Die Auswahl Ihres nächsten ERP-Softwaresystems kann zu einer komplexen Entscheidung werden. Ein Ad-hoc-Ansatz in Ihrem ERP-Auswahlprozess kann zu erheblichen unnötigen Kosten und Unterbrechungen der Geschäftsproduktivität führen. In vielen Fällen beurteilen Unternehmen ERP-Systeme anhand der Marktreputation, der Empfehlung eines Freundes oder der bisherigen Erfahrungen eines Kollegen mit einem ERP-System; unvollständige Anforderungserfassung, generische Lieferantendemos, Überbetonung der Gesamtkosten, Voreingenommenheit der Mitarbeiter, versuchte Selbstimplementierung und Missverständnis der Anforderungen durch den ERP-Anbieter.
Wir alle haben mindestens eines oder mehrere dieser Ereignisse erlebt und die finanziellen Auswirkungen können erheblich sein, so dass die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen ERP-Softwareauswahl erheblich sinken kann. Die Wichtigkeit eines strukturierten Ansatzes erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit – hier sind einige Punkte zu beachten:
1. Führen Sie eine Überprüfung und Analyse von Geschäftsprozessen durch
Um die großen Fallstricke bei der Auswahl einer ERP-Software zu vermeiden, ist ein strukturierter Ansatz erforderlich. Die erste und wichtigste Aufgabe, die ein Unternehmen übernehmen muss, ist ein Business Process Review (BPR) und Needs Assessment /Analysis (NAA). Durch die Durchführung von BPR und NAA, entweder intern oder durch die Beauftragung eines professionellen Dienstleistungsunternehmens, können Sie die spezifischen Geschäfts- und Endbenutzeranforderungen definieren und die Auswirkungen des Geschäftsprozesses bestimmen. Sie finden Möglichkeiten, die Effizienz zu steigern, Gemeinkosten zu senken und Warnmeldungen und Berichtsanforderungen in wichtigen Phasen des Geschäftsworkflows zu erfassen. Indem Sie Ihre Geschäftsprozess- und Systemanforderungen klar definieren, können Sie Ihre Ergebnisse mit dem Anbieter teilen, um eine für Ihr Unternehmen relevante Lösungspräsentation anstelle einer generischen Demo seiner Software durchzuführen.
Durch eine vollständige Bedarfsanalyse können Sie die finanziellen Auswirkungen jedes Geschäftsprozesses berechnen, um harte und weiche Kosten für Ihr Unternehmen zu bestimmen. Bei der Auswahl einer neuen ERP-Software ist es viel einfacher, den Return on Investment (ROI) anhand des Aufwands zu ermitteln, der erforderlich ist, um die Ineffizienzen und Lücken in Ihrem aktuellen System zu beheben.
2. Evaluieren Sie unterstützte ERP-Technologieplattformen
Da die Angebote für Technologieplattformen wie On-Premise–, Cloud- und Managed Services variieren, sollte die Auswahl einer richtigen ERP-Lösung für Ihr Unternehmen in erster Linie in Ihrem Entscheidungsprozess stehen. Technologieplattformen sind ein wichtiger Bestandteil Ihrer ERP-Software, aber jedes Angebot hat seine Vor- und Nachteile. Die Einführung von Cloud-basierten ERP-Systemen ist in unseren heutigen Geschäftskulturen akzeptabler geworden, aber Cloud-Lösungen machen immer noch einen sehr geringen Prozentsatz der gesamten in Nordamerika verkauften ERP-Systeme aus. Managed Services bietet Outsourcing-Service von Servern und Backups und werden in der Regel von größeren Unternehmen zur Kontrolle der Kapitalkosten eingesetzt und basieren auf einem Mietmodell. On-Premise ist die traditionelle Methode, bei der Sie das ERP-System erwerben, das auf unternehmenseigenen Servern installiert werden soll. Sie müssen das ERP-System bewerten, das am besten zu Ihrem Unternehmen passt, und die vom ERP-System unterstützte Technologieplattform übernehmen.
3. Verständnis der Gesamtbetriebskosten
Wie alle Geschäftsinhaber legen wir großen Wert auf die Kosten eines neuen ERP-Systems und der damit verbundenen Technologieplattformen. Viele Unternehmen überdenken ihre ERP-Anforderungen zwischen fünf und sieben Jahren, abhängig von Änderungen im Geschäftsumfeld. Viele Unternehmen haben jedoch seit über 10 Jahren dasselbe ERP-System, daher ist das Verständnis der Gesamtbetriebskosten (TCO) ein wichtiger Faktor für Ihre Entscheidung. Wir neigen dazu, die Investition im ersten Jahr als Auswirkung auf das Geschäft zu betrachten, aber wenn Sie die Anfangsinvestition plus zusätzliche Supportkosten über einen Zeitraum von 5, 7 und 10 Jahren betrachten, erhalten Sie ein besseres Gefühl für die Gesamtkosten einer neuen ERP-Software. Heutzutage gibt es mehrere ERP-Softwarehersteller, die ein abonnementbasiertes Preismodell anbieten. Die gesamte Anfangsinvestition ist viel niedriger, aber die gesamten zukünftigen Kosten können viel höher werden. Bei einem Abonnementpreismodell müssen Sie die Gesamtbetriebskosten über 5, 7 und 10 Jahre im Vergleich zu anderen Preismodellen, einschließlich Leasingoptionen, ermitteln.
4. Bestimmen Sie den potenziellen geschäftlichen Nutzen des neuen Systems
Das Verständnis der potenziellen geschäftlichen Vorteile eines neuen ERP-Systems für Ihr Unternehmen sollte quantitativ, qualitativ und finanziell gemessen werden. Der Nutzen kann leicht definiert werden, indem die wichtigsten Funktionsbereiche Ihres Unternehmens bewertet werden, um die Auswirkungen auf alle Beteiligten, einschließlich Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter, zu bestimmen. Viele Unternehmer glauben, dass sie ein intuitives Gefühl für die Auswirkungen auf alle Beteiligten haben, aber um die messbaren Vorteile wirklich zu verstehen, sollte eine Bedarfsanalyse durchgeführt werden, um die Investition zu validieren und zu bestätigen, die zur Maximierung einer Rendite erforderlich ist.
5. Bestimmen Sie die Auswirkungen auf das Personal
Unterschätzen wir nicht die Auswirkungen eines neuen ERP-Systems auf Ihr Personal, insbesondere wenn es nicht in den Entscheidungsprozess einbezogen wird. Ihre Mitarbeiter haben ein detailliertes Verständnis der Anforderungen, die erforderlich sind, um sie bei der Erfüllung ihrer täglichen beruflichen Verantwortung zu unterstützen, und die Befähigung der Mitarbeiter im Auswahlprozess wird definitiv dazu beitragen, das Engagement zu erreichen, das während des Implementierungsprozesses erforderlich ist, um Erfolg zu haben.
6. Auswahl des richtigen Geschäftspartners
Die Beauftragung eines professionellen Dienstleistungsunternehmens, das sich auf das ERP-System spezialisiert hat, das am besten zu Ihrem Unternehmen passt, wird die Implementierung der Lösung beschleunigen. Sie müssen die Dienstleistungen und das Know-how des Geschäftspartners über das ERP-System hinaus bestimmen, da viele Technologien Auswirkungen auf Ihre gesamte IT-Infrastruktur haben. Sie sollten mit einem professionellen Dienstleistungsunternehmen zusammenarbeiten, das einen One-Stop-Shop-Ansatz bietet, der CRM-Lösungen, Enterprise Content Management, Infrastrukturlösungen und Weblösungen umfasst, um nur einige zu nennen. Das professionelle Dienstleistungsunternehmen kann Ihnen helfen, die besten Plattformen für mehrere Angebote zu ermitteln, die das von Ihnen ausgewählte ERP-System am besten unterstützen, und kann bei Bedarf direkt mit Anbietern und Verlagen in Ihrem Namen zusammenarbeiten.
Die Auswahl einer neuen ERP-Software für Ihr Unternehmen kann eine entmutigende und zeitaufwändige Aufgabe sein. Durch die Partnerschaft mit einem professionellen Dienstleistungsunternehmen, das über Branchenerfahrung und Kenntnisse in der Auswahl von ERP-Systemen verfügt, minimieren Sie die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter und maximieren gleichzeitig Effizienzgewinne und Kapitalrenditen.
