Kritische Erfolgsfaktoren

Was sind kritische Erfolgsfaktoren für ein Projekt?

Critical Success Factors (CSF) sind spezifische Elemente oder Handlungsfelder, auf die sich ein Unternehmen, ein Team oder eine Abteilung konzentrieren und die erfolgreich implementiert werden müssen, um seine strategischen Ziele zu erreichen. Die erfolgreiche Umsetzung dieser Erfolgsfaktoren sollte zu einem positiven Ergebnis führen und einen sinnvollen Wert für das Unternehmen schaffen.

GFK sind wichtig, weil sie als Orientierungshilfe für ein Unternehmen dienen. Wenn sie für alle im Unternehmen explizit geklärt sind, fungieren sie als verlässlicher Bezugspunkt für Fokus und Erfolgsbestimmung.

Viele Unternehmen nutzen auch ihre kritischen Erfolgsfaktoren für ein Projekt, um zu bestimmen, ob sie mit einer neuen Geschäftsinitiative oder -aktivität fortfahren sollten. Beispielsweise kann eine Organisation feststellen, dass eine vorgeschlagene Initiative einen bestimmten Erfolgsfaktor nicht direkt unterstützt und von ihren allgemeinen strategischen Zielen ablenkt, wertvolle Zeit verschwendet und Ressourcen verbraucht.

Es ist zwar keine feste Regel, aber es ist üblich, die Anzahl der kritischen Erfolgsfaktoren für ein Projekt auf fünf oder weniger zu begrenzen. Wenn Sie die Anzahl der Faktoren überschaubar halten, können Sie sicherstellen, dass jeder Faktor einen klaren Einfluss auf strategische Prioritäten und andere Elemente Ihres Unternehmens hat.

Wie unterstützen GFK das strategische Management?

Kritische Erfolgsfaktoren sollten entwickelt werden, um die strategischen Ziele eines Unternehmens zu verknüpfen und auszurichten. Sie werden verwendet, um zu bestimmen, wie eine Geschäftseinheit, Abteilung oder Funktion ihre spezifischen Ziele erreichen und den Fortschritt in Richtung der strategischen Ziele der Organisation erleichtern kann. Diese Faktoren beeinflussen auch, wie einzelne Mitarbeiter und Teams ihre strategischen Pläne und Ziele unterstützen und dazu beitragen.
Jedes GFK wird identifiziert, um die Erreichung eines bestimmten strategischen Ziels zu unterstützen und die Erstellung und Verfolgung von Key Performance Indicators (KPIs) zu steuern. Das folgende Diagramm veranschaulicht beispielsweise, wo CSF zur Erreichung eines strategischen Ziels passt.

Wie werden kritische Erfolgsfaktoren kategorisiert?

Alle kritischen Erfolgsfaktoren können in fünf Hauptkategorien eingeteilt werden*:

Umweltfaktoren

Umweltfaktoren beziehen sich auf Dinge, die außerhalb der Organisation geschehen, über die das Unternehmen keine direkte Kontrolle hat. Zum Beispiel sind die Wirtschaft, die öffentliche Ordnung, die Handlungen der Wettbewerber und neue Technologien Elemente, die unter diese Kategorie fallen. Ein Unternehmen muss informiert bleiben, Veränderungen antizipieren und der Zeit voraus sein, indem es Umweltfaktoren erkennt, die seine Fähigkeit zur Erfüllung seiner Mission beeinträchtigen könnten. Durch die Kennzeichnung und Kenntnis dieser Faktoren können Unternehmen diese Faktoren berücksichtigen und ihre Leistung im Verhältnis zu ihnen überwachen.

Branchenbezogene Faktoren

Dies sind Aufgaben, die Ihr Unternehmen erfüllen muss, um in einer bestimmten Branche wettbewerbsfähig zu bleiben. Beispielsweise, Ein Lebensmittelhersteller könnte sich auf „Innovation in der Verpackung“ als kritischen Erfolgsfaktor konzentrieren, um sein strategisches Ziel zu erreichen, die Versandkosten und den Kohlenstoffausstoß zu senken, während sich eine Fluggesellschaft auf „pünktlichen Service“ konzentrieren könnte.“

Peer-bezogene Faktoren

Peer-basierte Erfolgsfaktoren haben mit der relativen Position eines Unternehmens zu seinen Wettbewerbern oder Kollegen in der Branche zu tun. Wenn Ihr Unternehmen führend in der Branche ist, Sie können sich auf kritische Erfolgsfaktoren konzentrieren, die sicherstellen, dass Sie Ihren Marktanteil und Ihre Position halten können, mögen, „Erhöhung der Markentreue.“ Wenn Sie jedoch nicht auf dem Markt führend sind, können Ihre Faktoren darauf abzielen, Ihre allgemeine Wettbewerbsposition zu verbessern. Zum Beispiel einen unübertroffenen Kundenservice.

Zeitliche Faktoren

Die meisten kritischen Erfolgsfaktoren sind an die langfristigen oder dauerhaften strategischen Ziele einer Organisation gebunden. Manchmal sind Unternehmen jedoch mit vorübergehenden Situationen konfrontiert, die zwar wichtig sind, aber nur für einen begrenzten Zeitraum verwaltet werden müssen. Die CSF im Zusammenhang mit diesen Situationen werden als zeitliche Faktoren kategorisiert.

Ein Beispiel für die Einführung dieser Art von kritischem Erfolgsfaktor ist der Effekt, den COVID-19 auf kleine stationäre Unternehmen hatte. Diese Unternehmen mussten die Anzahl der Online-Bestellungen schnell erhöhen und die Versand- und Lieferprozesse beschleunigen. Dieser Fokus und die damit verbundenen Veränderungen können vorübergehend sein oder sich zu langfristigen Lösungen entwickeln.

Managementpositionsfaktoren

Managementpositionsfaktoren unterscheiden sich stark von den anderen vier aufgeführten, da sie intern von Managern identifiziert werden, die eine einzigartige Perspektive auf ihre Rolle, Verantwortung und ihren Funktionsbereich haben. Diese Art von GFK hat einen internen Fokus und kann Bereiche im Zusammenhang mit kontinuierlicher Verbesserung, Kulturwandel oder Mitarbeiterengagement umfassen.

Jeder Manager muss sich der Faktoren bewusst sein, die mit seinen eigenen Rollen verbunden sind. Beispielsweise können Betriebsleiter kritische Erfolgsfaktoren haben, die sich mit Produktion und Kostenkontrolle befassen. In der Zwischenzeit würden sich Führungskräfte auf höherer Ebene stärker auf Risikomanagement und Exposure konzentrieren.

Wie erkennt man kritische Erfolgsfaktoren?

Kritische Erfolgsfaktoren werden in der Regel durch Datenerfassung, Analyse und Diskussion identifiziert. Während einige Unternehmen möglicherweise Berater hinzuziehen, die mehr Erfahrung mit der Festlegung kritischer Erfolgsfaktoren haben, können Sie in vier Schritten die kritischen Erfolgsfaktoren ermitteln, die die strategischen Ziele Ihres Unternehmens unterstützen.

1. 1. Untersuchen Sie die Schlüsselelemente Ihrer langfristigen strategischen Ziele. Wie wurden diese Ziele durch SWOT-Analysen (Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen) oder Änderungen Ihrer Gesamtagenda beeinflusst? Diese gründliche Analyse hilft Ihnen, das Endziel besser zu verstehen und den Liquor leichter zu identifizieren, auf den Sie sich konzentrieren können.
   2. Überprüfen und diskutieren Sie die übergeordneten strategischen Ziele der Organisation mit wichtigen Stakeholdern. Formalisieren Sie kritische Erfolgsfaktoren erst, wenn Sie Daten gesammelt haben. Sie können dies erreichen, indem Sie mit Mitarbeitern und Kunden sprechen, Fokusgruppen veranstalten und aktuelle Trends überprüfen. Geben Sie Ihr Bestes, um zu quantifizieren, wie es Ihrem Unternehmen heute geht, und nicht, wie es Ihnen irgendwann in der Vergangenheit ging, damit Sie für die Zukunft planen können. Sie können beginnen, indem Sie mit Führungskräften sprechen und die potenziellen GFK diskutieren, die am besten zum Erfolg der langfristigen strategischen Ziele beitragen könnten.
   3. Fragen Sie Führungskräfte und Teammitglieder nach ihren Ideen und ihrem Feedback. Kommunizieren Sie klar mit den Mitarbeitern über die langfristigen strategischen Ziele der Organisation. Verwenden Sie dann das, was Sie während der Diskussion mit Führungskräften gelernt haben, als Rahmen für eine Mitarbeiter-Feedback-Sitzung. Sie könnten beispielsweise fragen: „Auf welche Faktoren sollten wir uns Ihrer Meinung nach konzentrieren, um diese Ziele zu erreichen?“
   4. Kombinieren Sie die Informationen aus Mitarbeiterfeedback und Gruppendiskussionen, um herauszufinden, welche Faktoren für das Erreichen Ihrer Ziele entscheidend sind. Mit Ideen aus dem ganzen Unternehmen finden Sie sicher eine, die genau das festhält, worauf Sie sich konzentrieren sollten. Sie können diese Faktoren dann in Ihren unternehmensweiten Strategieplan implementieren. Stellen Sie sicher, dass die Menschen genau wissen, was sie zum GFK beitragen müssen.

Wie messen Sie kritische Erfolgsfaktoren?

Kritische Erfolgsfaktoren (CSF) werden häufig anhand von Key Performance Indicators (KPI) gemessen. Stellen Sie sich einen GFK als übergreifendes Element vor, das für die Erreichung eines strategischen Ziels von entscheidender Bedeutung ist. Identifizieren Sie dann KPIs, die detaillierter und spezifischer sind, Dinge, an denen Sie konkret messen können. Ein Beispiel könnte wie folgt aussehen.

• Kritischer Erfolgsfaktor – Aufbau der Verkaufsfähigkeiten und Produktkenntnisse des Vertriebsteams
  • Key Performance Indicator 1 – Schließen Sie das Training der Verkaufsfähigkeiten für 1.200 Vertriebsleiter bis Q3 ab
  • Key Performance Indicator 2 – Steigern Sie den Umsatz neuer Kunden in den nächsten 12 Monaten um 8%.

Manager überwachen KPIs, um zu sehen, wie sie mit CSF korrelieren und diese unterstützen, sowie die strategischen Initiativen oder Ergebnisse im Unternehmen. Wenn Initiativen und Erfolgsfaktoren nicht zu korrelieren scheinen — oder schlimmer noch, wenn die Strategien und Erfolgsfaktoren eine negative Beziehung haben —, kann der Manager seine Faktoren oder Initiativen neu bewerten.

Eine Verpflichtung eingehen

Die erfolgreiche Erreichung strategischer Ziele ist direkt mit der Umsetzung eines angemessenen und zielgerichteten GFK verbunden. Das erfordert Konzentration und Engagement. Gerade im Umgang mit umwelt- und zeitlichen Faktoren muss jeder in der Organisation bereit und gewillt sein, sich zu verändern. Dies ist besonders wichtig für Führungsteams, die sich daran gewöhnt haben, Dinge auf eine bestimmte Weise zu tun. Stellen Sie sicher, dass Sie identifizieren und kommunizieren, wie es der Organisation heute geht, sowie Chancen und Herausforderungen, damit Sie ein effektives GFK erstellen können, das Ihren Plan für die Zukunft unterstützt.

* Adaptiert von Ideen, die von D. Ronald Daniel in seinem Artikel „Management Information Crisis“ (Harvard Business Review, September-Oktober 1961) vorgestellt wurden.