Cómo las empresas Pueden Hacer un Seguimiento de los Pagos

Si usted es un comerciante individual o un minorista de comercio electrónico en crecimiento, uno de los primeros pedidos de negocio debe ser determinar cómo hacer un seguimiento de las facturas y los pagos. Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a mantenerse organizado.

La importancia de la contabilidad

El seguimiento de los pagos tiene un impacto directo en el flujo de efectivo de su negocio, por lo que es importante agilizar este proceso con un sistema de contabilidad organizado. Si no recibe los pagos de los clientes de manera oportuna, no tendrá los fondos necesarios para pagar sus propios gastos. Además, el crédito puede verse afectado como resultado de una disminución del flujo de caja.

El mejor sistema de contabilidad dependerá de varios factores:

• Tipo de negocio

• modelo de Negocio

• a Corto y largo plazo

• estructura de Impuestos

Cómo mantener un seguimiento de los pagos recibidos

parece sencillo en la teoría de enviar una factura a un cliente y recibir un pago a cambio.

Entonces, ¿por qué es tan difícil hacer un seguimiento de los pagos a veces? A menudo se reduce al tiempo. Si utiliza el método de contabilidad tradicional de enviar facturas y esperar una respuesta, rastreando todos los pagos manualmente, puede haber largos retrasos entre cada etapa. No solo tiene que esperar a que el cliente reciba la factura, sino que luego debe esperar el pago. Toma tiempo para que el pago se transfiera a su cuenta bancaria, y para este momento, podría ser un período contable completamente nuevo.

Al determinar cómo realizar un seguimiento de los pagos recibidos, debe trabajar este desfase de tiempo en la ecuación. Idealmente, si tiene un negocio en línea, simplemente puede recibir pagos electrónicamente a través de su sitio web. Sin embargo, para aquellas empresas que deben enviar facturas, aquí hay algunos pasos sencillos para simplificar el proceso:

1. Utilice una plantilla uniforme para las facturas y verifique toda la información de pago para evitar retrasos en el procesamiento.

2. Establecer un sistema de seguimiento para las facturas tardías. No espere hasta que las facturas estén vencidas 60 días. Para evitar más retrasos, realice una llamada telefónica de cortesía con su cliente tan pronto como se retrase el pago.

3. Mantener un registro de sus informes financieros. Realice un seguimiento de los pagos recibidos en una hoja de cálculo, actualizando su estado de pérdidas y ganancias regularmente para mostrar cualquier cambio.

4. Utilice software de contabilidad para automatizar el proceso. Un buen programa de software puede emitir facturas automáticamente, realizar un seguimiento de los pagos y alertarle de cualquier discrepancia entre los dos.

Cómo hacer un seguimiento de las facturas y los pagos adeudados

Una vez que haya descubierto las cuentas por cobrar o cómo hacer un seguimiento de los pagos de los clientes, deberá pensar en hacer un seguimiento de sus gastos y gastos. Poner en marcha un sistema sólido le garantiza que no se pierda ninguna factura, pero también le ayuda con el presupuesto porque puede analizar y anticipar los costos regulares.

1. El primer paso para determinar cómo llevar un registro de las facturas y los pagos adeudados es colocar todos sus pagos mensuales en categorías. Estos deben dividirse por tipo de pago. Por ejemplo, puede pagar algunas facturas con su cuenta de cheques y otras con su tarjeta de crédito comercial.

2. Haga una hoja de cálculo que detalla todos sus pagos salientes cada mes, destacando los diferentes tipos de pago por color para diferenciarlos. También puede organizarlos por fecha de vencimiento, teniendo en cuenta los tiempos de procesamiento bancario.

3. Utilice el software de seguimiento de pagos para asegurarse de que sus pagos se envíen automáticamente. Los mejores programas de contabilidad le brindan una visión clara de todas las cuentas de cheques y de crédito desde un panel central.

4. Actualice su hoja de cálculo a medida que los pagos salen de sus cuentas y se pagan las facturas.

Considere la posibilidad de digitalizarse

¿Sigue utilizando facturas en papel? Considere la posibilidad de no usar papel en la oficina para realizar un seguimiento de los pagos de manera más eficiente. Digitalice todas sus facturas, facturas, estados de cuenta bancarios, archivos de empleados y cualquier otro estado financiero.

Al digitalizar sus finanzas, tendrá acceso rápido a todo lo que necesita de un vistazo. Los documentos escaneados son más fáciles de enviar al IRS o a su contador personal, y puede verificar si se han pagado o no las facturas de los clientes.

Qué buscar en el software de contabilidad

Un sistema de software de contabilidad es imprescindible para las empresas de hoy en día. Sin embargo, no todo el software se crea de la misma manera. Busque las siguientes características para realizar un seguimiento de las facturas y los pagos de manera más efectiva:

• Compatible con múltiples usuarios: Idealmente, cada empleado debe poder ingresar sus propios gastos y registrar facturas.

• sistema basado en la Nube: Debería poder usar el programa de contabilidad desde cualquier lugar.

• Estructura de precios rentable: Las empresas más grandes necesitarán un plan más completo, pero los comerciantes a pequeña escala pueden tener necesidades contables mínimas para un puñado de clientes.

• Seguridad: Si está almacenando datos financieros confidenciales, asegúrese de que estén protegidos con los niveles adecuados de cifrado.

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