Outlook säännöt auttavat käyttäjiä järjestämään postilaatikoita. Niiden ansiosta tärkeiden viestien roskapostin seulominen voi olla automaattisempaa ja käyttäjien postilaatikot voivat näyttää vähemmän kaoottisilta. Tämä on valoisa puoli Outlook säännöt. Vähemmän valoisa puoli on, että käyttäjät ovat erittäin riippuvaisia niistä ja joka kerta, kun sääntöihin liittyy ongelma, ylläpitäjät huomaavat olevansa myrskyn silmässä. Voit kuitenkin pysyä rauhallisena, sillä näytän sinulle, miten hallita käyttäjien Outlook-sääntöjä Powershellilla. Mutta ensin sinun täytyy tietää ero näiden kahden sääntötyypin välillä, saadaksesi tietää, mitä voit tehdä Powershellilla ja mikä vaatii suoraa puuttumista käyttäjien sähköpostiohjelmiin.
palvelinpuolen säännöt vs. asiakaspuolen säännöt
Outlookin säännöt voivat olla joko palvelinpuolen tai asiakaspuolen sääntöjä. Ymmärtäminen erot niiden välillä on ratkaisevaa admin, koska tyyppi määrittää, milloin ne suoritetaan ja mitä cmdlets voidaan hallita niitä.
- palvelinpuolen säännöt: niiden toteutuksen suorittaa kokonaan Exchange-palvelin. Ne ovat voimassa silloinkin, kun käyttäjän Outlook-asiakas on offline. Voit käyttää kaikkia cmdlets lueteltu edelleen osa artikkeli. Mielessä, että säännöt luotu Outlook Web App ovat aina palvelimen puolella. Mahdollisia käyttötarkoituksia näiden Outlook säännöt ovat:
- muuta sähköpostin prioriteettia,
- siirrä saapuva viesti toiseen kansioon,
- Poista sähköposti.
- asiakaspuolen säännöt: nämä säännöt suoritetaan vain, kun Outlook on verkossa, ja käyttäjä on kirjautunut sisään. Se ei toimi, jos sähköpostia käytetään eri sähköpostiohjelma tai mobiililaitteella. Lisäksi on mahdotonta käyttää PowerShell luoda tai muokata niitä New-InboxRule ja Set-Inboxrule käyttämällä client-side sääntöjä, Outlook voi esim.:
- siirrä viestit PST-tiedostoon,
- Soita tietty ääni, kun posti tietystä osoitteesta saapuu
- merkitse viesti luetuksi
tarkistaaksesi, onko sääntö palvelimen vai asiakkaan puolella, voit käyttää Hallitse sääntöjä & hälytykset ikkuna Outlookissa. Asiakaspuolen sääntöihin on (vain asiakas) lisätty tekstiä niiden nimeen, kun taas palvelimen sääntöihin ei:
tämä Outlook-ikkuna on ainoa paikka, jossa voit tarkistaa Outlookin säännön tyypin varmasti. Ei ole mitään varmaa tapaa määrittää tätä Pörssijohtamisen Shellissä. On totta, että yleensä asiakaspuolen säännöillä on lyhyempi kuvaus EMS: ssä, kuten artikkelin loppuosa osoittaa, mutta se on tuskin idioottivarma tapa määrittää sääntötyyppi.
Outlookin sääntöjen hallinta Powershellilla
alkaen Exchange Server 2010: stä Microsoft on antanut mahdollisuuden käyttää Powershellia Outlookin sääntöjen etähallintaan. Tähän tarkoitukseen käytetyt cmdlets ovat seuraavat:
- Get-InboxRule, joka esikatselee tietyn postilaatikon sääntöjä,
- New-InboxRule, joka luo uuden säännön etänä,
- Enable-InboxRule ja Disable-inboxrule, jota käytetään sääntöjen päälle ja pois päältä kääntämiseen,
- Set-InboxRule, joka muuttaa sääntöjä,
- remove-inboxrule, jolla voidaan poistaa säännöt
muista, että minkä tahansa Cmdletin onnistunut suoritus yllä olevasta luettelosta (get-inboxrulea lukuun ottamatta) poistaa kaikki käyttäjän Outlookissa luodut asiakaspuolen säännöt (Katso lisätietoja tästä Docs-sivustosta).
Get-InboxRule
tätä cmdletiä käytetään ensisijaisesti esikatselemaan kaikkia tietylle postilaatikolle asetettuja sääntöjä. Perusmuodossaan se näyttää tältä:
Get-InboxRule -Mailbox <mailbox_name>
kuten näette, jokaisella säännöllä on oma, erillinen RuleIdentity parametri. Tätä parametria voidaan käyttää sen asetusten ja kuvauksen tarkasteluun, kuten:
Get-InboxRule –Mailbox <mailbox_name> -Identity <number> | FL
kuitenkin, on paljon helpompaa ja tehokkaampaa etsiä ja tarkastella Outlookin sääntöjä niiden nimen ja kuvauksen perusteella:
Get-InboxRule –Mailbox <mailbox_user> | Select Name, Description | FL
tässä näet eron palvelinpuolen ja asiakaspuolen sääntöjen välillä, jotka on mainittu aiemmin: Powershellissa edellisen kuvaus on täydellinen, kun taas jälkimmäisen kuvaus on paljon lyhyempi, näyttäen vain säännön ehdot:
Outlook:
Exchange Management Shell:
New-InboxRule
this cmdlet let an Exchange Server administrator create a server-side rule remote. Sitä ei voi käyttää asiakassäännön luomiseen. Toisin sanoen, voit määrittää tällaisen säännön vain käyttämällä käyttäjän Outlook-asiakas.
näytän, miten luodaan kaksi erilaista sääntöä tämän cmdletin avulla.
seuraava cmdlet luo säännön, joka siirtää sanan” spam ” sisältävät viestit otsikossa roskapostikansioon:
New-InboxRule -Name "Move to Spam" -Mailbox j.doe -MoveToFolder '[email protected]:\Junk Email' -SubjectContainsWords "Spam" -StopProcessingRules $True
muista, että voit yhdistää sen sähköpostivirtasääntöön, joka lisää sanan ”spam” sähköpostin aiheeseen tiettyjen ehtojen täyttyessä.
seuraava cmdlet luo säännön, joka siirtää ennen 15. huhtikuuta 2017 vastaanotetut sähköpostit postilaatikosta arkiston alikansioon:
New-InboxRule -Name "To archive" -Mailbox [email protected] -MoveToFolder "[email protected]:\Inbox\Archive" -ReceivedBeforeDate "04.15.2017"
Ota käyttöön-InboxRule, Poista-Inboxrule,
voit käyttää niitä Outlookin sääntöjen kytkemiseen päälle ja pois päältä
voit tarkistaa, mitkä säännöt ovat käytössä Get-InboxRule-ohjelmalla:
Get-InboxRule –Mailbox <mailbox_name>
säännön poistaminen käytöstä ja käyttöönotto toimii samalla tavalla:
Disable-InboxRule -Identity <rule_name> -Mailbox <mailbox_name>
Enable-InboxRule -Identity <rule_name> -Mailbox <mailbox_name>
Set-InboxRule
tämän cmdletin avulla voit muokata mitä tahansa palvelinpuolen sääntöä. On hyvä käytäntö tarkistaa tarkempi kuvaus säännöstä, jota haluat muokata. Voit tehdä sen aiemmin kuvatulla Get-InboxRule cmdlet-ohjelmalla:
Get-InboxRule –Identity <rule_name> Mailbox <mailbox_user> | Select Name, Description | FL
muutetaan sen ehtoja niin, että se reagoi sähköpostin runkoon sisältyvään sanaan ”spam” aiheensa sijaan:
Set-InboxRule -Identity <rule_name> -Mailbox <mailbox_name> -BodyContainsWords "spam" -SubjectContainsWords $nule
Remove-InboxRule
The last cmdlet rememberly removes any rule you specified from a mailbox.
Remove-InboxRule -Identity <rule_name> -Mailbox <mailbox_name>
yleiset ongelmat Outlookin sääntöjen kanssa
Outlookin säännöt antavat käyttäjille mahdollisuuden hallita ja järjestää postilaatikoiden sisältöä. Samalla nuo säännöt aiheuttavat ongelmia viesteihin. Alla ovat yleisimmät ongelmat Exchange Server ylläpitäjät törmännyt:
sääntöjen ristiriita
ristiriitoja esiintyy yleensä, kun useampi kuin yksi sääntö koskee saapuvan sähköpostin. Esimerkiksi:
John saa tonylta viestin, jossa aihe on tärkeä. Johnin Outlook on kaksi sääntöä, jotka koskevat tätä sähköpostia. Ensimmäisen pitäisi siirtää kaikki viestit Tonylta työkavereiden alikansioon. Toinen sääntö on tarkoitus siirtää sähköpostit aihe tärkeä tärkeitä sähköposteja alikansioon.
jos molemmat säännöt ovat asiakaspuolen tyyppiä, ne suoritetaan niiden Prioriteetin mukaan (voit tarkistaa sääntöjen prioriteetin Käyttämällä Get-InboxRule-Mailbox <mailbox_name>). Tässä tilanteessa Tonyn viesti menee työkavereiden alikansioon, eikä toista sääntöä noudateta konfliktin vuoksi.
mutta todellinen ongelma alkaa, kun palvelinpuolen ja asiakaspuolen säännöt sekoittuvat. Kun Outlook-asiakas on offline, palvelinpuolen säännöt suoritetaan ensin, vaikka niillä olisi pienempi prioriteetti. Palataan yllä olevaan esimerkkiin. Jos ensimmäinen sääntö on asiakaspuoli ja toinen palvelinpuoli, viesti siirretään eri kansioihin riippuen siitä, onko asiakas käynnissä vai ei.
Huolintasäännöt
kyky luoda tällaisia sääntöjä johtaa usein siihen, että sähköpostit joko monistuvat, katoavat tai menevät väärälle vastaanottajalle. Tällainen ongelma voi ilmetä, jos käyttäjä unohtaa, että ennen lomalle lähtöä he asettavat säännön, joka välittää heidän kirjeenvaihtonsa jollekin toiselle (ja sitä tapahtuu paljon).
voit ratkaista tällaiset ongelmat Get-MessageTracingLog cmdletin lokien avulla. Löydät tällaisia poikkeavuuksia etsimällä MAILBOXRULE merkintä alla lähde header:
Then you can filter this MAILBOXRULE event:
And finally, use Get-InboxRule rule to learn whose Rule is responsible for the issue:
Outlook-säännöt yrityksessä
yksittäisten käyttäjien auttamisen lisäksi Outlookin sääntöjä voidaan käyttää myös koko yrityksen työnkulun järjestämiseen. Esimerkiksi, voit etänä luoda alikansioita käyttäjien Saapuneet-kansioihin, ja sitten luoda sääntö, joka siirtää sähköpostit yrityksen sisäisestä sovelluksesta äskettäin luotuihin kansioihin. Se auttaa pitämään kirjeenvaihto hyvin järjestetty koko yrityksen.
ensin voit luoda käyttäjien postilaatikoihin kansioita EWS-pohjaisella skriptillä.
Seuraavaksi voit luoda uuden-Inboxrulen avulla säännön, joka siirtää valitsemasi viestit vasta luotuihin alikansioihin.
huomaa, että tämä on yksi esimerkki siitä, miten Outlookin sääntöjä voidaan käyttää yrityksessä.
epäilemättä Outlookin säännöt voivat olla käteviä monissa tilanteissa. Samaan aikaan niiden hallinta sekä sähköpostivirtasäännöt voivat olla melko ylivoimaisia Exchange Serverin ylläpitäjän näkökulmasta. Joissakin tapauksissa näiden sääntöjen moninaisuus voi aiheuttaa suuria häiriöitä yrityksen postinkulussa. Jotta admin työtä paljon helpompaa, voit käyttää Exchange Rules Pro. Yksi sen monista ominaisuuksista on se, että se auttaa hallitsemaan kuljetussääntöjä ja varmistamaan, että postinkulku ei häiriinny.
