7 tapaa saada ihmiset osallistumaan virtuaaliseen kokoukseen

muistele virtuaalisia tapaamisiasi tällä viikolla. Kuinka moni niistä oli tuottoisa? Ja kuinka moni heistä sai ryhmän osallistumaan?

en tiedä sinusta, mutta olen juossut ja istunut monissa kokouksissa, joissa ihmiset olivat läppäreillä eivätkä kihloissa. Se tuntui ajanhukalta.

ihmisten saaminen mukaan ja sitoutumaan vaatii oikeaa viestintää ja johtajuutta, erityisesti virtuaalitapaamiseen.

noudata näitä 7 vinkkiä, niin pidät tuottavia, virtuaalisia kokouksia, joita ihmiset odottavat ja saat parhaan irti tiimistäsi.

Vinkki # 1: kutsu tarvittavat ihmiset kokoukseen

” miksi juuri olen täällä?”

jos ei ole tietoinen siitä, kenet kutsuu kokoukseen, niin jotkut saattavat ajatella niin, jos heidän ei tarvitse olla siellä. Enemmän ei ole hauskempaa.

ennen kokousta kannattaa miettiä ihmisten kautta, että oikeasti pitää olla paikalla tekemässä päätöksiä, ideoimassa tai rakentamassa tiimiä. Jos heidän ei tarvitse osallistua ja he tarvitsevat vain päivityksen, mieti, kelpaisiko Sähköposti kokouksen jälkeen.

jos näin ei tee, pahimmassa tapauksessa epäolennainen henkilö ottaa kokouksen haltuunsa ja suistaa keskustelun raiteiltaan!

tietysti pitää kutsua tiettyjä ihmisiä poliittisista syistä ja se ei haittaa. Haluat kalibroida yrityskulttuurin ja varmistaa, että ihmiset tuntevat olevansa mukana. Niin kauan kuin muiden pitää olla paikalla, olet luonut sopivan vaiheen osallistumiselle.

Vinkki #2: kannusta ihmisiä käyttämään videota

jos haluat enemmän osallistumista kokouksiisi, laita kamera päälle ja pyydä osallistujia laittamaan myös kameransa päälle.

kameran käynnistäminen tekee sinusta mukaansatempaavamman juontajan. Kameran avulla voit hyödyntää visuaalinen modaliteetti yleisösi ja harjoittaa niitä syvemmällä tasolla kuin vain äänen avulla. Lisäksi, jos he voivat nähdä kasvosi, he tuntevat enemmän yhteiskunnallista velvollisuutta vastata kysymyksiisi ja keskusteluihisi. Näytä siis tietä ja käynnistä kamera esitellessäsi ja pyydä sitten muita tekemään samoin.

kun muut palaverissa laittavat kameransa päälle, niin silloin he ovat vähemmän monitehtävissä ja todennäköisemmin mukana. Moniajo tappaa osallistumisen.

kuvittele olevasi kokouksessa, jossa muut vastailevat sähköposteihin, pesevät pyykkiä, selaavat uutisartikkeleita ja muuta. Kuinka todennäköistä on, että nuo ihmiset osallistuvat virtuaaliseen kokoukseesi? Kyllä, se on iso nolla!

joten jos haluat ihmisten tekevän vähemmän moniajoa ja olevan sitoutuneempia kokoukseen, pyydä heitä laittamaan kamerat päälle. Sitten hyödyntää oman videon yhteyden heihin ja saada heidän huomionsa.

vinkki# 3 toivottavat ihmiset tervetulleiksi nimellä Kun he tulevat

kauan sitten eräs opettajani sanoi: ”Jos haluat maksimoida osallistumisen, sinun täytyy maksimoida turvallisuus.”

ajattele sitä. Jos tunnet olosi uhatuksi tai levottomaksi, ottaisitko esiin huolesi tai kertoisitko mielipiteesi kokouksessa? Todennäköisesti ei.

yksi parhaista tavoista lisätä turvallisuutta kokouksessa on aloittaa ystävällinen tervetulotoivotus osallistujille heidän tullessaan sisään. Kuvittele, että kirjaudut virtuaaliseen tapaamiseen, ja näet isännän videolla hymyillen, rennosti olkapäillään ja sanoo: ”Hei Jack, Tervetuloa!”

tunnet olosi mahtavaksi sillä hetkellä. Sitä teemme viikoittaisilla Online-esitelmäkursseillamme. Saamme mukaan ammattilaisia eri puolilta maata. Varmistamme, että kaikki ovat tervetulleita nimeltä. Kun aloimme tehdä tätä harjoitusta, huomasimme valtavan parannuksen osallistujien mukavuustasossa.

jos saamme ihmiset rentoutumaan ja osallistumaan julkiselle puhekurssille, olen varma, että tämä vinkki toimii kuin taikaiskusta virtuaalikokouksissanne.

kärki # 4: Varmista, että tiimi ymmärtää kokouksen tarkoituksen

osallistujana, jos et ole selvillä, mistä kokouksessa on kyse, isompi tarkoitus, se hämmentää ja vähentää todennäköisyyttä, että puhut.

tiedän, että näin on käynyt minulle aiemmin, kun tulen kokoukseen ja joku aloittaa menemällä suoraan rikkaruohoihin jossakin projektin osa-alueella antamatta asiayhteyttä. Se voi tuntua kuin avaisi kirjan keskelle ja yrittäisi seurata, mitä tapahtuu.

osa tarkoituksen selittämistä on aiheen tunnistaminen, miksi se on tärkeä, Sitten myös lopputuloksen selittäminen: onko tämä päätöskokous, aivoriihikokous, päivitys? Antaa ihmisille käsitys siitä, mitä odottaa lisää mahdollisuuksia he osallistuvat, koska heillä on että ennakointi.

nyt tiimisi ymmärtää tämän kokouksen tarkoituksen, ja voit nostaa heidän sitoutumistaan entisestään muistuttamalla heitä siitä, miten tämä tapaaminen liittyy projektin kokonaisvisioon. Mikä on lopullinen tavoite? Muistuttamalla ihmisiä mitä he työskentelevät tai suurempi visio, se voi elvyttää energiaa ja antaa ihmisille vauhtia inspiraatiota. Tämä lisätty energia voi olla erityisen hyödyllistä virtuaalinen asetus.

Vihje # 5: Luo odotus osallistumisesta

kun olet asettanut tarkoituksen, sinun täytyy asettaa osallistumissäännöt. Tämä luo ”odotuksen osallistumisesta” heti alkuun.

kerro kaikille, että haluat ja arvostat heidän panostaan ja että on turvallista säestää. Usein ihmiset eivät puhu, koska he pelkäävät kuulostavansa tyhmiltä tai heillä on ”huono” idea, ei siksi, että he eivät välitä.

jos kyseessä on aivoriihi, kerro, että haluat kaikki mahdolliset ideat tänne. Jos kyseessä on päätöksentekokokous, mainitse kriteerit (pitääkö kaikkien olla samaa mieltä?).

ja jos haluat keskitetyn istunnon, pyydä kannettavat tietokoneet alas ja puhelimet pois. Se osoittaa johtajuutta ja viestii, että odotat tapaamisesta mukaansatempaavaa.

ajan mittaan työkaverit yhdistävät mukaansatempaavat tapaamiset johtamistyyliisi. Joten aseta säännöt!

Vihje # 6: tauko, jotta ihmiset voivat sulatella ja pohtia.

magneettisessa puheessa puhutaan tauosta monissa yhteyksissä, koska se on monitahoinen ja tehokas työkalu. Yksi tauon eduista on se, että se antaa ihmisille mahdollisuuden ymmärtää paremmin, mitä sanot, koska se hidastaa vauhtiasi, antaen kuuntelijoiden aivoille tauon sulattaa tietoa. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä, jos aihe on monimutkainen tai tekninen.

moni tuskailee ylipäätään taukoa ja väittää, että jo 1 sekunnin tauko voi tuntua ikuisuudelta! Pysähtyminen voi tuntua jopa haastavammalta virtuaaliympäristössä, mutta se on vielä kriittisempää täällä, koska virtuaalitilassa meillä on vähemmän visuaalisia vihjeitä ympärillämme. Joten sinun täytyy ehdottomasti saada mukava tauko virtuaalinen kokous.

Ensin pitää varmistaa, että lisäät luonnolliset tauot siihen, mitä yleensä sanot. Kokeile tauon välillä ideoita, antaa ihmisille mahdollisuuksia omaksua tietoa. He puhuvat todennäköisemmin, jos ymmärtävät, mitä sanot!

silloin, kun suoraan kysyy ihmisiltä kysymyksen, on pakko pysähtyä. Jos vain käy läpi sanomisiaan ja kysyy sitten: ”Okei, mitä mieltä olet”, voi tulla sirkkoja. On normaalia, että ihmiset voivat kestää kauemmin osallistua virtuaaliympäristöön, koska he tuntevat vähemmän nähty kuin todellinen huone, joten älä tunne pakko välittömästi täyttää hiljaisuus itse. Anna sen istua ja jopa esittää jatkokysymys, kuten: ”onko siinä järkeä?”tai” oletko kanssani?”kehottamaan ihmisiä.

voit myös suoraan antaa ihmisille luvan pysähtyä ja ajatella sanomalla jotain, ” haluaisin kuulla palautteesi, ottaa hetken ja kertoa, mitä mieltä olet.”

lopuksi virtuaalitapaamisessa on usein luonnollinen viive. Se voi tuntua aluksi ikuisuudelta, ja taas saatat tuntea halua täyttää hiljaisuuden, mutta totut siihen ja huomaat, että lisätty tauko voi antaa entistä enemmän tilaa osallistumiselle.

#7 Kutsu ihmisiä nimellä

jos olet luonut pohjan, asettanut odotukset ja tehnyt kaiken mitä edellisissä vinkeissä on lueteltu, näet enemmän osallistumista kuin koskaan.

jos kokous on ollut pitkä ja fokus alkaa horjua, voit käyttää tätä menetelmää pistääksesi välitöntä energiaa kokoukseen. Tapa on kutsua ihmisiä nimeltä, jotta pidät heidät tarkkaavaisina ja varpaillaan.

kun alkaa kutsua ihmisiä nimeltä, ihmisten korvat alkavat piristä. Tämä tapahtuu, koska kukaan ei halua tulla kutsutuksi ja näyttää tietämätön mitä tapahtuu ja kysyä, ” anteeksi, en huomannut,että … mikä oli kysymys?”

tässä esimerkki:

fasilitaattori: ”so what do you guys think?”

* hiljaisuus *

fasilitaattori: ”anyone?”

tuo ei ole hauska tilanne olla. Mutta jos osallistumisesi on vähäistä, voit pyytää jotakuta nimeltä, jotta hänen ajatuksensa voisivat aloittaa keskustelun. Voit sitten pyytää jotakuta pitämään keskustelun elossa.

sitä kutsutaan ”provosoivaksi fasilitointityyliksi”. Tämä herättää keskustelua saada pallo liikkeelle, koska nyt Brian on kommentoida, mitä Sarah sanoi.

tämä ei ainoastaan pidä ihmisiä varpaillaan, vaan se auttaa myös kannustamaan sisäänpäin kääntyneempiä tai ujoja ihmisiä puhumaan kokouksessa ja ilmaisemaan ajatuksiaan ryhmälle. Koska introvertit ihmiset eivät avoimesti Jaa ajatuksiaan yhtä helposti kuin ekstrovertit ihmiset, on hyödyllistä tarjota tämä ylimääräinen tönäisy. Sitä sinä heille annat, kun kutsut heitä nimeltä, kannustusta puhua.

aloittaminen ihmisistä, joiden tietää olevan avoimia jakamiselle, ja sitten laajeneminen pikku hiljaa on hyvä strategia luottamuksen rakentamiseksi tiiminä.

näiden vinkkien avulla saat maksimaalista sitoutumista seuraavaan virtuaalitapaamiseen. Ajan myötä nämä menetelmät asettavat sävyn vilkkaille, energisoiduille ja tuotteliaille keskusteluille.