnának a folyamat során-és a kérdés az lehet, hogyan lehet ösztönözni a regisztrációkat, hogy a részvétel optimális szintre kerüljön.

először is, ez segíthet mérlegelni az előnyeit és hátrányait kínál kedvezményt az emberek, akik feliratkoznak, és fizetni Korán a konferencia. A korai fizetési kedvezmények előnyei közé tartozik, hogy ez hogyan lehet:

• adja meg a Bizottság egy korai infúzió készpénz, amely segíthet, hogy finanszírozza tételek meg kell fizetni a konferencia előtt
• hozzon létre buzz, mint a részvételi adatok növekedése, amely segíthet, hogy növeljék a részvétel további
• köszönöm az emberek, akik feliratkoznak, és fizetni korai

hátrányai közé tartozik, hogy ez hogyan csökkentheti a teljes bevétel, ami negatív hatással lehet a költségvetés és a képesség, hogy hozzon létre egy premier élmény. Ráadásul azt a nem kívánt felfogást hozhatja létre, hogy az esemény nem éri meg a teljes árat—és néha olyan kínos helyzethez vezethet, amikor a résztvevők, akik nem regisztráltak Korán, alacsonyabb árat kérnek.

az árképzési szintek meghatározása mellett a konferencia látogatottságának növelése nagymértékben függ a marketing és a PR kampányok mélységétől és hatékonyságától. Kezdje Korán a marketingjével, beleértve mind a szélesebb stratégiákat, például a sajtóközleményeket, mind a niche technikákat, például bizonyos csoportok és egyének termesztését.

hogyan kell dolgozni az Eseménytervezőkkel

a konferencia megtervezése jelentős időt és figyelmet igényelhet. Tehát, ha a konferencia tervezésén dolgozik, miközben kezeli a rendszeres munkaterhelést is, ez elég kihívást jelenthet. Ez gyakran az oka annak, hogy az emberek, akik úgy döntenek, hogy egy eseménytervezővel dolgoznak, ezt a döntést hozzák—és gyakran további előnyöket tapasztalnak.

az idő felszabadítása mellett az eseménytervezők segíthetnek a Bizottságnak abban, hogy prioritásként kezelje kiadásait a konferencia költségvetésének maximalizálása érdekében. Ezenkívül a tapasztalt tervezők tudják, milyen buktatókat kell elkerülni, megvédve Önt a nem kívánt meglepetésektől, miközben gondoskodnak a nem mindig nyilvánvaló tervezési részletekről. Ezek a WiFi sajátosságainak ellenőrzésétől a speciális étrendi igények kezeléséig terjedhetnek.

plusz, a rendezvényszervező segítségével forrás gyártók, amelyek illeszkednek a konferencia vagy egyezmény igényeinek a költségvetésen belül, tárgyalási jobb foglalkozik, hogy lehet, hogy képes a saját. Ha mindezeket a kérdéseket egy tervező kezeli, akkor összpontosíthat a konferencia élvezetére és a hálózatépítés, a megosztott tudás és így tovább.

ha úgy dönt, hogy bérel egy rendezvényszervező, itt van néhány tipp, hogy racionalizálja a folyamatot:

• világosan közölje, mit akar és mire van szüksége, és ha nem biztos a lehetőségekben, kérdezze meg. Tervezője olyan kreatív ötletekkel állhat elő, amelyeket korábban nem vett figyelembe, függetlenül attól, hogy ez összefügg-e a szoba beállításával, az ételek felszolgálásával vagy valami mással.
• Hallgassa meg a tervező által bemutatott ötleteket, és gondosan mérlegelje őket. Végső soron ez a konferencia, így megkapja a végső szót a rendelkezésre álló lehetőségek között—de teljes mértékben kihasználhatja a személy felbecsülhetetlen szakmai tanácsát, amikor elemzi a választások előnyeit és hátrányait.
• a rugalmasság elengedhetetlen. Vannak bizonyos dolgok, amelyek már rögzíthetők. Például, lehet, hogy egy évvel ezelőtt választotta a konferencia dátumát, és széles körben népszerűsítette azt a dátumot. De, bármikor van némi hely, hogy fontolja meg a lehetőségeket, nyitva marad a lehetőségek segítségével, hogy egy egyezmény, hogy emlékezni fognak az elkövetkező években.

vegye figyelembe, hogy amikor a Thrasher-Horne konferencia központot választja, bérleti Koordinátorunk készen áll arra, hogy támogatást nyújtson Önnek, beleértve a rendezvényszervezővel való együttműködést is, ha úgy dönt, hogy bérel egyet. Ha úgy dönt, hogy nem vesz fel szakembert a konferencia megtervezéséhez, örömmel segítünk Önnek abban, hogy egyedülálló élményt teremtsen előadói és résztvevői számára.

az Expo típusai & Konferenciaterem helyszínek

a konferenciaközpontok lehetnek például szállodák, főiskolák és üzleti központok. Gyakran vannak ülések, Asztalok és Székek, WiFi képességek és így tovább. A szálloda kiválasztásakor a vendégek szükség szerint ott is éjszakázhatnak. A kihívások között szerepelhet elegendő konferencia-tárgyalóterem, ha egyszerre több ülést tart, vagy kitörési tereket szeretne. Lehet, hogy a kijelölt vendéglátót kell használnia, is.

ahhoz, hogy hozzon létre egy esemény emlékezni, akkor is úgy egy helyen egyedi látnivalók. A Thrasher-Horne Center például galériaterülettel rendelkezik, amely bérelhető rendezvényekre áll rendelkezésre-galériáinkban pedig művészi kiállítások tehetik igazán kiemelkedővé konferenciáját.

választás Thrasher-Horne konferencia központ
a Thrasher-Horne-nál ötcsillagos szolgáltatást kap megfizethető modern helyszínünkön. Öt testreszabható szobánk képes befogadni azt az elrendezést, amelyre szüksége van a konferencia jövőképének életre keltéséhez. Pontosabban, már több mint 6,135 négyzetméter, amely magában foglalja a nagy szoba nagy események, valamint többcélú szobák mozgatható fal válaszfalak a végső rugalmasságot.

a Konferenciaközpont kiválasztásának további előnyei a következők:

• Ülőhely lehetőség rugalmasság, egyéni beállítások és bontások
• az Ön által választott asztal méretek és formák és kényelmesen párnázott székek
• jelentős Ingyenes parkolás
• függetlenül szabályozott fények és hőmérséklet minden szobában
• helyszíni biztonsági rendelkezésre állás

lehet bérelni egy széles különféle berendezések, így nincs szükség a bérleti létesítményből a konferencia Tárgyalóiba történő szállításra. Ez magában foglalja a fehér ágyneműt, mikrofonokat, A/V szekereket, dobogókat és még sok mást. Ajánlásokat tudunk adni az eladóknak, beleértve az élelmiszer-és alkoholszolgáltatókat is, és tapasztalt személyzeti rendezvénykoordinátoraink az Ön rendelkezésére állnak.

további információt talál a gyönyörű létesítményünkről, amely az Orange Parkban található St. Johns River State College festői campusán található. A helyszín kényelmesen található számos Északkelet-floridai városok és közösségek, többek között, hogy:

• 35 percek Jacksonville belvárosától
• 48 perc Jacksonville strandjaitól
• 58 perc St. Augustine
• kevesebb, mint 90 percre Fernandina Beach
• közelében népszerű Fleming Island éttermek és szállodák a vendégek számára, akiknek szükségük éjszakai szállás

kérjük, hogy lépjen kapcsolatba velünk a 904-276-6815, extension 2, a menetrend egy túra és megvitatják, hogyan tudunk segíteni a közelgő konferencia vagy egyezmény.