en af de vigtigste færdigheder, som vi hører om i projektledelse, er at få et håndtag på flere projekter og se integrationen blandt dem. Dette kan være et smertepunkt for projektledere, der ikke har adgang til et virksomhedssystem som Microsoft Project Server eller Microsoft Project Online, men som stadig vil oprette visninger, rapporter og snapshots eller linke projektfiler sammen (i det væsentlige binde opgaver fra et projekt til en anden fil).
jeg finder ud af, at den bedste måde at oprette integrerede aktiviteter såvel som en snapshot-rapport om arbejde over tid er at udnytte “master project” i Microsoft Project.
i denne artikel vil jeg give dig et par bedste fremgangsmåder omkring oprettelse af et masterprojekt. Og hvis du undrer dig, ja, disse teknikker vil helt sikkert skalere, hvis du har brug for dem; mit firma har administreret programmer og porteføljer på $500.000.000 og opad ved hjælp af masterprojekter.
fordelene ved et masterprojekt
Hvorfor bruge et masterprojekt?
- Masterprojekter giver dig mulighed for at oprette en permanent samling af projekter, der kan ses til enhver tid;
- når du ser din projektliste, giver et masterprojekt dig mulighed for at se masterprojektet og delprojekterne ad gangen på en liste;
- et masterprojekt giver dig mulighed for at oprette konsolideret projektrapportering;
- Masterprojekter giver dig mulighed for at linke forskellige projektfiler sammen, hvilket betyder, at du også kan linke forskellige opgaver mellem projekt gennem masterprojektet; og
- du kan oprette snapshots (ikke-linkede tidsplaner), så du Historisk kan gennemgå fremskridt over tid vs. forsøger at have flere kolonner med datoer og tidspunkter inden for en enkelt fil.
Kom godt i gang med Masterprojekter
før du begynder at oprette dit masterprojekt, skal du afgøre, om du ønsker, at hvert delprojekts SharePoint-site skal være tilgængeligt på masterprojektets SharePoint-site. Hvis ja, skal du ikke udgive underprojektet, før hovedprojektet er offentliggjort. Når underprojekterne er gemt, tjekket ind og lukket — men ikke offentliggjort — er du klar til at oprette dit hovedprojekt. Her er hvordan:
1. Brug Microsoft Project Pro til at oprette et nyt tomt projekt og vælg fanen underprojekt.
2. Naviger til dit første underprojekt, og klik kun på det en gang. Klik derefter på cirklen ved siden af den relevante tilstand, og vælg Indsæt.
hvis du vil tilføje yderligere underprojekter, skal du vælge en ny tom række i hovedprojektet og gentage trin 1 og 2.
3. Når du har valgt alle de underprojekter, du vil medtage i hovedprojektet, skal du klikke på fanen Filer for at gemme hovedprojektet og eventuelle ændringer i underprojekterne efter behov
4. Dialogboksen nedenfor vises, hvor du kan navngive og gemme dit masterprojekt. Vælg “nej til alle”, hvis du har indsat dine underprojekter som skrivebeskyttet.
nu er du klar til at udgive eller gemme dit masterprojekt og oprette SharePoint-siden.
5. Vælg fanen Filer fra båndet projekter.
6. Klik på” Publicer”, hvis du har forbindelse til Project Online eller Project Server. Hvis du arbejder på en lokal fil, skal du vælge Gem som og gemme hovedprojektfilen i en lokal mappe. Bemærk, at dine underprojektfiler også skal være tilgængelige fra den fil, du bruger som master, hvilket betyder, at du skal gemme dem i et bibliotek, som du har adgang til.
hvis du har forbindelse til en virksomhedsversion af Project, offentliggør du ændringerne. Bemærk, at du kan vælge ikke at gemme ændringer i lokale filer, der blev indsat.
7. Dialogboksen nedenfor vises; vælg “nej til alle”, hvis du har indsat dine underprojekter som skrivebeskyttet eller “ja til alle”, hvis du vil opdatere dine lokale filer med dine ændringer.
en af de gode dele om at gemme og udgive filer i en virksomhedsversion af Project er, at du kan få Project Server eller Project Online til automatisk at oprette et helt SharePoint-sted, der er forbundet til dit projekt. Hvis du derefter beslutter at linke filer, dokumenter, leverancer, problemer og risici, kan du få dem tilsluttet og tilgængelige til visning eller tildele dem til de faktiske opgaver i Project.
8. Følgende dialogboks vises. Vælg “Publicer”, hvis du har forbindelse til Enterprise-versionen af Project.
du får vist følgende dialogboks for at gemme alle lokale filer, du har indsat.
når udgivelsen er færdig, kan du lukke og tjekke masterprojektet ind. Nu er du klar til at udgive underprojekterne. For at gøre dette skal du bruge URL-oplysningerne fra trin 8.
9. Åbn underprojektet, og klik derefter på tjek ud | fil & Udgiv. Eller hvis du gemmer en lokal version af Project, skal du vælge Filer Gem som.
10. Dialogboksen nedenfor vises; vælg Udgiv. Luk og tjek projektet. Gentag disse trin for alle delprojekter.
oprettelse af Snapshots af projekter
en måde, hvorpå du kan oprette historiske snapshots af enkelt-og flere projekter, er at bruge masterprojektet; men i stedet for at have sammenkædede filer, skal du vælge ikke at linke dem. Dette er en glimrende måde at tage snapshots på og — i Project 2007 eller højere — få muligheden for at sammenligne projektfiler med hinanden for at identificere forskellene.
lad os se på et eksempel. Klik på fanen projekt, og vælg underprojekt.
når du har valgt dette, vises dialogboksen Indsæt projekt. Sørg for at slukke for afkrydsningsfeltet for “Link til projekt.”
når Link til projekt er slået fra, indsættes alle projekter simpelthen som almindelige opgaver med en hovedopgave for projektets øverste niveau.
Bemærk, at Standardprojektfilikonet ikke er der.
hver af disse filer er indlejret, som om du havde kopieret og indsat dem; de er ikke knyttet til den oprindelige fil.
hvis du nogensinde vil sammenligne en version af en projektfil med en anden, skal du blot bruge knappen Sammenlign projekter, der findes på båndet. Hvis du er i Project 2010, vil det blive fundet på fanen Projekter. Hvis du er i Project 2013 eller Project 2016, finder du det på fanen Rapporter. Dette skærmbillede viser Project 2013.
