Denken Sie an Ihre Lieblingsabenteuergeschichte. Ob der Herr der Ringe oder Spirited Away, sie alle haben eines gemeinsam: eine übergreifende Mission — mit Aufgaben auf dem Weg und (hoffentlich) einem Plan, um den Helden zum Ziel zu führen.
Wenn Sie ein neues Projekt beginnen – sei es die Renovierung eines Hauses oder die Gestaltung einer neuen App —, hilft dasselbe Gefühl von Struktur und Dynamik, die Dinge auf Kurs zu halten. Hier ist ein Arbeitsplan nützlich.
Ein Arbeitsplan ist ein Dokument, das den Weg zu Ihrem Ziel abbildet. Es umfasst Dinge wie Budgets und Ressourcen sowie Zeitpläne und Einschränkungen. Es ist eine gemeinsame Anstrengung zwischen Ihnen, oft Ihren Teammitgliedern und fast immer Stakeholdern — die Sie für das Buy-In benötigen.
Hier finden Sie alles, was Sie über die Erstellung Ihres ersten Arbeitsplans wissen müssen, einschließlich der Genehmigung und was Sie nach Abschluss Ihres Projekts tun müssen. Lass uns eintauchen.
- Was ist ein Arbeitsplan?
- Warum einen Arbeitsplan verwenden?
- Erstellen eines Arbeitsplans
- Finden Sie heraus, warum
- Geben Sie Ihrem Projektkontext
- Legen Sie Ihre Strategie und Ziele fest
- Definieren und koordinieren Sie Ihre Ressourcen
- Definieren Sie Risiken und erstellen Sie einen Notfallplan
- Erstellen Sie Ihren Arbeitsplan
- Check-in und Follow-up
- Bewerten Sie das Projekt
Was ist ein Arbeitsplan?
Ein Arbeitsplan ist ein formelles Dokument, das wichtige Schritte enthält, die Sie zur Erreichung eines Ziels bewegen. Es enthält Budgets, Ressourcen, Fristen, Meilensteine und einen Zeitplan. Es ist normalerweise für größere Projekte reserviert, aber Sie können eine reduzierte Version für kleinere Aufgaben verwenden.
Es ist ein Leitdokument, das allen hilft, gemeinsam das Endziel zu erreichen. Bevor wir einen Blick darauf werfen, wie man einen erstellt, lassen Sie uns schnell einige Schlüsselbegriffe durchgehen.
Das Ziel beschreibt das, was Sie erreichen wollen. Zum Beispiel können Sie Ihr Unternehmen umbenennen, eine App erstellen oder den Gewinn steigern.
Die Strategie ist der Weg, den Sie einschlagen, um Ihr Ziel zu erreichen. Wenn Sie beispielsweise ein Rebranding anstreben, können Sie ein neues Logo entwerfen, einen neuen Tonfall definieren und ein neues Leitbild erstellen.
Ihre Ziele sind Ergebnisse, die in Ihrer Strategie festgelegt sind. Sie sollten klar definiert sein, mit Fristen und messbaren Faktoren. Wenn Sie diese festlegen, bleiben Sie auf dem Laufenden und messen den Fortschritt.
Taktiken sind Techniken, mit denen Sie bestimmte Ziele erreichen können. Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, die Anzahl der Besucher Ihrer Website zu erhöhen, können Taktiken Keyword-Recherche, SEO-Blogbeiträge, PPC-Werbung usw. umfassen.
Warum einen Arbeitsplan verwenden?
Ein Arbeitsplan kann Ihnen helfen, auf dem richtigen Weg zu bleiben und sich zu organisieren. Es ist auch hilfreich für Momentum: Ein Dokument, das jede Phase Ihres Projekts abbildet, hält Sie und andere Teammitglieder für wichtige Meilensteine verantwortlich, was für Zwischenbesprechungen zusätzlich nützlich ist, wenn Sie Stakeholdern und der Geschäftsleitung Ihren Fortschritt erklären müssen.
Arbeitsplanbeispiel
Erstellen eines Arbeitsplans
Das Erstellen eines Arbeitsplans kann etwas zeitaufwändig sein. Aber Sie kennen die Übung: Je mehr Zeit Sie im Voraus investieren, desto reibungsloser wird Ihr Projekt — es lohnt sich also, sich etwas Zeit zu nehmen, um es richtig zu machen.
Finden Sie heraus, warum
Bevor Sie mit Ihrem Arbeitsblatt beginnen, müssen Sie Ihr Ziel festlegen. Oder, mit anderen Worten, definieren Sie, warum Sie das tun, was Sie tun.
Das Warum ist zentral für alles. Dies ist Ihr Ziel, Ihre Suche, der Grund, warum Ihr Projekt überhaupt existiert. Versuchen Sie, dies zu einem oder zwei Elevator Pitch-Sätzen zu verdichten, die Sie am Anfang (oder oben) Ihres Arbeitsplans platzieren können. Es gibt jedem, der es liest (einschließlich sich selbst), eine bissige Erinnerung daran, worum es geht. Es ist auch praktisch für Stakeholder und Führungskräfte, die oft nicht viel Zeit haben und nur die Topline-Zusammenfassung dessen wollen, was Sie tun.
Um das Warum herauszufinden, müssen Sie wahrscheinlich mit einigen ersten Kick-Off-Meetings mit Stakeholdern beginnen. Auf diese Weise können Sie Ihre Ziele, Ihren Umfang und Ihre Einschränkungen festlegen. Bevor Sie in dieses Meeting einsteigen, möchten Sie vielleicht selbst einige Vorarbeiten erledigen. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, loszulegen, versuchen Sie, Ihre INTELLIGENTEN Ziele festzulegen. Diese können Ihnen helfen, Ihre Gedanken zu organisieren und die anfängliche Hürde zu überwinden, herauszufinden, was Sie erreichen möchten.
Geben Sie Ihrem Projektkontext
Sie haben hoffentlich im ersten Schritt darüber nachgedacht, daher sollte diese Phase einfacher sein. Konkretisieren Sie den Kontext Ihres Projekts, einschließlich Informationen über Wettbewerber, den aktuellen Markt und wie Ihr Projekt in die umfassenderen Geschäftsziele passt.
Hier sind einige Fragen, die Sie sich stellen sollten (und, Heads-up, Fragen, die Ihnen wahrscheinlich von Stakeholdern gestellt werden):
- Was ist der Zweck Ihres Projekts und wie unterstützt es umfassendere Geschäftsziele?
- Wie wird Ihr Projekt die Kundenanforderungen besser erfüllen?
- Wie schneidet Ihr Projekt im Vergleich zu Wettbewerbern ab? Dies könnte auch in Ihr ‚Warum‘ einfließen (vielleicht müssen Sie eine neue Version von etwas veröffentlichen, um wettbewerbsfähig zu bleiben).
Legen Sie Ihre Strategie und Ziele fest
Beginnen Sie mit breiten Pinselstrichen, Ihren Weg zum Erreichen Ihres Ziels festzulegen, einschließlich der Ziele, die messbar sein sollten. Wenn Sie dies noch nicht getan haben, erstellen Sie ein INTELLIGENTES Diagramm, um dies zu ermitteln. Oder, wenn Sie dies bereits getan haben, möchten Sie es vielleicht detaillierter ausarbeiten.
Definieren und koordinieren Sie Ihre Ressourcen
Als nächstes erarbeiten Sie Ihre Ressourcen. Detailliertere Fragen und Antworten können Folgendes abdecken:
- Wie lange wird Ihr Projekt dauern?
- Was ist Ihr Budget, und woher wird es kommen?
- Gibt es Einschränkungen?
- Welche Tools werden Sie verwenden, um Ihnen zu helfen (Projektmanagement-Tools, Diagrammsoftware…)
- Wer wird welcher Rolle zugewiesen?
- Was sind Ihre Meilensteine und Fristen?
- Wie wird der Erfolg aussehen, und was sind Ihre Metriken, um dies zu messen?
Sie sollten auch etwas über die Dreifacheinschränkung lernen. Wenn Sie dies verstehen, können Sie Umfang, Zeit und Kosten effizienter unter einen Hut bringen. Es kann Ihnen auch dabei helfen, Dinge zu planen und vorzubereiten, die nicht ideal sind, aber auch unvermeidbar sind — wie Krankheitstage von Mitarbeitern, Softwareabstürze oder das Ausscheiden von Sponsoren.
Definieren Sie Risiken und erstellen Sie einen Notfallplan
Das Schlimmste zu planen bedeutet nicht, dass Sie pessimistisch sind: Es ist nur gut, gesunder Menschenverstand. Es bedeutet, dass, wenn etwas passiert, werden Sie eher wissen, was als nächstes zu tun ist.
Risiken gibt es in allen Formen — von Personalnotfällen bis hin zu Unfällen, die sich auf Budgets und Zeitpläne auswirken. Sprechen Sie mit so vielen Menschen wie möglich, um ein möglichst breites Bild zu erhalten, und erstellen Sie dann einen Notfallplan für alle Fälle. Es ist auch eine gute Idee, jemanden zu ernennen, der hier Verantwortung übernimmt, falls eines dieser Risiken Realität wird. Mit jedem potenziellen Problem haben Sie bessere Antworten für Ihre Stakeholder und können ihnen versichern, dass Sie nichts unversucht gelassen haben.
Erstellen Sie Ihren Arbeitsplan
Sobald Sie alle diese Informationen gesammelt haben, ist es Zeit, eine Arbeitsplanvorlage zu erstellen und diese auszufüllen. Es sollte Ihr Ziel, Ihre Erfolgsmetriken, Ihre Ziele, Fristen, Risiken und andere nützliche Informationen enthalten. Sie können eine Excel-Tabelle verwenden oder sich für eine Projektmanagementsoftware entscheiden, die normalerweise vorgefertigte Vorlagen und Diagramme sowie andere Tools enthält, die die Zusammenarbeit erleichtern.
Das Eintauchen in andere Diagramme kann Ihnen in diesem Stadium helfen. Einige Projektmanager verwenden gerne Gantt-Diagramme (wie das folgende), um ihre Zeitpläne abzubilden.
Erstellt in Cacoo
Check-in und Follow-up
Sobald Sie begonnen haben, ist es wichtig, den Fortschritt zu verfolgen und mit jedem Teammitglied zu sprechen, um sicherzustellen, dass jeder mit der Arbeitsbelastung fertig wird und seine Ziele erreicht.
Auch hier kann Projektmanagement-Software Ihnen helfen, den Überblick zu behalten und Probleme frühzeitig zu erkennen, ohne im Büro herumwandern und jeden persönlich fragen oder Hunderte von E—Mails versenden zu müssen – etwas, das Ihr Team genauso schätzen wird wie Sie. Es ist auch eine gute Idee, regelmäßige Check-Ins zu planen, die in Form von einem oder allen der folgenden Schritte erfolgen können: tägliche Stand-ups, schnelle Teambesprechungen einmal pro Woche, Besprechungen mit dem Management und / oder Stakeholdern bei wichtigen Meilensteinen.
Je mehr Sie kommunizieren und zusammenarbeiten, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Dinge durch die Ritzen rutschen. Es ist auch eine gute Gelegenheit, die Qualität der Arbeit zu überprüfen und Feedback zu geben und Anpassungen vorzunehmen.
Bewerten Sie das Projekt
Finden Sie schließlich heraus, wie gut Sie es gemacht haben. Ein Post-Mortem-Meeting (nicht so morbide wie es klingt) ist hier unerlässlich, da es jedem im Team die Möglichkeit gibt, zusammenzukommen, einen Schritt zurückzutreten und Siege zu feiern (sowie Fehler konstruktiv anzugehen).
Evaluation ist aus drei Gründen wichtig: Erstens hilft es Ihnen herauszufinden, ob Sie Ihr Ziel erreicht haben oder nicht. Zweitens hilft es Ihnen, den Stakeholdern den Erfolg (oder die Probleme) des Projekts zu erklären. Und drittens schafft es einen nützlichen Präzedenzfall für zukünftige Projekte, mit wertvollen Lektionen auf dem Weg gelernt.
