Einführung
Hallo! Es ist Kristine hier mit dem Express to Impress Podcast.
Heutzutage sind Telefonkonferenzen die Norm. Unabhängig davon, ob Ihre Teammitglieder in einem Umkreis von 30 Minuten voneinander oder auf verschiedenen Kontinenten leben, führen Sie wahrscheinlich alle Besprechungen über Telefonkonferenzen durch. Inzwischen kennen Sie einige der potenziellen Gefahren von Telefonkonferenzen. Jemand vergisst, sich stumm zu schalten, und du hörst, wie sie atmen oder ihr Mittagessen essen, jemand vergisst, sich selbst stumm zu schalten, wenn sie anfangen zu reden, jemand spricht, und dann ihr Kind oder Ehepartner Lastkähne in ihrem Büro Lärm machen. Egal, welche ungewöhnliche Situation sich während einer Telefonkonferenz abspielt, jemand muss die Konversation verwalten und so effektiv wie möglich gestalten.
In dieser Episode erfahren Sie, wie Sie Telefonkonferenzen leiten. Wir konzentrieren uns auf Audiokonferenzen, nicht auf Videokonferenzen, die eine eigene Episode verdienen.
Jede Woche teile ich Geschichten und Tipps, die Ihnen helfen, klar und sicher in Ihrer Jobsuche, Interviews und am Arbeitsplatz zu kommunizieren, damit Sie Ihre Karriereziele erreichen können. Wenn Ihnen mein Podcast gefällt, vergessen Sie nicht, neue Folgen zu abonnieren. Sie können Podcasts überall dort abonnieren, wo Sie sie herunterladen, z. B. von Apple, Pandora oder auf meiner Website unter express-to-impress.com .
Jetzt fangen wir an!
Story
Nun erzähle ich Ihnen von einer Geschichte über eine fehlgeschlagene Telefonkonferenz.
Ein Freund in der Personalabteilung leitete eine Telefonkonferenz, als seine Freundin in den Raum stürmte. Mit einem Teller in der Hand verkündete sie fröhlich: „Das Frühstück ist fertig!“ sofort gefolgt von dem schmutzigen Spitznamen, den sie für ihren Freund hat.
Mein Freund war natürlich fassungslos. Seine Freundin war fassungslos. Und doch musste er den Anruf weiter leiten, in der Hoffnung, dass alles irgendwie vorbei sein würde.
Aber er leitete den Anruf, und er stummschaltete seinen Anruf nicht, also erfuhren seine Mitarbeiter natürlich seinen schmutzigen kleinen Namen und andere Details über sein persönliches Leben.
Da die anderen am Telefon ihre Leitungen stummgeschaltet hatten, wurden meinem Freund irgendwelche Keuchen oder Lachen verborgen. Und zum Glück war das das Ende!
Aber er kämpfte weiter und hoffte, dass seine Mitarbeiter nicht hörten, was sie sicher hörten.
Dies ist nur eine von vielen Horrorgeschichten über Telefonkonferenzen. Saturday Night Live hat einen lustigen Sketch namens „Zoom Call“, der zweifellos von einigen wahren Ereignissen inspiriert ist.
Jetzt müssen Sie sich keine Sorgen mehr um die Leitung einer Telefonkonferenz machen. Wir alle können aus lustigen Fehlern lernen. Fahren wir mit dem Abschnitt Tipps fort, in dem Sie lernen, wie Sie eine erfolgreiche Telefonkonferenz führen.
Was zu tun ist, bevor Sie Telefonkonferenzen leiten
Ihre Telefonkonferenz wird produktiv und effizient vorbereitet.
Agenda vor dem Meeting teilen
Mein erster Tipp ist, eine Agenda zu erstellen und sie vor dem Meeting mit allen Teilnehmern zu teilen.
Beherrsche die Technologie
Als nächstes müssen Sie die Technologie beherrschen, die Sie verwenden werden. Testen Sie also Microsoft Teams, Zoom oder ein anderes Tool, das Sie während der Telefonkonferenz verwenden. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wie die Funktionen funktionieren, damit Sie die Kontrolle über das Meeting übernehmen und bei Bedarf anderen helfen können.
Bereiten Sie Ihre Umgebung vor
Schließlich und vor allem bereiten Sie Ihre Umgebung auf den Anruf vor. Informieren Sie Ihre Haushaltsmitglieder über den Anruf, legen Sie eine Notiz an Ihre Tür, verriegeln Sie die Tür und geben Sie Ihr Bestes, um sicherzustellen, dass Ihre Umgebung so leise wie möglich ist. Das kann bedeuten, dass Sie Ihr Kind vor dem Anruf für ein Nickerchen hinlegen oder Ihr Tier anweisen, seine Kiste zu betreten.
Tipps für die Leitung von Telefonkonferenzen
Lassen Sie uns nun näher darauf eingehen, wie Sie eine Telefonkonferenz leiten.
Kommen Sie früh an
Sie sollten früh anreisen, um sicherzustellen, dass die Technologie ordnungsgemäß funktioniert, und begrüßen Sie Personen zum Anruf, wenn sie beitreten. Ihre Anwesenheit zeigt den Teilnehmern auch, dass Sie vorbereitet und verantwortlich sind. Sie sollten auch vor oder während des Anrufs eingreifen, wenn jemand eine schlechte Verbindung oder störende Geräusche im Hintergrund hat.
Besprechung eröffnen
Nach einem Smalltalk mit Kollegen möchten Sie die Aufmerksamkeit aller auf sich ziehen, um den Anruf zu starten. Wenn Ihre Unternehmenskultur darin besteht, Telefonkonferenzen punktuell zu starten, stellen Sie sicher, dass Sie den Anruf rechtzeitig starten. Wenn es normal ist, ein oder zwei Minuten zu warten, um verspätete Tischler in Ihrem Unternehmen zuzulassen, geben Sie den Mitarbeitern diese zusätzliche Zeit.
Um ein Meeting zu eröffnen, sollten Sie Folgendes tun:
- Holen Sie sich die Aufmerksamkeit aller
- Begrüßen und danken Sie Ihrem Publikum für die Teilnahme am Aufruf
- Stellen Sie neue Kollegen oder Besucher vor
- Erläutern Sie den Zweck und die Ziele des Meetings
- Skizzieren Sie die Tagesordnung
- Teilen Sie Erwartungen mit, z. B. ob die Leute ihre Leitungen stummschalten sollten, wenn sie nicht sprechen ein Tool, um anzuzeigen, dass sie eine Frage oder einen Kommentar in einem Online-Chat-Tool haben
- Bitten Sie die erste Person auf der Tagesordnung, zu beginnen
Hier ist ein Beispiel dafür, wie Sie ein Meeting eröffnen können.
In Ordnung. Es sieht so aus, als wären die meisten Menschen angekommen. Rebecca ist unterwegs. Sie rief an, um uns mitzuteilen, dass sie sich verspätet hätte, aber bald zu uns kommen wird. Lass uns weitermachen und diese Show auf die Straße bringen.
Guten Tag allerseits. Ich möchte unsere Besucherin Jane Doe von Corporate zu unserem heutigen Anruf begrüßen. Wir freuen uns, Sie heute bei uns zu haben. Der Zweck dieses Aufrufs ist es, mögliche Kürzungen zu identifizieren. Werfen wir einen kurzen Blick auf die Agenda.
Wie Sie sehen können, werden die fünf Abteilungsleiter über mögliche Bereiche in ihren Abteilungen berichten. Jeder Abteilungsleiter wird gegeben 10 Minuten zu präsentieren, und dann haben Sie die Möglichkeit, ihnen Fragen zu stellen. Bitte stellen Sie sicher, dass Ihre Leitung stummgeschaltet ist, es sei denn, Sie präsentieren oder stellen eine Frage. Haben Sie Fragen, bevor wir beginnen? Großartig, lass uns zur Sache kommen. Sam, kannst du uns anfangen?
Diskutieren Sie Probleme
Schauen wir uns nun Ihre Rolle an, während die Leute Probleme diskutieren.
Halten Sie sich an die Tagesordnung
Wenn jemand versucht, das Thema zu ändern, müssen Sie ihn wieder auf die Tagesordnung bringen, um die Diskussion auf Kurs zu halten.
Sie können die Diskussion zurück zum Zweck des Treffens führen, indem Sie anerkennen, dass jemand einen guten Punkt angesprochen hat, aber dass Sie die Gruppe zurück zum Hauptpunkt bringen müssen. Hier können Sie den Vorteil hervorheben, auf dem richtigen Weg zu bleiben, indem Sie dem Publikum versichern, dass Sie wissen, dass es beschäftigt ist und sie rechtzeitig aus dem Anruf herausholen möchte.
Ändern Sie das Thema
Eine Ihrer wichtigsten Aufgaben besteht darin, die Zeit zu überwachen und beim Wechsel zu einem neuen Thema einzugreifen. Manchmal müssen Sie eine dringende Diskussion abschließen, während sie sich entfaltet. Um dies zu tun, können Sie erkennen, dass es ein wichtiger Punkt ist, und einige Optionen zur Lösung angeben. Das Team kann es später im Gespräch besprechen, wenn zusätzliche Zeit zur Verfügung steht, ein Folgeanruf geplant werden kann oder das Gespräch nach der Telefonkonferenz per E-Mail fortgesetzt werden kann. Sobald Sie ein Thema abgeschlossen haben, ist es Zeit, die Aufmerksamkeit der Gruppe mit einem Kommentar auf das nächste Thema zu lenken:
Lassen Sie uns nun Seth unsere Aufmerksamkeit schenken, da er uns einige Updates über die IT-Abteilung zur Verfügung stellt.
Engagement fördern
Die Diskussion erweitern
Sie werden in der Telefonkonferenz viele Hüte tragen. Eine davon ist die Einbindung von Teilnehmern. Wenn Sie bemerken, dass einige Leute keinen Beitrag geleistet haben, können Sie eine Frage stellen wie,
Also, was denken andere?
Diese Art von Frage wird die Diskussion erweitern, um mehr Menschen einzubeziehen.
Auf Übereinstimmung prüfen
Fortschritt erfordert Entscheidungen, und als Leiter der Telefonkonferenz müssen Sie auf Übereinstimmung prüfen, um Entscheidungen zu treffen. Also, wie kannst du das machen? Sie können fragen, ob alle einverstanden sind, oder einfach fragen, ob jemand anderer Meinung ist oder Bedenken hinsichtlich der diskutierten Pläne hat.
Ein Meeting beenden
Schließlich ist es an der Zeit, das Meeting zu beenden, und Sie müssen auch diesen Prozess leiten. Geben Sie nicht nur an, dass es an der Zeit ist, das Meeting abzuschließen, sondern passen Sie Vereinbarungen und Folgeelemente an und bitten Sie um endgültige Eingaben.
Die Teilnehmer werden es zu schätzen wissen, dass Sie ihre Zeit respektieren.
So können Sie ein Meeting beenden.
Gut, ich weiß, ihr habt alle einen vollen Terminkalender, und ich möchte euch rechtzeitig hier rausholen. Lassen Sie uns also zusammenfassen, worauf wir uns geeinigt haben. Wir werden die niedrig hängenden Früchte aus dem Budget von insgesamt 55.000 US-Dollar streichen. Dann werden wir das Budget im vierten Quartal überprüfen und sehen, ob weitere Kürzungen erforderlich sind. Während wir uns darauf konzentrieren, nur wirklich unnötige Kosten zu eliminieren, kaufen wir uns etwas Zeit und verursachen keinen Aufruhr im Büro. Sind sich alle einig?
Okay, jetzt wissen Sie, wie man eine Telefonkonferenz leitet. Sie wissen, was Ihre Aufgaben sind und haben einige Sätze, die Sie an wichtigen Punkten in Telefonkonferenzen verwenden können.
INTERVIEW COACHING
In letzter Zeit war ich damit beschäftigt, 14 internationale Ärzte aus Korea, Saudi-Arabien, Peru, Taiwan, Palästina und der Türkei zu coachen, während sie sich auf medizinische Residency- und Fellowship-Interviews in den USA vorbereiten. Sie sind unglaublich kompetent und versiert, Aber Interviews in einer zweiten Sprache sind keine leichte Aufgabe. Sie beeindrucken mich jeden Tag mit ihrer Offenheit zu lernen und neue Kommunikationswege auszuprobieren, um mit ihren Interviewern in Kontakt zu treten und sie davon zu überzeugen, dass sie in ihren Programmen erfolgreich sein würden.
Wenn Sie ein Vorstellungsgespräch haben – entweder ein Vorstellungsgespräch, ein medizinisches Residency–Interview, ein Fellowship-Interview oder ein akademisches Interview – würde ich gerne mit Ihnen zusammenarbeiten. Ich werde mit dem Inhalt Ihrer Antworten sowie der Art und Weise, wie Sie Ihre Antworten sagen, helfen. Ich helfe Ihnen auch dabei, die Informationen prägnant und eindrucksvoll zu präsentieren! Nach der Zusammenarbeit, Sie werden zu Interviews kommen balanciert, zuversichtlich, und vorbereitet.
Sie können ein Scheininterview mit mir auf meiner Website buchen unter express-to-impress.com .
Nächste Woche einschalten
Okay, ich lade Sie ein, das nächste Mal einzuschalten, um Ihre Englischkenntnisse zu verbessern. Sie werden Definitionen von Phrasen und Redewendungen aus dieser Episode lernen.
Vielen Dank, dass Sie sich den Express to Impress Podcast angehört haben. Wenn Ihnen diese Episode gefallen hat, denken Sie bitte daran, sie mit einem Freund zu teilen! Bis zum nächsten Mal. Tschüs!
