Dieser Beitrag wurde ursprünglich am 11. Januar 2017 veröffentlicht und zuletzt am 7. Februar 2021 aktualisiert.
Das Scrum Framework des Projektmanagements basiert auf vier grundlegenden agilen Meetings, d.h. Zeremonien: dem Sprint Planning Meeting, Daily Stand-up, Sprint Review und Sprint Retrospektive.
Die Frühjahrsplanung ist ein wesentlicher Bestandteil der Vorbereitung Ihres Teams auf einen erfolgreichen Sprint. Ohne ein angemessenes Maß an Arbeit und Verständnis für Ihre Ziele kann ein Sprint schnell entgleisen. Glücklicherweise sind diese Meetings ziemlich einfach zu meistern, sobald Sie einige wichtige Planungsprozesse perfektioniert haben.
Wenn Sie noch nie ein Sprint Planning Meeting durchgeführt haben, finden Sie hier Ihren Leitfaden.
Auswählen von Elementen aus dem Backlog
Zu Beginn jedes Sprints organisieren Product Owner, Scrum Team und Scrum Master gemeinsam die Arbeit für den kommenden Sprint.
Das Wichtigste zuerst! Jeder überprüft das Product Backlog, während der Product Owner Einblick in die Ziele und den Kontext für jedes Element gibt.
Als nächstes wählt das Scrum-Team so viele Elemente aus dem Product Backlog aus, wie es während des Sprints abschließen möchte. Da die Backlog-Elemente in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit angezeigt werden, muss das Scrum-Team Elemente ganz oben im Backlog auswählen.
Diese Dynamik schafft ein Gleichgewicht zwischen Scrum Team und Product Owner. Der Product Owner erstellt/organisiert das Backlog und wählt aus, was am wichtigsten ist. Aber das Scrum-Team entscheidet genau, wie viel Arbeit sie in einem bestimmten Sprint leisten können. Der Scrum Master erleichtert diesen Prozess und hält das Kräfteverhältnis aufrecht.
Dieser Prozess stellt sicher, dass sich jedes Mitglied des Teams in Bezug auf seine eigene Arbeit befähigt fühlt. Darüber hinaus sorgt es für ein aufrichtigeres Engagement und eine größere Rechenschaftspflicht des Teams.
Es gibt eine Ausnahme von dieser Regel: Das Team kann nur Elemente aus dem Backlog ziehen, wenn dies mit den anderen laufenden Arbeiten in diesem Sprint sinnvoller ist. Das heißt, wenn die Arbeit logischerweise schneller erledigt wird, weil sie anderen Elementen sehr ähnlich ist.
Schätzen der Verfügbarkeit des Teams
Vor der Auswahl von Elementen aus dem Backlog ist das Team auch dafür verantwortlich, zu schätzen, wie viel Zeit jedes Mitglied für sprintbezogene Arbeiten hat. Die Tage der meisten Teammitglieder werden nicht ausschließlich der Sprintarbeit gewidmet sein. Die verfügbare Zeit sollte durch den durchschnittlichen Arbeitstag abzüglich der Zeit bestimmt werden, die sie voraussichtlich für andere Arbeiten wie Wartung, Teilnahme an Besprechungen, Mittagspausen, E-Mails und Fehlerbehebungen aufwenden werden.
Realistisch gesehen haben die meisten Menschen vier bis sechs Stunden pro Tag für Sprint-Arbeit zur Verfügung.
Schätzen der Zeit für die Fertigstellung jedes Backlog-Elements
Das zweite Puzzleteil besteht darin, herauszufinden, wie viel Zeit jedes Element selbst benötigt. Dies erfordert, dass der Product Owner und das Team zusammenarbeiten, um jedes Element in einzelne Aufgaben aufzuteilen. Sie können diesen Aufgaben dann eine geschätzte Zeit zuweisen. Die Zeit zum Abschließen aller für den Sprint ausgewählten Elemente darf die im Team verfügbare Zeit nicht überschreiten.
Jede Aufgabe und Zeitschätzung wird in einem Dokument namens Sprint Backlog aufgezeichnet. Dies ist eine Version des Backlogs, die nur für den aktuellen Sprint relevant ist.
Selbstorganisation
Sobald Ihr Team die Verfügbarkeit der Mitglieder sowie die für jede Aufgabe erforderliche Zeit festgelegt hat, beginnt das Team damit, zu bestimmen, wer jeden Artikel freiwillig erledigt.
Elemente werden niemals Teammitgliedern „zugewiesen“. Faktoren wie die Sequenzierung können bedeuten, dass es für eine Person sinnvoller ist, eine bestimmte Gruppierung von Elementen zu erhalten. Sie weisen jedoch niemals Aufgaben gegen den Willen des Arbeitnehmers zu.
Die endgültige Arbeitsbelastung jedes Einzelnen muss angemessen und fair sein. Der Product Owner wird eine große Rolle dabei spielen, dem Team zu helfen, jeden Artikel vollständig zu verstehen, damit sie die Dinge so gleichmäßig wie möglich aufteilen können.
Fortschritt verfolgen
Am Ende des Meetings enthält das Sprint-Backlog eine Liste der zugewiesenen Aufgaben mit Zeitschätzungen.
Viele Teams verwenden ein Kanban-Board (entweder physisch oder digital), um jedes Element visuell zu verfolgen, während es sich durch den Sprint bewegt. Einfache Kategorien wie To Do, In Progress, Code Review und Done können dem Team helfen, einen schnellen Überblick über den Fortschritt von Sprint-Elementen zu erhalten.
Andere Teams verwenden eine dedizierte Projektmanagement-Software, mit der sie Sprints von Anfang bis Ende mit visuellen Funktionen wie Gantt- und Burndown-Diagrammen verfolgen können. Aufgabenstatus wie Offen, In Bearbeitung, Gelöst und Geschlossen halten den Fortschritt für alle Mitglieder transparent. Tracking-Daten wie geschätzte Zeit und tatsächliche Zeit können Ihnen helfen, die Arbeit in Zukunft besser einzuschätzen.
Während des Sprints
Sobald das Scrum-Team ein Commit durchführt und der Sprint beginnt, kann der Product Owner keine Anforderungen mehr ändern oder neue Anforderungen hinzufügen. Diese Person kann erst zu Beginn des nächsten Sprints Änderungen vornehmen.
Es gibt eine klare Ausnahme von dieser Regel: Sie können Änderungen mitten im Sprint vornehmen, wenn ein externer Faktor die Prioritäten so drastisch ändert, dass die Ergebnisse des Sprints verschwendet würden, wenn sie fortgesetzt würden. Dies kommt selten vor, aber sollte es stattfinden, würde das Team alle Arbeiten einstellen und den Sprint-Planungsprozess von vorne beginnen. Der Product Owner sollte nur unter extremen Umständen auf diese massive Störung zurückgreifen.
Es gibt zwei positive Effekte, wenn die Sprints nicht veränderbar sind. Erstens schafft der Schutz des Teams vor Änderungen und Ergänzungen während des Sprints ein positiveres Arbeitsumfeld. Die Teammitglieder werden sich sicher fühlen, dass sie ihre Arbeit abschließen und gut machen können.
Zweitens ermutigt es den Product Owner, sein Backlog mit größter Sorgfalt zu priorisieren. Es ist wahrscheinlicher, dass sie ihre Due Diligence durchführen, bevor sie ein Element an die Spitze der Liste setzen.
Im Laufe der Zeit können Teams besser einschätzen, wie lange Elemente dauern, Probleme vorhersehen und miteinander zusammenarbeiten. Mit dieser strukturierten Sprintplanung können Product Owner sicher sein, dass ihre Teams sowohl engagiert als auch in der Lage sind, die Arbeit zu erledigen.
Anpassung an Änderungen
Während Sprints fast nie unterbrochen werden sollten, bedeutet dies nicht, dass Änderungen innerhalb des Scrum-Frameworks nicht willkommen sind. Im Gegenteil, Änderungen am Hauptbestand können jederzeit auftreten. Dem Product Owner steht es frei, vor dem nächsten Sprint notwendige Ergänzungen, Löschungen oder Änderungen vorzunehmen.
Wenn Teams auf diese Weise an Veränderungen herangehen, wird dies zu einem wichtigen Teil des Prozesses und wird nicht mehr als Stressursache oder Grund für fehlende Fristen angesehen.
Nach dem Sprint
Der Agile Prozess ist zyklisch. Wie oft Sie sich auch dafür entscheiden, Ihre Frühjahrsplanungstreffen durchzuführen, Sie werden immer wieder zu ihnen zurückkehren, um den Prozess von vorne zu beginnen. Je öfter Ihr Team dies durchgemacht hat, desto reibungsloser wird jeder Zyklus.
Abgesehen davon, dass Sie das Projekt oder die Aufgaben abgeschlossen haben, war Ihr Sprint nicht ganz erfolgreich, es sei denn, Sie haben als Team etwas daraus gelernt. Der nächste Schritt in diesem Prozess ist die Sprint Retrospektive. Es beinhaltete eine Analyse von allem, was Sie gerade erreicht haben und was beim nächsten Mal besser laufen könnte. Um einen Überblick über einige der möglichen Techniken zu erhalten, die Sie und Ihr Team anwenden können, beginnen Sie mit dem Studium, bevor Sie Ihren Sprint beenden. Ein fähiger Scrum Master kennt jeden Schritt des Prozesses genau.
Abschließende Gedanken
Das Sprint Planning Meeting dauert bei korrekter Ausführung oft ein paar Stunden. Die eingegangenen Verpflichtungen bedürfen sorgfältiger Überlegungen und Überlegungen. Sie sollten Ihrem Team die Zeit geben, die es benötigt, um den Erfolg gründlich zu planen.
Wenn Sie Ihre Aufgaben organisiert und transparent halten, wird die Verfolgung des Prozesses um einiges einfacher. Ein großartiges Projektmanagement-Tool spart Ihnen nicht nur Zeit und Mühe, sondern erleichtert es Ihnen auch, Erkenntnisse aus dem Prozess zu gewinnen, sobald Sie bereit sind, in Ihre Retrospektive einzutauchen.
