Fattori critici di successo

Quali sono i fattori critici di successo per un progetto?

I fattori critici di successo (CSF) sono elementi specifici o aree di azione su cui un’azienda, un team o un reparto deve concentrarsi e implementare con successo per raggiungere i propri obiettivi strategici. Esecuzione di successo di questi fattori di successo dovrebbe generare un risultato positivo e creare valore significativo per il business.

I QCS sono importanti perché ognuno di essi funge da bussola guida per un’azienda. Quando sono esplicitamente chiariti a tutti in azienda, funzionano come un punto di riferimento affidabile per la messa a fuoco e per determinare il successo.

Molte aziende utilizzano anche i loro fattori critici di successo per un progetto per determinare se devono procedere con una nuova iniziativa o attività commerciale. Ad esempio, un’organizzazione può determinare che un’iniziativa proposta non supporta direttamente un particolare fattore di successo e può distrarre dai loro obiettivi strategici generali, sprecare tempo prezioso e drenare risorse.

Anche se non è una regola dura e veloce, è pratica comune limitare il numero di fattori critici di successo per un progetto a cinque o meno. Mantenere il numero di fattori gestibili aiuta a garantire che ogni fattore abbia un chiaro impatto sulle priorità strategiche e su altri elementi della tua attività.

In che modo i QCS supportano la gestione strategica?

I fattori critici di successo dovrebbero essere sviluppati per collegare e allineare con gli obiettivi strategici di un’azienda. Vengono utilizzati per determinare in che modo un’unità aziendale, un reparto o una funzione possono raggiungere i propri obiettivi specifici e facilitare il progresso verso gli obiettivi strategici dell’organizzazione. Questi fattori influenzano anche il modo in cui i singoli dipendenti e team supportano e fanno la loro parte nel contribuire a piani e obiettivi strategici.
Ogni QCS è identificato per supportare il raggiungimento di uno specifico obiettivo strategico e guidare la creazione e il tracciamento di Key Performance Indicators (KPI). Ad esempio, il diagramma seguente illustra dove il QCS si adatta al raggiungimento di un obiettivo strategico.

Come sono classificati i fattori critici di successo?

Tutti i fattori critici di successo possono essere raggruppati in cinque categorie principali*:

Fattori ambientali

I fattori ambientali si riferiscono a cose che stanno accadendo al di fuori dell’organizzazione su cui l’azienda non ha alcun controllo diretto. Ad esempio, l’economia, le politiche pubbliche, le azioni dei concorrenti e le nuove tecnologie sono tutti elementi che rientrano in questa categoria. Un’azienda deve rimanere informata, anticipare i cambiamenti e stare davanti alla curva riconoscendo i fattori ambientali che potrebbero influire sulla sua capacità di compiere la sua missione. Etichettandoli ed essendo consapevoli di loro, le organizzazioni possono essere consapevoli di questi fattori e monitorare le loro prestazioni relative a loro.

Fattori legati al settore

Queste sono le attività che l’organizzazione deve completare per rimanere competitiva all’interno di un settore specifico. Ad esempio, una società di produzione alimentare potrebbe concentrarsi sull ‘ “innovazione nel packaging” come fattore critico di successo per raggiungere il suo obiettivo strategico di ridurre i costi di spedizione e la sua impronta di carbonio, mentre una compagnia aerea potrebbe concentrarsi sul “servizio puntuale.”

Fattori correlati ai pari

I fattori di successo basati sui pari hanno a che fare con la posizione relativa di un’azienda rispetto ai suoi concorrenti o pari nel settore. Se la tua azienda è leader nel settore, puoi concentrarti su fattori critici di successo che garantiranno la tua capacità di mantenere la tua quota di mercato e posizione, come “aumentare la fedeltà alla marca.”Se, tuttavia, non guidi nel mercato, i tuoi fattori potrebbero mirare a migliorare la tua posizione competitiva complessiva. Ad esempio, fornire un servizio clienti senza pari.

Fattori temporali

La maggior parte dei fattori critici di successo sono legati agli obiettivi strategici a lungo termine o permanenti di un’organizzazione. Tuttavia, a volte le aziende affrontano situazioni temporanee che, sebbene importanti, devono essere gestite solo per un periodo di tempo limitato. I QCS relativi a queste situazioni sono classificati come fattori temporali.

Un esempio dell’adozione di questo tipo di fattore critico di successo è l’effetto COVID-19 ha avuto sulle piccole imprese di mattoni e malta. Queste aziende hanno dovuto aumentare rapidamente il numero di ordini online e accelerare i processi di spedizione e consegna. Questo focus e i relativi cambiamenti possono essere temporanei o possono evolvere in soluzioni a lungo termine.

Fattori di posizione di gestione

I fattori di posizione di gestione differiscono notevolmente dagli altri quattro elencati perché sono identificati internamente dai manager che hanno una prospettiva unica sul loro ruolo, responsabilità e area di funzione. Questo tipo di CSF ha un focus interno e può includere aree relative al miglioramento continuo, ai cambiamenti culturali o al coinvolgimento dei dipendenti.

Ogni manager deve essere consapevole dei fattori associati ai propri ruoli. Ad esempio, i manager operativi possono avere fattori critici di successo che affrontano la produzione e il controllo dei costi. Nel frattempo, i dirigenti di livello superiore sarebbero più focalizzati sulla gestione del rischio e sull’esposizione.

Come identificare i fattori critici di successo?

I fattori critici di successo vengono solitamente identificati attraverso la raccolta, l’analisi e la discussione dei dati. Mentre alcune aziende possono scegliere di portare in consulenti che hanno più esperienza che stabilisce fattori critici di successo, ci sono quattro passi che si possono adottare per aiutare a determinare i fattori critici di successo che supportano gli obiettivi strategici del vostro business.

1. 1. Esamina gli elementi chiave dei tuoi obiettivi strategici a lungo termine. In che modo questi obiettivi sono stati influenzati dalle analisi SWOT (punti di forza, punti deboli, opportunità e minacce) o dalle modifiche alla tua agenda generale? Questa analisi approfondita vi aiuterà a capire meglio l’obiettivo finale e rendere più facile identificare CSF su cui concentrarsi.
   2. Rivedere e discutere gli obiettivi strategici generali dell’organizzazione con i principali stakeholder. Non formalizzare i fattori critici di successo fino a quando non hai raccolto dati. Puoi ottenerlo parlando con dipendenti e clienti, ospitando focus group e rivedendo le tendenze recenti. Fate del vostro meglio per quantificare come la vostra organizzazione sta facendo oggi, piuttosto che come si stava facendo ad un certo punto in passato, in modo da poter pianificare per il futuro. Si può iniziare parlando con i dirigenti e discutere il potenziale CSF che potrebbe meglio contribuire al successo degli obiettivi strategici a lungo termine.
   3. Chiedere leader e membri del team per le loro idee e feedback. Comunicare chiaramente con i dipendenti sugli obiettivi strategici a lungo termine dell’organizzazione. Quindi, usa ciò che hai imparato durante la discussione con i leader senior come framework per una sessione di feedback dei dipendenti. Ad esempio, potresti chiedere: “Quali fattori pensi che dovremmo concentrarci per raggiungere questi obiettivi?”
   4. Combina le informazioni ricevute dal feedback dei dipendenti e dalle discussioni di gruppo per individuare quali fattori sono fondamentali per raggiungere i tuoi obiettivi. Con idee provenienti da tutta l’azienda, sei sicuro di trovare uno che inchioda esattamente ciò su cui dovresti concentrarti. È quindi possibile implementare questi fattori nel piano strategico aziendale. Garantire che le persone sappiano esattamente di cosa hanno bisogno per contribuire al QCS.

Come si misurano i fattori critici di successo?

I fattori critici di successo (CSF) sono spesso misurati utilizzando indicatori di prestazioni chiave (KPI). Pensate a un QCS come un elemento generale che è fondamentale per raggiungere un obiettivo strategico. Quindi identifica i KPI più granulari e specifici, cose che puoi misurare in modo tangibile. Un esempio potrebbe essere simile al seguente.

• Fattore critico di successo – Costruire le competenze di vendita e la conoscenza del prodotto del team di vendita
  • Indicatore chiave delle prestazioni 1 – Formazione completa delle competenze di vendita per 1.200 leader di vendita da Q3
  • Indicatore chiave delle prestazioni 2 – Aumentare i ricavi delle vendite di nuovi clienti del 8% nei prossimi 12 mesi.

I manager monitorano i KPI per vedere come sono correlati e supportano il CSF, nonché le iniziative strategiche o i risultati in azienda. Se iniziative e fattori di successo non sembrano correlare – o peggio, se le strategie e fattori di successo hanno una relazione negativa—allora il manager può rivalutare i loro fattori o iniziative.

Impegnarsi

Il successo degli obiettivi strategici è direttamente legato alla realizzazione di un QCS adeguato e mirato. Ci vuole concentrazione e impegno. Soprattutto quando si tratta di fattori ambientali e temporali, tutti nell’organizzazione devono essere pronti e disposti a cambiare. Questo è particolarmente importante per i team di leadership che si sono abituati a fare le cose in un certo modo. Assicurati di identificare e comunicare come l’organizzazione sta facendo oggi così come le opportunità e le sfide in modo da poter creare CSF efficace che sosterrà il vostro piano per il futuro.

* Adattato da idee presentate da D. Ronald Daniel, nel suo articolo “Management Information Crisis” (Harvard Business Review, settembre-ottobre 1961).