i dagens marked, små virksomheder nødt til at konkurrere mod massive virksomheder. En måde at sikre, at de kan følge med, Er ved at bruge de rigtige værktøjer og programmer til at forbedre processer, optimere arbejdsgange og øge produktiviteten. Med en stærk og effektiv arbejdsgang på plads for alle større processer i en virksomhed, er det muligt at få flere indtægter på kortere tid.
men hvis det var så nemt, ville alle virksomheder gøre det. At finde den perfekte platform til dine forretningsbehov betyder, at du skal bruge tid og opmærksomhed på at undersøge og mulige muligheder og i de fleste tilfælde en potentielt betydelig finansiel investering.
ikke kun dette, men mennesker er væsener af vane, og disse vaner er vanskelige at ændre. Dit team kan være vant til at gøre tingene på en bestemt måde allerede, og hvis den måde fungerer fint for dem, kan fuldstændig ændring af deres forretningsprocesser forårsage deres modstand mod forandring. Denne modstand kan vise sig at være skadelig for hele virksomheden.
svaret: udvikle en plan først.
Hvad er en programmel implementeringsplan? Hvorfor Har Du Brug For En?
en program implementeringsplan hjælper din virksomhed med at finde og implementere det rigtige program til din virksomheds behov. Vedtagelsen af nye programmer er både tidskrævende og kan være dyrt med hensyn til økonomi og menneskelige ressourcer. Uden en plan på plads, før processen starter, er det sandsynligt, at dit program vedtagelse vil mislykkes.
med en korrekt udviklet plan på plads kan du undgå at tage forhastede beslutninger, sikre, at de rigtige mennesker er involveret i implementeringen, konfigurere systemet korrekt og skabe en situation, hvor medarbejderne virkelig kan sætte pris på de fulde fordele, programmet har at tilbyde, samtidig med at de giver tilstrækkelig træning.
for mange virksomheder er vedtagelsen af nye programmer en alvorlig opgave. Hvis du ødelægger implementeringsprocessen, vil du sandsynligvis opleve driftsstop, hvilket svarer til tabte indtægter. På den anden side, hvis du tager dig tid til at undersøge og forberede dig på forhånd, kan din virksomhed høste mange fordele, herunder accelereret vækst, omkostningsbesparelser, øge proceseffektiviteten og forbedret synlighed.
program implementeringsplan: 5 kritiske trin
trin et: Byg din Business Case
uanset hvor stor eller lille din virksomhed er, er implementering af nye programmer ikke noget, du gør, bare fordi du har lyst til det.
mens mindre virksomheder er mere kvikke end deres større konkurrenter, kan fejl af enhver art være dyre og skade enhver virksomhed, især dem med et begrænset budget.
ændringer, såsom opgradering af nuværende programmer eller udrulning af noget nyt, er også vanskelige for større organisationer, fordi beslutningsprocessen bliver mere kompleks, efterhånden som en virksomhed vokser. Forskning viser, at omkring 72% af topledere mener, at dårlige strategiske beslutninger var “omtrent lige så hyppige som gode eller var den fremherskende norm i deres organisation.”
Hvordan laver du din sag?
- Overvej dine smertepunkter: hvilke udfordringer står din virksomhed overfor? Hvilke aspekter skal forbedres? Tal med dine medarbejdere og andre relevante interessenter for at få svar. Hvis du finder ud af, at organisatorisk effektivitet er lav, og virksomheden mister indtægter, skal du fokusere indsatsen på det. Arbejd for at tilpasse dine forretningsmål til dine mål.
- kom med en løsning: Giv en detaljeret oversigt over for eksempel, hvordan et nyt indkøbsprogram eller et nyt projektstyringsprogram kan forbedre både teameffektivitet og produktivitet, og hvorfor det er vigtigt at tackle de smertepunkter, du fandt.
- Gennemfør en cost and benefit-analyse: hovedårsagen til at opbygge en stærk forretningssag er at retfærdiggøre investeringen. Analyser både de håndgribelige og immaterielle omkostninger sammen med de håndgribelige og immaterielle gevinster, som virksomheden står for at opnå med en vellykket implementering.
- udvikle en tidslinje: Indstil rimelige tidsforventninger omkring, hvor lang tid det tager at evaluere programmet, implementere det nye system og realisere et afkast af investeringen.
- Planlæg, hvordan du vil styre forandring: forskning viser, at 70% af organisatoriske transformationsprogrammer mislykkes. Når det er mindre risikabelt at afvise et forslag, kan ledere have sværere ved at beslutte at bakke det op. Fremhæv omkostningerne ved ikke at tackle disse smertepunkter, og sørg for, at de forstår, at du kender risiciene såvel som de skridt, du vil tage for at undgå de samme fejl, som andre organisationer har begået tidligere. Forandringsledelse er afgørende for en smidig implementeringsfase.
trin to: vælg den rigtige leverandør
når du har den nødvendige support, skal du finde den bedst egnede leverandør. Uanset hvilken leverandør du vælger vil være en strategisk partner i din virksomhed, så det er vigtigt at tage din tid med udvælgelsesprocessen.
spørgsmål at stille, når du indsnævrer dine muligheder inkluderer:
- hvad er det, du har brug for? overvej ting som funktioner, pris, skybaseret vs. on-premise vs. hybrid osv.
- hvor længe har sælgeren været i erhvervslivet? Hvad er deres legitimationsoplysninger?
- er programmet skalerbart?
- er der skjulte omkostninger?
- Hvad har deres kunder at sige om dem?
- integreres programmet med de systemer, du allerede har på plads?
- tilbyder leverandøren programmeltræning?
- inkluderer implementeringsomkostningerne support efter salg?
- er opdateringer og opgraderinger skybaserede?
trin tre: Beskyt mod Scope Creep
hvis du ikke er forsigtig, kan de ekstra funktioner, som forskellige programmer giver, skræmme dig væk. Programmarkedet tilbyder en række muligheder og tilpasninger, så det er vigtigt at udarbejde et behovsdokument, der beskriver alt, hvad du leder efter, når det kommer til evaluering af programmer.
ideelt set skal dokumentet give leverandører et klart billede af, hvad din organisations specifikke behov er. Hvis du beslutter at konfigurere programmet, at alle tilgængelige funktioner eller til at tilpasse alle dens kapacitet på et tidspunkt, dette er, når scope creep sker. Det er en fælde, du falder i, der resulterer i:
- eksponentielt øge omkostningerne
- interessenter, der mister interessen
- træk implementeringsprocessen
projekter viser sig sjældent nøjagtigt, som de forventes, og programmelimplementering er ikke anderledes. Ændringer i projektets livscyklus er en naturlig del af forretningen, men for at forhindre, at omfanget kryber, skal du udøve en vis kontrol.
derfor er det afgørende, at dit implementeringsteam anvender bedste praksis for projektledelse, og at alle arbejder sammen for at maksimere brugen af programmer til deres afdelinger.
uanset størrelsen på dit team giver et samarbejdsprojekt styringsværktøj dig mulighed for at skylle ud din program implementeringsplan. Nogle muligheder omfatter:
- skriv: Dette er et godt valg til projektsporingsfunktioner som Gantt-diagrammer og Kanban-tavler.
- Asana: denne indstilling er ideel til arbejde eller centreret funktioner såsom overvågning arbejdsbyrde. den indeholder en række indbyggede projektskabeloner og er brugervenlig.
- Basecamp: dette er et ideelt valg til opgaveprioritering, planlægningsfunktioner og dokumentlagring.
- Trello: dette er en meget tilpasselig platform, der kan tilpasses enhver arbejdsgang eller proces. Boards består af kort, som kan tildeles enkeltpersoner og flyttes rundt efter behov. Det integreres også med en række andre værktøjer.
Trin fire: Sammensæt et Implementeringsteam
dit implementeringsteam er afgørende for projektets succes. Det kan være så lille som to personer og kan vokse til så mange mennesker, som du har brug for at få arbejdet gjort. Typisk, jo flere afdelinger der har brug for programmer, jo større bliver implementeringsteamet. Hver afdeling skal have en repræsentant til at fungere som forkæmper for det nye program. Denne repræsentant vil også besvare spørgsmål og hjælpe med at træne deres kolleger.
et hold kan omfatte:
- projektejer: dette er normalt lederen af en virksomhed eller den afdeling, der implementerer det nye system. Det kan også være et team af ledere snarere end en enkelt person.
- projektleder: dette er den person, der er ansvarlig for at organisere implementeringsprocessen, herunder budgettet.
- systemadministrator: denne person fører tilsyn med systemopsætningen og den tekniske administration
- kommunikationsforbindelse: denne person fungerer som forbindelsesled mellem projektteamet og slutbrugerne.
- medlemmer af Kerneafdelingen: Det er de mennesker, der kæmper for programmet, fra hver afdeling i din organisation.
husk, at den type personer, du har tildelt dit implementeringsteam, afspejler dit engagement i initiativets succes. Som sådan er det bedst kun at inkludere teammedlemmer, der er ekstremt talentfulde, teamorienterede og lige så engagerede i projektets succes.
trin fem: sæt det i brug
det sidste du vil have er programmer, som ingen vil bruge. Selvfølgelig, hvis du er chef, kan du blot kræve, at dit team vedtager det nye system, uanset om de kan lide det eller ej. Men hvis du gør dette, skal du være forberedt på pushback og en stigning i medarbejdernes utilfredshed.
for at undgå at skulle tvinge dit team til at bruge det nye program, er der et par ting, du kan gøre:
- Forbered dit team på skiftet så tidligt som muligt: jo før du fortæller medarbejderne om ændringen, jo mere accepterer de det.
- Tildel en change manager: Denne person vil stå i spidsen for ændringen og give medarbejderne en klar person til at nærme sig, når det kommer til spørgsmål, Uddannelse, feedback, og anden information.
- klart kommunikere fordele: når alle forstår fordelene programmet tilbyder dem, er du mere tilbøjelige til at se højere vedtagelse satser.
- giv tilstrækkelig uddannelse: for at medarbejderne kan bruge programmet og høste fordelene, skal de vide, hvordan det fungerer.
- fortsæt med at yde support: Selvom selve implementeringsprocessen bevæger sig glat, er det vigtigt at forvente, at der opstår problemer, især i de tidlige stadier. For at holde tingene kørende så glat som muligt, sørg for, at jeg helpdesk eller teknisk supportteam er tilgængelig til at hjælpe, når det er nødvendigt.
du kan bruge adkar-Ændringsmodellen til at sikre vedvarende vedtagelse. Endnu bedre kan du bruge denne metode til at styre enhver form for ændring i din organisation.
- bevidsthed: sørg for, at alle genkender problemet.
- ønske: Incitament ved hjælp af fordele og konsekvenser
- viden: ved, hvordan man opretter og vedligeholder ændringer
- evne: arbejde for at lukke færdighedshuller, der begrænser ændringer
- forstærkning: mål og belønningsgevinster
selvom det kan være fristende at bruge den samme besked og kommunikation om implementeringsprocessen for hvert team i din organisation, har du bedre held, hvis du tager dig tid til at personalisere det hele for hvert hold. Hvert hold har sandsynligvis forskellige mål, som det nye system hjælper dem med at nå. Ved at honing ind på disse holdspecifikke mål, vil du være i stand til at drive adoption.
det kan tage tid at få alle op i fuld fart med det nye system, og det er okay. Så længe du fortsætter med at arbejde bedre med programmet Hver dag, kommer du derhen. For at understøtte den langsigtede implementering af det nye program skal du prioritere de muligheder, der skal mestres først. Dette hjælper med at påvirke træningen og giver benchmarks for dine check-ins.
fokus indsats på løbende forbedringer. Træning er en central del af denne proces. Efter uddannelse af personale om, hvordan man bruger systemet, give yderligere læringsmuligheder efter behov. Når der er en større systemopdatering, skal du overveje at være vært for en anden træningssession for at sikre, at alle forstår ændringerne.
for en vellykket implementering af programmer er kommunikation nøglen. It-ledere, systemmestre og implementeringshold deler processen, og alle spiller en rolle i engagement og adoption.
