Die wesentliche Methode zur Definition eines Prozesses ist ohne Frage die Process Map. Die Prozesslandkarte hilft Ihnen, einen Prozess und seine Komponentenschritte zu verstehen. Mithilfe von Prozesskarten können Sie bestimmen, wo und wie ein Prozess beginnt und endet sowie alle Schritte und Entscheidungen dazwischen. Durch das Erlernen der Grundlagen des Process Mapping können Sie geschickt werden:
- Verstehen, wie man einen bestehenden Prozess dokumentiert
- Erfahren Sie, wie Sie den „Ist-Zustand“ oder den aktuellen Zustand eines Prozesses darstellen
- Identifizieren Sie Bereiche der Ineffizienz in einem Prozess
Es gibt eine Reihe von Prozesszuordnungstypen (High Level, detailed, functional usw.). In der Measure-Phase von Six Sigma berühren wir sogar fortgeschrittenere Arten der Prozessabbildung wie Value Stream Maps und SIPOC. In diesem Artikel konzentrieren wir uns jedoch darauf, wie Sie einen Prozess definieren, indem Sie die Grundlagen der Prozesszuordnung erlernen und eine Prozesszuordnung auf hoher Ebene verwenden.
Eine Prozesslandkarte ist eine grafische Darstellung eines Prozessablaufs. Eine Prozesslandkarte veranschaulicht, wie ein Produkt hergestellt oder eine Transaktion ausgeführt wird. Prozesslandkarten stellen diese Aktivitäten Schritt für Schritt dar. Prozesskarten helfen auch dabei, darzustellen, wie Materialien oder Informationen sequenziell von einer Geschäftseinheit zur nächsten fließen. Einige Prozesskarten zeigen sogar, wer für jeden Schritt verantwortlich ist.
Wie erstelle ich eine Prozesslandkarte?
Die am häufigsten verwendeten Prozesszuordnungssymbole sind unter der folgenden Prozesszuordnung aufgeführt. Dies sind die wesentlichen vier Symbole. Es ist unwahrscheinlich, dass jemals eine Prozesszuordnung erstellt wird, ohne alle vier dieser Symbole zu verwenden. Sie stellen die grundlegendsten und gebräuchlichsten grafischen Elemente dar, die zum Zeichnen Ihrer ersten und sogar Ihrer fortschrittlichsten Prozesskarte erforderlich sind. Prozesskarten beginnen und enden mit dem ovalen Symbol, das oben als „Start / Ende“ gekennzeichnet ist. Alle Karten haben dann Prozessschritte und die meisten Entscheidungen. Um Ihre erste Prozesszuordnung zu zeichnen, müssen Sie den Prozess identifizieren, den Sie zuordnen möchten, und den ersten Schritt mit dem Oval kennzeichnen. Der nächste Schritt in einem Prozess sollte dann mit einem Quadrat dargestellt werden. Wenn aufeinanderfolgende Prozessschritte folgen, verwenden Sie weiterhin ein Quadrat. Wenn Sie im Prozess auf einen Ort stoßen, an dem eine Entscheidung getroffen werden muss, stellen Sie diese Frage / Entscheidung mit einem Diamantsymbol dar. Alle Entscheidungen haben mehr als ein mögliches Ergebnis. Daher haben die meisten Diamanten 2 Anschlüsse, die auf separate Prozessschritte hinweisen. In der Regel stellen diese Zeiger „Ja“ – und „Nein“ -Antworten auf die Frage oder Entscheidung dar. Unten ist ein einfaches generisches Prozesszuordnungsbeispiel:
Als allgemeine Regel schlage ich vor, dass Prozesskarten auf hoher Ebene auf 4-6 Schritte beschränkt werden. Der Schlüssel besteht darin, einen Prozess in logische Gruppen von leicht beschreibbaren Kategorien zu verdichten. Wenn Sie einen Prozess nicht auf seine einfachste Form zusammenfassen und in 4-6 Schritten darstellen können, verstehen Sie den Prozess wahrscheinlich nicht gut genug oder werden Opfer von Überkomplikationen.
Es wird zweifellos notwendig sein, den Informations- und Detaillierungsgrad Ihrer Prozesslandkarte weiter zu verfeinern, aber der erste Schritt sollte immer darin bestehen, sie in ihrer grundlegendsten Form abzubilden. Wir haben Techniken zur Prozesszuordnung, mit denen Sie Details strukturiert und organisiert hinzufügen können, aber diese Lektion ist für einen anderen Tag. Nehmen Sie heute die Herausforderung an, Ihren Prozess in 4-6 Schritten abzubilden … Können Sie das?
