7 módja annak, hogy az embereket virtuális értekezleten vegyenek részt

gondoljon vissza a virtuális találkozókra ezen a héten. Hányan voltak produktívak? És hányan vettek részt a csoportban?

nem tudom, ti hogy vagytok vele, de én már futottam és ültem rengeteg találkozón, ahol az emberek laptopon ültek, és nem voltak elfoglalva. Időpocsékolásnak tűnt.

az emberek bevonása és elkötelezettsége a megfelelő kommunikációt és vezetést igényli, különösen egy virtuális találkozón.

kövesse ezt a 7 tippet, hogy olyan produktív, virtuális találkozókat szervezhessen, amelyekre az emberek már alig várnak, és a legjobbat hozhassa ki csapatából.

1. tipp: hívja meg a szükséges embereket a találkozóra

“miért vagyok itt?”

ha nem vagy tudatában annak, hogy kit hívsz meg a találkozóra, ez az, amit néhány ember gondolhat, ha nem kell ott lennie. A több nem jobb.

a találkozó előtt szánjon időt arra, hogy átgondolja azokat az embereket, akiknek valóban ott kell lenniük a döntéseknél, ötletelés vagy csapatépítés. Ha nem kell részt venniük, és csak frissítésre van szükségük, fontolja meg, hogy egy e-mail a találkozó után elég jó lenne-e.

ha ezt nem teszed meg, a legrosszabb esetben egy nem lényeges személy veszi át a találkozót, és kisiklja a beszélgetést!

természetesen meg kell hívnod bizonyos embereket politikai okokból, és ez rendben van. Szeretné kalibrálni a vállalati kultúrát, és győződjön meg róla, hogy az emberek úgy érzik, hogy benne vannak. Amíg mindenki másnak ott kell lennie, beállította a megfelelő színpadot a részvételhez.

2.Tipp: Bátorítsd az embereket a videó használatára

ha többet szeretnél részt venni az értekezleteken, akkor kapcsold be a kamerát, és kérd meg a résztvevőket, hogy kapcsolják be a kamerájukat is.

a fényképezőgép bekapcsolása vonzóbb műsorvezetővé teszi Önt. A kamera lehetővé teszi, hogy megcsapolja a közönség vizuális modalitását, és mélyebb szinten vonja be őket, mint a hang használata. Továbbá, ha látják az arcodat, társadalmilag kötelesebbnek érzik magukat, hogy válaszoljanak a kérdéseidre és a beszélgetéseidre. Tehát vezesse az utat, kapcsolja be a fényképezőgépet, amikor bemutatja, majd kérje meg másokat, hogy tegyék ugyanezt.

amikor az értekezleten mások bekapcsolják a kameráikat, akkor kevésbé valószínű, hogy több feladatot végeznek, és nagyobb valószínűséggel vesznek részt. A Multi-tasking a részvételi gyilkos.

Képzeld el, hogy egy találkozón vagy, ahol mások e-mailekre válaszolnak, mosnak, újságcikkeket böngésznek stb. Mennyire valószínű, hogy ezek az emberek részt vesznek a virtuális találkozón? Igen, ez egy nagy nulla!

tehát, ha azt szeretné, hogy az emberek kevesebb multitaskingot végezzenek, és jobban részt vegyenek a találkozón, kapcsolja be a kamerákat. Ezután használja ki saját videóját, hogy kapcsolatba lépjen velük, és felhívja a figyelmüket.

Tipp# 3 Üdvözöljük az embereket név szerint, ahogy jönnek

régen egy tanárom azt mondta: “ha maximalizálni akarod a részvételt, akkor maximalizálnod kell a biztonságot.”

Gondolj bele. Ha fenyegetve vagy nyugtalannak érzi magát, felvetné aggodalmát vagy megosztaná véleményét egy találkozón? Valószínűleg nem.

az egyik legjobb módja annak, hogy a találkozó biztonságát növeljem, az, hogy barátságos fogadtatással kezdem a résztvevőket, amikor bejönnek. Képzelje el, hogy bejelentkezik egy virtuális találkozóra, és látja a videón a házigazdát mosolyogva, nyugodt vállakkal, és azt mondja: “Hé Jack, Isten hozott!”

abban a pillanatban remekül fogja érezni magát. Ez az, amit csinálunk a heti online nyilvános beszéd osztályok. Kapunk szakemberek, hogy csatlakozzon az egész országban. Gondoskodunk arról, hogy mindenkit név szerint fogadjanak. Amikor elkezdtük ezt a gyakorlatot, észrevettük a résztvevők kényelmi szintjének hatalmas javulását.

ha el tudjuk érni, hogy az emberek pihenjenek és részt vegyenek egy nyilvános beszédórán, akkor biztos vagyok benne, hogy ez a tipp varázslatosan fog működni a virtuális találkozókon.

4. tipp: Győződjön meg róla, hogy a csapat megérti az értekezlet célját

résztvevőként, ha nem világos, hogy mi az értekezlet, a nagyobb cél, zavaró, és csökkenti annak valószínűségét, hogy felszólal.

tudom, hogy ez történt velem a múltban, amikor eljövök egy találkozóra, és valaki azzal kezd, hogy egyenesen a gyomokba megy a projekt egyik aspektusában, anélkül, hogy megfelelő kontextust adna. Olyan érzés lehet, mintha kinyitna egy könyvet a közepére, és megpróbálná követni, mi történik.

a cél magyarázatának része a téma azonosítása, miért fontos, majd az eredmény magyarázata is: ez egy döntéshozó találkozó, ötletbörze, frissítés? Ha képet ad az embereknek arról, hogy mire számíthatnak, növeli a részvétel esélyét, mert előrelátásuk van.

most a csapata megérti az adott találkozó célját, és még jobban növelheti elkötelezettségüket, ha emlékezteti őket arra, hogy ez a találkozó hogyan kapcsolódik a projekt általános jövőképéhez. Mi a végcél? Azáltal, hogy emlékezteti az embereket arra, hogy mit dolgoznak, vagy a nagyobb jövőképet, újjáélesztheti az energiát,és lendületet adhat az embereknek. Ez a hozzáadott energia különösen hasznos lehet virtuális környezetben.

5.tipp: részvételi elvárás létrehozása

miután beállította a célt, meg kell határoznia a részvétel szabályait. Ez egy “részvételi elvárást” teremt közvetlenül az elején.

tudassa mindenkivel, hogy szeretné és értékeli a bemenetüket, és hogy biztonságos a hangjelzés. Az emberek gyakran azért nem szólalnak fel, mert félnek attól, hogy hülyének tűnjenek vagy “rossz” ötletük legyen, nem azért, mert nem érdekli őket.

ha ez egy ötlet, mondd meg nekik, hogy minden lehetséges ötletet itt akarsz. Ha döntéshozó értekezletről van szó, említse meg a kritériumokat (mindenkinek egyet kell értenie?).

és ha fókuszált munkamenetet szeretne, kérje le a laptopokat és a telefonokat. Megmutatja a vezetést, és közli, hogy elvárja, hogy a találkozó vonzó legyen.

idővel a munkatársak összekapcsolják a vonzó találkozókat a vezetési stílusoddal. Tehát állítsa be a szabályokat!

6.tipp: szünet, hogy az emberek Megemészthessék és elmélkedhessenek.

a Magnetic Speakingnél sok kontextusban beszélünk a szünetről, mert ez egy sokoldalú és hatékony eszköz. A szünet egyik előnye, hogy lehetővé teszi az emberek számára, hogy jobban megértsék, amit mondasz, mert lelassítja az ingerlést, így a hallgatók agya szünetet tart az információk megemésztésére. Ez különösen akkor lehet hasznos, ha a téma Összetett vagy technikai.

sokan küzdenek azért, hogy általában szünetet tartsanak, és azt állítják, hogy még egy 1 másodperces szünet is örökkévalóságnak érezheti magát! A szünetelés még nagyobb kihívást jelenthet egy virtuális környezetben, de itt még kritikusabb, mert a virtuális térben kevesebb vizuális jelzés van körülöttünk. Tehát feltétlenül meg kell elégednie a virtuális találkozó szüneteltetésével.

először is meg kell győződnie arról, hogy természetes szüneteket ad hozzá ahhoz, amit általában mond. Próbáljon szünetet tartani az ötletek között, lehetőséget adva az embereknek az információk elnyelésére. Nagyobb valószínűséggel fognak beszélni, ha teljesen megértik, amit mondasz!

ezután, amikor közvetlenül felteszi az embereknek a kérdést, a szüneteltetés kötelező. Ha csak zümmögsz, amit mondasz, majd megkérdezed, “oké, mit gondolsz” … lehet, hogy tücsköket kapsz. Normális, hogy az emberek hosszabb ideig vesznek részt egy virtuális környezetben, mert kevésbé érzik magukat látottnak, mint egy igazi szobában, ezért ne érezzék magukat arra, hogy azonnal kitöltsék a csendet. Hagyja ülni, sőt tegyen fel egy utólagos kérdést, például: “van ennek értelme?”vagy” velem vagy?”az emberek felszólítására.

közvetlenül is engedélyt adhat az embereknek, hogy megálljanak és gondolkodjanak, mondván valami ilyesmit: “szeretném hallani a visszajelzésedet, szánj egy percet, és tudasd velem, mit gondolsz.”

végül egy virtuális találkozón gyakran természetes késés van. Lehet, hogy úgy érzi, mintha örökre az első, és újra lehet érezni a késztetést, hogy töltse ki a csendet, de kap kényelmes vele, és látni fogja, hogy a hozzáadott szünet lehetővé teszi, hogy még több helyet a részvétel.

#7 hívja az embereket név szerint

ha lefektette az alapokat, elvárásokat állított fel és mindent megtett az előző tippekben felsoroltak szerint, akkor több részvételt fog látni, mint valaha.

ha ez egy hosszú találkozó volt, és a fókusz kezd meginogni, akkor ezzel a módszerrel azonnali energiát injektálhat az értekezletbe. A módszer az, hogy hívja az embereket név szerint, így tartsa őket figyelmes és a lábujjak.

amikor elkezded hívni az embereket név szerint, az emberek füle elkezd felélénkülni. Ez azért történik, mert senki sem akarja, hogy felhívják, és úgy tűnjenek, hogy nem tudják, mi történik, és megkérdezzék: “sajnálom, ezt kihagytam…mi volt a kérdés?”

Íme egy példa:

facilitátor: “mit gondoltok srácok?”

*csend*

segítő: “valaki?”

ez nem szórakoztató helyzet. De ha alacsony a részvételed, név szerint felhívhatsz valakit, hogy gondolkodjon a beszélgetés megkezdéséhez. Ezután felhívhat valakit, hogy tartsa életben a beszélgetést.

ezt hívják ‘provokáló facilitációs stílusnak’. Ez provokálja a beszélgetést, hogy a labda guruljon, mert most Briannek meg kell kommentálnia, amit Sarah mondott.

ez nem csak tartja az embereket a lábujjaikon, hanem segít abban is, hogy ösztönözze az introvertáltabb vagy félénkebb embereket, hogy beszéljenek a találkozón, és fejezzék ki gondolataikat a csoportnak. Mivel az introvertált emberek nem nyíltan osztják meg gondolataikat olyan könnyen, mint az extrovertált emberek, hasznos felajánlani ezt az extra lökést. Ezt adod nekik, amikor név szerint szólítod őket, a bátorítást, hogy szólaljanak fel.

kezdve azokkal az emberekkel, akikről tudod, hogy nyitottak a megosztásra, majd apránként kibővítve jó stratégia a csapat bizalmának kiépítésére.

ezekkel a tippekkel maximális elkötelezettséget érhet el a következő virtuális találkozón. Idővel ezek a módszerek megadják a hangot az élénk, energikus és produktív beszélgetésekhez.