Datenbanken werden zum Speichern von Daten erstellt, die für jemanden nützlich sein können, der diese Daten besitzt oder verwendet. Daten werden zu Informationen, wenn sie in einem Format dargestellt werden, das für einen Betrachter nützlich ist. Es gibt viele Möglichkeiten, Daten in Informationen umzuwandeln, und am häufigsten wird ein Bericht erstellt.
Ein Bericht organisiert Daten in einem Format, das für einen bestimmten Zweck nützlich ist. Beispielsweise können Verkaufsdaten organisiert werden, um Verkaufstrends zu ermitteln, Verkäufer zu bewerten oder herauszufinden, welche Werbeaktionen des Unternehmens das meiste Einkommen generieren. Als FileMaker-Berater, Datenbankdesigner und Webentwickler ist es selten, dass wir eine Datenbank erstellen, die nicht irgendwann zum Erstellen eines Berichts verwendet wird. In diesem Artikel wird ein 5-stufiger Prozess beschrieben, mit dem Sie das Berichtsdesign einfach und effizient gestalten können.
Wissen Sie, welche Informationen Sie benötigen.
Der erste Schritt beim Erstellen eines Berichts besteht darin, zu wissen, welche Informationen Sie benötigen Stellen Sie sich die folgenden Fragen:
- Was ist der Zweck dieses Berichts?
- Was möchte ich wissen?
- Wer muss diesen Bericht sehen?
- Wie werden die Informationen in diesem Bericht von jeder Person oder Gruppe verwendet, die ihn sehen wird?
2. Bestimmen Sie die Daten, die im Bericht aufgeführt werden.
Jetzt ist es Zeit, Ihren Bericht zu entwerfen. Verwenden Sie die Antworten auf die Fragen in Schritt 1, um das Layout Ihres Berichts zu entwerfen. Fragen Sie sich:
- Welche Daten müssen in Ihrem Bericht aufgeführt sein, damit er seinen Zweck erfüllt?
- Muss die Liste der Daten aggregiert, gruppiert oder auf eine bestimmte Weise sortiert werden? Wenn ja, welche Gruppen, Sortierungen und aggregierten Berechnungen sind erforderlich?
3. Skizzieren Sie einen Beispielbericht
Manchmal gibt es keinen Ersatz für eine visuelle Überprüfung. Überprüfen Sie, was Sie in den Schritten 1 und 2 festgelegt haben, indem Sie Ihren Bericht auf einem Blatt Papier, einem Textverarbeitungsprogramm, einer Tabelle oder Ihrem bevorzugten Grafiklayout-Tool skizzieren. Möglicherweise haben Sie in den Schritten 1 und 2 etwas ausgelassen. Wenn ja, spülen und wiederholen, bis Sie den Beispielbericht Ihrer Träume haben.
4. Stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Daten gesammelt werden.
Wenn Sie die entsprechenden Daten sammeln, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Datenbank ordnungsgemäß modelliert und entworfen wird. Fragen an Ihren Datenbankdesigner sind:
- Speichert die Datenbank die Daten, die ich für den gewünschten Bericht benötige?
- Ist meine Datenbank so strukturiert, dass ich die gespeicherten Daten verwenden kann, um den gewünschten Bericht zu erstellen? Dieser Schritt erfordert Kenntnisse in guter Datenbankmodellierung und -gestaltung, und dieses Thema ist zu groß, um es hier überhaupt zusammenzufassen. Wenn Sie nicht viel über Datenmodellierung wissen, können Sie einige gute Artikel zu diesem Thema online lesen oder sich an einen Experten für Datenbanksoftwaredesign wenden, um festzustellen, ob Ihre Datenbank für das, was Sie benötigen, richtig strukturiert ist.
5. Erstellen Sie Ihren Bericht.
Verwenden Sie Ihren Beispielbericht, um ein Layout mit der Technologie zu erstellen, mit der Sie Daten aus Ihrer Datenbank den Personen präsentieren, die Ihren Bericht benötigen. Einige Beispiele für eine solche Technologie sind:
- Eine mit PHP und MySQL erstellte Webseite
- Ein Content-Management-System wie WordPress oder Drupal
- Eine Datenbanksoftwareplattform wie FileMaker Pro
- Ein Reporting-Tool wie Tableau.
Berichte sind ein wichtiges und nützliches Werkzeug, um Ihnen zu helfen, Ihr Geschäft zu verstehen und Ihre Entscheidungsprozesse zu informieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Berichte einfach, effektiv und zielgerichtet bleiben, indem Sie die oben genannten Richtlinien verwenden. Wenn Sie weitere Tools, Hinweise oder Anleitungen zum Entwerfen von Berichten oder Datenbanken benötigen, zögern Sie nicht, uns um Hilfe zu bitten.
