az Outlook-szabályok segítenek a felhasználóknak a postaládáik rendezésében. Nekik köszönhetően a fontos üzenetekből származó spam szűrése automatikusabb lehet, a felhasználók postafiókjai pedig kevésbé kaotikusak lehetnek. Ez az Outlook szabályok világos oldala. A kevésbé fényes oldal az, hogy a felhasználók nagymértékben függenek tőlük, és minden alkalommal, amikor kérdés merül fel a szabályokkal kapcsolatban, az adminisztrátorok a vihar szemében találják magukat. Nyugodt maradhat, mivel megmutatom, hogyan kezelheti a felhasználók Outlook-szabályait a PowerShell használatával. De először meg kell ismernie a különbséget a két szabálytípus között, hogy megtudja, mit tehet a PowerShell-vel, és mi igényel közvetlen beavatkozást a felhasználók e-mail klienseiben.
- szerveroldali szabályok vs.ügyféloldali szabályok
- Outlook-szabályok kezelése a PowerShell
- Get-InboxRule
- New-InboxRule
- Enable-InboxRule, Disable-InboxRule,
- Set-InboxRule
- Remove-InboxRule
- az Outlook-szabályokkal kapcsolatos gyakori problémák
- Szabályütközés
- továbbítási szabályok
- Outlook-szabályok egy vállalatnál
szerveroldali szabályok vs.ügyféloldali szabályok
az Outlook szabályai lehetnek szerveroldali vagy ügyféloldali szabályok. A köztük lévő különbségek megértése alapvető fontosságú az adminisztrátor számára, mivel a típus határozza meg, hogy mikor hajtják végre őket, és mely parancsmagok használhatók a kezelésükhöz.
- szerveroldali szabályok: végrehajtásukat teljes egészében az Exchange szerver végzi. Ezek akkor is érvényesülnek, ha a felhasználó Outlook kliense offline állapotban van. Használhatja a cikk további részében felsorolt összes parancsmagot. Ne feledje, hogy az Outlook Web App alkalmazásban létrehozott szabályok mindig szerveroldaliak. Ezen Outlook-szabályok lehetséges felhasználási módjai a következők:
- e-mail prioritásának módosítása,
- bejövő üzenet áthelyezése egy másik mappába,
- e-mail törlése.
- ügyféloldali szabályok: ezek a szabályok csak akkor kerülnek végrehajtásra, ha az Outlook online állapotban van, és a felhasználó be van jelentkezve. Nem fog működni, ha egy e-mailt egy másik e-mail kliensről vagy mobileszközről ér el. Mi több, lehetetlen a PowerShell használatával létrehozni vagy módosítani őket a new-InboxRule és a Set-InboxRule használatával az ügyféloldali szabályok használatával, Az Outlook például.:
- üzenetek áthelyezése PST-fájlba,
- egy adott hang lejátszása amikor egy adott címről érkező levél érkezik
- jelöljön meg egy üzenetet olvasottként
annak ellenőrzéséhez, hogy egy szabály kiszolgálóoldali vagy ügyféloldali-e, Használhatja Szabályok kezelése & figyelmeztetések ablak az Outlook programban. Az ügyféloldali szabályok (csak ügyfél) szöveget adnak a nevükhöz, míg a szerverszabályok nem:
ez az Outlook-ablak az egyetlen hely, ahol biztosan ellenőrizheti az Outlook-szabály típusát. Ennek meghatározására nincs bizonyos módszer az Exchange Management Shell-ben. Igaz, hogy az ügyféloldali szabályok általában rövidebb leírást tartalmaznak az EMS – ben, amint azt a cikk további része is mutatja, de ez aligha üzembiztos módszer a szabálytípus meghatározására.
Outlook-szabályok kezelése a PowerShell
programmal az Exchange Server 2010-től kezdve a Microsoft lehetővé tette a PowerShell használatát az Outlook-szabályok távoli kezeléséhez. Az erre a célra használt parancsmagok a következők:
- Get-InboxRule, amely egy meghatározott postaláda szabálykészletét előnézeti,
- New-InboxRule, amely távolról hoz létre új szabályt,
- Enable-InboxRule and Disable-InboxRule, amely a szabályok be-és kikapcsolására szolgál,
- Set-InboxRule, amely módosítja a szabályokat,
- remove-inboxrule, amely a
szabályok törlésére használható, ne feledje, hogy a fenti listából bármelyik parancsmag sikeres végrehajtása (a Get-inboxrule kivételével) eltávolítja az Outlook programban egy felhasználó számára létrehozott összes ügyféloldali szabályt (további információkért lásd a dokumentumok webhelyet).
Get-InboxRule
ez a parancsmag elsősorban egy adott postaládához beállított összes szabály előnézetére szolgál. Alapformájában így néz ki:
Get-InboxRule -Mailbox <mailbox_name>
mint látható, minden szabálynak saját, különálló Szabályazonosság-paramétere van. Ez a paraméter használható a beállítások és a leírás megtekintéséhez:
Get-InboxRule –Mailbox <mailbox_name> -Identity <number> | FL
azonban sokkal könnyebb és hatékonyabb az Outlook-szabályok keresése és megtekintése a nevük és leírásuk alapján:
Get-InboxRule –Mailbox <mailbox_user> | Select Name, Description | FL
Itt láthatja a különbséget a szerveroldali és a kliens oldali szabályok között, amelyeket korábban említettünk: a PowerShellben az előbbi leírása teljes, míg az utóbbi leírása sokkal rövidebb, csak a szabály feltételeit mutatja:
Outlook:
Exchange Management Shell:
New-InboxRule
ez a parancsmag lehetővé teszi, hogy az Exchange Server rendszergazdája távolról hozzon létre kiszolgálóoldali szabályt. Nem használható kliens oldali szabály létrehozására. Más szavakkal, egy ilyen szabályt csak a felhasználó Outlook kliensével állíthat be.
megmutatom, hogyan lehet két különböző szabályt létrehozni ezzel a parancsmaggal.
a következő parancsmag létrehoz egy szabályt, amely a tárgyban a “spam” szót tartalmazó üzeneteket a Levélszemét mappába helyezi át:
New-InboxRule -Name "Move to Spam" -Mailbox j.doe -MoveToFolder '[email protected]:\Junk Email' -SubjectContainsWords "Spam" -StopProcessingRules $True
ne feledje, hogy lehet kombinálni egy mail flow szabály, amely hozzáadja a “spam” az e-mail tárgya, ha megfelel bizonyos feltételeknek.
a következő parancsmag létrehoz egy szabályt, amely az 15 április 2017 előtt kapott e-maileket áthelyezi az Inbox-ból az archív almappába:
New-InboxRule -Name "To archive" -Mailbox [email protected] -MoveToFolder "[email protected]:\Inbox\Archive" -ReceivedBeforeDate "04.15.2017"
Enable-InboxRule, Disable-InboxRule,
használhatja őket az Outlook szabályok be-és kikapcsolására
ellenőrizheti, hogy mely szabályok vannak engedélyezve a Get-InboxRule használatával:
Get-InboxRule –Mailbox <mailbox_name>
a szabály letiltása és engedélyezése ugyanúgy működik:
Disable-InboxRule -Identity <rule_name> -Mailbox <mailbox_name>
Enable-InboxRule -Identity <rule_name> -Mailbox <mailbox_name>
Set-InboxRule
ez a parancsmag lehetővé teszi bármely szerveroldali szabály módosítását. Jó gyakorlat ellenőrizni a módosítani kívánt szabály részletes leírását. Ezt a korábban leírt Get-InboxRule parancsmaggal teheti meg:
Get-InboxRule –Identity <rule_name> Mailbox <mailbox_user> | Select Name, Description | FL
változtassuk meg a feltételeit úgy, hogy a tárgya helyett az e-mail törzsében szereplő “spam” szóra reagáljon:
Set-InboxRule -Identity <rule_name> -Mailbox <mailbox_name> -BodyContainsWords "spam" -SubjectContainsWords $nule
Remove-InboxRule
az utolsó parancsmag visszafordíthatatlanul eltávolítja a megadott szabályokat a postaládából.
Remove-InboxRule -Identity <rule_name> -Mailbox <mailbox_name>
az Outlook-szabályokkal kapcsolatos gyakori problémák
az Outlook-szabályok lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy ellenőrizzék és rendszerezzék postaládáik tartalmát. Ugyanakkor ezek a szabályok problémákat okoznak az üzenetekkel. Az alábbiakban bemutatjuk a leggyakoribb problémákat, amelyekkel az Exchange Server rendszergazdái találkoznak:
Szabályütközés
konfliktusok általában akkor fordulnak elő, ha egynél több szabály vonatkozik egy bejövő e-mailre. Például:
John üzenetet kap Tonytól a fontos témával. John Outlook két szabály vonatkozik erre az e-mailre. Az elsőnek Tony összes üzenetét át kell helyeznie a munkatársak almappájába. A második szabály állítólag a fontos témával rendelkező e-maileket áthelyezi a fontos e-mail almappába.
ha mindkét szabály kliens oldali típusú, akkor a prioritásuk szerint kerülnek végrehajtásra (a szabályok prioritását a Get-InboxRule-postaláda <mailbox_name> segítségével ellenőrizheti). Ebben a helyzetben Tony üzenete a munkatársak almappájába kerül, a második szabályt pedig a konfliktus miatt nem hajtják végre.
de az igazi probléma akkor kezdődik, amikor a szerver oldali és a kliens oldali szabályok keverednek. Amikor az Outlook-ügyfél offline állapotban van, először a kiszolgálóoldali szabályok kerülnek végrehajtásra, még akkor is, ha alacsonyabb prioritásúak. Térjünk vissza a fenti példához. Ha az első szabály ügyféloldali, a második pedig szerveroldali, az üzenet különböző mappákba kerül, attól függően, hogy az ügyfél fut-e vagy sem.
továbbítási szabályok
az ilyen szabályok létrehozásának képessége gyakran ahhoz vezet, hogy az e-maileket lemásolják, eltűnnek, vagy rossz címzetthez kerülnek. Ilyen probléma akkor fordulhat elő, ha a felhasználó elfelejti, hogy nyaralás előtt olyan szabályt állít fel, amely továbbítja levelezését valaki másnak (és ez gyakran előfordul).
ezeket a problémákat a Get-MessageTracingLog parancsmag naplóival oldhatja meg. Az ilyen rendellenességeket a MAILBOXRULE bejegyzés keresésével találhatja meg a forrás fejléc alatt:
ezután szűrheti ezt a MAILBOXRULE eseményt:
végül a Get-InboxRule szabály segítségével megtudhatja, hogy kinek a szabálya felelős a problémáért:
Outlook-szabályok egy vállalatnál
az Outlook-szabályok Az egyéni felhasználók segítése mellett egy egész vállalat munkafolyamatának megszervezésére is felhasználhatók. Például távolról létrehozhat almappákat a felhasználók Beérkező levelek mappáiban, majd létrehozhat egy szabályt, amely az e-maileket egy belső vállalati alkalmazásból áthelyezi az újonnan létrehozott mappákba. Ez segít abban, hogy a levelezés jól szervezett legyen az egész társaságban.
először egy EWS-alapú parancsfájlt használhat mappák létrehozására a felhasználók postaládáiban.
ezután a New-InboxRule használatával létrehozhat egy szabályt, amely áthelyezi a választott üzeneteket az újonnan létrehozott almappákba.
vegye figyelembe, hogy ez egy példa arra, hogy az Outlook-szabályok hogyan használhatók egy vállalatnál.
kétségtelen, hogy az Outlook szabályai sok helyzetben hasznosak lehetnek. Ugyanakkor a levelezési szabályokkal együtt történő kezelésük meglehetősen elsöprő lehet az Exchange Server rendszergazdája szempontjából. Egyes esetekben, e szabályok sokasága jelentős zavart okozhat a vállalat postai áramlásában. Ahhoz, hogy egy adminisztrátor munkáját sokkal könnyebbé tegye, használhatja az Exchange Rules Pro alkalmazást. Számos funkciója közül az egyik, hogy segít a szállítási szabályok kezelésében és annak biztosításában, hogy a levelek áramlása ne zavarjon.
