laatujärjestelmän toteuttaminen: parhaat käytännöt

laadunhallintajärjestelmän toteuttaminen on yhtä paljon taidetta kuin tiedettä. Se vaatii dataa, metodologista lähestymistapaa ja kykyä sitouttaa ihmisiä.

tässä artikkelissa käsitellään QMS: n toteuttamista ja vastataan usein esitettyihin kysymyksiin aiheesta.

täällä Ideagenissa olemme auttaneet organisaatioita yli 25 vuoden ajan saavuttamaan laatua ja toiminnallista huippuosaamista. Meillä on kokemusta kaikenkokoisten organisaatioiden toteuttamisesta ja konsultoinnista, joten voimme tarjota asiantuntevan näkökulman uuden laatujärjestelmän onnistuneeseen toteuttamiseen.

ota selvää:

• mikä laadunhallintajärjestelmä on
• miksi se on tärkeää kaikille organisaatioille, jotka haluavat menestyä
• edut, jotka saadaan laadunhallintajärjestelmän toteuttamisesta
• laadunhallintajärjestelmän vaatimukset
• laadunhallintajärjestelmän logistiikan harjoittaminen erittäin säännellyssä ympäristössä
• hierarkkisen järjestelmän merkitys kulttuuri
• täytäntöönpanon ratkaisevat vaiheet

mikä on laadunhallintajärjestelmä?

QMS on koordinoitu joukko arvoja ja prosesseja, jotka organisaatio toteuttaa varmistaakseen ja osoittaakseen, että se täyttää vaatimukset asiakkaidensa vaatimusten ja odotusten täyttämiseksi. Kansainvälinen ISO 9001: 2015-standardi on hyväksytty selvitys laatujärjestelmän laajoista vaatimuksista.

miksi QMS on tärkeä?

täysin toimiva laadunvarmistusjärjestelmä auttaa organisaatiota saavuttamaan tietyt tavoitteet ja osoittamaan, että se on saavuttanut tietyt tavoitteet:

1. jatkuvasti täyttää asiakkaan vaatimukset.
2. sisäisten vaatimusten johdonmukainen hallinta.
3. ulkoisten vaatimusten jatkuva hallinta. esim. resurssien tosiasiallinen kohdentaminen

mitä hyötyä on MÄÄRÄENEMMISTÖPÄÄTÖKSEN toteuttamisesta?

laatujärjestelmän käyttöönotosta seuraa useita pitkän aikavälin kaupallisia hyötyjä. Tässä on vain muutamia etuja tehokkaasti täytäntöön QMS:

1. saavuttaa organisaatiotavoitteet
2. vähentää kalliita virheitä ja hävikkiä
3. parantaa asiakastyytyväisyyttä
4. markkinoi liiketoimintaasi tehokkaammin
5. Hallitse kasvua tehokkaammin
6. Paranna dokumentaation saatavuutta
7. oikeat asiat tuotteiden ja palvelujen jatkuvaksi parantamiseksi
9. markkinaosuuden kasvattaminen uusilla alueilla ja markkinasektoreilla
10. laadukkaan kulttuurin luominen
11. Vision sisällyttäminen kaikkiin hankkeisiin
12. parempi sisäinen viestintä
13. yhdenmukaiset tuotteet
14. tehokkaasti yksilöiden ja ryhmien suorituskyvyn mittaaminen
15. vaatimustenmukaisuuden parantaminen

miten QMS tukee organisaatiota kulttuurikysymysten hallinnassa?

laatujärjestelmän toteuttaminen voi ärsyttää työntekijöitä. Se voi viedä heidät pois mukavuusalueeltaan ja pois institutionalisoiduista prosesseista. Tästä syystä toiminnallisen ja toimivan johdon tuki alusta alkaen on ratkaisevan tärkeää laadunhallintajärjestelmän toteuttamiseksi.

Ideagen on työskennellyt satojen laatujohtajien kanssa ja todennut aina, että on paras käytäntö saada johto edistämään laatua. On suositeltavaa, että johtajat aloittavat rutiininomaisen positiivisen vahvistamisen järjestelmän elämän alkuvaiheessa. Tämä ei ainoastaan edistä järjestelmän käyttöä, vaan myös motivoi henkilöstöä.

Lataa sidosryhmien sitouttamismallimme vaiheittaista suunnitelmaa varten, jotta saat sisäänoston sisäisiltä sidosryhmiltäsi.

laadunhallintajärjestelmän on oltava tehokas, intuitiivinen ja joustava. Alla oleva kaavio osoittaa, miten Ideagenin ohjelmistomoduulit ovat vuorovaikutuksessa vahvistaakseen kokonaisvaltaista QMS: ää.

laadunvalvonnan yhteydessä prosesseja tulisi hallita tiukemmin. On viisasta odottaa muutoksia henkilöstön vuorovaikutustapoihin sekä vastuun ja vastuunjakoon. Ota huomioon henkilöstön käsitys ja tunnistaa työntekijöiden asenteet ja hälventää huolenaiheita he pitävät on olennainen osa johdon strategiaa toteutettaessa QMS.

HENKILÖSTÖVIESTINNÄN teemaan nojaten organisaation ei tulisi sulkea korviaan työntekijöiden ehdotuksilta, kun se toteuttaa laadunvarmistusjärjestelmää. Työntekijät käyttävät laadunhallintajärjestelmää, joten tarpeellisten muutosten tekeminen heidän tarpeisiinsa ja käytettävyyden parantamiseen on järkevää.

on myös suositeltavaa, että organisaatio sallii alkuvaiheen lag-vaiheen ennen kuin parannuksista tulee normi. QMS tarjoaa mielenrauhan siitä, että lainsäädännön vaatimuksia noudatetaan ja että organisaatio omaksuu jatkuvasti asiakaslähtöisen lähestymistavan.

mitä QMS vaatii?

laadunhallintajärjestelmä edellyttää useita olennaisia osia. Tässä niistä kuusi:

1. puitteet ja työkalu viestintään, yleensä qms-ohjelmisto.
2. A laatupolitiikka ja laatutavoitteet. Nämä lausunnot on dokumentoitava.
3. laatukäsikirja, joka sisältää soveltamisalan, mahdollisen poissulkemisen perustelut, dokumentoidut menettelyt ja prosessien vuorovaikutuskuvaukset. Siinä täsmennetään, miten QMS: ää noudatetaan, ja korostetaan yhtiön sitoumuksia sekä jatkuvaan parantamiseen että laatuun.
4. kaikki vaatimustenmukaisuusstandardissa vaaditut dokumentoidut menettelyt.
5. kaikki asiakirjat, jotka ovat tarpeen yrityksen prosessien tehokkaan toiminnan, suunnittelun ja valvonnan varmistamiseksi.
6. vaatimustenmukaisuusstandardi edellyttää tietueita, kuten todisteita vaatimusten mukaisuudesta ja tehokkaasta QMS-toiminnasta.

valvotussa ympäristössä toimiminen:

monet organisaatiot käyttävät laadunhallintajärjestelmää osoittaakseen noudattavansa viranomaisvaatimuksia. QMS voi tukea valvotussa ympäristössä toimivaa organisaatiota monin tavoin:

• vaatimustenmukaisuusvaatimusten täyttymisen varmistamiseksi kaikkien yhtiön asiakirjojen on oltava QMS-prosessien mukaisia.
• Näin varmistetaan henkilöstön käyttäytymisen yhdenmukaisuus heidän suorittaessaan tehtäviään, Yhdenmukainen tietojen tallennusmenetelmä ja henkilöstön koulutuksen johdonmukaisuus.
• kirjanpitoon, kuten tarkastushavaintoihin, tietojen seurantaan, vaatimustenvastaisuusselvityksiin ja korjaaviin toimiin jne. voidaan käyttää todisteena QMS: n käytöstä ja tehokkuudesta.
• QMS-järjestelmää voidaan käyttää vaaditun hyväksynnän ja asiakirjojen luovutuksen täytäntöönpanoon.
• on tärkeää, että vain ajantasaisin versio asiakirjoista on yrityksen käyttäjien saatavilla. Jotta asiakirjat olisivat vaatimustenmukaisia, niillä olisi oltava yksilöllinen tunniste-ja versionhallinta, kun niitä muutetaan.
• asiakirjan laatijoiden ja hyväksyjien allekirjoituksia voidaan vaatia.
• saatetaan tarvita Yhteenveto asiakirjahistoriasta, josta ilmenevät muutokset ja tarkistuspäivät.

sen varmistamiseksi, että kaikki tietueet ovat sekä jäljitettävissä että noudettavissa, tietueita on hallinnoitava ja valvottava samalla tavalla kuin asiakirjoja. On suositeltavaa antaa heille yksilölliset tunnisteet, jotka toimitetaan sähköisellä QMS-työkalulla.

hierarkkisen organisaation merkitys:

organisointi on elintärkeää käsiteltäessä valvottuja asiakirjoja. Ehdotettu hierarkia QMS-dokumentaation hallintaan on:

1. laatukäsikirja
2. käytännöt
3. menettelyt
4. työohjeet
5. luettelot
6. lomakkeet

muita asiakirjatyyppejä voidaan käyttää yrityksen harkinnan mukaan.

Toteutusvaiheet:

QMS: n toteuttaminen on monitahoinen haaste. Tässä on karkea suunnitelma saada QMS toteutetaan:

1. yleiset mallit kaikille valvotuille asiakirjoille, joita yhtiö aikoo käyttää, on laadittava ennen QMS-asiakirjojen kirjoittamista. Mallien tulisi olla johdonmukaisia tyylejä ja formaatteja, mikä tekee niistä helposti luettavia ja navigoitavia. Kaikilla mallimenettelyillä ja ohjeilla olisi oltava tarkoitusta, laajuutta ja vastuualueita koskevat osiot. Mallien on myös täytettävä valvotut asiakirjavaatimukset, kuten yksilöllinen tunniste jne. Yrityksen logon sisällyttäminen asiakirjan otsakkeeseen on vapaaehtoista.
2. monilla yrityksillä on jo käytössä kirjalliset menettelyt; nykyiset menettelyt eivät kuitenkaan välttämättä ole ajanmukaisia tai puutteellisia jne. Joidenkin liiketoiminnan osa-alueiden, kuten rahoituksen, ei katsota kuuluvan QMS: n soveltamisalaan, ja olemassa olevia menettelyjä voidaan pitää parhaana vaihtoehtona vaatimusten noudattamiseksi. Yritysten on varmistettava, että nämä alueet eivät vaikuta yleiseen laadunhallintaan.
3. yritysten tulisi suorittaa vuokaaviotyyppinen laatukehyksen hallintaprosessien kartoitus. Tämä auttaa ottamaan kaikki sidosryhmät mukaan prosessiin, korostaa noudattamatta jättämisen ja puuttuvien asiakirjojen alueita ja on erinomainen tapa tunnistaa alueet, joilla muutosta tarvitaan.
4. on hyödyllistä kartoittaa QMS-dokumentit ja rakenne hierarkian mukaan prosessi – /asiakirjakarttojen ja organisaatiokaavioiden avulla.
5. asiakirjat on laadittava asiakirjakarttojen eritelmien mukaisesti; ole tietoinen yleisöstäsi ja käytä sopivaa kieltä sen mukaisesti. Suuri kansainvälinen yritys, jolla on kaksikielinen henkilöstö, voi joutua julkaisemaan asiakirjoja useilla kielillä.
6. sähköisiä luonnoksia on hallinnoitava asianmukaisesti. Ne olisi dokumentoitava ja arkistoitava niin, että ne voidaan helposti tunnistaa, hakea, tarkistaa, seurata ja hallita. Asiakirjojen valvontamekanismissa käytettävän prosessin olisi oltava yhdenmukainen laatimisprosessissa käytettävän prosessin kanssa.
7. on tärkeää, että Asiaasiantuntijat kaikilta asiakirjan soveltamisalaan kuuluvilta aloilta tarkastelevat kaikkia asiakirjoja. Asiakirjojen tarkistamatta jättäminen voi johtaa vaatimusten noudattamisen vähenemiseen, lisätä riskiä poiketa LAADUNVARMISTUSJÄRJESTELMÄSTÄ ja aiheuttaa kitkaa henkilöstön/yksiköiden välille.
8. on tärkeää, että myönnetylle asiakirjalle saadaan asianmukainen hyväksyntätaso, joka määräytyy vaatimustenmukaisuusstandardin mukaisesti. Kun asiakirja on myönnetty ja hyväksytty, se on arkistoitava paperiversiona turvalliseen paikkaan. Kun asiakirjat on julkaistu, henkilöstö voidaan kouluttaa käyttämään niitä.

in summary

• Evaluate your existing business
• Ensure implementing a QMS is necessary
• Make sure that the processes are working
• review these processes where necessary and comments
• Investigate Electronic Quality Management Solutions (EQMS) as a way prosessin automatisoinnista ja yksinkertaistamisesta

mitä seuraavaksi?

ota selvää, miten Ideagen voi auttaa yritystäsi laatujärjestelmän käyttöönotossa. Q-Pulse QMS on ohjelmisto valinta yli 2000 yritykset ympäri maailmaa, yksi järjestelmä, tukena 25 vuoden innovaation, vakiintunut ja luotettava myyjä.