Nachdem das Projekt in Aufgaben und Ressourcen unterteilt wurde, die diesen Aufgaben zugewiesen sind, ist es an der Zeit, die Vorgangsdauern zu bestimmen. Diese Bedeutung dieses Schrittes sollte nicht leichtfertig genommen werden, da diese Dauern zur Erstellung des Projektzeitplans verwendet werden.
Genau wie die winzigen O-Ringe, die das Space Shuttle Challenger zu Fall gebracht haben, führt eine kleine Unterschätzung oft zu einer Kettenreaktion, von der sich das Projekt nicht erholen kann.
Der PMBOK
Der PMBOK enthält einen Prozess namens „Aktivitätsdauer schätzen“, der die Aufgaben umfasst, die mit der Erstellung von Schätzungen der Aufgabendauer verbunden sind.
PMBOK, 5. Auflage, Abschnitt 6.5, „Aktivitätsdauer schätzen“
Aktivitätsdauer schätzen ist der Prozess der Schätzung der Anzahl der Arbeitsperioden, die erforderlich sind, um einzelne Aktivitäten mit geschätzten Ressourcen abzuschließen. Der Hauptvorteil dieses Prozesses besteht darin, dass er die Zeit bereitstellt, die jede Aktivität benötigt, um abgeschlossen zu werden.
Um die Verfügbarkeit von Ressourcen zu ermitteln, konsultiert ein Projektmanager ein Dokument, das als Ressourcenkalender bezeichnet wird. Dies gibt die Verfügbarkeit einer Ressource an, z. B.
Mark befindet sich ab Sep. auf Baustelle X. 1 bis Sep. 30
Offensichtlich kann das neue geplante Projekt diesen Worker zu diesem Zeitpunkt nicht verwenden (es sei denn, es werden Vereinbarungen mit dem anderen Projektmanager getroffen, nehme ich an). Der Ressourcenkalender kann von einer einfachen Auflistung der Verfügbarkeit der Mitarbeiter bis hin zu einem vollständigen Kalender in der Projektmanagementsoftware reichen, der die Zeitpläne der Mitarbeiter verfolgt.
Auf der vorherigen Seite haben wir die drei Haupttypen von Schätzungen aufgelistet. Auf dieser Seite werden wir sie erweitern, durcharbeiten und eine weitere hinzufügen. Die vier Arten von Schätzungen sind:
- Analoge Schätzung
- Parametrische Schätzung
- Dreipunktschätzung
- Expertenurteil
Analoge Schätzung
Wie der Name schon sagt, machen Sie eine Analogie zu derselben oder einer ähnlichen Aufgabe, die zuvor ausgeführt wurde. Dies ist die beste Informationsquelle, da die tatsächlich durchgeführten Arbeiten äußerst zuverlässig sind, auch wenn Anpassungen erforderlich sind. Für unser Blockhausbeispiel bieten frühere Projekte einen hervorragenden Vergleich, um Ressourcen, Kosten und Laufzeiten zu bestimmen. Tatsächlich haben viele Unternehmen zahlreiche ähnliche Projekte, und dies ist der natürliche Ausgangspunkt. Für jede Aufgabe müssen Sie jedoch häufig einige Anpassungen vornehmen. Hier ist eine Checkliste der Anpassungen:
- Die Aufgabe ist größer oder kleiner als die letzte.
Skalieren Sie die Dauer um den entsprechenden Betrag nach oben oder unten. Zum Beispiel hat das Blockhaus etwas mehr Quadratmeterzahl, oder die Auffahrt ist länger, oder mehrere weitere Fenster wurden hinzugefügt. Das mag offensichtlich klingen, aber es sind nicht die großen, offensichtlichen Dinge, die den Projektmanagern Probleme bereiten, es sind die kleinen Dinge, und Sie müssen sicherstellen, dass Sie genügend Eventualitäten für sie berücksichtigen. - Die Aufgabe benötigt spezielle Produkte oder Dienstleistungen, die die letzte nicht erbracht hat.
Fügen Sie in diesem Fall die entsprechenden Produkte und Dienstleistungen hinzu und gehen Sie wie gewohnt vor. Das klingt auch offensichtlich, hat aber ein ebenso hohes Potenzial für Projektüberschreitungen. Zum Beispiel erfordern die etwas größeren Dachstühle die nächstgrößere Krangröße. Oder das Fundament erfordert die Entfernung von Gestein anstelle von Ton. - Die Aufgabe ist für ein etwas anderes Endprodukt.
Bestimmen Sie den Unterschied in Materialien und / oder Verarbeitung und ermitteln Sie den Unterschied in Ressourcen, Kosten und Zeit. Zum Beispiel könnten Sie aus den Plänen berechnen, dass das Blockhaus 20% mehr Holz benötigt als das vorherige. Dann könnten Sie schätzen, dass es 20% mehr Zeit in der Holzarbeit Aufgabe dauern würde.
Eines der problematischsten Probleme bei der analogen Schätzung ist, dass sie nur so zuverlässig ist wie die Aufgabe, aus der die Schätzung stammt. Oft muss man der Projektmanager des Vergleicherprojekts gewesen sein oder zumindest nahe genug dran gewesen sein, um zu wissen, was passiert ist und wie es gelaufen ist. Angenommen, der Kran ist zusammengebrochen und hat vier statt zwei Tage vor Ort verbracht, Sie würden die doppelte Dauer (und den doppelten Preis) haben, wenn Sie dieses Detail nicht kennen und es daher nicht berücksichtigen würden.
Auch die Produktivität der Arbeit ist ein wichtiger Aspekt. Für Wissensarbeiter wie Ingenieure verlangsamt das Hinzufügen von mehr von ihnen manchmal den Produktions- und Entscheidungsprozess, anstatt ihn zu beschleunigen. Ebenso hat ein sehr erfahrener Arbeiter eine höhere Produktivität als ein weniger erfahrener. Wenn also das vorherige Projekt einen unerfahrenen Arbeiter verwendet hat, um die Dachstühle zu platzieren, und dieses Mal werden Sie einen erfahreneren verwenden, kann und sollte die Schätzung anders sein.
Parametrische Schätzung
Eine zweite gängige Methode zur Schätzung der Aufgabendauer erfordert, dass die Arbeit in Stückkosten wie eine Bauzeit pro Quadratfuß Blockhaus unterteilt wird. Hier einige Beispiele:
- Gesamtbauzeit pro Quadratfuß Blockhaus.
- Gießzeit pro Kubikmeter Beton.
- Installationszeit des Teppichs pro Quadratfuß.
In der Maschinenbauindustrie wird fast alles auf diese Weise erledigt, von der Engineering-Zeit bis hin zu den Baumaterialien. Wenn die Blockhausfirma die Bauzeit, insbesondere für die individuelle Aufgabe der „Holzarbeit“, zusammen mit der Quadratmeterzahl des Hauses im Auge behielt, konnte sie schließlich zu einer ziemlich guten parametrischen Schätzung für die Aufgabendauer gelangen. Wenn Ihr Unternehmen viele ähnliche Projekte hat und dies nicht tut, sollte es dies tun.
Manchmal enthält ein Parameterwert feste Elemente wie Türen und Fenster, die eine feste Zeit für die Installation benötigen, unabhängig davon, wie viel Holz gebaut werden muss. In diesem Fall können die festen Elemente getrennt und zur parametrischen Gesamtschätzung hinzugefügt werden.
Dreipunktschätzung
Bei dieser Methode ermittelt der Schätzer drei Zahlen:
- Optimistisch
- Höchstwahrscheinlich
- Pessimistisch
Das zweite „Höchstwahrscheinlich“ ist der Durchschnitt der Aufgabendauer, wenn es viele Male ausgeführt würde. Es ist die „normale“ Schätzung, die Sie sonst mit den anderen Methoden erhalten könnten. Die anderen beiden stellen die oberen und unteren Grenzen dar, die Sie wahrscheinlich nicht überschreiten werden.
Um dies numerisch zu tun, würden Sie ein sicheres Intervall für die obere und untere Grenze (optimistische und pessimistische Werte) zuweisen, z. B. 90%. Viele Lehrbücher verwenden 99% oder einen anderen Wert, die Methodik variiert. Wenn Sie jedoch frühere Projekte konsultieren und das 90% -Konfidenzintervall bestimmen (1 von 10 Projekten überschreitet), können Sie damit fortfahren.
Im Allgemeinen wird eine von zwei Distributionen verwendet. Die Dreiecksverteilung ist einfach ein Durchschnitt der drei Schätzungen und die Beta-Verteilung ist etwas enger.
| Dreiecksverteilung | Beta-Verteilung |
|---|---|
| te = (a + m + b)/3 | te = (a + 4 mt + b) / 6 |
Wo:
- te = Erwartete Dauer
- a = Optimistisch
- m = Höchstwahrscheinlich
- b = Pessimistisch
Die Dreiecksverteilung verzerrt die Ergebnisse auf den Wert, der weit vom wahrscheinlichsten Wert entfernt ist. Wenn die Schätzung enger (näher) am wahrscheinlichsten Wert sein soll, verwenden Sie die Beta-Verteilung. Ich glaube nicht, dass es komplizierter werden sollte. Sie müssen entscheiden, wie eng der wahrscheinlichste Wert sein soll.
Nehmen wir zum Beispiel an, die erwartete Dauer der Task-Holzarbeit beträgt 18 Tage (m = 18), und Sie gehen davon aus, dass ein erhebliches Verzögerungspotenzial besteht. Die optimistische Schätzung beträgt 15 Tage (a = 15), die pessimistische Schätzung jedoch 33 Tage (b = 33). Die Beta-Verteilung ergibt:
te = (15 + 4 x 18 + 33) / 6 = 20 Tage
Die ursprüngliche Schätzung betrug 18 Tage, aber aufgrund des Potenzials, bis zu 33 Tage zu erreichen, sollte die Schätzung auf 20 Tage erhöht werden.
Weiter unten ist die Standardabweichung der Aufgabe einfach:
σte = (b – a) / 6
Wenn Sie alle Dauern (∑m) und Standardabweichungen (∑σ) für jede Aufgabe addieren, erhalten Sie die gesamte Projektdauer sowie die Standardabweichung. Daraus können Sie folgende Schlussfolgerungen ziehen:
- Das Konfidenzniveau in einer Standardabweichung, d. H. M ± σ, beträgt etwa 68%.
- Das Konfidenzniveau in zwei Standardabweichungen, d. H. M ± σ, beträgt etwa 95%.
- Das Konfidenzniveau in zwei Standardabweichungen, d. H. M ± σ, beträgt etwa 99,7%.
Im obigen Beispiel beträgt die Standardabweichung für die Holzbearbeitungsaufgabe (33 – 15) / 6 = 3.0. Daher beträgt die Aufgabendauer:
- 20 tage ist die offizielle Schätzung.
- 23 Tage mit 68% Vertrauen.
- 26 Tage mit 95% Vertrauen.
- 29 Tage mit 99,7% Konfidenz.
Würde Ihr Chef das nicht lieben?
Lassen Sie sich nur nicht von ausgefallenen Statistiken täuschen, wenn Ihre Eingabedaten unzuverlässig sind. Das Ergebnis ist nur so gut wie die Eingabedaten, mit anderen Worten, Müll rein, Müll raus.
Expertenurteil
Professionelle Schätzer werden Ihnen sagen, dass ein technischer Experte trotz aller Techniken im Buch die beste Ressource ist, die Sie jemals haben könnten. Sie könnten die einzige Ressource sein, die Sie zur Schätzung benötigen. Technische Experten sind notorisch beschäftigt, weil ihr Fachwissen in vielen Projekten eingesetzt wird. Aber wenn Sie Zugang zu einem haben, ob innerhalb oder außerhalb des Unternehmens, sollten Sie einen Weg finden, sie zu nutzen.
Aber was ist, wenn ein technischer Experte den anderen Methoden widerspricht? Angenommen, Sie installieren einen Teppich und Ihr Teppichinstallateur sagt Ihnen, dass ein bestimmtes Projekt 4 Tage dauern wird, aber die Erfahrung der Vergangenheit (analog) sagt Ihnen, dass es 10 Tage dauern wird. Wie wertvoll ist dann die Meinung des Experten? Es ist schwierig, gute Ratschläge zu geben, die für alle Situationen gelten. Sie müssen die beiden Methoden einfach gegeneinander abwägen und dabei die zugrunde liegenden Daten jeder Methode berücksichtigen. Zum Beispiel, Vielleicht unterschätzt dieser Teppichinstallateur häufig die Dauer, oder die Schätzungen der vergangenen Erfahrungen werden durch eine bestimmte Datenmenge verzerrt.
Das Projektmanagement selbst existiert nicht unabhängig von der technischen Expertise, die dem Projekt innewohnt. Das heißt, der Projektmanager oder das Managementteam muss zumindest vorübergehend mit den technischen Aspekten der Arbeit vertraut sein, oder das Projekt hat kaum Erfolgschancen.
Beispielprojekt
Um unser Blockhaus zu bauen, würden wir jede Ressourcentabelle aus dem vorherigen Schritt überprüfen und die benötigte Zeit bestimmen. In diesem Fall habe ich Kontingente zwischen 50% und 100% berücksichtigt, da die Dauer Ausfallzeiten beinhalten muss. Zum Beispiel könnte es 3 Tage Sanitär geben, aber die Aufgabe muss die Zeit vor ihrer Ankunft enthalten, und ich glaube nicht, dass sie wahrscheinlich pünktlich ankommen werden.
| Aufgabe ID | Name | Dauer | Kosten |
|---|---|---|---|
| 110 | Ausgrabung | 6 Tage | $5,850 |
| 120 | Gießen Stiftung | 10 tage | $4,700 |
| 210 | Holzarbeiten | 20 Tage | $60,850 |
| 310 | Elektrik & Sanitär | 10 Tage | $20,260 |
| 320 | Bodenbelag | 8 Tage | $18,760 |
| 330 | Fertigstellung | 12 Tage | $16,760 |
| 410 | Landschaftsbau | 14 Tage | $7,620 |
| INSGESAMT | 80 Tage | $134,800 | |
Glaubst du, du könntest ein kleines Blockhaus für 134.800 Dollar bauen?
Die Gesamtdauer von 80 Tagen an dieser Stelle bedeutet nicht viel. Eine einfache Addition von Aufgabendauern berücksichtigt weder eine mögliche Reduzierung aufgrund der parallelen Ausführung von Aufgaben noch eine mögliche Erhöhung aufgrund der Verfügbarkeit von Ressourcen. Im nächsten Schritt werden wir den „kritischen Pfad“ bestimmen, um den Zeitplan möglicherweise zu verkürzen.
