So erstellen Sie ein Gehaltsabrechnungsbudget

Mit der Budgetierung können Sie im Voraus feststellen, ob Sie genug Geld haben, um Dinge zu tun, die Sie benötigen und tun möchten. Besser noch, es gibt Ihnen einen Ausgabenplan, um sicherzustellen, dass Sie immer Geld für die Dinge haben, die Sie brauchen.

Die Lohnbudgetierung funktioniert ähnlich, konzentriert sich jedoch auf die Arbeitskräfte. Es sagt Ihnen, welche Personalausstattung Sie benötigen, um Ihrem Unternehmen zu helfen, Ihre gewünschten Ziele in den nächsten 12 Monaten zu erreichen, und ob Sie das Geld haben, um sie unterzubringen.

In diesem Handbuch werden wir uns eingehender mit den Nuancen eines Gehaltsabrechnungsbudgets befassen und erläutern, wie Sie eines mit Begeisterung erstellen können, um den Überblick über Ihr Geld zu behalten. Wir bieten auch Alternativen zu diesem Service an, die für verschiedene Szenarien besser geeignet sind.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines Gehaltsabrechnungsbudgets

Wenn Sie ein Gehaltsabrechnungsbudget erstellen, können Sie dies entweder selbst tun oder einen Buchhalter beauftragen. Alternativ können Sie einen Abrechnungsservice verwenden, um manuelle Aufgaben zu automatisieren und eine bessere Genauigkeit zu gewährleisten.

Nachfolgend finden Sie einen schrittweisen Überblick über die Erstellung eines Gehaltsabrechnungsbudgets.

Schritt 1: Bereiten Sie eine Liste aller Positionen in Ihrer Organisation vor

Erstellen Sie eine Liste aller aktuellen Positionen, einschließlich Ihrer, und kategorisieren Sie sie anhand ihrer Kritikalität und Abteilung. Sie müssen jede einzelne Person, die Sie bezahlen, zu Ihrer Liste hinzufügen, einschließlich:

• Sie selbst (wenn Sie auf der Gehaltsliste stehen)
• Stündliche Mitarbeiter
• Mitarbeiter vor Ort
• Verwaltungsmitarbeiter
• Verkaufsteam (Schätzung der zahlbaren Provisionen, falls zutreffend)
• Remote-Mitarbeiter
• Vertrags- / Freiberufler (da Sie stellen Sie sicher, dass Sie sie markieren)
• Zeitarbeitnehmer

Sie können diese Informationen in einer einfachen Tabelle sammeln.

Schritt 2: Lohnkosten für jede gelistete Position einbeziehen

Der nächste Schritt besteht darin, die Ausgaben für jede Position zu ermitteln. Dies ist, wo mit zuverlässigen Payroll-Software wie Gusto kann sich als nützlich erweisen.

Angenommen, Sie haben Ihre Mitarbeiter bereits in Gusto eingerichtet, können Sie historische Zahlen aus Berichten abrufen. Da Sie Ihre Mitarbeiter über die Software bezahlen können, haben Sie eine vollständige Aufzeichnung Ihrer Mitarbeitervergütung. Alternativ können Sie die Zahlen des letzten Jahres überprüfen, um alle Ausgaben zu summieren.

Sobald dies erledigt ist, schätzen Sie den Jahreslohn für jede Position, nachdem Sie alle Erhöhungen und Boni berücksichtigt haben. Wenn Sie eine neue Position erstellen möchten, für die Sie noch keine Daten haben, überprüfen Sie die lokalen Arbeitsagenturen oder Websites wie Glassdoor, um eine Vorstellung von den durchschnittlichen Gehältern in Ihrer Nähe oder dem Angebot Ihrer Konkurrenten zu erhalten.

Denken Sie daran, es ist immer besser, mehr als das zu budgetieren, was Sie denken, dass Sie brauchen, anstatt mit einem niedrigeren Betrag zu gehen. Wenn Sie feststellen, dass Boni und Entschädigungen zunehmen, brechen Sie diese Zahlen aus den regulären Löhnen heraus. Auf diese Weise können Sie diese Daten bei Bedarf für jeden Mitarbeiter und als Ganzes anzeigen.

Wenn Sie mit bestimmten Ausgaben zu tun haben, die sich auf keine Position beziehen, können Sie einen verallgemeinerten Namen wie „Corporate“ oder ähnliches verwenden, um anzuzeigen, dass es sich um eine Geschäftsausgabe handelt.

Schauen wir uns an, wie dies für jede Position aussehen wird.

Für Angestellte und Stundenarbeiter

Angestellte und Stundenarbeiter unterscheiden sich stark voneinander. Während ersteres einfach ist (nehmen Sie ihren Bruttolohn und dividieren Sie ihn durch 12, wenn Sie ein monatliches Budget erstellen), ist letzteres komplexer. Bei Stundenarbeitern müssen Sie die Anzahl der monatlich geleisteten Arbeitsstunden schätzen, die möglicherweise das ganze Jahr über nicht konsistent ist.

Wenn Sie angestellte Arbeitnehmer nach einem zweiwöchigen Zeitplan bezahlen, haben einige Monate drei Gehaltsschecks. Sie müssen diese Monate berücksichtigen.

Für Lohnsteuern

Jeder Arbeitgeber muss Lohnsteuern zahlen, daher ist ein Budget erforderlich, um sicherzustellen, dass Sie diese Verpflichtung erfüllen können.

Sie sollten die Steuertabelle jedes Mal überprüfen, bevor Sie das Budget vorbereiten, um sicherzustellen, dass die Zahlen korrekt sind. Hier die aktuellen Zahlen:

• Bundesarbeitslosigkeit: 6% am ersten $ 7,000
• Soziale Sicherheit: 6.2%
• Medicare: 1.45%
• Zusätzliche Medicare (für Mitarbeiter, die über verdienen $200,000): 0.9%

Für Projekt Überstunden Kosten

Denken Sie an die Positionen eher Überstunden anfallen und wenn. Berechnen Sie die erwarteten Überstunden für diesen Monat und geben Sie sie in das Budget ein.

Betrachten Sie die folgenden Fragen, um ein genaueres Budget zu erstellen:

• Ist es besser, Überstunden an bestimmte Arbeitnehmer zu zahlen, als zusätzliche Hilfe einzustellen?
• Ist die Arbeit an bestimmten Wochentagen oder in bestimmten Monaten des Jahres immer beschäftigt?
• Machen bestimmte Positionen mehr Überstunden als andere in Ihrer Organisation?
• Erwarten Sie ein Ereignis, das zu einer Erhöhung der Überstunden führt, z. B. eine Produkteinführung, ein besonderes Ereignis im Geschäft usw.?

Für Mitarbeiterboni

Sie müssen Mitarbeiterboni in Ihr Lohnbudget aufnehmen.

Wenn die Boni leistungsbasiert sind, werfen Sie einen Blick auf die Metriken des letzten Jahres. Wenn die Boni dagegen ereignisorientiert sind, finden Sie heraus, welche Mitarbeiter den Bonus erhalten, und platzieren Sie ihn im entsprechenden Monat. Vergessen Sie nicht, sich zu notieren, wofür der Bonus bestimmt ist.

Im Falle von jährlichen Boni, die auf der ganzen Linie gezahlt werden, schätzen Sie, wie viel dies für das Jahr sein wird, und legen Sie einen Teil des Geldes beiseite, um den Bonus jeden Monat zu zahlen. Dies kann entweder ein Standardbetrag oder ein Prozentsatz des Unternehmensgewinns sein.

Für Freiberufler/Vertrags-/Zeitarbeitnehmer

Sie sollten für alle Ihre Vertrags- und Freiberufler budgetieren. Aber sie würden in der Regel in einem anderen Teil des Budgets als Gehaltsabrechnung sein. Ihre einzige Überlegung ist der Gesamtbetrag, den Sie pro Vertrag zahlen, zusammen mit den Verwaltungskosten für den Erwerb, z. B. Agenturgebühren, wenn Sie eine Personalagentur verwenden, um diese Rollen zu besetzen.

Für Leistungskosten an Arbeitnehmer und Konto für neue oder offene Positionen

Leistungen an Arbeitnehmer sind die regulären Kosten für die Aufrechterhaltung der Mitarbeiter und umfassen Krankenversicherungsprämien, 401 (k) usw. Sie müssen sich bei Ihren Versicherungs- und Altersvorsorgedienstleistern erkundigen, um die genauesten Gebühren für das kommende Jahr zu erhalten. Die Einbeziehung von Verwaltungs- und sonstigen Gebühren in die Haushaltsprognose ist ebenfalls von wesentlicher Bedeutung.

Denken Sie als Nächstes über die neuen Positionen nach, die Sie hinzufügen möchten. Platzieren Sie ihre projizierten Löhne jedoch nur in dem Monat, in dem Sie die Einstellung des Mitarbeiters planen. Wenn Sie beispielsweise planen, im Mai einen neuen Standort zu eröffnen, müssen Sie nicht alle Mitarbeiter für diesen Standort von Januar bis April budgetieren.

Achten Sie darauf, Ihre aktuellen Mitarbeiter zu priorisieren, da dies nützlich sein kann, wenn das Budget nicht alle gewünschten Mitarbeiter zulässt. Auf diese Weise können Sie sehen, welche Positionen Sie zu einem späteren Zeitpunkt verschieben können.

Schritt 3: Fügen Sie jede Ausgabenkategorie hinzu

Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie alle Daten in Ihr Gehaltsabrechnungsprogramm eingegeben haben. Sie können Ihre Summen für jeden Monat sowie das ganze Jahr anzeigen.

Die Idee hier ist, die Gesamtsummen der Lohnkosten für jede Position und Kategorie anzuzeigen, einschließlich Bruttolöhne, Steuern und Leistungen. Sie benötigen die Summen für jeden Monat sowie die jährliche Summe für Ihr Budget.

Schritt 4: Überprüfen Sie Ihr Gehaltsbudget

Sie haben die Zahlen jetzt — alles, was übrig bleibt, um festzustellen, ob sie vernünftig sind oder nicht. Hier ist, wie man das macht:

• Überprüfen Sie die Genauigkeit der Informationen. Gehen Sie alle Zahlen durch, um zu überprüfen, ob Sie Fehler gemacht haben. Wenn möglich, führen Sie Ihr Budget an Abteilungsleitern vorbei, falls diese über aktuellere Informationen verfügen.
• Vergleichen Sie die projizierten und tatsächlichen Ausgaben des letzten Jahres. Aus Fehlern der Vergangenheit zu lernen ist hilfreich, um potenzielle Probleme mit Ihrer aktuellen Gehaltsabrechnung zu beseitigen. Wenn Sie im vergangenen Jahr Probleme mit der Gehaltsabrechnung hatten, glauben Sie, dass Sie ähnliche Probleme mit dem diesjährigen Budget haben werden? Wenn Sie beim letzten Mal einen bestimmten Bereich falsch berechnet haben, überprüfen Sie, ob Sie es dieses Jahr richtig gemacht haben.
• Vergleichen Sie das Budget mit den prognostizierten Einnahmen. Erwarten Sie, dass Sie genug Gewinn erzielen, um alle Ausgaben zu decken, insbesondere für Neueinstellungen? Wie werden Sie das Budget oder andere Bereiche des Budgets ändern, um dies auszugleichen, wenn Sie dies nicht können?

Wir empfehlen dringend, Diagramme und Grafiken zu erstellen, um den Datenfluss zu verstehen. Auf diese Weise können Sie schnell in die Daten eintauchen und Bereiche so reorganisieren, dass Ihre Fragen am besten beantwortet werden.

3 Hauptvorteile des Gehaltsabrechnungsbudgets

Von der Erfassung historischer Gehaltsabrechnungen über die Einsparung von Zeit und Energie bis hin zu einem effektiven Finanzmanagement bietet die Lohnbudgetierung mehrere Vorteile. Schauen wir uns sie genauer an.

Verbesserte Datenorganisation

Zum Erstellen eines Gehaltsabrechnungsbudgets muss ein Benutzer seine historischen Gehaltsabrechnungsaktualitäten und andere Komponenten seines Planungsmodells erfassen.

Sie können Ihre Gehaltsabrechnung in Ihr Lager bringen, in einer einzigen Quelle speichern und dann von derselben Quelle aus darauf zugreifen. Dies kann Ihnen auch den Zugriff auf ein optimiertes und automatisiertes Budget an einem Ort ermöglichen — etwas, das sich später als nützlich erweisen kann. Die Tatsache, dass Sie Zugriff auf mehrere Datenquellen erhalten, ist ebenfalls entscheidend.

Höhere Transparenz für die Mitarbeiter

Die Mitarbeiter profitieren auch von einer genauen Lohnbudgetierung.

Jeder Mitarbeiter betrachtet seinen Gehaltsscheck als reflektierendes Maß für den individuellen Wert als Mitarbeiter. Es ist menschliche Psychologie. Aus diesem Grund werden sie es zu schätzen wissen, eine klare Überprüfung ihrer Gehaltsabrechnungen zu haben, einschließlich Überstunden, Gewerkschaft / Nichtgewerkschaft, Schichtdifferenz und anderer spezifischer Details in Bezug auf ihre Bezahlung.

Bessere Verwaltung der Finanzen

Der vielleicht wichtigste Vorteil eines Lohnbudgets besteht darin, dass es Sie mit dem Wissen ausstattet, um eine bessere Entscheidungsfindung und ein besseres Finanzmanagement zu ermöglichen.

Sie können die Informationen verwenden, um die Finanzen jeder Abteilung und des gesamten Unternehmens zu prognostizieren und zu verwalten. Alle relevanten Informationen werden an einem Ort gesammelt, was wiederum wenig bis gar keinen Raum für Fehler oder menschliches Versagen lässt. Im Gegenzug sparen Sie wertvolle Zeit, Energie und Geld.

3 größte Herausforderungen bei der Erstellung eines Gehaltsabrechnungsbudgets und deren Behebung

Das Erstellen eines Gehaltsabrechnungsbudgets ist nicht die einfachste Aufgabe. Aber es ist sicherlich ein Job, der Ihre Mühe und Zeit wert ist. Hier sind drei häufige Herausforderungen, mit denen Benutzer bei der Erstellung ihres Budgets konfrontiert sind, sowie Lösungen, mit denen Sie diese vermeiden können:

Factoring Time Off

Es ist unglaublich wichtig, bezahlte Freizeit oder Krankheitstage zu berücksichtigen, um Fehler bei der Abrechnung zu vermeiden. Aber die Tatsache, dass die Gehaltsabrechnung bereits ziemlich kompliziert ist und möglicherweise aufgrund von Urlaub oder Krankheit verschoben wird, kann die Sache schnell schwierig machen.

Um dies zu vermeiden, müssen Sie die Arbeitszeiten aller Ihrer Mitarbeiter mindestens drei Tage im Voraus festlegen. Wenn ein Gehaltsscheck zu spät kommt, informieren Sie die Mitarbeiter so schnell wie möglich, um Missverständnisse zu vermeiden.

Fehlklassifizierung von Mitarbeitern

Die Fehlklassifizierung von Personen kann ein Albtraum sein, wenn es um die Gehaltsabrechnung geht. Viele Unternehmen erkennen nicht, dass jeder, der für sie arbeitet, nicht immer ihr Angestellter ist — sie können Freiberufler oder Auftragnehmer sein. Diese Gruppen haben unterschiedliche Regeln für ihre Gehaltsabrechnung.

Wenn Ihre Organisation Freiberufler, Zeitarbeiter oder Auftragnehmer einstellt, stellen Sie sicher, dass diese Personen nicht als Mitarbeiter auf Ihrer Gehaltsliste eingestuft werden. Sie haben keinen Anspruch auf die gleichen Leistungen wie Ihre tatsächlichen Mitarbeiter, und Sie müssen auch keinen Teil ihres Einkommens steuerlich geltend machen. Überprüfen Sie alle Ihre aufgelisteten Positionen und stellen Sie sicher, dass sie korrekt klassifiziert sind, um unnötige Bußgelder zu vermeiden.

Wahrung der Vertraulichkeit

Alle Gehaltsabrechnungen müssen vertraulich behandelt und in einer sicheren Umgebung gespeichert werden. Dies mag zwar einfach aussehen, aber im Zeitalter der Technologie nehmen die Bedenken hinsichtlich Daten und Datenschutz immer mehr zu.

Sie sollten keine persönlichen Mitarbeiterinformationen ohne deren Erlaubnis offenlegen und einer gerichtlichen Anordnung oder einem Regierungsauftrag nachkommen. Sie können auch Hochsicherheits-Gehaltsabrechnungsservices verwenden – Gusto ist ein hervorragendes Beispiel -, um Ihre sensiblen Vermögenswerte zu schützen.

Weitere Optionen zum Erstellen eines Gehaltsabrechnungsbudgets

Dieser Beitrag hat Ihnen gezeigt, wie Sie mit Gusto ein Gehaltsabrechnungsbudget erstellen, aber das ist nicht Ihre einzige Option.

Wenn Sie eine gleiche Anzahl von Mitarbeitern und Auftragnehmern auf der Gehaltsliste haben, können Sie OnPay in Betracht ziehen, das sowohl W-2-Mitarbeiter als auch 1099 Auftragnehmer verfolgt. Darüber hinaus kann dieser Service die Gehaltsabrechnung in allen 50 US-Bundesstaaten ohne zusätzliche Kosten durchführen.

Wenn Sie Ihre Arbeitsmittel einschränken möchten, können Sie sich für ADP entscheiden. Diese 2-in-1-Lösung bietet hervorragende Payroll- und HR-Lösungen. Darüber hinaus bietet das Tool mehrere Vorteile, wie die automatisierte Zeiterfassung von Mitarbeitern, die Online-Gehaltsabrechnung mit Steuerberechnung und das Talentmanagement (Rekrutierung, Einstellung und Onboarding), um nur einige zu nennen.

Möchten Sie einen tieferen Einblick in die besten Gehaltsabrechnungsdienste? Hier sind unsere fünf besten Tipps:

• Gusto – Am besten für die allgemeine Benutzerfreundlichkeit
• Paychex – Beste Vielseitigkeit
• ADP – Am besten für die HR-Integration
• OnPay – Am besten für Mitarbeiter und Auftragnehmer
• Rippling – Am besten für die Automatisierung der Gehaltsabrechnung