10 fejl, som nye driftsledere laver

alle laver fejl, især når de lige er startet i et nyt job eller en ny aktivitet. Der er visse fejl, som rookie operations managers har tendens til at lave. Må ikke føle alt for dårlig, hvis du har lavet dem alle; selv erfarne driftsledere undertiden gøre dem, også. Men hvis du endnu ikke har gled op på disse fejltrin, bare at vide om dem øger dine chancer for at undgå dem.

at starte en forbedringsrejse uden et kort

måske er den hyppigste fejl, som selv erfarne driftsledere begår, ikke at dokumentere deres eksisterende processer. I ethvert procesforbedringsprojekt er det vigtigt at vide, hvor du starter fra. Hvordan ved du, om du har foretaget nogen forbedring, hvis du ikke ved, hvor du startede? Selvom denne indledende dokumentation ofte betragtes som spild af tid, afslører dokumentation af den aktuelle proces, hvor der i processen findes problemer.

kører uden metrics

sørg for, at du måler udførelsen af operationerne i processen. Disse målinger skal være kvantitative, relevante og forholdsvis lette at opnå. Du vil tage flere forskellige målinger, herunder disse grundlæggende:

• hvor lang tid hver operation tager at fuldføre sin opgave

• tid, der kræves for et produkt at komme igennem processen fra start til slut

• hvor meget arbejde hver operation kan gennemføre i en given tidsperiode

• mængde lager i processen

• en Operations konsistensniveau

• hvor godt et produkt overholder standarder

oprettelse af alt for komplekse processer

enkel er altid bedre, når det kommer til at designe processer, så undgå fristelsen til at udvikle alt for komplekse processer. En almindelig ting, der sker i etablerede processer, er, at trin og aktiviteter tilføjes, ofte som et arbejde for en ødelagt operation, og disse trin bliver en permanent del af processen, hvilket øger kompleksiteten.

når du dokumenterer og analyserer en proces, skal du være på udkig efter udsagnet: “Nå, vi har bare altid gjort det på denne måde.”Chancerne er gode, at du i høj grad kan forenkle en proces, der er relateret til en sådan erklæring. Pas også på processer, som ingen fuldt ud kan beskrive. Disse processer er ofte for komplekse til den opgave, de skal udføre.

mangler den rigtige flaskehals

hvis du ikke analyserer en proces korrekt, vil du sandsynligvis fejlidentificere flaskehalsen. Flaskehalsen er den ressource, der begrænser processens produktion og er den ressource med den mindste kapacitet. Hvis du fejlagtigt identificerer flaskehalsen, spilder du tid og penge på at tilføje kapacitet til noget, der faktisk ikke begrænser din produktion i første omgang.

folk antager ofte, at flaskehalsen er det dyreste eller største udstyr i systemet og fejlagtigt tilføjer kapacitet til det. Sørg for, at du omhyggeligt analyserer processen, så du ikke bukker under for denne defekte antagelse.

styring baseret på udnyttelse

mange ledere tror fejlagtigt, at deres ressourcer skal arbejde kontinuerligt. Intet er længere væk fra sandheden, og denne mentalitet tilføjer kun mængden af arbejds-i-proces opgørelse. Den eneste ressource, der skal arbejde 100 procent af tiden, er flaskehalsen, og det er kun hvis efterspørgslen efter den eksisterer.

det er vigtigt at fokusere på udnyttelsen af flaskehalsen, men for andre trin i en proces vil du fokusere på at eliminere affald og forbedre kvaliteten for at forbedre driften generelt.

ikke standardisering

standardisering af processer er vigtig for at reducere kompleksiteten, og enkel er altid bedre. Standardisering er især vigtig, når mere end en facilitet producerer det samme produkt. Kan du forestille dig, hvad virkningen på kvalitet kan være, hvis hver McDonalds franchise brugte en anden proces til at samle en cheeseburger og forberede pommes frites? Standardisering giver en virksomhed mulighed for at producere ensartet kvalitet i både produkter og tjenester.

automatisering af dårlige processer

hvis en proces ikke fungerer som ønsket, kan du antage, at automatisering af den kan føre til forbedring. Men en automatiseret dårlig proces er stadig en dårlig proces, uanset hvor meget automatisering du implementerer.

mange virksomheder bruger enterprise management systemer til at integrere og styre deres processer. Men disse systemer er dyre og tidskrævende at implementere og vedligeholde, og de er kun så gode som de underliggende processer. Indtil en virksomhed kan løse sine defekte processer, kan disse dyre systemer ikke give meget hjælp.

Misdefining kvalitet

kvalitet er, hvad kunden siger, det er! Når driftsledere og virksomhedsledere glemmer dette, spilder de tid og penge på at forbedre aspekter af produktet eller tjenesten, som måske ikke er vigtige med hensyn til rentabilitet eller kundetilfredshed.

med andre ord, bare fordi et output opfylder virksomhedens målkvalitetsmålinger, betyder det ikke, at kunderne opfatter det som et kvalitetsprodukt.

en anden fejl at undgå er at antage, at definitionen af kvalitet forbliver den samme over tid. Kundernes ønsker og smag ændrer sig konstant, og virksomheder skal tilpasse sig for at imødekomme disse skiftende krav.

gå ikke på kompromis med kvaliteten for at overholde tidsplanen eller omkostningspresset, da dette kan føre til utilfredse kunder og produktfejl, der igen kan føre til tilbagekaldelser, retssager og et beskadiget omdømme. Kvalitetsfejl kan sætte virksomheder ud af drift.

ikke nok projektplanlægning på forhånd

her er nogle store rookie fejl relateret til Projektledelse:

• utilstrækkelig planlægning på forhånd

• brug af et estimat til timing og omkostninger snarere end intervalestimater, der genkender variabilitet

• ikke korrekt at identificere den kritiske vej

den kritiske vej, ligesom en flaskehals, er den sti af aktiviteter, der bestemmer projektets timing. Manglende identifikation af den kritiske vej fører projektledere til at fokusere på de forkerte aktiviteter på de forkerte tidspunkter. Korrekt planlægning på forhånd kan hjælpe med at eliminere denne fejl.

ikke at fokusere på kunden

Glem aldrig, at kunden altid har ret. Driftsledere glemmer ofte slutkunden-den person, der i sidste ende køber produktet eller tjenesten. I stedet fokuserer nogle OMs på interne præstationsmålinger, der ikke har nogen konsekvens for kunden. At holde fokus på, hvad kunden faktisk ønsker, kræver en tæt forbindelse mellem operationer og andre afdelinger, såsom produktudvikling og markedsføring.