Una de las habilidades clave que escuchamos en la gestión de proyectos es dominar múltiples proyectos y ver la integración entre ellos. Esto puede ser un problema para los gerentes de proyectos que no tienen acceso a un sistema empresarial como Microsoft Project Server o Microsoft Project Online, pero que aún desean crear vistas, informes e instantáneas o vincular archivos de proyecto (esencialmente, vincular tareas de un proyecto a otro archivo).
Encuentro que la mejor manera de crear actividades integradas, así como un informe de instantáneas del trabajo a lo largo del tiempo, es aprovechar el «proyecto maestro» en Microsoft Project.
En este artículo, voy a darte algunas prácticas recomendadas para crear un proyecto maestro. Y en caso de que se lo pregunte, sí, estas técnicas definitivamente se escalarán si las necesita; mi empresa ha administrado programas y carteras de 5 500,000,000 y más utilizando proyectos maestros.
Los beneficios de un proyecto Maestro
¿Por qué utilizar un proyecto maestro?
- Los proyectos maestros le brindan la capacidad de crear una colección permanente de proyectos que se pueden ver en cualquier momento;
- Al ver su lista de proyectos, un proyecto maestro le permite ver el proyecto maestro y los subproyectos de una sola vez en una lista;
- Un proyecto maestro le permite crear informes de proyectos consolidados;
- Los proyectos maestros proporcionan una forma de vincular diferentes archivos de proyectos, lo que significa que también puede vincular proyecto a través del proyecto master; y
- Puede establecer instantáneas (programaciones no vinculadas) para que pueda revisar históricamente el progreso a lo largo del tiempo frente a intentar tener varias columnas de fechas y horas dentro de un solo archivo.
Primeros pasos con proyectos maestros
Antes de comenzar a crear su proyecto maestro, debe determinar si desea que el sitio de SharePoint de cada subproyecto esté disponible en el sitio de SharePoint del proyecto maestro. En caso afirmativo, no publique el subproyecto hasta que se publique el proyecto maestro. Una vez que los subproyectos se hayan guardado, registrado y cerrado, pero no publicado, estará listo para crear su proyecto maestro. He aquí cómo:
1. Con Microsoft Project Pro, cree un nuevo proyecto en blanco y seleccione la pestaña subproyecto.
2. Vaya a su primer subproyecto y haga clic en él una sola vez. A continuación, haga clic en el círculo al lado del modo apropiado y seleccione insertar.
Para agregar subproyectos adicionales, seleccione una nueva fila en blanco dentro del proyecto maestro y repita los pasos 1 y 2.
3. Una vez que haya seleccionado todos los subproyectos que desea incluir en el proyecto maestro, haga clic en la pestaña archivo para guardar el proyecto maestro y cualquier cambio en los subproyectos según sea necesario
4. Aparecerá el cuadro de diálogo a continuación, donde podrá nombrar y guardar su proyecto maestro. Seleccione «No a todos» si ha insertado sus subproyectos como de solo lectura.
Ahora está listo para publicar o guardar su proyecto maestro y crear el sitio de SharePoint.
5. Seleccione la pestaña Archivo de la cinta de proyectos.
6. Haga clic en» Publicar » si está conectado a Project Online o Project Server. Si está trabajando en un archivo local, seleccione Guardar como y guarde el archivo de proyecto maestro en un directorio local. Tenga en cuenta que los archivos de subproyectos también deben ser accesibles desde el archivo que está utilizando como maestro, lo que significa que debe guardarlos en un directorio al que tenga acceso.
Si está conectado a una versión Enterprise del proyecto, publicará los cambios. Tenga en cuenta que puede optar por no guardar ningún cambio en los archivos locales que se insertaron.
7. El cuadro de diálogo a continuación aparecerá; Seleccione » No a todos «si ha insertado sus subproyectos como solo lectura o» Sí a todos » si desea actualizar sus archivos locales con sus cambios.
Una de las partes interesantes de guardar y publicar archivos en una versión empresarial de Project es que puede hacer que Project Server o Project Online creen automáticamente un sitio de SharePoint completo que esté conectado a su proyecto. Luego, si decide vincular archivos, documentos, entregables, problemas y riesgos, puede tenerlos conectados y disponibles para verlos o asignarlos a las tareas reales del Proyecto.
8. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo. Seleccione «Publicar» si está conectado a la versión Enterprise del proyecto.
Verá el siguiente cuadro de diálogo para guardar todos los archivos locales que haya insertado.
Una vez finalizada la publicación, puede cerrar y verificar el proyecto maestro. Ahora está listo para publicar los subproyectos. Para hacer esto, necesitarás la información de URL del paso 8.
9. Abra el subproyecto y, a continuación, haga clic en Retirar | Archivo & Publicar. O si está guardando una versión local del proyecto, elija Archivo Guardar como.
10. Aparecerá el cuadro de diálogo a continuación; seleccione Publicar. Cierre y verifique el proyecto. Repita esos pasos para todos los subproyectos.
Crear instantáneas de proyectos
Una forma de crear instantáneas históricas de proyectos individuales y múltiples es usar el proyecto maestro; pero en lugar de tener archivos vinculados, elija no vincularlos. Esta es una excelente manera de tomar instantáneas y, en el Proyecto 2007 o superior, obtener la capacidad de comparar archivos de proyecto entre sí para identificar las diferencias.
veamos un ejemplo. Haga clic en la pestaña Proyecto y seleccione subproyecto.
Una vez que haya seleccionado esto, aparecerá el cuadro de diálogo Insertar proyecto. Asegúrate de desactivar la casilla de verificación «Vincular al proyecto».»
Con el enlace al proyecto desactivado, todos y cada uno de los proyectos simplemente se insertarán como tareas regulares con una tarea de resumen para la fila de nivel superior del proyecto.
Observe que el icono de archivo de proyecto estándar no está allí.
Cada uno de estos archivos está incrustado como si los hubiera copiado y pegado; no están vinculados al archivo original.
Si alguna vez desea comparar una versión de un archivo de proyecto con otra, simplemente use el botón Comparar proyectos que se encuentra en la cinta de opciones. Si estás en Project 2010, lo encontrarás en la pestaña Proyectos. Si estás en Proyecto 2013 o Proyecto 2016, lo encontrarás en la pestaña Informes. Esta captura de pantalla muestra el Proyecto 2013.
