Cómo reclamar kilometraje si eres autónomo

Ya sea para recoger suministros, dejar entregas, de ver a los clientes o hacer visitas al sitio, cada año los autónomos personas (AKA los comerciantes) rack de hasta miles de kilómetros en las carreteras del reino unido mientras se ejecuta su negocio.

Es posible que solo use su propio vehículo para conducir unas millas por razones de negocios, pero aún así, debe reclamar su asignación de millas en su declaración de impuestos de autoevaluación. Después de todo, además de los costos de combustible, los viajes de negocios ayudan a causar desgaste que puede dar lugar a costosas facturas de mantenimiento y reparación. Y, lo que es más importante, cuantas más asignaciones y gastos reclame, menor será su obligación tributaria para los trabajadores por cuenta propia.

¿Qué es el kilometraje permitido?

Si usa su vehículo con fines comerciales, es posible que pueda reclamar una proporción del costo total real de comprar y manejar su vehículo. Esto puede incluir los costos de cosas como seguros, reparaciones,mantenimiento, combustible, etc. Esta opción puede o no permitirle reclamar más. Sin embargo, realizar un seguimiento de cada costo y determinar la proporción exacta de uso comercial de su vehículo requiere tiempo y esfuerzo.

En su lugar, muchas personas que trabajan por cuenta propia reclaman la asignación de kilometraje, un esquema de tarifa plana que proporciona una forma mucho más sencilla de reclamar el costo de usar su propio vehículo para negocios. La asignación de kilometraje es parte de una gama de opciones de «gastos simplificados» que HMRC ofrece a las personas que trabajan por cuenta propia. Están diseñados para que la administración de impuestos sea más fácil y rápida.

¿Cuánto kilometraje puede reclamar?

Si trabaja por cuenta propia, puede reclamar una asignación de millas de:

• 45 peniques por milla de negocios recorrida en un automóvil o camioneta durante las primeras 10,000 millas
• 25 peniques por milla de negocios por cada milla que exceda las 10,000 millas
• 24 peniques por milla si usa su motocicleta para viajes de negocios

Si usa más de un vehículo para negocios, no tiene que usar la opción de asignación de kilometraje de tarifa plana en todos los casos. Puede reclamar el costo real de un vehículo y el kilometraje permitido para el otro. Sin embargo, una vez que comience a usar la opción de asignación de kilometraje de tarifa plana para un vehículo que usa para negocios, no podrá cambiar.

Si viaja con otra persona que también trabaja para su negocio, como conductor, puede reclamar 5 peniques adicionales por milla por cada pasajero adicional. Por lo tanto, si tres de ustedes viajan juntos, puede reclamar 45 peniques + 10 peniques por milla (dos x 5 peniques por milla para los dos pasajeros adicionales) para las primeras 10,000 millas, luego 25 peniques + 10 peniques por milla a partir de entonces.

Necesita saber! Reclamar la asignación de kilometraje no le impide reclamar otros gastos de viaje de negocios, como boletos de tren y viajes en taxi. Las multas de estacionamiento y las tarifas de peaje mientras está en el negocio también se pueden reclamar como un gasto comercial legítimo.

¿Cuándo no se puede reclamar la asignación de kilometraje?

No puede reclamar la asignación de millas para viajes personales, deben hacerse «total y exclusivamente para fines comerciales». Y tampoco puede reclamar la asignación de kilometraje para viajes hacia y desde su lugar de trabajo habitual (es decir, sus instalaciones comerciales). Puede solicitar un viaje a un lugar de trabajo temporal, por ejemplo, si es un yesero que necesita viajar a diferentes lugares y trabajos.

Las reclamaciones de gastos simplificadas no se pueden usar para automóviles diseñados para uso comercial, como taxis negros o automóviles de instructores de conducción de doble control. Las sociedades de responsabilidad limitada tampoco pueden utilizar los gastos simplificados, ya que solo están disponibles para personas que trabajan por cuenta propia.

Necesita saber! No puede reclamar gastos simplificados si ya ha reclamado asignaciones de capital o una que haya incluido como gasto cuando calculó las ganancias de su negocio. Cuando sea necesario, busque orientación de un contador.

Calcular el kilometraje de su empresa

Registrar el kilometraje de su empresa a medida que avanza es una buena idea, ya que puede hacer que sea mucho más fácil hacer ejercicio y reclamar su asignación de kilometraje. Y es más probable que su reclamo sea preciso y creíble si HMRC puede ver detalles precisos de fechas, millas recorridas, viajes y razones. HMRC puede solicitar pruebas durante una investigación.

Puede ser conveniente adquirir el hábito de registrar detalles después de cada viaje para el que planee reclamar la asignación de kilometraje. Registrar manualmente el kilometraje de su empresa requiere más tiempo y esfuerzo, mientras que los restos de papel y cuadernos pueden desaparecer. Es más seguro registrar y almacenar los detalles de su kilometraje en una hoja de cálculo o utilizando una aplicación donde los datos se almacenan de forma segura en línea. Se han creado muchas aplicaciones para ayudar a los propietarios de negocios a rastrear y registrar su kilometraje de viaje de negocios (algunos incluso usan GPS para medir automáticamente el kilometraje de negocios).

Algunos propietarios de negocios independientes simplemente estiman su kilometraje comercial, reclamando un porcentaje del kilometraje anual total de su vehículo. Por lo tanto, si su automóvil hace 1,000 millas al mes y puede demostrar que la mitad de eso es para uso comercial, puede reclamar una asignación de millas de 6,000 millas al año (es decir, £2,700).

Cómo reclamar la asignación de kilometraje

Un buen software de contabilidad hará todo el trabajo duro por usted, ahorrándole mucho tiempo y molestias. Usted ingresa el kilometraje de su empresa y este calcula su asignación de kilometraje, que ingresa en su declaración de impuestos de autoevaluación. La cantidad se tiene en cuenta y su obligación fiscal se reduce como resultado.

Si utiliza gastos simplificados para reclamar la asignación de kilometraje, no podrá reclamar los costos de automóvil, como el seguro, el impuesto de circulación o el combustible, porque estos se contabilizan dentro de la asignación de kilometraje.

Necesita saber! Inflar deliberadamente su reclamo de asignación de kilometraje puede conllevar multas. HMRC tiene una visión muy tenue de cualquiera que ingrese deliberadamente información falsa en las declaraciones de impuestos.

Para más información

• Visite el sitio web del gobierno GOV.UK para leer el kilometraje de viaje y las tarifas y asignaciones de combustible. También hay una herramienta en línea que le permite verificar si los gastos simplificados podrían ahorrar dinero a su negocio.