Baubuchhaltung 101: Ein grundlegender Leitfaden für Bauunternehmer

Die Baubuchhaltung ist eine einzigartige Form der Buchhaltung und des Finanzmanagements. Es wurde speziell entwickelt, um Auftragnehmern dabei zu helfen, jeden Auftrag und seine Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen zu verfolgen. Es stützt sich zwar auf dieselben Grundprinzipien der allgemeinen Rechnungslegung, weist jedoch auch einige wichtige und unterschiedliche Merkmale auf.

Wir werden uns mit jedem dieser Punkte befassen, um zu sehen, welche Fundamentunternehmer für ein erfolgreiches Baugeschäft benötigt werden. Aber schauen wir uns zuerst an, was das Bauen von so vielen anderen Branchen unterscheidet.

Warum ist die Baubuchhaltung anders?

Im Vergleich zu anderen Branchen wie dem Einzelhandel oder dem verarbeitenden Gewerbe weist der Bauauftrag aus buchhalterischer Sicht mehrere unterschiedliche Merkmale auf.

MERKMALE DER BAUBUCHHALTUNG:

1. Es basiert auf jedem Projekt.

2. Die Produktion ist dezentral.

3. Verträge sind langfristig mit verlängerten Zahlungen.

1. Projektbasiert

Ob es sich um Abrechnung, Produktion oder Arbeit handelt, Auftragnehmer betreiben ihr Geschäft hauptsächlich um Projekte. Der finanzielle Fokus dreht sich um jeden Job. Denken Sie an ein anderes Unternehmen, z. B. eine Kette von Designer-Cupcake-Läden oder einen Hersteller von Pneumatikventilen. Dort, Manager könnten jedes Geschäft behandeln, Anlage, Produktlinie, oder das gesamte Unternehmen als „Profit Center.“ Für die meisten Branchen sind diese stabil und vorhersehbar.

Bauunternehmer müssen jedoch jedes Bauprojekt als einzigartiges, kurzfristiges Profitcenter behandeln. Das Besondere daran ist, dass jeder Bauauftrag in der Regel einzigartige Eingaben und Anforderungen hat. Selbst wenn Projekte ähnliche Produktionsanforderungen haben, unterliegen sie häufig unterschiedlichen Standortbedingungen oder lokalen Variablen wie Arbeitsverfügbarkeit, Materialkosten und Gesetzgebung. Außerdem werden Projekte im Laufe des Jahres mit jedem Vertrag kontinuierlich geöffnet und geschlossen.

Am Ende haben Bauunternehmen eine Möglichkeit, Kosten zu kontrollieren und intelligent zu bieten. Das ist, um genaue Kosten für jedes Projekt einzeln zu verfolgen, sowie die Arten von Ausgaben und Produktionsaktivitäten, die Jobkosten ausmachen. Diese zahlreichen, temporären Kostenstellen sind letztendlich der Grund, warum Auftragnehmer die Jobkalkulation üben müssen.

2. Dezentrale Produktion

In ähnlicher Weise findet die Produktion im Gegensatz zu Einzelhandel und Fertigung hauptsächlich auf verschiedenen Baustellen statt und nicht an festen Standorten wie Werken. Sowohl der Geräteeinsatz als auch die Arbeit bewegen sich daher häufig von Standort zu Standort. Dies kann zu Mobilisierungskosten führen. Es bedeutet auch, dass Ausrüstung und Arbeitskosten immer zu jeder Baustelle mit dem richtigen Lohnsatz verfolgt werden müssen.

Neben ausgeprägten Projektanforderungen zeichnet sich die Konstruktion auch durch lange und oft saisonale Produktionszyklen aus. Da die Produktion weniger vorhersehbar sein kann, sind Auftragnehmer oft nicht in der Lage, große Mengen an Inventar zu behalten. Infolgedessen können die Kosten und die Verfügbarkeit von Produktionseingängen schwanken und erfordern eine spezielle, sorgfältige Verfolgung und Planung.

3. Langfristige Verträge

Verbunden mit der Idee langer Produktionszyklen ist die Idee, dass Bauverträge länger sind als viele andere Unternehmen. Stellen Sie sich vor, Sie verkaufen einen LKW. Wenn Sie ein Händler sind, ist der Vertrag abgeschlossen, sobald die Transaktion abgeschlossen ist. Der Kunde zahlt und Sie geben ihm die Schlüssel. Selbst wenn Sie ein LKW-Hersteller sind, kann es zwischen Verkauf und Lieferung länger dauern, oder Sie liefern nur aus einem Lagerbestand.

Im Bauwesen können Produktionsverträge Jahre dauern und in diesem Zeitraum mehrere, verlängerte Zahlungen haben. Vertragsklauseln erlauben in der Regel 30, 60, sogar 90 Tage oder mehr, um Rechnungen zu bezahlen. Zurückbehaltung oder Streitigkeiten können die Zahlung noch länger verzögern. Daher sind die Umsatzrealisierung und das Cash Management im Bauwesen mit besonderen Überlegungen verbunden. Auftragnehmer benötigen eine genaue Verfolgung und Berichterstattung sowie Inkasso- und Cashflow-Strategien.

Die Grundlage für die Baubuchhaltung

Factoring Für einige der wesentlichen Unterschiede zur allgemeinen Rechnungslegung stützt sich die Baubuchhaltung auf eine Reihe wichtiger Konzepte.

1. Job Costing

Was ist Job Costing?

Für die meisten Unternehmen ist das Accounting General Ledger (G / L) alles, was sie brauchen. Auf diese Weise können sie Transaktionen verfolgen, die sich auf das Finanzbild des gesamten Unternehmens auswirken. Da die Baubuchhaltung jedoch projektzentriert und die Produktion dezentralisiert ist, benötigen Auftragnehmer auch eine Möglichkeit, Transaktionen zu verfolgen und zu melden, die für jeden Auftrag spezifisch sind. Das ist Job Costing. Job Costing ist die Praxis in der Baubuchhaltung von Tracking-Kosten für bestimmte Projekte und Produktionsaktivitäten.

Was Job Costing macht

In der Baubuchhaltung arbeiten Job Costing und G / L wie eine linke und rechte Hand zusammen. Das G / L betrachtet das gesamte Unternehmen und die Auftragskosten die Projektebene. Und wo das G / L aus Konten besteht (wie Materialkosten oder A / P), besteht die Auftragskostenberechnung aus:

Einzelprojekte
Kostenaktivitäten (wie Fundament oder Rahmen)
und Kostenarten (wie Arbeit oder Material)

HAUPTBUCH	AUFTRAGSKALKULATION
Verfolgt Unternehmensfinanzen	Verfolgt Projektdaten
Erstellt Abschlüsse, Alterungsberichte, Über- / Unterabrechnungen	Erstellt geschätzte vs. ist, Produktionsberichte, WIP-Berichte
Organisiert nach Kontenplan	Organisiert nach Jobkostenstruktur

Wenn all diese Auftragsdaten aufgezeichnet und organisiert sind, ist das Ergebnis ein umsetzbares Reporting, das Projektmanager und Vorarbeiter wirklich nutzen können. Auftragnehmer können ihre Projektmanager und Superintendenten darin schulen, wie sie Kosten und Produktion erfolgreich überwachen können. Schätzer sind in der Lage, die wahren Break-Even-Kosten auch bei engen Geboten zu kennen. PMs und Supers haben eine „Scorecard“, um zu sehen, wie ihre Crews abschneiden, lernen und Anpassungen vornehmen. Mit einer besseren Schätzung, Ausschreibung und Kostenkontrolle sollten Auftragnehmer in der Lage sein, enge Gewinnmargen zu schützen und weiterhin die richtigen Projekte zu übernehmen.

Wie Job Costing funktioniert

Job Costing kann verschiedene Aspekte eines Projekts messen, um Schätzungen und Budgetierung zu verbessern. Während die Finanzberichterstattung aus dem G / L nur auf Dollar schaut, können Auftragnehmer die Auftragskosten verwenden, um zu verfolgen:

physische Fertigstellung	(in Einheiten)
kosten:	(in Dollar)
verwendete Arbeitskräfte	(in Stunden)

Es verfolgt diese nicht nur für jeden Job, sondern auch innerhalb jeder Gruppe von Job-Aktivitäten und jede Art von Kosten. Zum Beispiel könnte ein Auftragnehmer eine Rechnung an Job 140 (Lake Ave. Remodel), Kostencode 100 (Fundament), Kostenklasse „MAT“ (Materialien). Einige können Kosten auch nach Projektphasen oder Unteraufträgen kategorisieren, z. B. Stockwerke einer Struktur oder Gebäude in einer Entwicklung. Das System der Kategorien, die der Auftragnehmer für alle seine Aufträge verwendet, wird als Auftragskostenstruktur bezeichnet.

Durch die Kennzeichnung jeder Transaktion mit Informationen aus der Auftragskostenstruktur können Auftragnehmer eine ganz neue Dimension ihrer Kosten erkennen. Sie können sehen, wie viel jeder Aspekt der Betriebskosten für einen bestimmten Job und für das gesamte Unternehmen kostet. Zusammen mit den Ausgaben können sie den Fortschritt anhand bestimmter Budgetpositionen verfolgen, Muster erkennen und Rentabilität oder Überschreitungen für verschiedene Produktionsaktivitäten melden. Wichtig ist, dass sie auch Kosten identifizieren können, die zwischen mehreren Jobs, wie Ausrüstung, geteilt werden, und einen fairen Weg berechnen, um diese Kosten zu verteilen, was als Overhead-Allokation bezeichnet wird.

Letztendlich besteht das Ziel darin, Auftragnehmern dabei zu helfen, ihre tatsächlichen Kosten und Rentabilität zu ermitteln, was in einer Branche mit so vielen Variablen von Vertrag zu Vertrag sonst sehr schwierig ist. Dann können sie diese verwenden, um ihre Schätzung, Budgetierung und Entscheidungsfindung in Zukunft zu informieren.

2. Umsatzrealisierung von Verträgen

Was ist Umsatzrealisierung?

Umsatzrealisierung oder Ertragsrealisierung ist, wie ein Auftragnehmer feststellt, wann er offiziell Geld für ein Projekt verdient hat. Es hilft auch festzustellen, wann sie eine Ausgabe offiziell erfassen sollten. Denken Sie daran, dies kommt ins Spiel, weil Bauverträge in der Regel langfristig sind und oft verspätete Zahlungen haben. Auftragnehmer sind nicht unbedingt in der Lage, einen Vertrag im selben Monat abzuschließen, abzurechnen und einzuziehen. Tatsächlich passiert dies bei vielen Auftragnehmern nie.

Das lässt Auftragnehmern und Baubuchhaltern die Wahl der Umsatzrealisierungsmethode. Die Methode, die sie wählen, bestimmt, wann Einnahmen und Ausgaben „zählen.“ In einigen Fällen verwenden sie möglicherweise eine Methode für ihre eigene Buchhaltung und eine für die Steuerberichterstattung, solange sie im Laufe der Zeit konsistent bleiben. In der Baubuchhaltung waren die Hauptoptionen traditionell Cash-Basis, abgeschlossener Vertrag und Prozentsatz der Fertigstellung. Allerdings müssen Auftragnehmer nun die Leitlinien der neuen ASC 606 Revenue Recognition Standards mit ihrem Construction CPA berücksichtigen.

Die Cash-Methode

Die einfachste Methode zur Umsatzrealisierung ist die Cash-Methode. Alles basiert auf seinen Echtzeit-Auswirkungen auf das Bargeld des Unternehmens. Auftragnehmer erfassen Einnahmen, wenn und nur dann, wenn sie die Zahlung erhalten — und melden Ausgaben, wenn und nur dann, wenn sie tatsächlich zahlen. Daher gibt es keine Verbindlichkeiten (A / P) oder Forderungen (A / R). Unter Cash Accounting, wenn Geld noch nicht den Besitzer gewechselt hat, gibt es keine Transaktion zu berücksichtigen.

Die Kassenbuchhaltung hat zwar mehrere Vorteile, ist jedoch nicht für jedes Bauunternehmen geeignet. In der Tat, während viele U.S. kleine Unternehmen bevorzugen Cash Accounting für seine Einfachheit und Flexibilität, nur einige Auftragnehmer qualifizieren. Nach Angaben des IRS können nur Bauunternehmen mit weniger als einem festgelegten durchschnittlichen Jahresumsatz die Cash-Methode für Steuerzwecke verwenden. Wenn der Umsatz eines Unternehmens diesen Betrag übersteigt, müssen sie eine andere Methode für Steuerzwecke verwenden. In diesem Fall können sie sich entscheiden, einfach eine andere Methode für ihre eigenen Bücher zu verwenden.

Jede dieser anderen Methoden wird als Abgrenzungsmethode bezeichnet. Eine Abgrenzungsmethode erkennt Ausgaben, wenn sie anfallen, und Einnahmen, wenn sie verdient werden, auch wenn noch kein Bargeld ein- oder ausgezahlt wurde. Mit anderen Worten, es verfolgt, wie Geld beim Halten „anfällt“ oder sich ansammelt, bevor es sich als Bargeld bewegt.

Erfahren Sie mehr über Cash und Accrual Methoden „

Die abgeschlossene Vertragsmethode

Bei der abgeschlossenen Vertragsmethode (CCM) werden Vertragseinnahmen erst nach Abschluss des Projekts gemeldet. Weder sind Kosten. Das bedeutet natürlich nicht, dass während des Baus keine Kosten anfallen oder dass Auftragnehmer in der Zwischenzeit keine Rechnungen stellen können. Es bedeutet nur, dass jeder Gewinn bis zum Ende nicht offiziell ist. Alles trifft die Gewinn- und Verlustrechnung auf einmal. Dies bedeutet manchmal, dass Auftragnehmer steuerpflichtige Einnahmen aufschieben können, wenn der Vertrag erst im folgenden Steuerjahr abgeschlossen wird.

CCM hat auch besondere Einschränkungen von der IRS. Um förderfähig zu sein, dürfen Auftragnehmer einen bestimmten durchschnittlichen Jahresumsatz nicht überschreiten und ihre Verträge müssen innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens abgeschlossen werden können.

Die Percentage of Completion-Methode

Die Percentage of Completion-Methode (PCM) ermöglicht es einem Auftragnehmer, den Umsatz so zu erfassen, wie er ihn im Laufe der Zeit verdient. Wenn ein Projekt zur Fertigstellung fortschreitet, kann der Auftragnehmer die von ihm geleistete Arbeit in Rechnung stellen. Jedes Mal, wenn sie eine Rechnung ausstellen, können sie die erzielten Einnahmen erfassen. Dies wird fortgesetzt, bis sie den Vertrag beenden. Um zu berechnen, wie viel des Vertrags sie für einen Abrechnungszeitraum verdient haben, können sie zwischen einer Reihe von Methoden wählen, einschließlich Kosten-zu-Kosten und geschätzter Prozentsatz abgeschlossen.

Erfahren Sie mehr über Prozentsatz der Fertigstellung „

ASC 606 Neue Revenue Recognition Standards

Das heißt, es gibt eine neue Regel in der Stadt. Das Financial Accounting Standards Board, das die US-amerikanischen allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) überwacht, hat „ASC 606: Einnahmen aus Verträgen mit Kunden“ als neue Standards für die Erfassung von Einnahmen herausgegeben. GAAP bietet Best-Practice-Rechnungslegungsstandards für alle US-Branchen. Ab Dezember 2018 müssen alle Unternehmen, die nach GAAP berichten, ASC 606 befolgen. Und während private Unternehmen keine formelle Verpflichtung haben, GAAP zu verwenden, entscheiden sich viele dafür, seine Best Practices zu befolgen.

Diese Standards helfen Auftragnehmern unter anderem dabei, festzustellen, ob sie Umsatzerlöse in ihren Büchern zu einem bestimmten Zeitpunkt (wie bei CCM) oder im Laufe der Zeit (wie bei PCM) erfassen sollten. Bei ASC 606 hängt die Frage von der Idee ab, die Kontrolle zu übertragen.

Die Kontrolle wird übertragen, wenn der konstruierte Vermögenswert zum Eigentum des Kunden wird. Wenn es auf dem Land des Kunden ist, könnte das Fundament eines Gebäudes unter die Kontrolle des Kunden kommen, sobald es gegossen ist, der Rahmen, sobald es aufgestellt ist, etc. Bei einem Gesamtentwicklungsprojekt erfolgt die Übertragung der Kontrolle möglicherweise erst, wenn der Auftragnehmer die Schlüssel übergibt. Aber weil es Teil einer Vertragspflicht ist, müssen die Parteien im Voraus abrechnen, wenn die Kontrolle übertragen wird — zu einem Zeitpunkt oder im Laufe der Zeit —, um das Einkommen angemessen zu berücksichtigen.

ZEITPUNKT	ÜBER DIE ZEIT
Auftragnehmer hat kein Recht auf Zahlung bis zum Ende	Auftragnehmer hat ein Recht auf Zahlung in verschiedenen Phasen
Auftragnehmer hat Rechtstitel bis zur Übertragung	Kunde hat Rechtstitel des Vermögenswerts
Auftragnehmer hat physischen Besitz bis zur Übertragung	Kunde hat physischen Besitz des Vermögenswerts
Auftragnehmer hat Nutzung und Nutzen bis zur Übertragung	Kunde hat laufende Nutzung und Nutzen des Vermögenswerts

Natürlich bietet die ASC 606-Regel viele andere wichtige Standards, die Auftragnehmer befolgen müssen. Dazu gehört die Ermittlung, ob ein Projekt als ein Vertrag oder als mehrere Verträge gezählt werden muss, wie der Vertragspreis ermittelt und wie die Verkäufe zugewiesen werden. Es bringt auch Änderungen bei der Bilanzierung von Vertragsverlusten, gelagerten Materialien und Kosten-zu-Kosten-Berechnungen mit sich. Wie bei der Verwendung von Cash Accounting oder Methoden wie PCM und CCM müssen Auftragnehmer mit ihrem Bau CPA konsultieren, um sicherzustellen, dass sie auf dem richtigen Weg sind.

Erfahren Sie mehr über die neuen Revenue Recognition Standards „

3. Vertrag Retainage

Was ist Retainage?

Eine weitere Besonderheit, die im Bauwesen zu berücksichtigen ist, ist die Praxis des Zurückbehaltens oder Zurückbehaltens. Retainage ist der vorbestimmte Geldbetrag, den ein Eigentümer von der Zahlung zurückhalten kann, bis er mit dem Vertragsabschluss zufrieden ist. Ein üblicher Zurückbehaltungsbetrag kann 5-10% des Vertragswerts oder des Rechnungsbetrags betragen, kann jedoch weniger oder mehr betragen. Die Idee der Retention besteht darin, dem Kunden eine gewisse Sicherheit gegen Mängel oder Mängel des Projekts zu bieten.

Wie Retainage funktioniert

Für die meisten Auftragnehmer ist Retainage auf dem Papier einfach genug, obwohl es von Natur aus eine Ausnahme von der Regel ist. In der Praxis hat ein Auftragnehmer, der Einnahmen nach einer Abgrenzungsmethode wie CCM oder PCM erzielt, das Recht, eine Rechnung auszustellen und den Betrag bis zum Einzug als Forderung (A / R) zu erfassen. Das heißt, außer für die Beibehaltung.

Nach Umsatzstandards hat der Auftragnehmer keinen aktuellen, bedingungslosen Anspruch auf den Einbehaltsanteil einer Rechnung. Daher wird es nicht als Forderungsbetrag (A / R) behandelt. Auftragnehmer erfassen es stattdessen in einem separaten Vermögenskonto. Sobald ein Auftragnehmer ein Recht darauf hat, stellt der Auftragnehmer nach zufriedenstellender Vertragsabwicklung eine Rechnung dafür aus und verschiebt sie vom Vermögenskonto zum Inkasso auf das A / R-Konto.

Wie auch immer es auf dem Papier aussieht, Die Beibehaltung hat in der Realität einen größeren Einfluss. Retainage Gesetze variieren von Staat zu Staat, aber in einigen Fällen können Eigentümer es für mehr als ein Jahr zurückhalten. Darüber hinaus kann die Retention zwischen 5-10% tatsächlich 20-50% des Gewinns eines Auftragnehmers ausmachen.* Angesichts der engen Gewinnmargen im Baugewerbe ist ein intelligentes Instandhaltungsmanagement mindestens genauso wichtig wie eine ordnungsgemäße Instandhaltungsverfolgung.

4. Spezialisierte Bauabrechnung

Viele Branchen arbeiten mit Festpreis-Point-of-Sale-Abrechnung, aber das ist nicht immer der Fall mit dem Bau. Da die Bauproduktion projektbasiert, dezentral und langfristig ist, können Auftragnehmer eine Reihe von Abrechnungsstilen und -methoden verwenden. Oft erfordert dies spezielle Software, um diese Abrechnungen zu verfolgen und zu erstellen. Schauen wir uns nur einige Vertragsarten und Abrechnungsformate an.

Festpreis

Die Festpreisabrechnung wird auch als Pauschalvertrag bezeichnet und basiert auf einer detaillierten Schätzung, die die Gesamtkosten für das gesamte Projekt angibt. Es kann auch in zwei Arten betrachtet werden: Festpreis-Hartgebot und Festpreis-Ausgehandelt. Ein hartes Gebot sagt im Wesentlichen: „Egal was passiert, wir bauen es für diesen Geldbetrag.“ Infolgedessen liegt das Risiko stark beim Auftragnehmer und nicht beim Eigentümer. Gibt es Überschreitungen aufgrund geänderter Standortbedingungen oder Inputkosten, fällt das dem Auftragnehmer zu. Ein ausgehandelter Pauschalbetrag hingegen kann einige unvorhergesehene Ereignisse und unvorhergesehene Ereignisse ermöglichen.

Die Abrechnung eines Festpreisvertrags erfolgt häufig auf der Basis eines Prozentsatzes der Fertigstellung, wobei die Einbehaltung einbehalten wird.

Zeit & Material

Die Zeit- und Materialabrechnung basiert auf dem Vertragspreis pro Arbeitsstunde zuzüglich der Materialkosten. Sowohl für die Arbeits- als auch für die Materialkomponenten kann der Auftragnehmer einen Standardaufschlag anwenden. Dies baut ihren Gewinnprozentsatz in den Betrag ein und berücksichtigt die Gemeinkosten.

Beispielsweise kann ein HLK-Techniker, der mit 20 USD pro Stunde bezahlt wird, mit festen 50 USD pro Stunde in Rechnung gestellt werden. Darüber hinaus kann die von ihnen installierte Ausrüstung einer Standard-Markup-Tabelle nach Artikel oder Preis folgen, z. B. „2x“ für einen Einweg-Luftfilter. Wenn der Techniker zwei Stunden mit dem Versand verbrachte und zusätzlich einen Luftfilter im Wert von 20 US-Dollar ersetzte, stellte der Auftragnehmer dem Kunden 100 US-Dollar für Arbeit plus 40 US-Dollar für Material in Rechnung.

Stückpreis

Im Rahmen eines Stückpreisvertrags stellt der Auftragnehmer einem Kunden einen festen Preis pro Einheit in Rechnung. In der Regel ist dies nützlich, wenn sie die Stückproduktion für das Projekt nicht mit großer Sicherheit abschätzen können. Die Abrechnung nach Stückpreisen ist besonders bei Schwerlast- und Versorgungsunternehmen üblich.

Mit dem Stückpreis wird das Risiko tendenziell zwischen dem Auftragnehmer und dem Kunden geteilt, da die Produktionsmengen höher sein können als geschätzt. Solange sie die Stückpreise korrekt geschätzt haben, kann der Auftragnehmer in diesem Fall seinen Umsatz steigern. Andernfalls, wenn die Stückpreise aus sind, stehen sie Geld zu verlieren.

AIA Progress Billing

Ein gängiges Abrechnungsformat für Konstruktionen ist AIA progress Billing, benannt nach dem American Institute of Architects, das seine offiziellen Formulare erstellt. Als eine Art Fortschrittsabrechnung stellt AIA Billing dem Kunden eine Rechnung auf der Grundlage des Prozentsatzes der für diesen Abrechnungszeitraum abgeschlossenen Arbeit. Diese Rechnung besteht im Allgemeinen aus einem signierten zusammenfassenden Blatt, gefolgt von einem Werteplan, in dem angegeben ist, was bisher abgeschlossen und in Rechnung gestellt wurde.

Zusammen gelten diese Dokumente als „Antrag“ auf Zahlung, da der Empfänger die Möglichkeit hat, den Werteplan zu überprüfen und den Rechnungsbetrag entweder anzunehmen oder anzufechten. Wenn sie nicht einverstanden sind, senden sie „Redlines“ zurück, damit der Auftragnehmer den AIA-Abrechnungsantrag überarbeiten und erneut einreichen kann.

Erfahren Sie mehr über AIA billing „

5. Bau Payroll

Schließlich mit mehreren Profit-Centern und dezentraler Produktion sowie strengen Compliance-Anforderungen, sieht Bau auch einige der einzigartigen und komplexen Payrolls. Dies ist am wahrsten, wo es:

vorherrschende Lohnanforderungen und zertifizierte Gehaltsabrechnung
mehrere Lohnsätze, mehrere Bundesstaaten und mehrere Ortschaften
andere Compliance-Berichte

Certified Payroll & Vorherrschender Lohn

Auftragnehmer, die an öffentlichen Projekten arbeiten, müssen in der Regel durch die vorherrschende Lohnabrechnung navigieren, die nach dem wegweisenden Davis-Bacon Act oft als „Davis-Bacon Payroll“ bezeichnet wird. Die geltende Lohngesetzgebung verlangt von den Auftragnehmern, dass sie den Entschädigungssatz zahlen, der für jeden Arbeitnehmer, der an ähnlichen Arbeitsplätzen in der Region arbeitet, Standard ist oder „vorherrscht“. Auftragnehmer müssen dann ihre Einhaltung bei jedem Projekt anhand zertifizierter Gehaltsabrechnungsberichte zertifizieren, die zwischen verschiedenen Staaten oder Agenturen variieren können.

In gewissem Sinne ist die Lohnabrechnung wie ein Mindestlohn, aber komplexer. Erstens kann die Lohnabrechnung eine bargeldlose Entschädigung enthalten und erfordert manchmal eine bargeldlose Entschädigung, die als „Nebenleistungen“ bezeichnet wird, wie z. B. Gesundheitsfürsorge oder Weiterbildung. Zweitens variiert der vorherrschende Lohnsatz nicht nur nach Gebiet, sondern auch nach der Klassifizierung der Arbeitnehmer. Jede Jurisdiktion kann bestimmte Bestimmungen für haben, welche Jobfunktionen unter welcher Klassifikation qualifizieren – und welches Niveau innerhalb dieser Klasse. Ein einzelner Mitarbeiter kann also mehrere vorherrschende Lohnsätze und Nebenanforderungen für einen einzelnen Job haben, je nachdem, was er stündlich tut. Diese Raten können sich auch alle sechs Monate bis zu einem Jahr ändern.

Lohnbuchhaltung der Gewerkschaft & Berichterstattung

Gewerkschaftliche Auftragnehmer sind mit einer ähnlichen Situation konfrontiert wie Lohnunternehmer. Während die zertifizierte Lohn- und Gehaltsabrechnung in der Regel Lohn- und Nebenverpflichtungen für Regierungsbehörden nachverfolgt, muss die gewerkschaftliche Lohn- und Gehaltsabrechnung Lohn- und Nebenverpflichtungen nachverfolgen und an die Gewerkschaft vor Ort melden.

Dies wird bei der Lohnabrechnung mit mehreren Gewerkschaften noch komplizierter. Zum Beispiel könnte eine Mannschaft eine Heimgewerkschaft haben, aber an einem Projekt innerhalb der Gerichtsbarkeit einer anderen Gewerkschaft arbeiten. In diesem Fall könnte der Heimatort einen Anspruch auf Gesundheitsbeiträge und Rentenabzüge haben, während der Arbeitsort Beiträge und politische Aktionsbeiträge wünscht. Jeder geeignete Betrag und Abzug müsste auf die richtige lokale Stelle aufgeteilt und entsprechend gemeldet werden

Meldepflichten für eine bestimmte Union können auf nationaler oder lokaler Ebene bestehen. Auftragnehmer können in der Regel ihre Anforderungen bestimmen, insbesondere wenn sie eine andere Gerichtsbarkeit betreten, indem sie sich an ihren örtlichen Gewerkschaftsgeschäftsführer wenden.

Mehrere Tarife, Staaten & Ortschaften

Abgesehen von mehreren vorherrschenden Lohn- und Gewerkschaftssätzen haben Auftragnehmer aus zahlreichen anderen Gründen häufig mehrere Tarife. Wenn Sie auf Baustellen in mehreren Städten und Bundesstaaten arbeiten, haben Mitarbeiter möglicherweise mehrere Steuereinbehalte innerhalb einer einzigen Gehaltsabrechnung.

Infolgedessen müssen Auftragnehmer in mehreren Gerichtsbarkeiten auf Doppelbesteuerung achten. Hauptsächlich kann dieses ein Problem sein, in dem ein Angestellter in einem Zustand wohnt und in einem anderen arbeitet. Wenn Staaten jedoch eine Gegenseitigkeitsbeziehung haben, kann der Wohnsitzstaat des Arbeitnehmers eine Gutschrift für Steuern ausstellen, die auf Einkommen gezahlt werden, das außerhalb des Staates verdient wird. Auf diese Weise zahlen sie nicht zweimal, aber dies erfordert sorgfältige Aufmerksamkeit für Zeitkarten und Lohnstubs.

Bauunternehmen müssen auch darauf achten, dass sie die Arbeitslosensteuer nicht überbezahlen, wenn ein Arbeitnehmer in mehreren Bundesstaaten arbeitet. Arbeitslosigkeit ist oft nur einem Staat pro Arbeitnehmer geschuldet. Und wenn es fälschlicherweise an jeden Staat gezahlt wird, in dem sie gearbeitet haben, sollten Auftragnehmer nicht damit rechnen, für eine Rückerstattung kontaktiert zu werden. Da nicht immer klar ist, wo Arbeitslosigkeit gezahlt werden soll, schlägt das Arbeitsministerium vor, vier Faktoren nacheinander zu berücksichtigen:

1. Sind die Dienste lokalisiert?

2. Hat der Mitarbeiter eine Operationsbasis?

3. Gibt es einen Ort oder eine Richtung oder Kontrolle?

4. Was ist der Aufenthaltsstaat des Arbeitnehmers?

Compliance-Berichterstattung

Schließlich können Auftragnehmer zahlreichen Anforderungen an die Gehaltsabrechnung gegenüberstehen, auch wenn sie keine zertifizierte Gehaltsabrechnung einreichen müssen. Dazu können Gewerkschaftsberichte, Arbeitnehmerentschädigungen, Berichte über Neueinstellungen und die Einhaltung von Minderheiten bei der Chancengleichheit bei der Beschäftigung (Equal Employment Opportunity, EEO) gehören. Auftragnehmer müssen sich dieser Anforderungen für jede Gerichtsbarkeit bewusst sein, in der sie bieten und arbeiten, vom Bund bis zur lokalen Ebene.

Fazit

Die Baubuchhaltung hat eine steile Lernkurve, aber Sie können sie erklimmen. Neben den Grundlagen der allgemeinen Rechnungslegung, wie Lastschriften, Gutschriften und Jahresabschlüssen, haben Auftragnehmer viele zusätzliche Aspekte, die sie verwalten und berücksichtigen müssen. Job Costing hilft, den Überblick über die zahlreichen Variablen eines projektorientierten, dezentralen Unternehmens zu behalten. Revenue Recognition und Retainage Praktiken verfolgen mit langfristigen Verträgen im Laufe der Zeit bezahlt. Plus, Bau Gehaltsabrechnung gibt ihnen mehr als genug, um beschäftigt zu bleiben.

Das Wichtigste für Auftragnehmer, egal ob sie Erfahrung in der Branche haben oder gerade erst anfangen, ist, Hilfe zu haben. Ein bauspezifischer CPA ist ein absolut unverzichtbarer Geschäftspartner. Ein Bau-Payroll-Service, der mehrere Staaten, Gewerkschaften und zertifizierte Gehaltsabrechnungen verarbeiten kann, kann enorm viel Zeit sparen. Und integrierte Job Cost Accounting-Software ist unglaublich wichtig für Auftragnehmer, die kleine Business-Software wie Quickbooks® entwachsen und brauchen robustere Berichterstattung.

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