7 måder at få folk til at deltage i et virtuelt møde

Tænk tilbage på dine virtuelle møder i denne uge. Hvor mange af dem var produktive? Og hvor mange af dem fik gruppen til at deltage?

jeg ved ikke om dig, men jeg har løb og sad i masser af møder, hvor folk var på deres bærbare computere og ikke engageret. Det føltes som spild af tid.

at få folk til at deltage og blive forlovet tager den rigtige kommunikation og ledelse, især til et virtuelt møde.

Følg disse 7 tips, så du kører produktive, virtuelle møder, som folk ser frem til og får det bedste ud af dit team.

Tip # 1: inviter de nødvendige mennesker til mødet

” Hvorfor er jeg lige her?”

hvis du ikke er opmærksom på, hvem du inviterer til mødet, er det, hvad nogle mennesker måske tænker, hvis de ikke behøver at være der. Jo mere er ikke merrier.

før dit møde skal du tage dig tid til at tænke igennem de mennesker, der virkelig har brug for at være der for beslutninger, brainstorming eller teambuilding. Hvis de ikke behøver at deltage og bare har brug for en opdatering, skal du overveje, om en e-mail efter mødet ville være god nok.

hvis du ikke gør dette, er det værste tilfælde, at en ikke-væsentlig person overtager mødet og sporer samtalen!

selvfølgelig skal du invitere visse mennesker af politiske grunde, og det er okay. Du vil kalibrere til virksomhedskulturen og sørge for, at folk føler sig inkluderet. Så længe alle andre har brug for at være der, har du sat det rigtige stadium for deltagelse.

Tip #2: opmuntre folk til at bruge Video

hvis du vil have mere deltagelse i dine møder, skal du tænde dit kamera og få deltagerne til at tænde deres kameraer også.

hvis du tænder for dit kamera, bliver du en mere engagerende præsentator. Kameraet giver dig mulighed for at udnytte dit publikums visuelle modalitet og engagere dem på et dybere niveau end bare at bruge lyd. Også, hvis de kan se dit ansigt, de vil føle sig mere socialt forpligtet til at svare på dine spørgsmål og diskussioner. Så før vejen og tænd dit kamera, når du præsenterer, og bed derefter andre om at gøre det samme.

når andre i mødet tænder deres kameraer, vil de være mindre tilbøjelige til at multitaske og mere tilbøjelige til at deltage. Multi-tasking er deltagelsesmorderen.

Forestil dig at være i et møde, hvor andre besvarer e-mails, laver vaskeri, gennemser nyhedsartikler og mere. Hvor sandsynligt er disse mennesker til at deltage i dit virtuelle møde? Ja, det er et stort nul!

så hvis du vil have folk til at gøre mindre multitasking og være mere engagerede i mødet, skal du få dem til at tænde deres kameraer. Udnyt derefter din egen video til at oprette forbindelse til dem og få deres opmærksomhed.

Tip# 3 Velkommen folk ved navn, som de kommer i

for længe siden sagde en lærer af mig: “hvis du vil maksimere deltagelse, så skal du maksimere sikkerheden.”

tænk over det. Hvis du føler dig truet eller urolig, ville du rejse din bekymring eller dele din mening på et møde? Højst sandsynligt ikke.

en af de bedste måder, jeg fandt på at øge sikkerheden på mødet, er at starte med en venlig velkomst til deltagerne, når de kommer ind. Forestil dig, at du logger ind på et virtuelt møde, og du ser værten på video med et smil, afslappede skuldre, og siger, “Hey Jack, velkommen!”

du vil føle dig godt i det øjeblik. Det er, hvad vi gør i vores ugentlige online offentlige taler klasser. Vi får fagfolk til at deltage fra hele landet. Vi sørger for, at alle bliver budt velkommen ved navn. Da vi begyndte at gøre denne praksis, bemærkede vi en massiv forbedring af deltagernes komfortniveau.

hvis vi kan få folk til at slappe af og deltage i en offentlig tale klasse, så er jeg sikker på, at dette tip vil fungere som magi i dine virtuelle møder.

Tip # 4: Sørg for, at teamet forstår formålet med mødet

som deltager, hvis du ikke er klar over, hvad mødet handler om, jo større formål, det er forvirrende og vil mindske sandsynligheden for, at du taler op.

jeg ved, at dette er sket med mig tidligere, hvor jeg kommer til et møde, og nogen starter med at gå lige ind i ukrudtet på et aspekt af projektet uden at give ordentlig kontekst. Det kan føles som at åbne en bog til midten og forsøge at følge, hvad der foregår.

en del af at forklare formålet er at identificere emnet, hvorfor det er vigtigt, så også forklare resultatet: er dette et beslutningsmøde, brainstorm møde, opdatering? At give folk en ide om, hvad de kan forvente, vil øge chancerne for, at de deltager, fordi de har den fremsyn.

nu forstår dit team formålet med netop dette møde, og du kan løfte deres engagement endnu mere ved at minde dem om, hvordan dette møde relaterer til projektets overordnede vision. Hvad er slutmålet? Ved at minde folk om, hvad de arbejder hen imod eller den større vision, kan det genoplive energien og give folk et boost af inspiration. Denne ekstra energi kan være særlig nyttig i en virtuel indstilling.

Tip # 5: Opret en forventning om deltagelse

når du har angivet formålet, skal du indstille reglerne for engagement. Dette skaber en “forventning om deltagelse” lige foran.

lad alle vide, at du ønsker og værdsætter deres input, og at det er sikkert at chime ind. Ofte taler folk ikke op, fordi de er bange for at lyde dumme eller have en “dårlig” ide, ikke fordi de er ligeglade.

hvis det er en brainstorm, fortæl dem, at du vil have alle de mulige ideer herude. Hvis det er et beslutningsmøde, skal du nævne kriterierne(skal alle være enige ?).

og hvis du ønsker en fokuseret session, bede om bærbare computere ned og telefoner væk. Det viser lederskab og kommunikerer, at du forventer, at mødet er engagerende.

over tid vil medarbejdere forbinde engagerende møder med din ledelsesstil. Så sæt reglerne!

Tip # 6: Pause for at give folk mulighed for at fordøje og reflektere.

hos Magnetic Speaking taler vi om pausen i mange sammenhænge, fordi det er et mangesidet og kraftfuldt værktøj. En fordel ved pausen er, at det giver folk mulighed for bedre at forstå, hvad du siger, fordi det bremser din tempo, hvilket giver lytternes hjerner en pause for at fordøje information. Dette kan især være nyttigt, hvis emnet er komplekst eller teknisk.

mange mennesker kæmper for at holde pause generelt og hævder, at selv en 1 sekunders pause kan føles som en evighed! Pause kan føles endnu mere udfordrende i et virtuelt miljø, men det er endnu mere kritisk her, fordi vi i det virtuelle rum har mindre visuelle signaler omkring os. Så du skal helt sikkert blive fortrolig med at holde pause i et virtuelt møde.

først vil du sikre dig, at du tilføjer naturlige pauser til det, du siger generelt. Prøv en pause mellem ideer, der giver folk mulighed for at absorbere Informationen. De vil være mere tilbøjelige til at tale op, hvis de fuldt ud forstår, hvad du siger!

derefter, når direkte stille folk et spørgsmål pause er et MUST. Hvis du bare surrer gennem det, du siger, og så spørger, “OK hvad synes du”…kan du få crickets. Det er normalt, at folk tager længere tid at deltage i et virtuelt miljø, fordi de føler sig mindre set end i et rigtigt rum, så føl dig ikke tvunget til straks at udfylde stilheden selv. Lad det sidde og endda stille et opfølgende spørgsmål som: “giver det mening?”eller” er du med mig?”at spørge folk.

du kan også direkte give folk tilladelse til at stoppe og tænke ved at sige noget som: “jeg vil meget gerne høre din feedback, tage et øjeblik og lade mig vide, hvad du synes.”

endelig er der i et virtuelt møde ofte en naturlig forsinkelse. Det føles måske som for evigt i starten, og igen føler du måske trangen til at udfylde stilheden, men bliv fortrolig med det, og du vil se, at den ekstra pause kan give mulighed for endnu mere plads til deltagelse.

#7 ring til folk ved navn

hvis du har lagt fundamentet, sæt forventninger og gjorde alt, der er anført i de foregående tip, vil du se mere deltagelse end nogensinde.

hvis det har været et langt møde, og fokus begynder at vakle, kan du bruge denne metode til at injicere øjeblikkelig energi i mødet. Metoden er at kalde folk ved navn, så du holder dem opmærksomme og på tæerne.

når du begynder at kalde folk ud ved navn, vil folks ører begynde at kvikke op. Dette sker, fordi ingen ønsker at blive kaldt på og synes clueless til hvad der foregår og spørge, “undskyld, jeg savnede det…hvad var spørgsmålet?”

her er et eksempel:

Facilitator:”så hvad synes i?”

*stilhed*

Facilitator: “nogen?”

det er ikke en sjov situation at være i. Men hvis du har lav deltagelse, kan du ringe til nogen ved navn for at få deres tanker til at starte samtalen. Du kan derefter opfordre nogen til at holde samtalen i live.

det kaldes ‘at have en provokerende faciliteringsstil’. Dette vil provokere samtale for at få bolden til at rulle, for nu skal Brian kommentere, hvad Sarah sagde.

dette holder ikke kun folk på tæerne, det hjælper også med at tilskynde de mere indadvendte eller genert folk til at tale i mødet og udtrykke deres tanker til gruppen. Fordi indadvendte mennesker ikke åbent deler deres tanker så let som udadvendte mennesker, det er nyttigt at tilbyde denne ekstra skub. Det er det, du giver dem, når du kalder på dem ved navn, opmuntringen til at tale op.

at starte med folk, du kender, er åbne for deling og derefter udvide lidt efter lidt er en god strategi for at opbygge tillid som et team.

brug af disse tip hjælper dig med at få maksimalt engagement i dit næste virtuelle møde. Over tid sætter disse metoder tonen for at have livlige, energiske og produktive samtaler.