Hoe maak je een Payroll Budget

budgettering helpt op voorhand te bepalen of je genoeg geld hebt om dingen te doen die je nodig hebt en wilt doen. Beter nog, het geeft u een uitgavenplan om ervoor te zorgen dat u altijd geld voor de dingen die je nodig hebt.

Payroll budgeting werkt op dezelfde manier, maar richt zich in plaats daarvan op mankracht. Het vertelt u welke personeelsbezetting u nodig hebt om uw bedrijf te helpen uw gewenste doelstellingen te bereiken in de komende 12 maanden en of u het geld om ze tegemoet te komen.

in deze gids gaan we dieper in op de nuances van een payrollbudget en beschrijven we hoe u er met veel plezier een kunt maken om uw geld bij te houden. We bieden ook alternatieven voor deze service die beter geschikt zijn voor verschillende scenario ‘ s.

stap-voor-stap handleiding voor het maken van een Payroll Budget

bij het maken van een payroll budget kunt u dit zelf doen of een accountant inhuren. Als alternatief, kunt u een payroll service gebruiken om handmatige taken te automatiseren en zorgen voor een betere nauwkeurigheid, sans the effort.

hieronder wordt een stapsgewijze overzicht gegeven van de opstelling van een salarisbudget.

Stap 1: Maak een lijst van alle posities in uw organisatie

Maak een lijst van alle huidige posities, inclusief die van u, en categoriseer ze op basis van hun kriticiteit en afdeling. U moet elke persoon die u betaalt toevoegen aan uw lijst, inclusief:

• Jezelf (als je op de loonlijst)
• per uur betaalde werknemers
• Op locatie werknemers
• Admin-personeel
• Sales team (schatting te betalen commissies, indien van toepassing)
• Externe medewerkers
• Contract/freelance medewerkers (omdat u niet hoeft te betalen belastingen of uitkeringen voor hen, zorg ervoor dat u deze markeren)
• Tijdelijke werknemers

U kan deze informatie verzamelen in een eenvoudig spreadsheet.

Stap 2: De volgende stap is het berekenen van de kosten voor elke positie

. Dit is waar het gebruik van betrouwbare payroll software zoals Gusto van pas kan komen.

aangenomen dat uw werknemers al in Gusto zijn opgericht, kunt u historische cijfers uit rapporten halen. Omdat u uw medewerkers via de software kunt betalen, heeft u een volledig overzicht van uw werknemersbijdrage. Als alternatief kunt u de cijfers van vorig jaar herzien om alle uitgaven te tellen.

Zodra dat gedaan is, schat je de jaarlijkse beloning voor elke positie na rekening te houden met eventuele verhogingen en bonussen. Als u een nieuwe functie wilt creëren waarvoor u nog geen gegevens hebt, kunt u lokale uitzendbureaus of websites zoals Glassdoor controleren om een idee te krijgen van de gemiddelde salarissen in uw omgeving of wat uw concurrenten aanbieden.

vergeet niet, het is altijd beter om budget meer dan wat je denkt dat je nodig hebt in plaats van te gaan met een lager bedrag. Als u bonussen en compensatie te verhogen, breken die nummers uit de reguliere lonen. Dit zal u toelaten om deze gegevens te zien voor elke werknemer en als een geheel, wanneer dat nodig is.

als u te maken krijgt met specifieke uitgaven die geen betrekking hebben op een positie, kunt u een algemene naam gebruiken zoals “Corporate” of iets dergelijks om aan te geven dat het een zakelijke uitgave is.

laten we eens kijken hoe dit eruit zal zien voor elke positie.

voor werknemers in loondienst en per uur

zijn werknemers in loondienst en per uur sterk verschillend van elkaar. Terwijl de eerste is eenvoudig (neem hun brutoloon en delen door 12 bij het doen van een maandelijks budget), de laatste is complexer. Voor werknemers per uur moet u het aantal gewerkte uren per maand schatten, wat het hele jaar door niet consistent kan zijn.

bovendien, als u werknemers in loondienst betaalt volgens een schema van twee weken, zullen sommige maanden drie looncheques hebben. Je moet rekening houden met deze maanden.

voor loonbelasting

moet elke werkgever loonbelasting betalen, zodat een budget nodig is om ervoor te zorgen dat u aan deze verplichting kunt voldoen.

controleer de belastingtabel elke keer voordat u de begroting opstelt om te controleren of de cijfers juist zijn. Hier zijn de actuele cijfers:

• federale werkloosheid: 6% op eerste $7.000
• Sociale Zekerheid: 6,2%
• Medicare: 1,45%
• extra Medicare (voor werknemers die meer verdienen dan $200,000): 0.9%

voor Project Overwerkkosten

denk na over de posities die meer kans maken op overwerk en wanneer. Ga verder met het berekenen van de verwachte overuren voor die maand en voer het in de begroting.

overweeg de volgende vragen om een nauwkeuriger begroting te maken:

• is het beter om overuren te betalen aan bepaalde werknemers dan extra hulp in te huren?
• is het werk altijd druk tijdens bepaalde dagen van de week of bepaalde maanden van het jaar?
• werken bepaalde functies meer overuren dan andere in uw organisatie?
• verwacht u een gebeurtenis die een toename van overuren zal veroorzaken, zoals een productlancering, een speciale gebeurtenis in de winkel, enz.?

voor werknemersbonussen

moet u werknemersbonussen opnemen in uw loonbudget.

als de bonussen op prestaties zijn gebaseerd, bekijk dan de statistieken van vorig jaar als leidraad. Daarentegen, als de bonussen zijn event-georiënteerd, erachter te komen welke werknemers de bonus ontvangen en plaats het in de overeenkomstige maand. Vergeet niet om een notitie te maken van waar de bonus voor is.

in het geval van jaarlijkse bonussen die over de hele linie worden uitgekeerd, moet worden geschat hoeveel dit voor het jaar zal zijn en moet een deel van het geld worden gereserveerd om de bonus elke maand te betalen. Dit kan een standaardbedrag of een percentage van de winst van het bedrijf zijn.

voor Freelance/Contract / uitzendkrachten

moet u budget voor al uw contractmedewerkers en freelancers. Maar ze zouden meestal in een ander deel van het budget dan payroll. Uw enige overweging is het totale bedrag dat u betaalt per contract, samen met eventuele administratieve kosten bij het verwerven van hen, zoals makelaarskosten als u een personeelsbureau gebruiken om deze rollen te vervullen.

voor Personeelsbeloningskosten en rekening houden met nieuwe of Openstaande Posities

personeelsbeloningen zijn de reguliere kosten van het onderhoud van werknemers en omvatten ziektekostenverzekeringspremies, 401 (k), enz. U zult moeten controleren met uw verzekering en pensioen dienstverleners om de meest nauwkeurige kosten voor het komende jaar te krijgen. Ook het opnemen van administratieve en andere vergoedingen in de begrotingsprognoses is van essentieel belang.

denk vervolgens na over de nieuwe posities die u wilt toevoegen. Echter, plaats hun verwachte lonen alleen in de maand te plannen op het inhuren van de werknemer. Bijvoorbeeld, als u van plan bent om een nieuwe locatie te openen in Mei, je hoeft niet om de begroting van alle medewerkers voor die locatie van januari tot en met April.

zorg ervoor dat u prioriteit geeft aan uw huidige medewerkers, omdat het van pas kan komen als het budget niet alle medewerkers toelaat die u wilt. Dit zal u toelaten om te zien welke posities U kunt pushen naar een latere datum.

Stap 3: Voeg elke uitgavencategorie

toe in dit stadium moet u alle gegevens in uw payroll-programma hebben ingevoerd. U kunt uw totalen bekijken voor elke maand en het hele jaar.

het idee hier is om de totalen van de loonkosten voor elke positie en categorie te zien, inclusief brutolonen, belastingen en uitkeringen. Je hebt de totalen voor elke maand nodig, evenals het jaarlijkse bedrag voor je budget.

Stap 4: Bekijk uw Payroll Budget

u hebt nu de cijfers-alles wat overblijft om te bepalen of ze redelijk zijn of niet. Hier is hoe te gaan over dit:

• controleer de nauwkeurigheid van de informatie. Ga door alle nummers om te controleren of je fouten hebt gemaakt. Indien mogelijk, run uw budget verleden afdelingshoofden in het geval als ze meer actuele informatie.
• vergelijk de verwachte uitgaven van vorig jaar versus de werkelijke uitgaven. Leren van fouten uit het verleden is nuttig om potentiële problemen met betrekking tot uw huidige payroll elimineren. Als je problemen had met payroll in het voorgaande jaar, denk je dat je soortgelijke problemen met de begroting van dit jaar? Als je de vorige keer een bepaald gebied verkeerd hebt berekend, controleer dan of je het dit jaar goed hebt gedaan.
• vergelijk de begroting met de verwachte inkomsten. Verwacht u genoeg winst te maken om alle kosten te dekken, vooral voor nieuwe medewerkers? Hoe ga je de begroting of andere onderdelen van de begroting aanpassen om te compenseren als je dat niet kunt?

we raden ten zeerste aan grafieken en grafieken te maken om de gegevensstroom te begrijpen. Dit zal u toelaten om te graven in de gegevens snel en reorganiseren gebieden op een manier die uw vragen het beste beantwoordt.

3 belangrijkste voordelen van Payroll Budget

van het noteren van historische payroll werkelijke tot het besparen van tijd en energie tot effectief financieel beheer, payroll budgetting heeft verschillende voordelen. Laten we er dieper naar kijken.

verbeterde gegevensorganisatie

het creëren van een payroll budget vereist dat een gebruiker zijn historische payroll actuals en andere componenten van zijn planningsmodel registreert.

u kunt uw payroll naar uw magazijn brengen, opslaan in een enkele bron en vervolgens vanuit dezelfde bron benaderen. Dit kan u ook toegang geven tot een gestroomlijnd en geautomatiseerd budget op één plek—iets dat van pas kan komen langs de lijn. Het feit dat je toegang krijgt tot verschillende gegevensbronnen is ook cruciaal.

hogere transparantie voor werknemers

werknemers profiteren ook van accurate salarisbudgettering.

elke werknemer ziet zijn salaris als een afspiegeling van de individuele waarde als werknemer. Het is menselijke psychologie. Het is de reden waarom ze zullen waarderen het hebben van een duidelijke herziening van hun loon stubs, met inbegrip van overwerk, vakbond/niet-vakbond, verschuiving differentieel, en andere specifieke details met betrekking tot hun loon.

beter financieel beheer

misschien wel het belangrijkste voordeel van een salarisbudget is hoe het u de kennis verschaft om een betere besluitvorming en financieel beheer te vergemakkelijken.

u kunt de informatie gebruiken om de financiën van elke afdeling en het bedrijf als geheel te voorspellen en te beheren. Alle relevante informatie wordt op één plaats verzameld, wat op zijn beurt weinig tot geen ruimte laat voor fouten of menselijke fouten. Op zijn beurt, je krijgt om waardevolle tijd, energie en geld te besparen.

3 grootste uitdagingen met het creëren van een Payroll Budget en hoe ze op te lossen

het creëren van een payroll budget is niet de makkelijkste taak die u zult doen. Maar het is zeker een baan die je moeite en tijd waard is. Hier zijn drie veel voorkomende uitdagingen die gebruikers tegenkomen bij het opstellen van hun budget, samen met oplossingen om u te helpen ze te vermijden:

Factoring Time Off

het is ongelooflijk belangrijk om rekening te houden met betaalde vrije tijd of ziektedagen om fouten te voorkomen bij het verwerken van payroll. Maar het feit dat payroll is al vrij ingewikkeld en misschien afgeduwd als gevolg van vakantie of ziekte kan snel dingen lastig te maken.

om dit te voorkomen, moet u de werkuren van al uw werknemers ten minste drie dagen van tevoren hebben. Als een salaris te laat zal zijn, zorg ervoor dat u de werknemers zo snel mogelijk te informeren om eventuele miscommunicatie te voorkomen.

misclassificatie van werknemers

misclassificatie van mensen kan een nachtmerrie zijn als het gaat om salarisadministratie. Veel bedrijven realiseren zich niet dat iedereen die voor hen werkt niet altijd hun werknemer is—ze zouden freelancers of aannemers kunnen zijn. Deze groepen hebben verschillende sets van regels voor hun payroll.

als uw organisatie freelancers, tijdelijke werknemers of aannemers inhuurt, zorg er dan voor dat deze personen niet als werknemers op uw loonlijst worden geclassificeerd. Zij zullen niet in aanmerking komen voor dezelfde voordelen als uw werkelijke werknemers, en ook zal je niet hoeft te houden een deel van hun inkomen voor fiscale doeleinden. Controleer al uw beursgenoteerde posities en zorg ervoor dat ze correct zijn geclassificeerd om onnodige boetes te voorkomen.

vertrouwelijkheid

alle loonlijsten moeten vertrouwelijk worden bijgehouden en behandeld en moeten in een veilige omgeving worden opgeslagen. Dit ziet er misschien eenvoudig uit, maar in dit tijdperk van technologie nemen de zorgen over gegevens en privacy toe.

u mag geen persoonlijke werknemersinformatie vrijgeven zonder hun toestemming en u houden aan een gerechtelijk bevel of een overheidsopdracht. U kunt ook gebruik maken van high-security payroll services—Gusto is een uitstekend voorbeeld-om uw gevoelige activa te beschermen.

andere opties voor het maken van een Payroll Budget

dit bericht toonde u hoe u een payroll budget met behulp van Gusto, maar dat is niet uw enige optie.

als u een gelijk aantal werknemers en aannemers op de loonlijst heeft, kunt u OnPay overwegen, dat zowel W-2-werknemers als 1099 aannemers bijhoudt. Bovendien kan deze dienst payroll draaien in alle 50 Amerikaanse staten zonder extra kosten.

als u uw werktools wilt beperken, kunt u kiezen voor ADP. Deze 2-in-1 oplossing biedt uitstekende payroll-en HR-oplossingen. Bovendien biedt de tool verschillende voordelen, zoals geautomatiseerde employee time tracking, online payroll met belastingberekening en talentmanagement (werving, werving en onboarding), om er maar een paar te noemen.

wilt u dieper ingaan op de beste payrolldiensten? Hier zijn onze top vijf picks:

• Gusto-Best voor algemeen gebruiksgemak
• Paychex-Best veelzijdigheid
• ADP-Best voor HR-integratie
• OnPay-Best voor zowel werknemers als aannemers
• Rippling-Best voor loonautomatisering