10 Fehler, die neue Operations Manager machen

Jeder macht Fehler, besonders wenn er gerade erst mit einem neuen Job oder einer neuen Aktivität anfängt. Es gibt bestimmte Fehler, die Rookie Operations Manager neigen dazu, zu machen. Fühlen Sie sich nicht schlecht, wenn Sie alle gemacht haben; Selbst erfahrene Betriebsleiter machen sie manchmal auch. Aber wenn Sie diese Fehltritte noch nicht erkannt haben, erhöht das Wissen um sie Ihre Chancen, sie zu vermeiden.

Beginn einer Verbesserungsreise ohne Karte

Der vielleicht häufigste Fehler, den selbst erfahrene Betriebsleiter machen, besteht darin, ihre bestehenden Prozesse nicht zu dokumentieren. In jedem Prozessverbesserungsprojekt ist es wichtig zu wissen, wo Sie anfangen. Woher weißt du, ob du dich verbessert hast, wenn du nicht weißt, wo du angefangen hast? Obwohl diese anfängliche Dokumentation oft als Zeitverschwendung angesehen wird, deckt die Dokumentation des aktuellen Prozesses auf, wo im Prozess Problemstellen bestehen.

Ausführen ohne Metriken

Stellen Sie sicher, dass Sie die Leistung der Vorgänge im Prozess messen. Diese Metriken müssen quantitativ, relevant und relativ einfach zu erhalten sein. Sie möchten mehrere verschiedene Messungen durchführen, einschließlich dieser Grundlagen:

• Wie lange jede Operation dauert, um ihre Aufgabe abzuschließen

• Zeit, die ein Produkt benötigt, um den Prozess von Anfang bis Ende zu durchlaufen

• Wie viel Arbeit jeder Vorgang in einem bestimmten Zeitraum ausführen kann

• Menge des Inventars im Prozess

• Konsistenzgrad einer Operation

• Wie gut ein Produkt den Normen entspricht

Übermäßig komplexe Prozesse erstellen

Einfach ist immer besser, wenn es um die Gestaltung von Prozessen geht, vermeiden Sie also die Versuchung, übermäßig komplexe Prozesse zu entwickeln. In etablierten Prozessen kommt es häufig vor, dass Schritte und Aktivitäten hinzugefügt werden, häufig als Problemumgehung für einen unterbrochenen Vorgang, und diese Schritte werden zu einem dauerhaften Teil des Prozesses, was die Komplexität erhöht.

Achten Sie bei der Dokumentation und Analyse eines Prozesses auf die Aussage: „Nun, wir haben es einfach immer so gemacht.“ Die Chancen stehen gut, dass Sie einen Prozess, der mit einer solchen Aussage zusammenhängt, erheblich vereinfachen können. Achten Sie auch auf Prozesse, die niemand vollständig beschreiben kann. Diese Prozesse sind oft zu komplex für die Aufgabe, die sie erfüllen sollen.

Der eigentliche Engpass fehlt

Wenn Sie einen Prozess nicht richtig analysieren, werden Sie den Engpass wahrscheinlich falsch identifizieren. Der Engpass ist die Ressource, die die Produktion des Prozesses begrenzt und die Ressource mit der geringsten Kapazität ist. Wenn Sie den Engpass falsch identifizieren, verschwenden Sie Zeit und Geld damit, Kapazitäten zu etwas hinzuzufügen, das Ihre Produktion überhaupt nicht einschränkt.

Menschen gehen oft davon aus, dass der Engpass das teuerste oder größte Gerät im System ist, und fügen ihm fälschlicherweise Kapazität hinzu. Stellen Sie sicher, dass Sie den Prozess sorgfältig analysieren, damit Sie dieser fehlerhaften Annahme nicht erliegen.

Verwaltung nach Auslastung

Viele Manager denken fälschlicherweise, dass ihre Ressourcen kontinuierlich arbeiten müssen. Nichts ist weiter von der Wahrheit entfernt, und diese Mentalität trägt nur zur Menge des Work-in-Process-Inventars bei. Die einzige Ressource, die 100 Prozent der Zeit arbeiten muss, ist der Engpass, und das nur, wenn die Nachfrage danach besteht.

Es ist wichtig, sich auf die Ausnutzung des Engpasses zu konzentrieren, aber für andere Schritte in einem Prozess möchten Sie sich auf die Beseitigung von Verschwendung und die Verbesserung der Qualität konzentrieren, um den Betrieb insgesamt zu verbessern.

Nicht standardisieren

Prozesse standardisieren ist wichtig, um Komplexität zu reduzieren, und einfach ist immer besser. Standardisierung ist besonders wichtig, wenn mehr als eine Anlage das gleiche Produkt produziert. Können Sie sich vorstellen, welche Auswirkungen dies auf die Qualität haben könnte, wenn jedes McDonald’s-Franchise einen Cheeseburger nach einem anderen Verfahren zusammenstellen und Pommes Frites zubereiten würde? Standardisierung ermöglicht es einem Unternehmen, sowohl bei Produkten als auch bei Dienstleistungen eine gleichbleibende Qualität zu erzielen.

Fehlerhafte Prozesse automatisieren

Wenn ein Prozess nicht wie gewünscht funktioniert, können Sie davon ausgehen, dass die Automatisierung zu Verbesserungen führen kann. Aber ein automatisierter schlechter Prozess ist immer noch ein schlechter Prozess, egal wie viel Automatisierung Sie implementieren.

Viele Unternehmen nutzen Enterprise-Management-Systeme, um ihre Prozesse zu integrieren und zu verwalten. Aber diese Systeme sind teuer und zeitaufwendig zu implementieren und zu warten, und sie sind nur so gut wie die zugrunde liegenden Prozesse. Bis ein Unternehmen seine fehlerhaften Prozesse beheben kann, können diese teuren Systeme nicht viel helfen.

Qualität falsch definieren

Qualität ist das, was der Kunde sagt! Wenn Betriebsleiter und Unternehmensleiter diese Tatsache vergessen, verschwenden sie Zeit und Geld damit, Aspekte des Produkts oder der Dienstleistung zu verbessern, die für die Rentabilität oder Kundenzufriedenheit möglicherweise nicht wichtig sind.

Mit anderen Worten, nur weil ein Output die Zielqualitätsmessungen des Unternehmens erfüllt, bedeutet dies nicht, dass Kunden es als Qualitätsprodukt wahrnehmen.

Ein weiterer zu vermeidender Fehler ist die Annahme, dass die Definition von Qualität im Laufe der Zeit gleich bleibt. Kundenwünsche und -geschmäcker ändern sich ständig, und Unternehmen müssen sich diesen wechselnden Anforderungen anpassen.

Machen Sie keine Kompromisse bei der Qualität, um Termin- oder Kostendruck einzuhalten, da dies zu unzufriedenen Kunden und Produktfehlern führen kann, die wiederum zu Rückrufen, Rechtsstreitigkeiten und einem beschädigten Ruf führen können. Qualitätsfehler können Unternehmen aus dem Geschäft bringen.

Nicht genug Projektplanung im Voraus

Hier sind einige wichtige Anfängerfehler im Zusammenhang mit dem Projektmanagement:

• Unzureichende Vorplanung

• Verwenden einer Schätzung für Timing und Kosten anstelle von Bereichsschätzungen, die Variabilität erkennen

• Den kritischen Pfad nicht richtig identifizieren

Der kritische Pfad ist, ähnlich wie ein Engpass, der Pfad der Aktivitäten, der das Timing des Projekts bestimmt. Wenn der kritische Pfad nicht identifiziert wird, konzentrieren sich die Projektmanager zu den falschen Zeitpunkten auf die falschen Aktivitäten. Die richtige Planung im Voraus kann helfen, diesen Fehler zu beseitigen.

Nicht auf den Kunden fokussieren

Vergiss nie, dass der Kunde immer Recht hat. Betriebsleiter vergessen oft den Endkunden — die Person, die letztendlich das Produkt oder die Dienstleistung kauft. Stattdessen konzentrieren sich einige OMs auf interne Leistungsmetriken, die für den Kunden keine Konsequenzen haben. Um sich auf das zu konzentrieren, was der Kunde wirklich will, ist eine enge Verbindung zwischen dem operativen Geschäft und anderen Abteilungen wie Produktentwicklung und Marketing erforderlich.