E-Mails können eine schwierige Art der Kommunikation mit jemandem sein, da Sie die Person, die mit Ihnen spricht, nicht sehen oder den Ton in ihrer Stimme hören können. Daher können Dinge aus dem Zusammenhang gerissen werden. Wenn Sie versuchen, ein Problem zu lösen oder ein Missverständnis per E-Mail auszuräumen, ist es wichtig, sich zu artikulieren und geeignete, starke Worte zu verwenden, um Ihre Gedanken auszudrücken. Es ist leicht, Sarkasmus mit Unhöflichkeit über das Internet zu verwechseln, also lesen Sie Ihre E-Mail noch einmal, bevor Sie sie an den Empfänger senden.
Bestätigen Sie ein Missverständnis oder eine Fehlkommunikation. Wenn Sie sich über die Bedeutung einer E-Mail unsicher sind, stellen Sie Fragen. Wenn Sie eine E-Mail gesendet haben, die negativ empfangen wurde, versichern Sie dem Empfänger, dass Sie nicht beabsichtigen, abrupt, abweisend, genervt oder eine andere negative Konnotation des Empfängers zu klingen. Klären Sie Ihre Bedeutung, und achten Sie darauf, höfliche Aussagen zu verwenden, wie „Bitte“ und „Danke.“
Lesen Sie die E-Mail erneut, um zu sehen, wo das Missverständnis aufgetreten sein könnte. Waren die Informationen in der E-Mail klar oder mehrdeutig? Wenn es sich bei dem Missverständnis um Daten, Fristen oder andere Erwartungen handelt, setzen Sie die relevanten Details in einen Satz. Fügen Sie dann zusätzliche Informationen oder Kommentare hinzu. Wenn Sie eine E-Mail mit mehrdeutigen Erwartungen erhalten haben, stellen Sie Fragen.
Bieten Sie eine Möglichkeit, wie Sie beide das Problem lösen können, und schlagen Sie möglicherweise vor, telefonisch oder persönlich bei einem Kaffee über die Angelegenheit zu sprechen. Ihre Großzügigkeit der Zeit vermittelt Ihr Interesse an der Aufrechterhaltung einer guten Beziehung mit anderen Person.
