Implementar un Sistema de Gestión de Calidad: Mejores Prácticas

Implementar un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) es tanto un arte como una ciencia. Requiere datos, un enfoque metodológico y la capacidad de involucrar a las personas.

Este artículo discutirá la implementación de un SGC y responderá a sus preguntas frecuentes sobre el tema.

En Ideagen, llevamos más de 25 años ayudando a las organizaciones a alcanzar la calidad y la excelencia operativa. Tenemos experiencia en la implementación y consultoría con organizaciones de todos los tamaños, por lo tanto, podemos ofrecer una perspectiva experta sobre la implementación exitosa de un nuevo sistema de gestión de calidad.

averiguar:

• qué es un Sistema de Gestión de Calidad
• por qué es importante para todas las organizaciones que desean tener éxito
• los beneficios de implementar un SGC
• los requisitos de un SGC
• La logística de operar un SGC en un entorno altamente regulado
• la importancia de una cultura jerárquica
• Pasos cruciales para la implementación

¿Qué es un Sistema de Gestión de Calidad (SGC)?

Un SGC es un conjunto coordinado de valores y procesos implementados por una organización para garantizar y demostrar que cumple con los estándares exigidos para satisfacer las demandas y expectativas de sus clientes. La norma internacional ISO 9001:2015 es la declaración aceptada de los requisitos generales de un sistema de gestión de calidad.

¿Por qué es importante un SGC?

Un SGC plenamente operativo ayudará a una organización a cumplir y demostrar que ha logrado ciertos objetivos:

1. Siempre cumpliendo con los requisitos del cliente.
2. Gestionar de forma coherente los requisitos internos.
3. Gestionar de forma coherente los requisitos externos. por ejemplo, la asignación efectiva de recursos

¿Cuáles son los beneficios de implementar un SGC?

La implementación de un sistema de gestión de calidad dará como resultado una serie de ganancias comerciales a largo plazo. Estos son solo algunos de los beneficios de implementar de manera efectiva un SGC:

1. Alcance los objetivos de la organización
2. Reduzca los costosos errores y el desperdicio
3. Aumente la satisfacción del cliente
4. Promocione su negocio de manera más efectiva
5. Gestione el crecimiento de manera más efectiva
6. Mejore la disponibilidad de la documentación
7. Corrija los problemas para mejorar continuamente los productos y servicios
8. Aumentar la cuota de mercado en nuevos territorios y sectores de mercado
9. Crear una cultura de calidad
10. Integrar la visión en todos los proyectos
11. Mejores comunicaciones internas
12. Productos consistentes
13. de manera efectiva medir el desempeño de individuos y equipos
14. Mejorar el cumplimiento

¿Cómo ayuda un SGC a una organización a gestionar problemas culturales?

La implementación de un sistema de gestión de calidad puede agitar las plumas de los empleados. Puede sacarlos de su zona de confort y lejos de los procesos institucionales. Esta es la razón por la que el apoyo de la dirección operativa y ejecutiva desde el principio es fundamental para la implementación de un sistema de gestión de la calidad.

Ideagen ha trabajado con cientos de gerentes de calidad y siempre ha encontrado que es la mejor práctica conseguir que la administración promueva la calidad. Es aconsejable que los gerentes se embarquen en una rutina de refuerzo positivo durante las primeras etapas de la vida útil del sistema. Esto no solo promoverá el uso del sistema, sino que motivará al personal.

Descargue nuestra plantilla de participación de grupos de interés para obtener un plan paso a paso para obtener la aceptación de sus grupos de interés internos.

Para ser eficaz, un sistema de gestión de calidad debe ser robusto, intuitivo y flexible. El siguiente diagrama muestra cómo interactúan los módulos de software de Ideagen para reforzar un SGC holístico.

Bajo un SGC, los procesos deben someterse a una gestión más estricta. Es prudente esperar cambios en la forma en que el personal interactúa y en la distribución de la responsabilidad y la rendición de cuentas. Tener en cuenta la percepción del personal y reconocer las actitudes existentes de los empleados y disipar cualquier preocupación que tengan es una parte vital de la estrategia de gestión al implementar un SGC.

Basándose en el tema de la comunicación del personal, al implementar un SGC, una organización no debe cerrar los oídos a las sugerencias de los empleados. Los empleados son los que utilizarán el sistema de gestión de calidad, por lo que hacer las modificaciones necesarias para satisfacer sus necesidades y mejorar la usabilidad tiene sentido.

También es aconsejable que una organización permita una fase inicial de retraso antes de que las mejoras se conviertan en la norma. Un SGC ofrece la tranquilidad de saber que se están cumpliendo los requisitos reglamentarios y que la organización está adoptando continuamente un enfoque centrado en el cliente.

¿Qué requiere un SGC?

Un sistema de gestión de la calidad requiere una serie de elementos esenciales. Aquí hay seis de ellos:

1. Un marco y una herramienta para la comunicación, generalmente software de sgc.
2. Una política de calidad y objetivos de calidad. Estas declaraciones deben estar documentadas.
3. Un manual de calidad que incluya el alcance, las justificaciones de cualquier exclusión, los procedimientos documentados y las descripciones de la interacción del proceso. Esto especificará cómo se observará un SGC y enfatizará los compromisos de la empresa tanto con la mejora continua como con la calidad.
4. Cualquier procedimiento documentado requerido por la norma de cumplimiento.
5. Cualquier documento necesario para garantizar la operación, planificación y control efectivos de los procesos de la empresa.
6. La norma de cumplimiento exigirá registros tales como pruebas de conformidad con los requisitos y de funcionamiento efectivo del SGC.

Operar en un entorno controlado:

Muchas organizaciones implementan un sistema de gestión de calidad para demostrar el cumplimiento de los requisitos reglamentarios. Un SGC puede apoyar a una organización que opera en un entorno controlado de varias maneras:

• Para garantizar que se cumplan los estándares de cumplimiento, todos los documentos de la empresa deben ajustarse a los procesos de SGC.
• Esto garantizará la conformidad en el comportamiento del personal en el desempeño de sus funciones, un método uniforme de registro de datos y coherencia en la formación del personal.
• El mantenimiento de registros como los resultados de las auditorías,el seguimiento de los datos, los informes de no conformidad y las medidas correctivas, etc. puede utilizarse como prueba del uso y la eficacia del SGC.
• Se puede utilizar un SGC para hacer cumplir la aprobación y disposición requeridas de documentos y registros.
• Es importante que solo la versión más actualizada de los documentos esté disponible para los usuarios de la empresa. Para ser compatibles, los documentos deben tener una identidad y un control de versiones únicos cuando se someten a cambios.
• Es posible que se requieran las firmas de los autores y aprobadores del documento.
• Es posible que se requiera un resumen del historial del documento que muestre los cambios y las fechas de revisión.

Para garantizar que todos los registros sean rastreables y recuperables, los registros deben gestionarse y controlarse de manera similar a los documentos. Es aconsejable asignarles identificadores únicos, que serán suministrados por una herramienta electrónica de SGC.

La importancia de la organización jerárquica:

La organización es vital cuando se trata de documentos controlados. Una jerarquía sugerida para administrar la documentación del SGC es:

1. Manual de calidad
2. Políticas
3. Procedimientos
4. Instrucciones de trabajo
5. Listas
6. Formularios

Cualquier tipo de documento adicional se puede usar a discreción de la empresa.

Pasos de implementación:

La implementación de un SGC es un desafío multifacético. Aquí hay un plan aproximado para implementar un SGC:

1. Las plantillas generales para todos los Documentos Controlados que la empresa planea utilizar deben elaborarse antes de que se escriban los documentos del SGC. Las plantillas deben tener estilos y formatos consistentes, por lo que son fáciles de leer y navegar. Todos los procedimientos e instrucciones de la plantilla deben tener secciones de propósito, alcance y responsabilidades. Las plantillas también deben cumplir requisitos de documentos controlados, por ejemplo, identificador único, etc. Es opcional incluir el logotipo de una empresa en el encabezado de un documento.
2. Muchas empresas ya tendrán procedimientos escritos en marcha; sin embargo, estos procedimientos actuales pueden no estar a la altura en términos de estar desactualizados o incompletos, etc. Puede haber algunas esferas de la actividad, como las finanzas, que no estén comprendidas en el ámbito del SGC y los procedimientos existentes pueden considerarse la mejor opción para lograr el cumplimiento. Las empresas deben asegurarse de que estas áreas no afecten a la gestión general de la calidad.
3. Las empresas deben realizar un mapeo de los procesos de gestión del marco de calidad al estilo de diagrama de flujo. Esto ayuda a incluir a todas las partes interesadas en el proceso, destaca las áreas de incumplimiento y los documentos faltantes, y es un excelente método para identificar áreas donde se necesita un cambio.
4. Es útil asignar sus documentos y estructura de SGC de acuerdo con la jerarquía utilizando mapas de procesos/documentos y organigramas.
5. Los documentos deben redactarse de acuerdo con las especificaciones de los mapas de documentos; sea consciente de su audiencia y use el lenguaje apropiado en consecuencia. Una gran empresa internacional con personal bilingüe puede necesitar publicar documentación en varios idiomas.
6. Los borradores electrónicos deben gestionarse adecuadamente. Deben documentarse y archivarse para que puedan identificarse, recuperarse, revisarse, rastrearse y gestionarse fácilmente. El proceso utilizado en el mecanismo de control de documentos debe ser coherente con el utilizado en el proceso de redacción.
7. Es importante que todos los documentos sean revisados por expertos en la materia de todas las áreas afectadas por el alcance del documento. La falta de revisión de los documentos puede dar lugar a una reducción del cumplimiento, aumentar el riesgo de desviación del SGC y crear fricciones entre el personal y los departamentos.
8. Es importante obtener el nivel de aprobación adecuado para un documento emitido que será dictado por la norma de cumplimiento. Una vez emitido y aprobado, se debe presentar una copia impresa del documento en un lugar seguro. Una vez publicados los documentos, se puede capacitar al personal para utilizarlos.

En resumen

• Evalúe su negocio existente
• Asegúrese de que es necesario implementar un SGC
• Asegúrese de que los procesos funcionan
• Revise estos procesos cuando sea necesario y realice revisiones continuas
• Investigue las Soluciones Electrónicas de Gestión de la Calidad (SGC) como una forma de de automatizar y simplificar el proceso

¿Qué sigue?

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