underslæb defineres som tyveri udført af medarbejdere eller andre betroede forretningsfester. Det involverer normalt en medarbejder (eller nogen tilknyttet virksomheden), der omdirigerer virksomhedens midler for at få en ulovlig fortjeneste.
det kan dog også omfatte tyveri af lager, kontorejendom og endda data. Underslæb kan køre farveskalaen fra detaljerede falske regnskabs-og bogføringssvindel og uautoriserede pengeoverførsler til simpel tyveri af ejendom eller små kontanter. Afhængig af omfanget af forbrydelsen, og hvor mange penge eller værdipapirer der ender med at blive stjålet, underslæb kan være en alvorlig forbrydelse.
selvom det kan være usmageligt at tro, at dine medarbejdere muligvis stjæler fra virksomheden eller klækker en plan for at gøre det, er det stadig en uheldig virkelighed, som virksomhedsejere skal være forberedt på. Skaden forårsaget af underslæb kan være betydelig. Faktisk har mere end 30% af alle virksomheds konkurs været forbundet med underslæb og medarbejdertyveri.
forskellen mellem svig og underslæb
underslæb involverer altid svig, men svig medfører ikke altid underslæb. Den største forskel mellem de to er det faktum, at underslæb indebærer, at virksomheden sætter tillid til deres medarbejdere eller entreprenører til at håndtere visse aktiver.
når svig opstår, giver nogen falske oplysninger, men underslæb involverer altid en virksomhed. For eksempel kan det at blive snydt via en phishing-ordning være en form for svigagtig aktivitet, men det er ikke underslæb. Men hvis din økonomichef stjæler penge direkte fra din virksomhed ved at forfalske dokumenter, er det både svig og underslæb.
svig stjæler midler fra en virksomhed på en lidt rundkørsel måde, hvor en part narrer en anden for at få adgang til information eller midler. Underslæb henviser til direkte tyveri af midler fra et selskab.
Sådan forhindres underslæb
lad os diskutere, hvad du kan gøre for at reducere risikoen for underslæb, og hvilke muligheder du har, hvis en kriminel handling begået af dine medarbejdere forårsager betydelig økonomisk skade på din virksomhed.
og selvom dette ikke er en udtømmende eller omfattende liste, skal det komme i gang med at tage din virksomheds første skridt mod at forhindre og neutralisere truslen om underslæb.
Udfør baggrundskontrol, når du ansætter
når du ønsker at ansætte fuldtidsansatte eller entreprenører, er det en god ide at lave dit hjemmearbejde, før du ansætter. Tag dig tid til at gennemgå deres referencer. Er der noget i deres ansættelseshistorie, der er mistænkeligt eller peger på, at de er en risiko for din virksomhed?
ifølge en HireRight-rapport afslørede 85% af arbejdsgiverne en løgn eller vildledning på en kandidats CV.
for stillinger på højt niveau, hvor kandidaterne kan have adgang til dine midler og computersystemer, er det klogt at udvide din ansættelsesproces til at omfatte detaljerede baggrundstjek. Hvis du beslutter at gå denne rute, skal du oprette en politik for baggrundskontrol for din virksomhed. Politikken skal dokumentere, hvilke kontroller der vil blive udført, hvordan de indsamlede oplysninger vil blive brugt, og hvem der kan få adgang til dem. Dette vil bidrage til at sikre, at processen er retfærdig, sikker og gennemsigtig for alle involverede.
husk også, at hvis du skal foretage baggrundskontrol, er det afgørende at sikre, at hele processen er lovlig og kompatibel. Tage hensyn til Fair Credit Reporting Act (FCRA), vejledningen om lige beskæftigelsesmuligheder (EEOC) og alle statslige og lokale regler, når man overvejer at kontrollere potentielle medarbejdere.
for eksempel skal du under FCRA først underrette kandidaten om din hensigt om at foretage en baggrundskontrol og få deres samtykke skriftligt. Hvis du ikke ender med at ansætte dem, skal du give dem mulighed for at gennemgå den baggrundskontrol, der blev udført. Hvis de finder unøjagtigheder, kan de indgive en tvist og forsøge at løse problemet, før du kan beslutte ikke at ansætte dem. Med al denne komplicerede lovgivning er det altid en god ide at tale med en advokat eller ansætte en intern til vejledning i disse spørgsmål.
adskillelse af pligter
adskillelse af pligter betyder, at specifikke opgaver kræver, at mere end en person er færdig. Intern svig bliver betydeligt vanskeligere, hvis opgaver relateret til penge, konti og kontrol kræver, at flere medarbejdere udføres.
for eksempel, hvis en medarbejder har beføjelse til både at godkende betalinger og skrive checks, kan det være meget let for dem at misbruge denne magt. Hvis disse opgaver er fordelt på flere medarbejdere, bliver det sværere for nogen inden for denne kæde af medarbejdere at trække en fidus.
det er også en god ide at indføre en to-personers signoff for alle online transaktioner. Eventuelle ændringer i din virksomheds kontooplysninger skal behandles og godkendes på telefonen eller personligt. Håndtering af disse økonomiske processer via e-mail åbner din virksomhed for en større risiko.
foretag daglige indskud og udfør månedlige Checks
hvis du er et detailfirma eller en bar eller restaurant, der håndterer store mængder kontanter dagligt, kan det være ret nemt for medarbejderne at stjæle penge fra toppen uden at nogen bemærker, om dine sikkerhedsprotokoller ikke er op til snus.
derfor er det en god ide at foretage daglige kontante indskud, så du aldrig har for mange penge liggende. Derudover bør du stræbe efter at forene dine kontoudtog hver måned. Dette giver dig mulighed for hurtigt at få øje på uregelmæssigheder og problemer, så du hurtigt kan stoppe svindlerne og undgå betydelige tab.
du skal også være forsigtig med små kontanter. Dette er typisk et lille beløb, som en virksomhed har til rådighed for at foretage ændringer eller til små køb, der ikke berettiger til kontrol eller overførsler. Det er et let mål for uærlige medarbejdere, fordi ingen virkelig er opmærksomme på disse midler.
selvom det er en lille mængde, kan konsekvent tyveri af småpenge hurtigt tilføje op. Heldigvis er det ret nemt at indføre en politik, der kræver, at alle små kontanttransaktioner logges regelmæssigt. Når fonden skal genopfyldes, bør den kræve flere underskrifter for at undgå potentiel manipulation.
overvej at investere i Kriminalitetsforsikring
at have sikkerhedsprotokoller på plads for at forhindre handlinger af medarbejderes uærlighed er afgørende. Men når alle foranstaltninger og procedurer fejler, skal du have et sikkerhedsnet på plads. Det er her kriminalforsikringen kommer i spil.
en god kommerciel kriminalitet forsikringspolice vil give medarbejder uærlighed dækning for at beskytte din virksomhed mod underslæb begået af medarbejdere, entreprenører eller andre betroede personer i din virksomhed. Det vil tilbyde overkommelig beskyttelse for en bred vifte af forbrydelser og beskytte din virksomhed mod potentielle eksponeringer. En medarbejder uærlighed politik vil typisk dække følgende:
- tyveri af penge og ejendom af dine medarbejdere
- forfalskning af checks eller egenveksler
- kredit-eller betalingskortbedrageri
- Pengeoverførselsordninger
når du leder efter forsikring for at beskytte din virksomhed mod underslæb, er det afgørende at arbejde med den rigtige forsikringsmægler for at sikre den rigtige politik til dine unikke behov. At arbejde med en dedikeret mægler, der forstår din branche, giver dig mulighed for at skaffe den rigtige politik uden massivt at betale for meget for den eller efterlade huller i din dækning, der kan give dig åben for unødvendige eksponeringer.
hvis du vil forstå, hvordan du kan overføre risikoen for underslæb til dit forsikringsselskab, er du velkommen til at kontakte en af vores ekspertmæglere til enhver tid.
