Seien Sie nicht unglücklich über Ihre abrechenbaren Stunden: Ein Leitfaden

In Professional Services drehen sich einige der grundlegendsten Diskussionen um Stundensätze, monatliche Retainer und projektbasierte Gebühren. Die erfolgreiche Befriedigung der Kundenbedürfnisse erfordert so viele Gespräche über die Kosten wie über die tatsächlich angeforderte Arbeit – und daher müssen die Vertragsbedingungen sorgfältig und sorgfältig vereinbart werden, bevor Sie beginnen. Daher ist es besonders wichtig, genau zu klären, welche Aktivitäten abrechenbar sind. nicht abrechenbare Stunden.

Leichter gesagt als getan, da die Bestimmung, welche Aufgabe zu welcher Kategorie gehört, eine ziemliche Herausforderung darstellen kann. Danach muss der Rechnungsstellungsprozess sowohl das Senden von Rechnungen als auch den Zahlungseingang innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens durchlaufen.

Aber es gibt gute Nachrichten: Die Einführung von Best Practices rund um Billables kann dazu beitragen, den gesamten Prozess zu vereinfachen. Mit einem klaren Verständnis dafür, was Kunden in Rechnung gestellt werden kann und wie sie am besten abrechnen können, können Unternehmen ihre Abläufe rationalisieren, die Gesamteffizienz verbessern und eine höhere Rentabilität erzielen. Lesen Sie weiter, um drei intelligente Strategien zu erlernen, mit denen Ihr Unternehmen die abrechenbaren Stunden erhöhen, die nicht abrechenbaren Stunden verringern und die Projektabrechnung in Zukunft sicher steuern kann.

Aber das Wichtigste zuerst: Was ist abrechenbar und was nicht?

Was sind abrechenbare Stunden?

Abrechenbare Stunden sind leider nicht einfach „geleistete Arbeitsstunden“. Es wird immer einen gewissen Prozentsatz von Aufgaben geben, die erledigt werden müssen und nicht abrechenbar sind. Zusamenfassend: Abrechenbare Aufgaben sind „reine Projektarbeit, die dem Kunden in Rechnung gestellt werden kann“, wie Projektplanung, Kundenkommunikation und Besprechungen (sowohl geplant als auch ungeplant), Forschung, Produktionsarbeit, Engineering, und Revisionen.

Was sind abrechenbare vs. nicht abrechenbare Stunden?

Nicht abrechenbare Stunden umfassen die Aktivitäten, die Ihre Organisation ausführen würde, selbst wenn der Kunde nicht vorhanden wäre. Zu diesen Aktivitäten gehören interne Besprechungen, Networking und Prospektion für neue Kunden, Marketing und Werbung, administrative Aufgaben wie Papierkram, Einreichung, Rechnungsstellung, Kostenverfolgung, Fehlerbehebung oder Code-Refactoring, Schulungen usw.

Wie wichtig ist es, abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden zu verfolgen?

Wir alle wissen, dass Dienstleister es lieben, dem Kunden viele abrechenbare Stunden in Rechnung zu stellen, aber wir können auch nicht leugnen, dass Sie auch die Zeit rechtfertigen müssen, die Sie für eine Aufgabe oder ein Projekt aufgewendet haben. Tracking-Stunden richtig ist nicht nur notwendig, damit Sie Ihre Projekte erfolgreicher in der Zukunft machen können, sondern auch, weil es realistische Vision in mehrere Unternehmensstatistiken gibt wie:

• Wie viel Zeit haben Ihre Mitarbeiter für eine bestimmte Aufgabe oder ein bestimmtes Projekt aufgewendet?
• Wie viel Gewinn oder Verlust hat Ihr Unternehmen erzielt?
• Wie produktiv ist Ihr Team und wie ist seine Leistung?
• Wie können Sie effizienter planen?
• Wie sollten Sie bessere zukünftige Abrechnungsschätzungen vornehmen?
• kostengünstig Das Projekt war für Ihr Unternehmen
• Wie kann man Projekte in Zukunft fruchtbarer machen

Klingt gut? Dann gehen wir zu diesen Best Practices über:

1. Investieren Sie in Quality Time Tracking Software

Qualität erzeugt Qualität. Aber einzelne Mitarbeiter, die mühsam Stunden in einer Tabelle, einem Word–Dokument oder sogar mit Stift und Papier erfassen, passen nicht genau zusammen. Andere müssen diese Daten immer noch zu etwas Aussagekräftigem zusammenfassen, das unterschiedliche Lohnsätze und mehr berücksichtigt – und selbst dann ist das Potenzial für menschliches Versagen fast garantiert. Ohne eine präzise Projektverfolgung in Echtzeit fehlen einem Unternehmen die richtigen Werkzeuge, um die abrechenbaren Stunden genau zu messen – was letztendlich zu stetig verlorenen Einnahmen führt. Die Investition in eine Zeiterfassungssoftware, die fleißig und zeitnah Mitarbeiterstunden mit Leichtigkeit und Komfort erfasst, ist der einzige Weg, um echte Qualität zu gewährleisten. Die Vorteile sind sofort:

• Sparen Sie Zeit und verschwendete Mühe von Mitarbeitern und Finanzpersonal, wenn alles, was mit Zeit und Abrechnung verbunden ist, automatisiert ist.
• Verstehen Sie die Beiträge eines Mitarbeiters – sowohl zu einzelnen Projekten als auch zur allgemeinen Gesundheit und zum Erfolg des Unternehmens —, indem Sie seine Auslastungsrate und Produktivität anzeigen.
• Beurteilen Sie den Zustand und Status eines Projekts in Echtzeit, indem Sie den Projektfortschritt im Vergleich zu den von Mitarbeitern aufgewendeten Stunden beobachten.
• Weisen Sie Ihre besten Ressourcen basierend auf Kunden zu, die am meisten zu Ihrem Umsatz beitragen.
• Erfassen Sie die tatsächlichen Kosten von Projekten und nutzen Sie die aggregierten Daten, um sicherzustellen, dass zukünftige Projektschätzungen genauer sind.

2. Verfolgen Sie alles – einschließlich nicht abrechenbarer Stunden

Das Verfolgen abrechenbarer Stunden ist ein herausragendes Unterfangen – aber weniger die Vorteile, die sich aus der Überwachung und Untersuchung von nicht abrechenbaren Stunden ergeben. Auf diese Weise haben Unternehmen die Möglichkeit, einige spannende Trends im „Big Picture“ sowie in den Feinheiten zu entdecken. Mit einem übersichtlichen Überblick über die Situation können Sie beginnen, Prioritäten zu verschieben und Richtlinien für verschiedene Aufgaben wie Besprechungen, Schulungen und Teamaktivitäten festzulegen. Wie viel Besprechungszeit ist beispielsweise für Kundenprojekte erforderlich? Wie viel Zeit sollte für das Training aufgewendet werden? Arbeitet Ihr Team gut zusammen? Mit jeder Erkenntnis kommt die Fähigkeit, die Situation für alle zu verbessern.

3. Automatisieren, um Aufgaben in Rechnung zu stellen

Administrative Aufgaben werden nie zu abrechenbaren Stundenaufgaben, warum also nicht ihre Auswirkungen minimieren? Der beste Weg, dies zu erreichen, ist die Automatisierung. Eine einfach zu implementierende, skalierbare Lösung kann alles bieten, was ein Unternehmen zum Erfolg braucht:

• Mitarbeiter können die wertvolle Zeit zurücknehmen, die sie für die Verfolgung ihrer Stunden und Aufgaben aufgewendet haben, was bedeutet, dass die potenziellen abrechenbaren Stunden steigen, wenn die Frustration der Mitarbeiter abnimmt.
• Manager haben einen Echtzeit-Einblick in den bisherigen Projektfortschritt und die Rentabilität, wodurch Anpassungen vorgenommen werden können.
• Finanz- und Rechnungswesen müssen nicht mehr akribisch unterschiedliche Datenquellen aggregieren, um Kunden in Rechnung zu stellen, und sind mit dem Bereitstellungsteam auf derselben Seite.
• Kunden erhalten automatisierte Rechnungen, die konsistent und informativ sind. Bonus: Kunden haben weniger Einwände gegen Projektkosten, wenn sie deutlich sehen können, wie viel Stunden zugewiesen wurden.
• Das Unternehmen profitiert von der Minimierung nicht abrechenbarer Stunden und dem pünktlichen Versand von Rechnungen jeden Monat.

Mit einer Softwarelösung, die die Zeiterfassung zentralisiert, die Herausforderungen eines manuellen Systems beseitigt, die Abrechnung und Rechnungsstellung rationalisiert, Zeit spart, die Moral verbessert und Kunden begeistert, werden Sie sich fragen, wie Sie jemals ohne eine automatisierte Softwarelösung funktioniert haben.