7 Maneras De Hacer Que La Gente Participe En Una Reunión Virtual

Piense en sus reuniones virtuales de esta semana. ¿Cuántos de ellos eran productivos? ¿Y cuántos de ellos consiguieron que el grupo participara?

No se sobre ti,pero he corrido y me he sentado en muchas reuniones donde la gente estaba en sus computadoras portátiles y no se involucraba. Parecía una pérdida de tiempo.

Lograr que las personas participen y se involucren requiere la comunicación y el liderazgo adecuados, especialmente para una reunión virtual.

Sigue estos 7 consejos para organizar reuniones virtuales productivas que las personas esperan con interés y sacar lo mejor de tu equipo.

Consejo # 1: Invita a las Personas Necesarias a la Reunión

«¿Por qué estoy aquí exactamente?»

Si no eres consciente de a quién invitas a la reunión, eso es lo que algunas personas pueden estar pensando si no necesitan estar allí. Cuanto más no mejor.

Antes de la reunión, tómese el tiempo para pensar en las personas que realmente necesitan estar allí para tomar decisiones, intercambiar ideas o formar equipos. Si no necesitan participar y solo necesitan una actualización, considere si un correo electrónico después de la reunión sería suficiente.

Si no haces esto, el peor de los casos es que una persona no esencial se hace cargo de la reunión y descarrila la conversación.

Por supuesto, tienes que invitar a ciertas personas por razones políticas y eso está bien. Desea calibrar la cultura de la empresa y asegurarse de que las personas se sientan incluidas. Mientras todos los demás tengan que estar allí, has preparado el escenario adecuado para la participación.

Consejo # 2: Anime a las personas a usar Video

Si desea más participación en sus reuniones, encienda su cámara y haga que los participantes enciendan sus cámaras también.

Encender la cámara lo convertirá en un presentador más atractivo. La cámara le permitirá aprovechar la modalidad visual de su audiencia y atraerla a un nivel más profundo que el simple uso de audio. Además, si pueden ver tu cara, se sentirán más obligados socialmente a responder a tus preguntas y discusiones. Por lo tanto, abra el camino y encienda la cámara cuando presente y luego pida a los demás que hagan lo mismo.

Cuando otras personas en la reunión enciendan sus cámaras, tendrán menos probabilidades de realizar múltiples tareas y más probabilidades de participar. La multitarea es el asesino de la participación.

Imagine estar en una reunión donde otros están respondiendo correos electrónicos, lavando ropa, hojeando artículos de noticias y más. ¿Qué probabilidades hay de que esas personas participen en su reunión virtual? ¡Sí, eso es un gran Cero!

Así que si quieres que la gente haga menos tareas múltiples y se involucre más en la reunión, haz que enciendan sus cámaras. Luego aprovecha tu propio video para conectarte con ellos y llamar su atención.

Consejo # 3 Da la bienvenida a las Personas por Su Nombre cuando Llegan

Hace mucho tiempo, un maestro mío dijo: «Si quieres maximizar la participación, entonces necesitas maximizar la seguridad.»

Piénsalo. Si se siente amenazado o incómodo, ¿plantearía su preocupación o compartiría su opinión en una reunión? Lo más probable es que no.

Una de las mejores formas que encontré para aumentar la seguridad en la reunión es comenzar con una bienvenida amistosa a los participantes a medida que ingresan. Imagínese que inicia sesión en una reunión virtual y ve al anfitrión en video con una sonrisa, hombros relajados y dice: «¡Hola, Jack, bienvenido!»

Te sentirás genial en ese momento. Eso es lo que hacemos en nuestras clases semanales de oratoria en línea. Conseguimos que se unan profesionales de todo el país. Nos aseguramos de que todos sean bienvenidos por su nombre. Cuando comenzamos a hacer esta práctica, notamos una mejora masiva en el nivel de comodidad de los participantes.

Si podemos hacer que la gente se relaje y participe en una clase de oratoria, entonces estoy seguro de que este consejo funcionará como magia en sus reuniones virtuales.

Tip # 4: Asegúrese de que el Equipo Entienda el Propósito de la Reunión

Como participante, si no tiene claro de qué se trata la reunión, el propósito más grande, es confuso y disminuirá la probabilidad de que hable.

Sé que esto me ha pasado en el pasado, cuando vengo a una reunión y alguien comienza a adentrarse directamente en un aspecto del proyecto sin dar el contexto adecuado. Se puede sentir como abrir un libro a la mitad y tratar de seguir lo que está pasando.

Parte de explicar el propósito es identificar el tema, por qué es importante, y luego también explicar el resultado: ¿es esta una reunión de toma de decisiones, una reunión de lluvia de ideas, una actualización? Dar a las personas una idea de qué esperar aumentará las posibilidades de que participen porque tienen esa previsión.

Ahora su equipo entiende el propósito de esta reunión en particular, y puede elevar su compromiso aún más recordándoles cómo esta reunión se relaciona con la visión general del proyecto. ¿Cuál es el objetivo final? Al recordar a las personas en qué están trabajando o la visión más amplia, puede revitalizar la energía y darles un impulso de inspiración. Esta energía adicional puede ser especialmente útil en un entorno virtual.

Consejo # 5: Cree una Expectativa de Participación

Después de establecer el propósito, debe establecer las reglas de participación. Esto está creando una «expectativa de participación» desde el principio.

Haz saber a todo el mundo que quieres y valoras su entrada y que es seguro intervenir. A menudo, las personas no hablan porque tienen miedo de sonar estúpidas o de tener una «mala» idea, no porque no les importe.

Si se trata de una lluvia de ideas, diles que quieres todas las ideas posibles aquí. Si se trata de una reunión de toma de decisiones, mencione los criterios (¿todos deben estar de acuerdo?).

Y si quieres una sesión enfocada, pide laptops apagadas y teléfonos lejos. Muestra liderazgo y comunica que espera que la reunión sea atractiva.

Con el tiempo, los compañeros de trabajo asociarán reuniones atractivas con su estilo de liderazgo. ¡Así que pon las reglas!

Consejo # 6: Pausa para Permitir que las Personas Digieran y Reflexionen.

En Magnetic Speaking, hablamos de la pausa en muchos contextos porque es una herramienta multifacética y poderosa. Un beneficio de la pausa es que permite a la gente entender mejor lo que estás diciendo porque ralentiza tu ritmo, dando a los cerebros de los oyentes un descanso para digerir la información. Esto puede ser especialmente útil si el tema es complejo o técnico.

Muchas personas luchan por hacer una pausa en general y afirman que incluso una pausa de 1 segundo puede sentirse como una eternidad. Pausar puede parecer aún más desafiante en un entorno virtual, pero es aún más crítico aquí porque en el espacio virtual, tenemos menos señales visuales a nuestro alrededor. Por lo tanto, definitivamente debe sentirse cómodo con pausar en una reunión virtual.

Primero, debes asegurarte de agregar pausas naturales a lo que estás diciendo en general. Intente hacer una pausa entre las ideas, dando a las personas la oportunidad de absorber la información. ¡Será más probable que hablen si entienden completamente lo que estás diciendo!

Entonces, cuando se le hace directamente a la gente una pregunta, hacer una pausa es una NECESIDAD. Si solo repitas lo que estás diciendo y luego preguntas, «OK, ¿qué piensas?»might podrías tener grillos. Es normal que las personas tarden más en participar en un entorno virtual porque se sienten menos vistas que en una habitación real, por lo que no se sientan obligadas a llenar el silencio de inmediato. Déjalo reposar e incluso haz una pregunta de seguimiento como, » ¿tiene sentido?»o «¿estás conmigo?»para animar a la gente.

También puedes dar permiso directamente a las personas para que se detengan y piensen diciendo algo como: «Me encantaría escuchar tus comentarios, tómate un momento y hazme saber lo que piensas.»

Por último, en una reunión virtual, a menudo hay un retraso natural. Al principio puede parecer una eternidad, y de nuevo puede sentir la necesidad de llenar el silencio, pero siéntase cómodo con él y verá que la pausa adicional puede permitir aún más espacio para la participación.

#7 Llame a las personas Por Su nombre

Si ha establecido los cimientos, establecido expectativas e hizo todo lo que se indica en los consejos anteriores, verá más participación que nunca.

Si ha sido una reunión larga y el enfoque está empezando a vacilar, puede usar este método para inyectar energía inmediata en la reunión. El método es llamar a las personas por su nombre para que estén atentos y atentos.

Cuando empiezas a llamar a las personas por su nombre, los oídos de las personas comenzarán a animarse. Esto sucede porque nadie quiere ser llamado y parecer despistado de lo que está pasando y preguntar: «lo siento, me perdí eso what ¿cuál era la pregunta?»

Aquí hay un ejemplo:

Facilitador: «¿qué piensan ustedes?»

*silencio*

Facilitador: «¿alguien?»

Esa no es una situación divertida. Pero si tienes poca participación, puedes llamar a alguien por su nombre para obtener sus pensamientos y comenzar la conversación. A continuación, puede llamar a alguien para mantener viva la conversación.

Eso se llama «tener un estilo de facilitación provocador». Esto provocará una conversación para poner la pelota en marcha porque ahora Brian tiene que comentar lo que dijo Sarah.

Esto no solo mantiene a la gente alerta, sino que también ayuda a animar a las personas más introvertidas o tímidas a hablar en la reunión y expresar sus pensamientos al grupo. Debido a que las personas introvertidas no comparten abiertamente sus pensamientos tan fácilmente como las personas extrovertidas, es útil ofrecer este empujón adicional. Eso es lo que les estás dando cuando los llamas por su nombre, el estímulo para que hablen.

Comenzar con personas que conoces que están abiertas a compartir y luego expandirse poco a poco es una buena estrategia para construir confianza como equipo.

El uso de estos consejos le ayudará a obtener el máximo compromiso en su próxima reunión virtual. Con el tiempo, estos métodos establecen el tono para tener conversaciones animadas, energizadas y productivas.