Una Guía Completa para Planificar una Conferencia o Convención Exitosa

La planificación de conferencias puede ser un esfuerzo emocionante ya que espera crear un evento satisfactorio para todos los asistentes. Por lo general, hay muchas tareas que hacer malabares, con una planificación cuidadosa que ayuda a que todo el proceso sea más fluido y, por lo tanto, más agradable para todos los involucrados en la planificación.

Elija el Mejor Centro de Conferencias para Su Tipo de Evento

Hay una amplia variedad de conferencias y convenciones, que van desde las dirigidas a una empresa o industria específica hasta las abiertas a un público más amplio. Hay convenciones que se celebran de forma privada y abiertas al público, en un espectro de tamaños, aunque este tipo de eventos, en general, son más grandes que una reunión corporativa típica.

No importa cuáles sean los detalles de su conferencia o convención, lo más importante es crear un evento que cumpla o supere sus objetivos para el evento corporativo y satisfaga a los asistentes a la conferencia.

Lista de verificación para la planificación de conferencias

La planificación para este tipo de evento a menudo comienza con al menos un año de anticipación con los siguientes elementos que generalmente se encuentran cerca del comienzo del proceso:

• Propósito general: ¿Es esto, por ejemplo, una convención educativa para personas de su industria? ¿Espera utilizar este evento para crear publicidad para su empresa? ¿El objetivo es generar ingresos o alcanzar el equilibrio? ¿Qué más se debería aclarar sobre el propósito de la conferencia desde el principio? A lo largo del proceso de planificación, a medida que toma decisiones, tenga en cuenta este propósito.
• Presupuesto: ¿Cuánto dinero tiene para invertir en la conferencia por adelantado? ¿Buscarás patrocinadores? ¿Qué porcentaje de los gastos espera cubrir a través de las tarifas pagadas por los asistentes? ¿Cuánto podría necesitar para ajustar los planes si las ventas de boletos son más bajas de lo previsto? Cuánto margen de maniobra hay en tu presupuesto? ¿Cuánto puede reservar para gastos inesperados?
• Estructura general: ¿Tendrá, por ejemplo, un evento repleto de oradores específicos de la industria? ¿Habrá grupos de discusión en salas de reuniones separadas? ¿Los asistentes recibirán certificaciones o créditos de educación continua después de asistir a su evento?
• Fecha y hora del evento: ¿Será una conferencia de un día? ¿Una que dure todo el fin de semana, o tal vez incluso una semana entera? ¿Hay fechas específicas en las que esto debe tener lugar? Si no, ¿cuáles son algunas fechas preferidas? ¿Será un evento de 9 a 5 o habrá veladas? ¿Necesita ayudar a los asistentes a reservar habitaciones de hotel en la zona?
• Centro de conferencias: Para un evento de tamaño significativo, como muchas conferencias y convenciones, puede no ser fácil encontrar un lugar que satisfaga todas sus necesidades. ¿Cuántas personas anticipas que asistirán? ¿Ya tienes un lugar específico en mente? ¿Cuántas salas de conferencias se necesitan? ¿Están disponibles las fechas que necesita? ¿Qué necesitas hacer para asegurar ese lugar?

Otro elemento clave de la planificación de la conferencia es la comida que comerán sus asistentes. ¿Qué comidas proporcionará, si las hay? ¿Desayuno, almuerzo y cena? ¿Se servirán las comidas o es su preferencia el estilo buffet? Los buffets pueden mover la comida más rápidamente y dar a las personas la oportunidad de levantarse y estirarse, mientras que las comidas sentadas les dan la oportunidad de relajarse y charlar con los compañeros de mesa.

Quizás durante su conferencia o exposición tendría más sentido traer vendedores de alimentos para que sus asistentes coman a su conveniencia en eventos y actividades programadas durante todo el día.

Para obtener más detalles, consulte nuestra lista de verificación completa de planificación de conferencias.

Cómo se organizan los Organizadores de Conferencias

El mejor método dependerá de la estructura de su comité de planificación, aunque hay factores comunes entre estos comités. En general, elaborará un plan que contenga tareas claramente definidas que se asignen a individuos o grupos con plazos específicos asignados a ellos. Cada tarea tendría que venir con un rango de presupuesto para lograr lo que se necesita. Las herramientas de colaboración pueden ser tan simples como Google Docs y Google Sheets o algo más de alta tecnología, tal vez utilizando el software empresarial de su empresa.

Asegúrese de dividir las tareas grandes en sub-tareas y asignar fechas de entrega para cada uno de los componentes. El objetivo es mantener el proceso en marcha de manera constante para que no haya pánico o prisa de último minuto cuando se acerca la fecha de la conferencia, y para ayudar a garantizar que no se pierda nada importante.

Además de planificar el evento en sí, también puede tener sentido crear un plan de marketing que se despliegue por etapas a lo largo del proceso. Usted, por ejemplo:

• Publicar comunicados de prensa u otra información sobre su sitio web y otras publicaciones relevantes?
• ¿Usar el marketing por correo electrónico para proporcionar mensajes a audiencias probables para su conferencia?
• ¿Aprovechar el poder de las redes sociales para atraer nuevos asistentes?

Además, designe horarios durante todo el proceso en los que realice comprobaciones presupuestarias. ¿Los gastos hasta la fecha están en consonancia con los ingresos? Si no, ¿por qué no? Podría ser que un equipo haya avanzado más de lo previsto en el proceso de planificación y haya utilizado los fondos antes de lo previsto. O bien, podría significar que los gastos de marketing han sido más altos de lo esperado. En algunos casos, estas pueden ser discrepancias bastante menores con el plan. En otras ocasiones, es posible que deba revisar de nuevo el presupuesto y tomar decisiones para volver a equilibrarlo.

Si su comité está formado por personas empleadas por la misma empresa o pertenecientes a la misma organización, puede tener reuniones en persona para comunicarse entre sí. O, si su comité está más disperso geográficamente, puede usar sistemas basados en la nube para compartir documentos y usar tecnología como Zoom o Skype para realizar llamadas.

Cómo aumentar la asistencia a la Conferencia

No es raro que algunos asistentes esperen hasta el último minuto para inscribirse en una conferencia. Sin embargo, eso puede crear desafíos para los planificadores, incluida la incertidumbre sobre los ingresos disponibles y sobre la cantidad de alimentos y otros materiales que se necesitarían. Y, si tiene espacio limitado en las salas de reuniones de su conferencia, la evolución de los números de asistencia puede significar que tendrá que rechazar a la gente (lo que no desea hacer) o hacer una lucha de último minuto para ajustar el diseño de su conferencia.

Lo ideal, por supuesto, es que los asistentes se inscriban más temprano en el proceso—y la pregunta puede ser cómo alentar las inscripciones para llevar su asistencia a niveles óptimos.

En primer lugar, puede ayudar a sopesar los pros y los contras de ofrecer un descuento para las personas que se inscriban y paguen temprano por la conferencia. Los beneficios de los descuentos por pago anticipado incluyen cómo esto puede:

• Proporcione a su comité una inyección temprana de dinero en efectivo, que puede ayudar a financiar los artículos que necesita pagar antes de la conferencia
• Cree expectación a medida que aumentan las cifras de asistencia, lo que puede ayudar a aumentar la asistencia
• Agradezca a las personas que se inscriben y pagan temprano

Las desventajas incluyen cómo esto puede reducir sus ingresos generales, lo que puede tener un impacto negativo en su presupuesto y la capacidad de crear una experiencia de primer nivel. Además, puede crear la percepción no deseada de que tu evento puede no valer el precio completo, y a veces puede llevar a una situación incómoda en la que los asistentes que no se inscribieron temprano solicitarán pagar el precio más bajo.

Además de decidir sus niveles de precios, su capacidad para aumentar la asistencia a conferencias puede estar vinculada en gran medida a la profundidad y efectividad de sus campañas de marketing y relaciones públicas. Comience temprano con su marketing, incluyendo tanto estrategias más amplias, como comunicados de prensa, como técnicas de nicho, como el cultivo de grupos e individuos específicos.

Cómo trabajar con Organizadores de eventos

La planificación de una conferencia puede requerir mucho tiempo y atención. Por lo tanto, si está trabajando en la planificación de conferencias y al mismo tiempo administra su carga de trabajo habitual, esto puede convertirse en un desafío. Esa es a menudo la razón por la que las personas que eligen trabajar con un organizador de eventos toman esta decisión, y a menudo experimentan beneficios adicionales.

Además de liberar su tiempo, los organizadores de eventos pueden ayudar a su comité a priorizar sus gastos para maximizar el presupuesto de su conferencia. Además, los planificadores experimentados saben qué trampas evitar, lo protegen de sorpresas no deseadas y se ocupan de los detalles de planificación que no siempre son obvios. Estos pueden variar desde verificar datos específicos de WiFi hasta manejar solicitudes dietéticas especiales.

Además, su planificador de eventos puede ayudarlo a encontrar proveedores que se ajusten a las necesidades de su conferencia o convención dentro de su presupuesto, negociando mejores ofertas que usted podría ser capaz de hacer por su cuenta. Con todos estos temas a cargo de un planificador, puede centrarse en disfrutar de la conferencia y beneficiarse de la creación de redes, el intercambio de conocimientos y más.

Si decides contratar a un organizador de eventos, estos son algunos consejos para agilizar el proceso:

• Comunique claramente lo que quiere y necesita y, cuando no esté seguro de las opciones, pregunte. Es posible que a tu planificador se le ocurran ideas creativas que no habías considerado antes, ya sea en relación con la configuración de la habitación, la forma en que se sirven las comidas o algo completamente diferente.
• Escuche las ideas presentadas por su planificador y péselas cuidadosamente. En última instancia, es su conferencia, por lo que tiene la última palabra entre las opciones disponibles, pero también podría aprovechar al máximo el asesoramiento profesional invaluable de la persona al analizar los pros y los contras de las opciones.
• La flexibilidad es crucial. Hay ciertas cosas que ya pueden estar arregladas. Por ejemplo, es posible que haya elegido la fecha de la conferencia hace un año y haya promovido ampliamente esa fecha. Pero, en cualquier momento que haya espacio para considerar opciones, permanecer abierto a posibilidades puede ayudarlo a tener una convención que será recordada en los próximos años.

Tenga en cuenta que, cuando elija el Centro de Conferencias Thrasher-Horne, nuestro Coordinador de Alquiler estará a su disposición para ofrecerle apoyo, incluido el trabajo con su organizador de eventos, si elige contratar uno. Si decide no contratar a un profesional para planificar su conferencia, estaremos encantados de ayudarle a crear una experiencia única para sus oradores y asistentes.

Tipos de Expo & Salas de conferencias

Los centros de conferencias pueden incluir, por ejemplo, hoteles, universidades y centros de negocios. A menudo tienen espacios dedicados a reuniones, con mesas y sillas, capacidad de WiFi y más. Al elegir un hotel, los huéspedes también pueden pasar la noche allí, según sea necesario. Los desafíos pueden incluir tener suficientes salas de reuniones de conferencias si está celebrando varias sesiones a la vez o si desea tener espacios para grupos de trabajo. Es posible que también tenga que usar su proveedor de catering designado.

Para crear un evento para recordar, también puede considerar un lugar con atracciones únicas. Thrasher-Horne Center, por ejemplo, tiene espacio de galería disponible para eventos de alquiler, y las exhibiciones artísticas en nuestras galerías pueden hacer que su conferencia realmente destaque.

Al elegir el Centro de Conferencias Thrasher-Horne
En Thrasher-Horne, recibirá un servicio de cinco estrellas en nuestro moderno y asequible lugar. Nuestras cinco salas personalizables pueden acomodar el diseño que necesita para dar vida a su visión de la conferencia. Más específicamente, tenemos más de 6,135 pies cuadrados, que incluye una gran sala para eventos grandes, junto con salas multiusos con tabiques móviles para lo último en flexibilidad.

Los beneficios adicionales de elegir nuestro centro de conferencias incluyen:

• Flexibilidad en la opción de asientos, con configuraciones y averías personalizadas
• Su elección de tamaños y formas de mesa y sillas cómodamente acolchadas
• Estacionamiento GRATUITO significativo
• Luces y temperaturas controladas independientemente en cada habitación
• Disponibilidad de seguridad en el lugar

amplia variedad de equipos, lo que elimina la necesidad de transportarlo de un centro de alquiler a sus salas de reuniones de conferencias. Esto incluye ropa de cama blanca, micrófonos, carros A / V, podios y mucho más. Podemos proporcionar recomendaciones para proveedores, incluidos proveedores de alimentos y bebidas alcohólicas, y nuestros experimentados coordinadores de eventos estarán a su disposición.

Puede encontrar más información sobre nuestras hermosas instalaciones ubicadas en el pintoresco campus de St.Johns River State College en Orange Park. El lugar está convenientemente ubicado en numerosas ciudades y comunidades del noreste de Florida, que incluyen:

• 35 minutos del centro de Jacksonville
• 48 minutos de las playas de Jacksonville
• 58 minutos de St. Augustine
• a menos de 90 minutos de Fernandina Beach
• cerca de los populares restaurantes y hoteles de Fleming Island para huéspedes que necesitan alojamiento nocturno

Lo invitamos a contactarnos al 904-276-6815, extensión 2, para programar un recorrido y discutir cómo podemos ayudarlo con su próxima conferencia o convención.